有机产品认证咨询作业指导书.doc

有机产品认证咨询作业指导书
（依据GB/T19630-2005标准编制）

编号：BST/QMP13-2009
编制：关坤
审核：林越美
批准：阿骊
发布日期：2009.01.30

北京比瑞思科技服务中心
2009.1

有机产品认证咨询作业指导书
1. 目的
确保有机产品认证咨询项目全过程得到控制管理，使企业申请的有机产品符合有机产品标准的要求，顺利通过认证审核。
2. 范围
适用于中心有机产品的认证咨询的全过程管理。
3. 工作职责
3.1认证咨询管理部：
3.1. 1负责有机产品项目咨询计划的审核、归档；
3.1.2负责选派合格的咨询老师，签订咨询协议；
3.1.3负责咨询项目的进度过程的监督管理，处理咨询过程的问题；
3.1.4负责有机产品内审员的培训发证；
3.1.5负责与认证中心的联系，协调认证事宜。
3.2咨询组长：
3.2. 1负责与客户确定咨询计划并全过程的实施；
3.2.2负责处置、协调咨询过程中出现的客户问题，必要时，及时汇报咨询部；
3.2.3负责咨询项目的资料整理和归档；
3.2.4负责检查咨询组成员的工作质量和情况。
3.3咨询组成员
按照咨询组长的要求，完成承担的咨询任务。
3.4市场部负责签订合同，配合咨询部门完成咨询任务。
3.5办公室负责对咨询部在项目管理所采取的措施的整改实施情况进行验证。
4.依据
4.1GB/T19630-2005《有机产品 规范》
5.工作程序
5.1咨询服务提供的策划
5.1.1签约前的调查
中心市场部获得有机认证信息后进行洽谈，组织专业咨询人员按照有机产品标准进行现场调查。
a) 实施调查活动，内容包括组织机构、文件管理状况、人员素质情况、生产原料、生产工艺添加物的分析确定；
b) 指导企业进行现状评审；
依据GB/T19630.1-4-2005四个部分的要求进行评估整理，进行必要的整
改，形成整改要求报告。
对认证单位具有的有机产品的生产能力进行评价，形成认证风险评价报告，必须有符合有机认证标准要求的水、土壤、大气合格的认可实验室的检测报告。
5.1.2项目策划
5.1.2.1市场部参考认证风险评价报告结论，具有认证条件的，与客户签订有机认证咨询合同，将合同移交认证咨询管理部；咨询部根据市场部提供的企业情况，登入《合同台帐》，根据客户行业特点、合同的要求，选择咨询师，测算咨询费用，报总经理审批后与咨询师签订《咨询项目委托协议书》。
5.1.2.2对于条件差距大，不具备认证条件，与客户协商有机认证长期整改的咨询计划，客户许可的情况下，签定有机认证咨询合同，咨询部按照合同的要求和其他因素，组织召开策划会议，确定项目的人选、各个阶段的分工、各阶段和最终的完成时间，形成《有机认证方案策划书》，经客户、总经理批准后，选择咨询师，测算咨询费用，报总经理审批后与咨询师签订《咨询项目委托协议书》。
5.1.2.3选择咨询师时应考虑：
a) 教育、经历背景与企业专业相关；
b) 咨询组中必须一人具有咨询经验1年以上；
c) 接受过有机产品标准及法律法规知识的系统培训并合格；
人员管理详细执行中心《人力资源管理程序》的规定。
5.2项目策划
5.2.1咨询师签订《咨询项目委托协议书》后尽快与企业联系，确定首次见面或调研时间，按时会面，与客户签订《咨询进度计划》，安排认证咨询的阶段的大致时间，并获得客户的确认签字，上报咨询部审核备档。
5.2.2《有机认证咨询进度计划》内容包括：
a) 开始/完成时间；
b) 双方工作内容及责任；
c) 形成的输出（文件、记录、资料等）
d) 必要时确定监督的时机和咨询的方法；
5.2.3有机认证的咨询阶段：
a) 准备工作阶段；
b) 文件的形成阶段；
c) 资料核实、整理阶段；
d) 内部审核和管理评审阶段；
e) 符合性审核阶段。
详细内容见《有机认证咨询进度计划》
5.3项目咨询实施过程控制
5.3.1咨询过程指导采取的方法：培训、面谈指导、文件修改、会议、现场考察等；
5.3.2各阶段工作内容
5.3.2.1体系文件的形成阶段；
a) 进行文件体系的策划，实施文件编写培训，指导文件内容的编写并修改；
b) 指导文件发布，必要时，召开颁布大会；
c) 将组织形成的手册和程序文件上报咨询部实施文件审查。
5.3.2.2有机产品管理体系运行阶段；
文件颁布后，指导企业按照形成的文件运行体系。此阶段，咨询师根据企业运行的难点，实施具体的指导，确保运行过程的开展。
按照客户申请的范围和标准的要求进行指导，整理、归纳资料。
5.3.2.3内部检查阶段；
内部检查：指导内部检查计划的编制、检查表的编制、内部检查实施、不
合格报告的编写、分析、内部检查报告编制及纠正措施的验证。
5.3.2.4审核阶段；
a) 咨询师指导客户向认证中心提交记录资料，指导作好现场审核的准备；
