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篇一：论秘书纵向协调的原则和方法
论秘书纵向协调的原则和方法
摘要
协调是一门艺术，也是一门科学。协调是现代社会生活中一种普遍存在的现象。协调的本来意义是协同动作，统一行为的意思。1994年12月中共中央召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会文件中，把综合协调列为秘书部门的三大重点工作之一。秘书所从事的每一项事情，秘书部门的每一个工作人员，都与协调有关，都经常进行着协调工作。秘书应掌握在工作中做好协调的程序和方法以及一些协调的艺术，就能争取主动，积累经验，减少“临时抱佛脚”。特别在秘书日常运转工作中，在办文办事办会工作中，有大量的协调工作需要做，做好了这些日常的协调，也就减少了许多临时的突击性的协调。（摘要没有说到点子上，而且文章是关于纵向协调的，摘要没有重点论述这方面）
关键词：秘书工作协调方法原则服务
引言
秘书部门所处的位置通常是各种关系和矛盾的交汇点。秘书工作中作为一个桥梁沟通上传下达的角色，从秘书的角度理解，根据董继超的说法，就是秘书协助领导，在其职责范围内或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系、促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标。所以秘书的协调工作在秘书工作中占有重要的地位，是一项重头工作。
凡需协调的事情，虽难易不同，大小不一，但多数带有牵头协调的性质。因此，协调过程中，必须审时度势、权衡利弊，全面稳妥地处置，才会对各方面的工作起到促进作用。从组织自身的特点和规律看，协调的基本原则有以下几点：
一、从属原则。从属原则是指各级机关组织在协调工作中始终要把自己的角色定位在从属的位置上。组织的地位和性质决定了组织协调工作的从属性特点。组织为领导当参谋、搞服务，实际上是协助领导做好协调工作。协调过程中，组织就必须摆正位置，做到既主动，又不越权越位。在领导确定协调事项后，不等不靠，充分发挥主观能动性，在职权范围内积极主动地做好协调工作，尽量将协调工作完成在相应层次上，最大限度地减少或避免上级领导直接出面充当协调者。确需领导出面协调的，要事先做好准备，提出解决的预案和建议。在协调过程中，要严格按领导意图办事，对于自己把握不准的问题要多请示、多汇报，不要随意表态，不可自作主张。
二、服从全局原则。在机关日常工作中，往往会发生局部利益与整体利益相矛盾的现象。局部利益服从整体利益是协调工作的重要原则。有许多事情从局部的利益来看是适宜的，而且有一定的道理，但从整体和长远目标考虑，却需要局部做出一定的牺牲。因此，在协调过程中，要保持清醒的头脑，坚持从总体目标出发，说服有关方面从全局着眼，从长远着想，把各方面的意见统一到全局观念上来，统一
到人民群众的根本利益上来，否则，很难实现真正意义上的统一和协调。
三、服务原则。把服务寓于协调的全过程，是协调工作的鲜明特点。一是要认真负责，不要事不关己，麻木不仁，敷衍了事。二是要谦虚谨慎，不能居高临下，盛气凌人，要态度诚恳，与人为善，形成和别人协商其事的气氛。三是要热情周到，对协调对象的意见和呼声要认真听取，能答复的及时予以答复，不能答复的要请示领导，然后进行处理。
四、平等协商原则。平等协商原则是指组织在协调中要始终坚持平等待人，以协商的态度进行对话。协调工作实际上就是协商解决问题。组织工作人员协助领导参与协商工作，不是布置工作，与协调对象之间不是领导和被领导的关系。因此，在协调过程中要立足于一个”商“宇，始终以平等协商的态度进行对话，要以平等的地位同各方面进行商量和沟通，切忌只靠简单的、行政命令的方式去解决问题。在各方面意见难以达成一致时，还应当认真做好思想工作，努力协调各方，达成共识。
五、沟通原则。沟通是达到互相理解的重要手段，对搞好协调十分重要。一是要加强上对下的沟通，要把上级精神及时向下级传达。二是要加强自身上下左右的沟通，让有关部门和单位了解需要共同完成某项任务的内容和要求等。三是要加强下对上的沟通，掌握各部门的情况，及时向上反映。
秘书部门进行协调有着特殊的职能基础：
1.作为综合部门，工作涉及面关系到组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。
2.作为信息枢纽，秘书部门具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。
3.作为领导的办公机构，对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等能比较全面的了解，因而能比较准确地把握协调方向和有关方针政策，把握协调分寸。
4.作为领导人的近身助手，在领导信任和授权以及领导机关的权威性作用下，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。
5.秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。
