江西广银铝业有限公司业务招待管理办法试行.doc

江西广银铝业有限公司
业务招待管理办法（试行）

第一条 目的
为进一步完善公司招待程序，推进公司对外招待工作规范化、程序化、制度化，提高公司业务招待工作质量和水平。根据《广西广银铝业有限公司业务招待费管理办法（试行）》的规定，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、卓有成效”的原则，特制定本办法。
第二条 范围
本办法规定了公司对外招待的级别、标准、程序、信息沟通及工作协调的要求。
第三条 责任部门
公司后勤部是公司招待工作的责任部门，全面负责公司内外接待活动，各部门应配合做好接待工作。
第四条 招待级别
按招待对象分为A、B、C三级，具体包含成员如下：
A级：集团公司高层领导、政府机关人员（副厅级及以上相关企事业单位人员）、国外官员等外宾、专家、重要企业来宾、主要客户、来访人相当或大于以上职务
B级：政府机关处级及以下领导、集团公司中层领导、各类日常工作组、检查组、来访人员相当以上职务
C级：一般人员、技术协助与工程安装人员公司一般性会务人员
第五条 管理办法及要求
　 （一）招待原则
招待工作应本着热情周到、务实从简、礼仪到位的原则，统筹协调、分工协作、归口负责，互相配合。
1.安排就餐应明确接待对象级别，本着从减节约的原则，有效控制经费开支，非业务工作关系的一律不予安排就餐，如果可以尽量安排在食堂小餐厅就餐。
2.各部门因业务往来、工作联系需对外来人员进行正常招待的，原则上一律实行“工作餐”制度，即各部门在综合部领取就餐券，在公司食堂就餐。
　 （二）招待程序和要求
1. 凡因工作需要，确需在外进行的招待工作，由后勤部负责安排，根据来宾的往返行程及活动安排提出招待意见，并由经办人详细填写“来客招待申请单”，经分管领导签批后确定食宿标准，并以电话通知形式通知公司指定酒店（如荣誉酒店）做好接待准备，指定酒店按通知要求安排住宿、用餐等活动，来宾到达前应再次以电话形式确保落实。
2.对口部门招待来宾原则上在公司小餐厅就餐，后勤部确定食宿标准，填写来客招待申报表交由分管领导审批确认后,由对口人员具体负责招待事务。
3.实行先填“来客招待申请单”后就餐的原则，特殊情况下可在就餐后3日内补办手续，无“来客招待申请单”的，费用由签单人自理。
4.特殊或大型招待任务的招待意见，报请公司总经理批准。
5.招待工作杜绝奢侈浪费，实行节约降支，各部门招待费支出必须严格控制在公司下达的控制指标内。无特殊原因不得超支。
6.公司领导、技术人员到下属公司检查、指导工作时，下属各单位原则上安排工作餐。
7.凡所邀请外宾是为公司解决生产、技术的专家、顾问，招待有关费用由我方负责；参观考察的无业务联系的外宾，所产生的费用由外宾自行负担（视情况而定）。
（三）接待程序
1. A级、B级接待程序如下：
（1）领导来访视察，综合部应提前与对方的联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的、性质、出行方式等事项，并拟定接待方案，填写“来客招待申请单”，上报公司领导审批。
（2）接待方案拟定后，要提前准备接待所须的资料、物品和车辆，通知公司领导和接待部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。
（3）确定接待规格、主陪人，准备会谈时必要的茶水、毛巾和水果等在领导办公室接待，安排好食宿。
（4）领导离开时，通知相关部门做好送行工作，安排车辆送行。
2. C级接待程序如下：
（1）如须公司领导接见的，须及时通知公司领导，在领导办公室面谈。
（2）对口部门填写来客招待申请单，安排好行程，经公司分管领导同意后，由后勤部负责安排。
（3）C级人员进厂考察、参观或协助本公司工作的人，由接待部门通知综合部领取安全帽，结束后送回。
　 第六条 各项标准要求
（一）接待费用标准
招待费用包括招待客户的住宿费、餐饮烟酒费、旅游费、礼品费、娱乐费等。
1. 招待住宿标准。
住宿标准（见下表）
序号
人员级别
五星级
四星级
三星级
套房
单间
标间
套房
单间
标间
套房
单间
标间
1
A级
√

