采购人员核心实战技能之集中采购管理.doc

企业培训

采购人员核心实战技能之集中采购管理

 【本讲重点】
分散和集中采购的特点与作业流程分析
北京某企业集中采购的实际困难与解决办法
惠普公司的集中采购策略
集中采购的特点及其作业流程
 1.集中采购

 2.集中采购作业流程
任何一项作业都要实现流程化管理，这是当代企业管理对企业提出的一个比较高的要求。集中采购的流程化包括以下3个步骤：①要分析国内外的形势和竞争对手的状况，在这两组分析数据的基础上制订集中采购的策略；②再制订采购计划，制订采购计划时，要考虑到销售和生产的现状；③根据现有的库存、市场供应的信息来相应地做具体的采购管理工作；最后，执行计划，进行结算。
整个作业是一个流程，环环相扣，每一环都是下一环的基础、都有不可替代的作用，一定要步步认真，环环在意。

图2－1  集中采购作业流程图
 分散采购的特点及其作业流程
1．分散采购

2.分散采购作业流程

图2－2  分散采购作业流程图
 【自检】
请做下列的归类题，将属于集中和分散的采购内容分别归入Ａ和Ｂ的桶中。
①决策层次低，易产生暗箱操作
②手续较多，过程过长
③易于稳定与供应商的关系，实现长期的成效最佳的合作
④各基层有采购和检测的能力
⑤手续简单，过程短
⑥不影响正常的生产或销售
⑦可充分发挥采购特长，提高效率
⑧可获得规模效益，降低采购和物流的成本
⑨适用于易出现问题的物品
⑩适用于保密性高的物品

见参考答案2－1
北京某企业集中采购的实际困难与解决办法
 1.企业概况
北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京共有19家连锁健身中心，总部设在海淀区。俱乐部为私人所有，已有15年历史。公司没有专门的采购部，只有一位专门负责采购事务的人员，在该公司内部推行实施了一套集中采购计划。
 2.原来的分散采购模式
为了维持各健身中心的运作，东方俱乐部需要许多不同的物品，包括机器和设备的部件，例如自行车配件、磨砂灯泡、办公和卫生等各种用品。
每一家俱乐部各自负责自己的采购事务，绝大多数的健身中心不设自己的库存而是随需随买，例如需要办公用品时就随时到附近的商店购买。
在总部也曾经有一位兼职人员负责采购和库存控制，不过他只负责总部而不负责其它健身中心的物品采购，对其它健身中心的物品采购仅仅只是做些采购记录而已。
 3.现在的集中采购模式
经过调查分析，俱乐部采购管理人员得出，以前所使用的以各健身中心为主的随需随买的采购体系问题很大，应该采用效果最佳的集中采购体系。
集中采购体系确实可以为俱乐部节省一大笔开支。例如，可找到一家供应商，俱乐部向其批量购买卫生用品，这家供应商可以优惠地把价格降低一半。于是，采购人员开始寻找更多的提供不同物品的供应商，并制订了集中采购体系的一系列细则。
这套集中采购体系基本上把所有的采购都集中到公司总部，各连锁俱乐部的经理不能再像以前那样各自随意地购买所需的物品。如果有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部。传真到总部的最后期限是每周五下午5点。在下周一，各健身中心所需采购的物品将由总部的相关部门及时派人送达。
采购管理人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否定或减少其采购量。但是每一个健身中心都另有1，000元人民币的现金用于应付可能随时发生的紧急采购需求。
 4.集中采购遇到的困难
在集中采购体系实施一个月后，俱乐部受到了一些挫折。有几家健身中心的经理对集中采购有些抵制，最棘手的是朝阳区的3家健身中心的经理，曾联合起来拒绝接受集中采购，他们的理由是手续太繁琐。
 5.解决方案
采购管理人员要想取得采购管理体系变革的成功，还要从以下3方面着手：
◆进一步取得总经理的坚定支持，为变革的实施提供组织上的保证；
◆建立一支有力的采购团队，这是实施采购方式变革的关键；
◆对各健身中心的经理组织培训，帮助他们尽快地接受新的采购管理方式。
惠普公司的集中采购策略

【本讲小结】
集中采购较分散采购，有其独到的优势，主要表现在规模成本效益和较稳定的供应网络这两方面，但同时也相应的缺乏分散采购的灵活、快速和简便。
因此，应重视企业的发展现状，灵活地应用最适合现状实际需要的集中或分散的采购，不宜一概而论，重此轻彼。
解决集中采购困难的有效方法主要在于领导的支持、采购团队的建设与采购人员的培训。