6.秘书在协助领导推动工作的实践中，便于学习领导的工作方法和工作艺术，学习全面管理知识，提高工作能力。由于具有以上职能优势，秘书协调具有良好的职能基础。
（这部分内容过于庞杂，显得杂糅）
在秘书协调工作中主要包括。对上关系协调、对下关系协调、对群众关系协调。
一、对上关系协调
对上关系协调是秘书对其上级领导人和领导部门的协调。这种协调往往通过正确贯彻上级的政策、指示，全面领会领导意图，局部利益与
整体利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上级下达的工作计划和工作布置，并及时汇报执行情况等组织行动来实现。秘书要在上级与本单位间做好沟通工作，既要促进本单位正确、及时地贯彻落实领导的意图，又要促进上级及时、全面地了解本单位的实际情况，从而促进本单位与上级保持一致协调运转。
与领导关系的协调，对秘书人员来说是一个颇有难度的问题。秘书人员应认识到，搞好与领导关系的协调，对组织运转和发展有着至关重要的影响，秘书人员的职能地位为协调工作提供了良好的条件和较多的机会。秘书人员应努力工作，使领导产生信任感。在与领导建立深厚的同志感情和友谊的同时，还要能够运用灵活的协调方法和艺术。
（一）对上关系协调的方法
1.及时发现问题
发现问题是解决问题的关键。秘书人员是领导人的近身助手和参谋，在本部门和上级的关系中处于重要位置，一旦发生某些不够协调的现象，他应能敏锐地从文书往来和领导的言谈话语中及时发现问题。发现问题后，要及时向领导汇报，并积极采取相应的协调措施。
2.解决问题的方法
和上级领导部门的关系，与其他关系相比具有一定的特殊性，解决的方法也应与之相适应，它没有公式化的程序，而要根据情况不同、问题的性质和大小而采取相应的办法。大体上说，可采用以下几种方法：
（1）自查：自查就是检查本部门自身是否全面领会了上级领导的意图，
篇二：论秘书的协调职能
浅析秘书的协调职能
专业：农业推广
姓名：曹洪彬
学号：2013110271
论秘书的协调职能
摘要。协调是管理学的重要职能之一，而协调关系是秘书的重要工作。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的现实意义。在实际工作中，领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者的主要任务是搞决策，因而不可能事无巨细，事必躬亲。这就需要秘书人员发挥其参谋助手作用，参与或领导授权承办协调任务。秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。秘书部门处于机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率，也拓宽了秘书工作的领域，有利于提高秘书工作的水平，强化秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展，更好地为社会主义四化建设服务。
关键词：工作秘书协调职能
秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作。在新时期我国秘书工作的指导思想在围绕党的基本路线，搞好“三个服务”的同时，工作方式出现了“四个转变”：即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单纯凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。
协调关系是秘书的重要职能之一。特别在当前新的历史时期，随着社会主义市场经济的迅猛发展，秘书工作的内涵和外延必将不断得到加
深和拓宽，并直接影响机关工作的质量和效率。秘书协调职能的强化，在当前已成为秘书工作的一项重要任务。
任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。
协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系，相互作用的要素构成，包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构，所以它又具有处理和调解公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素看，协调工作应包含以下三层意思：
1.协调必须是双方或多方的，一方无所谓协调。如一个人对某项活动作为事前事后产生不同的或者是相反的看法，这只是人的头脑思维过程，是人脑的自我调节。
2.协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或多方发生关联。
3.协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。
由于秘书协调的政务事务工作又属于领导管理科学的范畴，因此，它又包含有管理科学的方法和艺术。可以说协调是公共关系和领导艺术相结合的具有独立特点的综合职能。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的意义。
