标准采购作业程序.doc

标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如： 采购作业程序及要点表1221 程 序 要 点 接 件 分 发 1请购单各栏填写是否清楚 2按分配原则分派请购案件 3急件优先分派办理 4无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门 5撤销请购单应先送办理 询 价 1交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2充分了解请购材料的品名、规格 3急件或需用日期接近者应优先办理 4向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交 货期、地点、付款办法 5同规格产品有几家供应宜均询价 6有否其他较有利的代用品或对抗品 7应提供同规格，不同厂牌做比较 8有否必要办理售后服务及保固年限 9新厂商产品，是否需经检验试用 比 价、议 价 1厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认 2是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 3其他经销商价格是否较低 4经成本分析后，设定议价目标 5是否必要向厂商索取型号比较 6价格上涨下跌有何因素 7是否必要开发其它厂商或转外购 8规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 呈 核 1请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 2买卖惯例需超交者应注明 3。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因 4按核决权限呈核 订 购 1需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或 有附带条件等应制定买卖合同 2再向厂商确认价格交货期质量条件 3分批交货者在请购单上盖分批交货单 4订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期 交货的案件联络请购部门 催 交 1约交日期前应再确认交货期 2无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异 常控制表内催办 3已逾约交货日期尚未到货者加紧催交 整 理 付 款 1发票抬头及内容是否相符 2发票金额与请购单价格是否相符 3有否预付款或暂借款，应处理 4是否需要扣款 5需要办退税的请购单转告退税部门 6以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款 程 序 要 点 收件、分发、核对 1收件 2按分配原则指派经办人 3核对品名 4核对规格 5核对数量 6核对需要日期 询 价 1选择询价对象及地区 2询价 3整理报价资料 4确认请讲内容 5寻找对抗品 6选择开发对象 7询价索样 8整理对抗品资料及样品送样 9整理检验结果 议价、比价、呈核 1调查市场行情 2核对资金预算 3选择议价对象 4研拟底价 5研议采购条件 6议价(或公开比价) 7填写上次报价记录 8估算海(空)运费 9估算保险费 10核对付款条件 11比较交货期限 12检查卸货条件 13估算关税 14按核决权限呈核 程 序 要 点 进口、签证、结汇 1缮打输入许可证申请书 2缮写用途说明书 3备妥签证必要文件 4提案申请签证 5签证专案申请作业 缮造申请书及附件(度量衡器、无线电器材) 整理必要文件 提案申请 6申请结汇 7整理结汇文件 8核对签证结汇文件 9修改输入许可证或信用状作业 投 保 、 船 务 1洽订保率 2投保缴交保险费 3洽订特约船公司及运费 4指定船舶公司 5交涉货柜使用期限 6核算运费 7缴交运费 8处理大宗材料船务 装 运 1督促预定装船期 2申请“工业用”证明 3申请分期缴税 4。申请预保风险及动产抵押 5督促装运文件 6确认船期 7整理装运文件 8申请管理品放行证 9联络及安排卸货 10确认船代理 11确认公证处(所) 12联络交货期异常修改I/L，LC 程 序 要 占 报 关 、 提 货 1银行背书 2办理担保提货 3整理文件报关 4缴税提货 5收料 索 赔 1核对材料检验报告 2填写索赔记录单 3。向保险公司、船公司索赔 4向供料厂商索赔 5办理退货掉换作业 跟 催 1督促收料单 2控制长期合同的交货 3控制外购资金 4整理采购案件 5计算卸货延滞费及奖金 6办理退汇