销售管理政策.docx

运
营
管
理
政
策
（试行）

二〇〇九年一月十一日

目 录

1、贸易政策 （2）

2、贸易流程 （4）

3、收入分配方法 （6）

4、费用报销管理办法 （7）

5、员工行为规范 （9）

6、文件收发制度 （11）

7、印章管理制度 （12）

8、合同管理制度 （14）

9、劳动纪律 （18）

1、 本公司所做的一切业务均以蠃利为目的，公司的所有经营成本、费用支出均从公司当月销售差价收入总额的 %（不包括铝锭销售巨科公司所加的50元/吨所得，下同）范围内支出，赢余部份转入下月。公司前期的开发费用由总经理作出费用预算报董事长审批后作范围内报销。
2、 贸易客户开发限制：巨科铝业公司和巨科装饰材料公司的客户不得再作开发和发展。
3、 销售价格表的价格为现金结算价；承兑汇票按银行同期利率（加增值税）贴息。铝合金板带箔材销售时铝锭作价尽量与生产厂定价政策保持一致，以规避经营风险。客户定金到位30%以上或信用证到位后可以锁定当天铝锭价。
4、 在收取客户20%的定金后，方可向生产厂正式下达生产定单，并与生产厂确定交货期；
5、 销售方式为：款到发货。
6、 贸易业务人员的提成方案根据《星际贸易公司收入分配办法》执行；
7、 贸易业务人员的费用报销按公司当月销售差价收入总额的 %范围内支出，具体根据《星际贸易公司费用报销管理办法》执行；
8、 售后服务人员负责组织生产厂有关部门向顾客提供技术服务，负责接受和处理顾客投诉。贸易业务经理负责安排经生产厂确认的货品退回，并办理相关退货手续；所退产品生产厂不确认承担退货损失的，由总经理审批，损失计入商务退货成本，并在公司定额费用中列支。
9、

贸易流程

一、订单评审及签定合同流程
1、订单评审流程图
业务经理与客户洽谈

客户下达订单

是否常规产品
是

副总经理
否
与生产厂进行沟通评审

销售部

能否生产

价格评审

东北区
东三区
华东二区
能

否
主管领导确认
回复客户

生产厂确认

副总经理

与客户签订合同

销售部

2、订单评审表上，必须写明合金状态、规格、数量、交货时间、产品名称、执行标准和相关要求等。
3、对于不能满足客户产品需求的，须向客户说明原因。
4、常规产品订单评审必须在8小时内完成，非常规产品订单评审必须在24小时内完成，并通知客户。
5、收到定金，合同生效，立即下达生产计划。

二、结算发货流程
产品生产完成

通知客户提货

是否已付货款
是
否
销售部

贸易主管领导审核
业务主管领导签署意见

东北区
东三区
华东二区

总经理审批

财务部审核
是否批准

是

下达发货通知
另与客户协商
否

2、严格按照流程图进行。
3、业务经理必须正确填写发货申请表的内容。不得有错发、多发、漏发的现象。
4、必须要求司机注意防碰撞，防雨雪等事项。

收入分配办法

1、公司总经理和副总经理不参与提成分配，收入采取基本工资+奖金分红方式分配，总经理的基本工资为： 元；副总经理的基本工资为： 元；
2、贸易业务经理收入采取基本工资+业务提成的分配方式，基本工资为： 元；业务提成为：该业务经理当月实际销售差价收入总额的 %；
3、内勤人员收入采取基本工资+业务提成的分配方式，基本工资为： 元；业务提成为：当月公司销售差价收入总额的 %；
4、财务人员：
5、售后服务人员：

费用报销管理办法

为规范公司的费用报销制度，保证财务管理有序运行，结合星际贸易公司的实际情况，特就公差费用和招待费用报销办法规定如下：
1、公司人员因公出差，须填写《出差派遣单》，由主管副总批准，副总经理由总经理批准，并凭《出差派遣单》办理预借款手续。
2、出差如使用自备车、乘飞机、坐特等船舱及火车软卧必须在《出差派遣单》批准前注明。
3、差旅费由交通费（包括车、船、飞机）、住宿费、伙食补助、杂费（因公需要的复印费等）等构成，其标准如下：