首先，从领导工作来看。领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者不可能事无巨细，事必躬亲，即使重大事项的协调，也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，参与或由
领导授权承办协调任务。从这个意义上讲，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。
其次，从机关工作上看。由于专业分工需要，组织机构一般由领导机关和职能部门组成统一工作整体。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，这就需要相互支持与合作。在实际工作中，因目标上的不一样，认识不一致和行动上的不统一，往往会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率。
第三，从秘书工作看。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作日益突出，已成为秘书工作的重要职能之一。它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展。一般说来，秘书协调的范围有以下三个方面：
1.内向协调，亦称内部协调。它是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，如协调同一政府内各部门之间的各种关系。内向协调是秘书协调的重点。由于这类协调属于平行协调，秘书人员应在相互沟通，有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。
2.纵向协调。又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。其中以下行协调较多，而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应按组织之间的隶属关系，正确对待上下级，谨慎处理各种矛盾。如协调下级正确理解上级决策意图，反复与下级部门协商修改报告、请示，再重新上报上级机关等。
3.横向协调，亦称外部协调。就是不同组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。这种协调工作主要有二类，一是秘书部门将本机关与
相关机关的事项进行协调。这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文。二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行协商、制定预案，比如同级机关联合召开会议的会前协商准备。
随着社会主义市场经济的发展，横向协调在秘书协调中日益增多，特别是在党政职能分开的今天显得更加重要。由于这类协调具有较强的开放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术，去处理矛盾，建立合作关系。
秘书协调范围的广泛性决定了秘书协调内容的多样性。纵观各类秘书部门的协调活动，其主要内容有：
1.决策协调。科学决策，特别是宏观决策往往涉及到许多机构和人员，可以说是一项系统工程，在管理体制上它需要各机关的统一行动；在管理职能上，它需要各组织的密切配合；在管理主体上，它需要员工们的共同努力。实践证明，通过秘书部门的决策协调，将各种机构、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。
2.政策协调。由于政策的形成、生效和终止，关系到许多组织、集团和个人利益，因此某项政策的制定和执行，常常会产生各种矛盾乃至冲突，这就需要秘书人员做好政策要素、政策系统、政策沿革和政策环境的协调活动，才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和实效性。
3.计划协调，也就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系，如年度计划、中心工作计划和决策实施计划的协调。
4.事务协调。就是协调所做或要做事情的各种关系，它主要包括
（1）办文方面的协调，如联合行文、联合承办、联合催办的协调；
（2）办会方面，如会议议题、文件、会议活动的协调；
篇三：秘书职业指导：秘书工作的基本方法
;一、秘书工作方法的客观性所谓工作方法，就是一定的工作者为实现预期的工作目标，而需要采取的手段、方式和途径。而秘书工作方法，就是秘书工作者为了实现预期的秘书工作目标，所需要采取的特殊的手段、方式和途径。秘书工作方法具有客观性。如果把秘书、领导及群众以及他们赖以生存的物质条件所组成的系统称为秘书工作系统，那么，秘书工作方法就是使秘书系统的某一状态过渡到另一状态的一系列技术、技巧或手段。秘书工作系统状态属于客观存在的范畴，它的运作交替，有其固有的、不以人的主观意志为转移的客观规律。秘书工作方法揭示的是秘书系统运动规律之间的本质的、必然的、稳定的联系。因此，从这一角度看，秘书工作方法不是随心所欲的，而是具有客观实在性的。客观存在的秘书工作方法无所谓正确和错误，而人们对它的选择和使用却有正确和错误之分。准确反映客观存在的秘书工作方法，就是正确的；歪曲地反映了客观存在的秘书工作方法，就是错误的。秘书方法的客观性，是秘书工作方法其他特性的基础。承认秘书工作方法的客观性，从根本上否定了来源于秘书工作者先天灵性的唯心主义观点。许多出色的秘书工作者就表现在他善于通过复杂纷繁的客观现象，准确地找出有效的秘书工作方法。如果他们脱离实际，不调查、不分析、想当然，忘记了或者根本不知道秘书工作方法的客观要求，同样会犯主观与客观相脱离的错误。