2
B级

√

3
C级

√

注：与上级领导同行可在领导入住酒店预定相应房间；随行人员及司机安排标准间，住宿费按可报支标准结算。
2.餐饮烟酒标准。凡属公司安排招待的领导、来宾，原则上外部客人只按标准宴请一次，其余采用自助餐形式。宴请标准（特殊情况的宴请标准除外）如下：
A级：按200元/人的标准安排就餐，酒水按每瓶500元以内标准，香烟按每条600元以内标准；
B级：按150元/人的标准安排就餐，酒水按每瓶300元以内标准，香烟按每条500元以内标准；
C级：按100元/人的标准安排就餐，酒水按每瓶100元以内标准，香烟按每条400元以内标准。
宾客级别及相应接待人标准（见下表）
级别
公司接待负责人
陪同人员
A级
总经理或副总经理
总经理或副总经理指定
B级
总经理或副总经理及对口部门负责人等
原则上不超过3人
C级
对口部门负责人等
原则上不超过2人
注：应根据来宾的实际情况，尽量控制陪同用餐人数。随公司及部门负责人参加活动的本公司司机和其他工作人员，原则上不安排陪同用餐。公司安排招待的领导、来宾，原则上只按标准宴请一次，其余采用自助餐、工作餐形式。其它人员凭公务招待用餐申请表审批单到后勤部领取。
3.旅游、礼品、娱乐标准
公务招待原则上不安排到歌舞厅、茶艺馆等娱乐场所消费，如因业务需要确需安排的，需经公司分管领导批准。
公务招待中需安排旅游观光等项活动的，由后勤部负责联系经营单位和旅行社，需经公司分管领导批准。
一般公务招待中原则上不赠送礼品；重要招待中的特殊情况需赠送礼品的，必须经副总经理及以上审批通过。
（二）费用控制及报销
1、接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致，节约开支、争取成果，充分考虑及认清每次接待的目的，合理接待。
2、费用的支出原则上不得超出相应级别，如确实有必要超支，须事前请示总（副总）经理核准。
3、接待人员在接待工作结束后2天内必须将所有票据整理报账，一例一贴，按实报账，不得有任何虚假。
4、烟酒由综合部统一管理，适量库存。
第七条 招待用车管理
后勤部招待及车辆调度人员要做好统筹协调工作，根据来宾的实际情况妥善安排好招待用车。
1.上级机关和重要企业领导等来宾安排乘坐商务车，车内存放适量香烟。
2.招待车辆行车前必须进行检查与维护，确保招待行程中的安全顺畅。
第八条 接待细则事项
1、宾客到达机场（车站），需安排好车辆及迎接人员前往迎接，司机需提前向综合部申请香烟放于车内。
2、吃住行前应事前了解宾客的爱好、禁忌，在费用控制范围内，尽可能满足宾客的合理需求。对于不合法、不合理需求须婉言拒绝。
3、接待负责人按接待标准、人数及天数申请烟、酒，申请经批准后在综合部领取，接待结束后剩余的烟、酒须交回综合部保存，以备下次再用。
4、接待工作程度注重合法、合理、适度，接待人员的着装打扮、言谈举止注重端庄、礼节。酒席间“喝酒不开车、开车不喝酒”。
5、如有必要经副总经理及以上审批通过，可为宾客准备适量的特产、礼品，并妥善安排人员送机（站）。
6、每次接待工作结束后，须总结行程、费用及取得成效。对有特别嗜好、兴趣与特点的宾客需详细记载，以便之后接待作参考。
第九条 其他
1. 本办法自发布之日起开始正式执行。

来客招待申请单

序号
姓 名
工 作 单 位
性 别
年龄
职 务
其 他
1

2

3

4

5

6

到达航班号/车次： 时间： 月 日 时 分 待定 □
接机（车）：是 □ 否 □
返程航班号/车次： 时间： 月 日 时 分 待定 □
送机（车）：是 □ 否 □
来程票务：共 张 代购 □ 自理 □ 飞机 □ 火车 □ 其他 □
返程票务：共 张 代购 □ 自理 □ 飞机 □ 火车 □ 其他 □
接待级别： A □ B □ C □
下塌酒店： 其他：
订房天数： 共 天 （ 月 日至 月 日）
订房标准： 单间： 间 / 双人间： 间 / 三人间： 间 / 豪华间： 间
用餐标准（早、中、晚）： 、 、
费用支付： 公司 □ 客户 □ 待定 □
参观厂房： 是 □ 否 □ 时间： 年 月 日 时至 时
资 料
企业宣传册（光盘） 份（套） 其他：
其它说明：

日程建议：

部门经理审核

综合部经理审核

总（副总）经理批准

备注： 1. 若此表不能详细说明来访日程安排，则以附页的形式说明。