职务
住宿标准
交通费
伙食补助
省会及开放城市
其他地区
省会及开放城市
其他地区
总经理
300元以内
300元以内
按实
报销

副总经理
300元以内
300元以内

业务经理
180
160
50
30
特殊情况超限由总经理审批。
4、 使用公司交通工具者原则上不得报销交通费。
5、两人以上出差，住宿费按2人/天核准（男女除外），未超标准的按实报销，差额部分按50%补助。
6、出差人员在外期间，自用餐费、洗衣费、烘干费、饮料费以及桑拿等其他服务费一律不准报销。
7、出差期间招待、宴请有关单位或人员应事先经分管副总批准。
8、出差中途工作需要或特殊原因需要延时，必须向分管副总请示批准，不得因私事或借故延长出差期限，否则除不予报支差旅费外，作缺勤论处。
9、返回后，必须在五天内到财务部门领取《差旅费报销单》，财务按规定审核、报批，超范围部分不予报销，延期不报销，按预支款收取利息。
10、各种报销发票，必须为财税认可的正式发票。发票日期、抬头内容必须写全称，不能简写，两章（税章、财务章或发票专用章）齐全。
11、发票不得有涂改时间、数量、单价、金额等内容，不得将说明原因写于发票上。
12、差旅费报销：必须严格填写行程中各起讫时间，起讫地点，出差事由及沿途相关费用（包括住宿费、交通费、燃油费等）。
13、招待费报销：必须填写招待对象、招待内容（餐费、住宿等）、招待时间、招待地点、招待人数等。
14、粘帖票据不能将抬头的购方名称、开票日期及开票单位等重要信息粘住；
15、在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。
16、将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。
17、填写内容必须实事求是，不得弄虚作假：票据与内容不一致且无法证明其有效性的一律作废；内容与事实不一致的除相关票据作废外还要承担相应责任。

四、员工行为规范
第一条 员工仪容仪表
1、员工仪表整洁、精神饱满。女员工可化淡妆或不化妆，男员工应胡须干净。
2、员工头发整洁，长短适宜，不留奇异发型，不染异色。女员工上班时头发不得飘于耳前；男员工头发后不盖及衬领，前不遮眉毛，两侧不遮盖双耳。
3、指甲要及时修剪整齐，保持清洁，不得留长指甲，不得涂鲜艳的指甲油。
4、员工上班必须穿工作服。不得穿拖鞋、短裤、背心和无袖衫及其他不宜在上班时间穿着的服装。员工业余时间出入公司外娱乐场所时不得穿着工作服。
5、员工出入厂区或参加会议一律佩戴工作证。
第二条 语言
1、员工在公司内应讲普通话，使用礼貌用语，谈吐文明。
2、基本用语
接外线电话：“您好，上海星际金属贸易公司”
欢迎问候：“您好”，“请进”或点头示意。
告别：“再见”，“请慢走”。
应答：“请您稍等”，“这是根据XXX规定”，“好的”。
道歉：“对不起，让您久等了”，“麻烦您了”。
对待来人或来电时，严禁出现含有歧视、烦躁、否定、斗气等情绪的不礼貌语方。切忌：“不关我事”、“找别人吧”、“不行”、“没法干”。
第三条 科室办公服务规范
1、所有的科室人员应做到接待有礼有节，温文尔雅，热情大方，不卑不亢。
2、办公场所应有严谨有序的气氛，办事高效快捷，不随意开玩笑，不大声喧哗，保持办公场所安静，办公时间不得看与工作无关的报纸、杂志，也不得串岗、闲聊、吃零食、办私事。
3、尽量将电话震铃打到低音档，接听电话迅速有礼。
4、有事外出须告诉其他同事外出去向及联系方法，如无特殊情况每个部门须留一人在部门办公，便于接待外来办事人员。
5、客户或同事到本部门办事，应主动招呼，热情接待“您好，请问有事吗？”对力所能及的事，不管是否属于自身职责，均不得推诿，马上给予办理；如不能解决或需一段时间办理的，应做好记录，交于其他当事人或报部门主管，并向来人致歉“不好意思，X天后再与您联系”或“对不起，请某某再与您联系”。如遇到刚好有急事在办理，说“对不起，我现在有急事，请稍等一会”。
6、领导有事询问，立即站立回答，如不能当场提供答案，说“对不起我马上XX（统计或寻找），给您送去”。如此事不是自己负责，说：“对不起，此事某某人负责，我转告某某人给您送去”。
7、同领导汇报工作，应注意领导是否正在会客和工作，一般应选择空闲时汇报工作并注意时间。
8、领导及客人来访，应主动到门口迎接，热情介绍或回答问题，到部门办公室后主动奉茶让座。
9、如来人或来电询问非本部门事情，说：“对不起，此事由某某部门负责，请您到某某部门查询”，并主动指引到有关部门或告知电话号码。
10、对本公司提了较大建设性建议的，应留下客户通信地址或电话，事后致谢。