二、秘书工作方法的科学性秘书工作方法的另一重要特性，即科学性。运用秘书工作方法属于主观能动范畴。秘书工作者能否正确发挥主观能动作用，又取决于能否尊重和正确运用前人通过实践积淀总结的既定逻辑系统，这就是秘书学科学系统。秘书学是一门严密的科学系统。从这个意义上说，秘书工作方法作为秘书工作者主观能动性充分发挥的正确的方式、手段和途径，科学精神、理性的精神是它们的灵魂，它交叉体现着相关科学原理所揭示的各方面的客观规律，因此，秘书工作的方法系统，又是一个多学科运用的交叉系统、综合系统。一个不满足于事务主义而是有进取心的、出色的秘书工作人员在开展工作时，除了严格遵循既定的严格的工作程序和规范外，还必须结合工作实际，根据不同的工作对象和场合，充分遵循和讲究各门相关学科的科学原则和逻辑要求。例如参与谋略、代领导人草拟决策预案，“小人物”考虑大问题，需要掌握领导科学的基本法则、要领和艺术，需要运用政治学、社会学、历史学、写作学、调研学、档案学以及各门相关人文科学、自然科学的知识和手段、思维方法，沟通上下、协调左右、联络八方等，就必须懂得观察各类人员的心理活动，讲究公关学、信访学、心理学、民族学、民俗学、文化学等学科的原则方法、理论知识，等等。总之，秘书工作方法是大学问，是大有科学性可讲的。从这个意义上说，出色的、高水平的秘书人员是多学科复合型通才。秘书人员工作方法讲不讲科学性，工作质量水平大不一样，工作效果大不一样，素质提高和个人成长状态大不一样。如果说，秘书工作方法的客观性奠定了秘书工作人员进行工作的诚、真、稳、实的基石，那么，秘书工作方法的科学性，则奠定了秘书工作人员进行工作时，认识、遵循和自觉运用规律，开拓创新、创造性开展工作的基石。
三、掌握秘书工作方法的重要性无论何种层次的秘书人员，都是一定组织的指挥枢纽机构中，协助指挥或领导人员统筹全局的特殊服务人员；领导人员的职权运行，具体是由秘书人员协助操作和实施的。秘书工作人员只有十分注意研究和掌握秘书工作方法，才能够圆满完成自己所担任的辅助任务。第一，握秘书工作方法，秘书人员才能掌握协助领导实现领导工作既定目标的正确手段。领导活动是实现一定目标的过程，没有目标就无所谓领导，而秘书活动就是为领导实现既定目标的活动提供全面服务的过程。秘书人员既要明确领导要实现的目标，熟悉领导为实现目标通常采用的活动形式，了解这些活动对准备工作、外围工作、组织联络工作有何需要，又要把握好节律，掌握好分寸，分清场合，弄清楚对象，安排好轻重缓急，理顺各方关系，因此，必须十分讲究属于秘书工作范畴的特定的方式方法乃至办事艺术。实践证明，能否掌握科学的秘书工作方法，对工作全局、事业成败关系极大。因为秘书人员身处枢纽核心，如果秘书的工作方法不当，影响到领导活动的顺利开展，影响到领导目标的顺利实现，影响的往往是大事、急事，耽误的可能是全局。而如果秘书工作方
法得当，协助领导顺利完成活动，协调各方实现目标，则对工作全局的推动起着关键作用，“以位卑之身居天下大事”，此类成功例子在历史上是屡见不鲜的。第二，掌握秘书工作方法，秘书人员才能以自己的优质工作使领导人员进入最好的发挥状态，优质地行使领导职权。一定范围的领导人员是一定权力在一定时期某个地方或部门的人格载体，而秘书人员实际上是辅助领导人员行使职权的“五官”和“四肢”，有时候还要成为服务领导工作的“外脑”。秘书人员只有掌握特殊工作环境所要求的秘书特殊的工作方法，才能当好领导的“四肢”、“五官、“外脑”，使领导行使好自己的职权。如信息秘书人员要掌握好信息的组织、收集、筛选、整理等一套方法，才能充当好领导的“耳”、“目”乃至“外脑”，协助领导思考目标，设计步骤，形成决策；领导专职秘书人员则不仅要“开门、拎包、把茶泡”，而且要掌握领导个人工作、生活规律，掌握为领导节省时间精力、合理安排工作的特殊方法，做好领导的“手、脚”等；反之，如果秘书人员工作方法不当，则会直接给领导添忙添乱，使领导行使职权的机关功能不全甚至紊乱，从而大大减弱了领导的工作效能，甚至降低了领导工作的总体水平。第三，掌握秘书工作方法，秘书人员才能有效地对基层工作人员进行合理有效的联络、组织、协调。秘书工作人员虽然不是领导人员，但是在工作上他们贴近领导，对基层单位而言，又具有上级机关的性质，在一定的场合和时间内，在特定的公务上，他们确实象征着一种上级的意图和指令。秘书人员在工作中方法正确，就能够准确按照领导或上级机关的指示精神，对基层单位和有关人员进行有效的组织、协调、沟通、督查。如果秘书人员方法失当，则可能使上级意图在基层走样，并给基层单位带来被动乃至混乱，给基层同志造成麻烦，“秘书动错嘴，基层跑错腿”的情况就会出现。由此可见，秘书人员无论从哪个角度看，都要掌握好秘书工作的科学方法。
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