b) 当通过现场审核后，指导不合格项的整改，资料及时上报认证中心，确保企业获取证书。
c) 当未通过现场审核，协助客户制定整改的方案，实施下一轮指导过程。
5.4咨询过程的培训
a) 标准的培训：可根据企业情况，对管理层、体系运行推进人员、全员进行不同重点的培训。
b) 检查员培训：咨询师按照中心《有机产品检查员培训作业指导书》实施培训，将考核试卷交咨询部留存，对合格人员咨询部下发检查员证书。
5.5咨询过程监督管理
5.5.1咨询部审核《有机产品咨询进度计划》，建立《咨询进度统计台帐》，每月咨询部对各个项目的每个阶段进度状况、咨询人日进行电话或走访的检查；当顾客投诉或检查中发现问题，咨询部及时沟通解决，并将处理结果记录于《咨询进度统计台帐》或《咨询过程问题及投诉处置单》《咨询走访记录单》，执行中心《不合格服务控制程序》规定，每月上报总经理审核。
5.5.2咨询人员根据咨询的实际进度，每个阶段进行咨询总结，填写《咨询第（）阶段工作报告》，由企业代表认可，填写满意度，作为咨询人员结算费用的凭据；满意度值在项目结束后，由咨询部统一计算项目满意度值，作为项目考核值。
5.5.3咨询过程中发现的重要信息，咨询师、咨询部人员要及时反馈，由咨询部记录于《咨询进度统计台帐》中“重要信息”，作为中心开展工作的依据。
5.5.4在企业形成的手册和程序并体系正式运行，咨询师将手册和程序文件上报咨询部实施文件审查，审查要求按照认证文审要求实施，填写《文件审查报告》。
5.5.5符合性审核
依照合同要求需要实施符合性审核时，由咨询师提出《符合性审核申请》，中心按照《咨询项目符合性审核管理程序》实施，《咨询项目符合性审核管理程序》内容包括：审核组组成要求、审核组长的能力要求、符合性审核的目的、范围、审核程序、方法、审核报告的编制要求及记录的规定。
5.6咨询项目交付
咨询项目以企业获取证书为交付标志，并由咨询师将证书复印件归入咨询档案中。
咨询部定期整理新、老客户的信息，形成档案归档。
5.7咨询档案的管理
5.7.1当项目交付后，由咨询师按照《咨询项目档案存档标准》整理咨询过程资料，形成档案，交咨询部依照《认证咨询归档清单》验收归档。
5.7.2档案内容：
1） 认证咨询合同；
2） 咨询协议；
3） 咨询师调研报告（企业的营业执照和资质复印件）；
4） 咨询进度计划；
5） 咨询总结（5个阶段）；
6） 咨询进度台帐及对应的咨询过程问题及投诉处置单、咨询走访记录单；
7） 管理体系手册、程序文件及必要的三级文件；
8） 内部检查计划（1份）；
9） 内部检查报告；
10） 不合格项报告复印件；
11） 认证证书复印件；
5.8认证咨询的统计、分析和改进
5.8.1咨询部根据每月发现问题和客户反馈的意见、投诉内容，进行分析，对咨询人员的沟通能力、业务指导能力、配合能力等进行分析，以确定人员能力提高的再培训计划和其他措施。
5.8.2对审核通过的咨询项目，认证中心所开具的不合格项，每年咨询部进行统计，有针对性分析中心咨询的薄弱环节，制定相应预防措施并实施。
5.8.3当项目交付后，咨询部根据《咨询第（）阶段工作报告》中客户反馈的满意度，评估咨询师的能力、特长和有待改进点，由咨询部负责与咨询师交流沟通，不断提高咨询水平；
5.8.4办公室每年对咨询部在项目管理所采取的措施的整改实施情况进行验证检查，作为部门绩效考核的参考依据。
5.8.5咨询管理信息的获取、评审
5.8.5.1市场部、咨询部每周从国家认证认可机构、有机产品认证机构的专业网站获取最新信息，及时整理传达、沟通和实施；
5.8.5.2咨询部每月通过电话沟通、走访联系，获取客户意见和咨询项目进度质量信息，及时发现问题处置，减少带来的负面影响。
5.8.5.3咨询部建立有机产品管理体系所涉及的法律法规的资料库，并定期评价资料的有效性，提供给咨询过程指导使用。
6.相关文件
6.1《人力资源管理程序》
6.2《有机产品认证咨询进度计划》
6.3《咨询项目符合性审核管理程序》
6.4《内部检查员培训作业指导书》
6.5《不合格服务控制程序》
6.6《咨询项目档案存档标准》
6.7《认证咨询归档清单》
6.8《咨询项目委托协议书》
7.相关记录
7.1《合同台帐》
7.2《顾客情况调查表》
7.3《有机认证方案策划书》
7.4《有机产品认证咨询进度计划》
7.5《整改要求报告》
7.6检查员证书
7.7《咨询进度统计台帐》
7.8《咨询过程问题及投诉处置单》
7.9《咨询走访记录单》
7.10《咨询第（）阶段工作报告》
7.11《文件审查报告》
7.12《信息分类记录表》
7.13《月工作总结》

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