五、 文件收发制度

第一条 属于机、秘密的文件，核稿人应该注“机密”或“秘密”字样，并确定报送范围。机、秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
第二条 已签发的文件由拟稿人送办公室登记，并按内容编号后打印、发放。
第三条 文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。机、秘密文件由专人按核定的范围报送。
第四条 外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。
第五条 签发的文件及接收的外来文件应送档案室存档。

六、印章管理制度
为加强对公司印章的刻制、保管、使用的管理，充分体现印章的严肃性、权威性，特制订本制度。
第一条 制度中的印章是指在公司发行或管理的文件、凭证等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名义或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。包括公司名章、合同专用章、部门章、财务专用章、发票专用章、业务专用章、法定代表人名章。
第二条 印章保管：公司名章、合同专用章、法定代表人名章由总经理授权办公室专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部长或财务部长交专人保管。部门章、业务专用章由各部门主管或交专人保管。严禁将印章带出公司，特殊情况，需经印章的主管领导批准。
第三条 印章刻制：部门章、业务专用章的刻制由相关责任部门提出申请，总经理审批后由办公室派专人负责刻制。领用时办公室应做好登记和备案工作。任何人不得私自刻制部门章等。
第四条 用印规定：任何公司或部门印章的使用，均需填写“盖章申请单”，由印章主管领导批准后方可盖章；“盖章申请单”上的内容一律用钢笔填写，若出现批准人未签字或“申请单”上文件内容只简单书如通知、合同、文件等书写不明的情况，印章保管人有权拒绝用印。印章保管人必须将加盖印章的原文件（一份）连同盖章批准单存档。印章的主管领导和印章管理员应对所管理的印章负责，如因管理不善或审批不严出现印章乱用，应承担相应的法律责任。
第五条 批准权限：
1、 如文件内容涉及以公司名义为他人担保向银行借（贷）款的，需报董事长批准。
2、 以公司名义颁发的红头文件、全局性的规章制度、方法、办法等，需经总经理批准。
3、 以公司名义与外单位或个人的往来文书，签订合同、协议、意向书须经总经理批准，涉及金额较大的应报董事长批准。
4、 财务专用章、发票专用章由财务部长批准。
5、 部门章由部门主管领导批准。

