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与顾客有关的控制程序

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有限公司
与顾客有关的控制程序
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目的和范围
通过与产品有关的要求的确定与评审，使其规定得合理、明确，并形成文件，确保企业有能力满足顾客的要求。
本程序适用于与顾客有关的过程的控制。
职责
业务部负责组织有关部门对与产品有关要求的确定与评审，并负责与顾客沟通。
织造厂、领带厂负责评审产品的生产能力、交货期。
采购部负责评审所需采购品采购的能力。
质检部负责评审产品的检测能力。
副总经理负责对合同评审的审批。
工作程序
产品要求分类
常规合同。已定型产品，且交货要求正常订货合同。
特殊合同。针对新产品或定型产品重大改进所订的合同。
与产品有关的要求的确定
业务部应及时了解和掌握市场、顾客需求和期望，并定期对竞争对手进行水平对比分析，业务人员利用各种渠道与顾客沟通，根据顾客规定的订货要求（如合同草案、技术协议或口头、电话、传真、订单），填写“合同评审表”。
与产品有关的要求包括：

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) 顾客规定的要求。如：领带质量要求、领带花型、交货期、价格和支持性服务（如运输）等方面的要求；
) 顾客虽然没有明示，但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求，这是习惯上隐含的潜在要求，企业对此应作出承诺；
) 与产品有关的法律法规要求；
) 企业确定的任何附加要求。
业务部将“合同评审表”提交相关部门进行评审。
与产品有关的要求的评审
评审时间应在向顾客做出提供产品的承诺之前（即合同签订以前）分级进行，以确保产品要求得到规定，且本公司有能力满足规定要求。
评审时，应尽力满足顾客要求，同时充分考虑供、需双方的利益和义务。
参加评审的人员应是负责或从事生产、技术的管理人员，应熟悉本行业相关标准、法律法规，以及本公司质量管理体系。在评审中应对合同有疑问的条款充分发表意见。
评审的主要内容
) 与产品有关的要求是否都在合同里得到体现，质量要求、验收方法和保证条款与顾客要求是否一致，以及双方履行合同所具备的条件（如生产设备能力、技术条件、交付期和原材料供应能力等）和承担的风险；
) 注意识别潜在要求；
) 对口头、电话订货应做好记录，在接受前，应得到顾客的确认，以确保双方理解一致；

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) 与以前表述不一致的合同或订单的要求，已经协商解决；
) 本公司有能力满足规定的要求。
常规合同的评审以会签方式进行。
特殊合同的评审由业务部组织相关人员以会议评审方式进行。
对成品仓库有现货供应的合同评审，由业务员和仓库保管员在出库单上签字确认，业务部主管批准，即完成评审。
合同生效后，业务部应立即将合同有关条款以生产任务单和织造工艺单分送到有关部门，以便按合同条款组织实施。
合同的修订
顾客或本公司提出合同修改要求时，由提出方填写“合同修改申请单”经供、需双方签字后，按原评审程序进行评审后进行修改。
合同修改后的结果，应及时通知有关部门。
合同执行情况的检查由业务部负责。
业务部负责与顾客的沟通，及时将合同执行的进展情况反馈给顾客，确保按期交货。
所有合同应汇总于“合同清单”中以便于检索、查阅。
相关文件
《文件控制程序》
《记录控制程序》
《顾客满意度测量程序》
记录

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合同评审表 （）
口头或电话订货记录（）
合同修改申请单（）
合同清单（）
运 通 年 有 限 公 司
合同评审表
编号：
顾客

合同编号

电话

传真

联系人

合
同
要
求
品名规格
单位
数量
交货日期
包装要求
特殊要求

评
审
意
见
质量指标：
物料供应能力评估：
检测能力评估：
生产能力评估：
运输、服务等方面评估：
结论
□ 接受 □ 拒绝
业务部经理：
日期：
运 通 年 有 限 公 司
口头或电话订货记录
编号：
来电单位

时间

联系人

接电话人

名称数量

产品型号

交货日期

交货方式

内容记录：
业务部经理审核意见：

签字： 时间：
顾客确认（请对上述内容进行确认后传真回我公司）：

签名：
备注：
运 通年 有 限 公 司
合同修改申请单
编号：
提出单位

合同号

联系人

产品名称

修改内容：

原总价（元）： 修改后总价（元）：
供需双方签字确认：

需方： 供方：
评审结论（必要时）：

业务部经理：
审批：

签字： 时间：
分发：
备注：
运 通 年 有 限 公 司
合同清单
编号：
序号
合同号
（口头、电话订货记录编号）
产品名称
数量
需方名称
备注

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