七、 合同管理制度

第一节 合同的签订与审批
第一条 合同经办人员为合同责任人，在授权范围内负责合同的相关事务。对外签定合同的经办人，统称为委托代理人。
第二条 合同责任人在对外签订合同前，应做好如下可行性调查和分析：
1、核查对方的主体资格，包括企业名称、地址、经营范围和方式，以及营业执照年检情况等；
2、调查对方履行能力和资信情况，包括资金、原材料、设备技术、产品质量等，以确保合同的顺利履行；
3、了解对方能否解决履行的外部条件和格守合同的信誉状况；
4、了解对方签约人是否具有法定代表人身份或代理人是否具有法人授权委托书；
5、取得对方营业执照，是签约人签订合同的必要条件，不得与情况不明的当事人签订合同。
第三条 合同责任人在合同谈判和签订时，应遵守如下原则：
1、合同内容必须符合授权业务范围、权限和期限；
2、遵守协商一致、平等互利、等价有偿的原则；
3、所签合同不得违反国家法律、法规的规定；
4、合同内容必须结构完整、条款齐备、表述清楚、违约责任明确具体，签约手续完备合法。
第四条 对具体有一定责任风险或以我方为债权人的合同，应尽可能根据《担保法》有关规定设定担保。
第五条 签订合同，除合同履行地在我方所在地外，应力争在书面合同中协议选择我方所在地人民法院管辖或约定由我方所在地仲裁机构仲裁。
第六条 合同文本及相关资料，不得使用易褪色的纸张和墨水。
第七条 公司实行合同示范文本制度。合同示范文本由办公室根据国家有关法规，结合公司实际情况统一制订。
第八条 公司实行合同签订审批制度。合同在正式签订前，必须按规定程序和权限，以书面形式报有关部门及领导审查，批准后方可加盖合同专用章或行政章。
第九条 合同的审批权限和程序：
一般程序：
合同责任人 部门领导 主管领导批准 加盖印章
特别程序：
对于重大合同，应根据实际情况，由公司派员提前介入，参与合同谈判，以便更好的熟悉过程，提高办事效率，从而防范经营风险。重大合同由董事长审批。
重大合同是指：
1、经销商、银行、销售公司签订的三方合作协议；
2、主管领导认为重要的合同。
第十条 在审批过程中对合同的审查，应掌握以下原则：
1、合法原则。要看合同形式是否合法，内容是否合法，主体是否合法，双方的意思表述是否真实、清楚；
2、有利原则。要具体查看合同中权利、义务的分配情况是否合理，是否于我方有利。如我方是买家，则必须对供方的质量，交货期提出严格的要求；如我方是供方，则须要求买方付款期限，方式明确；
3、风险防范原则。对方履行能力的调查应详实、全面、合同履行地或诉讼管辖地是必争条款，担保条款是降低风险的重要措施。
第十一条 公司签订的合同，依法成立后，即具有法律约束力，当事人各方均须按合同规定的标的、数量、质量、履行期限、地点、方式等内容全面认真履行，任何方不得擅自变更或解除。
第十二条 合同签订后，合同责任人应对该合同的履行承担责任，并负责到合同履行完毕。如对合同责任人进行调整，应由部门领导决定，并书面存档。
第十三条 合同签订后，合同责任人须复印一份合同文本交财务部门，财务部门按照合同规定收款或付款。
第十四条 财务部门在支付与合同有关的款项前，务必认真审查合同内容，确认对方单位的名称、开户行、银行帐号等是否与合同一致，以防错付。严禁擅自改变收款单位支付款项，但对方单位书面通知并经本公司批准的除外。
第十五条 合同履行过程中，对任何涉及各方当事人的权利、义务发生变化的事项，均须获得有关当事人的书面确认，取得合法凭证。不得以口头约定的形式改变合同权利或者义务。
第十六条 合同的变更或解除，应按《合同法》等有关法律规定和公司合同管理制度的有关规定办理。
公司向对方当事人出具或者签收、确认或者改变有关合同权利义务的书面凭证前，应当取得主管领导的同意。
第十七条 合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定为准。没有合同约定或法律规定的，一般应以物资交清，价款结清，无遗留交涉为准。
合同终止时，签订合同的部门应做好合同履行材料的清理工作，不得遗留后患。
第十八条 合同履行过程中如发生纠纷，合同责任人应在征求公司主管领导的意见后，妥善处理。
第十九条 处理合同纠纷，应当遵循实事求是和维护企业合法权益的原则，尽量采取协商解决和调解处理的方式。不能通过协商、协调方式解决的，应果断通过仲裁或诉讼程序处理。
第二十条 公司合同责任人负责合同资料的收集，合同资料应系原件。收集时，应当完整、全面、真实、有效。
合同资料主要包括：
1、合同文件（含变更、解除的协议）以及附件、技术协议、备忘录、说明书等；
2、有关送货、提货、托运、验收、发票、收据等凭证；
3、货款的承付、托收等有关财务凭证；
4、有关对方违约的证据材料。
有条件的应将合同的各种数据输入计算机系统。
第二十一条 合同资料由合同管理员统一保管。合同责任人收集合同资料，应当及时交付合同管理员，严禁个人保留合同资料。
第二十二条 合同履行完毕后，由合同管理员将合同资料装卷归类，入库存档。合同档案资料的保存期限，自合同终止之日起，不得少于十年。

八、 劳动纪律

第一条 考勤制度
1、员工均须按规定时间上下班，迟到三十分钟之内的为迟到，超过三十分钟以旷工半天论，经主管签证请假或公出者除外。
2、工作时间终了前三十分钟内下班者为早退。无故提前三十分钟以上下班者以旷工半天论。
第二条 请假制度
1、请假应先填写请假条，由主管副总审批，假期超过7天的，由总经理审批。
2、请假条经有效批准后及时交财务备案，并落实工作替代者。
3、因紧急情况不能事先请假，须向有关领导口头请假，事后三日内补假。其他未经批准缺勤或未报备，或未续假均以旷工论，按有关规定处理。
第三条 劳动纪律条例
1、工作时间内不得趴在办公桌、工作台上，不得串岗、离岗、嬉闹、聚众聊天、打瞌睡、大声说笑或看与工作无关的书报、杂志，不得在计算机上玩游戏、聊天；
2、擅自用公司电话打私人电话，费用自付；不得长时间（5分钟以上）占用公司电话聊天；
3、工作期间不得消极怠工，偷懒、耍滑、不服从分配、顶撞领导；
4、员工下班前必须对工作室、作业场所进行清理和安全检查；
5、工作时间和工作准备时间内非因招待客户或业务关系不得饮酒；