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出口托运订舱操作指南

在国际贸易中，如采用ＣＩＦ或ＣＦＲ术语成交，则根据《ＩＮＣＯＴＥＲＭＳ　１９９０》的有关规定：出口方必须自付费用同承运人订立运输合同，同时负责租用适航的船舶或向班轮公司订妥必要的舱位。通常，采用租船还是向班轮公司订舱是根据货物的具体情况而定的。一般而言，除了部分初级产品诸如原油、矿石、粮食及部分特殊规格或者特殊要求的商品如大型机械、化学品外，越来越多的国际贸易货物采用了集装箱运输的方式。这不仅由于集装箱运输具有装卸效率高，船舶周转快，装卸费用低，货损、货差小等优点，更因为集装箱运输适应并促进了国际多式联运（International Combined Transportation）的飞速增长，与整个世界生产、流通、消费社会化、国际化的大趋势紧密相连。同时，由于集装箱班轮运输相对于传统的件杂货班轮运输具有快速、方便的特点，使得国际贸易中运输这个环节更加通畅，也从另一方面促进了国际贸易特别是国际货物买卖的发展。因此，集装箱运输已日趋成为国际贸易运输的主要方式。我国的进出口货物的９０％以上都是通过海运来完成的，其中有相当大的部分，采用的就是集装箱班轮运输。

一、 出口订舱流程
对于出口商而言，如果货物采用集装箱班轮运输，那么在备货及落实信用证的同时，就应该开始着手订舱，以便及时履行合同及信用证项下的交货和交单的义务。向班轮公司租订舱位（箱位），首先要了解各个班轮公司的船舶、船期、挂靠港及船舶箱位数等具体情况。目前经营中国国际集装箱海运班轮业务的著名航运公司主要有：中远（ＣＯＳＣＯ）、中外运（ＳＩＮＯＴＲＡＮ）、海陆（ＳＥＡＬＡＮＤ）、日本邮船（ＮＹＫ）、东方海外（ＯＯＣＬ）、马士基（ＭＡＥＲＳＫ）、韩进海运（ＨＡＮＪＩＮ）、铁行渣华（Ｐ&Ｏ　ＮＥＤＬＬＯＹＤ）等。这些班轮公司利用各种媒体和渠道定期发布本公司船舶、船期及运价信息。提供定船期、定船舶、定航线、定挂靠港的集装箱班轮运输服务。同时，一些航运中介机构，如上海航运交易所等也定期发布各种航运信息，以供托运人在订舱时进行参考。托运人查询船期表以选择合适的船舶、航次，然后向具体的船公司洽订舱位。
上海航运交易所发布的上海—汉堡的海运集装箱船期表

航线
抵达港
起始港
航名
航次
船东
经营人
截单期
装期
开航期
作业区
箱位数
到达时间
欧洲
汉堡
上海
易月
017W
经贸船务
外运船代
04/01/98
04/07/98
04/10/98
军工路
2400
05/07/98
欧洲
汉堡
上海
汉诺威快航
42WD15
赫伯罗特
联合船代
04/05/98
04/11/98
04/11/98
外高桥
1500
05/06/98
欧洲
汉堡
上海
聪河
0063W
中远集团
中远集团
04/11/98
04/12/98
04/13/98
张华浜
3765
05/10/98
欧洲
汉堡
上海
海陆胜利
624W
SL
联合船代
04/07/98
04/13/98
04/13/98
军工路
1000
05/10/98
航线
抵达港
起始港
航名
航次
船东
经营人
截单期
装期
开航期
作业区
箱位数
到达时间
欧洲
汉堡
上海
达飞阿贾克斯
U25W
达飞轮船
达飞轮船
04/08/98
04/14/98
04/14/98
外高桥
600
05/12/98
欧洲
汉堡
上海
易升
012W
经贸船务
外运船代
04/08/98
04/14/98
04/17/98
军工路
2400
05/14/98
欧洲
汉堡
上海
海陆旋风
020W
SL
联合船代
04/14/98
04/20/98
04/20/98
军工路
1000
05/17/98
欧洲
汉堡
上海
中河
0052W
中远集团
中远集团
04/18/98
04/19/98
04/20/98
张华浜
3765
05/17/98
欧洲
汉堡
上海
达飞阿塔勒斯
L25W
达飞轮船
达飞轮船
04/15/98
04/21/98
04/21/98
外高桥
400
05/19/98
欧洲
汉堡
上海
马士基卡门
9806
APM
马士基
04/21/98
04/27/98
04/27/98
军工路
1000
05/24/98

图１２－１托运订舱流程

订舱流程图文字说明：

１． 出口企业，即货主在货、证齐备后，填制订舱委托书，随付企业发票、装箱单等其他必要单据，委托货代代为订舱。有时还委托其代理报关，及货物储运等事宜。
２． 货代接受订舱委托后，缮制集装箱货物托运单，随同商业发票、装箱单及其他必要的单证一同向船公司办理订舱。
３． 船公司根据具体情况，如接受订舱则在托运单的几联单据上编上与提单号码一直的编号，填上船名、航次，并签署，即表示已确认托运人的订舱，同时把配舱回单、装箱单（Shipping Order，S/O）等与托运人有关的单据退还给托运人。
４． 托运人持船公司签署的S/O，填制出口货物报关单、商业发票、装箱单等连同其他有关的出口单证向海关办理货物出口报关手续。
５． 海关根据有关规定对出口货物进行查检，如同意出口，则S/O上盖放行章，并S/O退还给托运人。
６． 托运人持海关盖章的由船公司签署的S/O要求船长装货。
７． 装货后，由船长的大副签署大副收据（Mate’s Receipt, M/R）, 交给托运人。
８． 托运人持M/R，向船公司换取正本已装船提单。
９． 船公司凭M/R，签发正本提单并交给托运人凭以结汇。
注：货主与货代建立委托代理关系，即以统一的托运人身份出现，但此“托运人”概念与运输单句中的托运人项不一样，后者是指出口方，即信用证的收益人。
除上述程序外,在货物装船后,托运人应及时向国外收货人人发出装船通知(shipping advice)(见附件),以便对方准备付款 、赎单、办理进口报关和接货手续。如CFR、FOB合同由买方自办保险，则及时发出装运通知尤为重要。
装船通知的内容一般有：订单或合同号、信用证号、货物明细、装运港、装运期限、船名、航次、预计开航日期或预计的到达日期等。出口公司往往用商业发票改制成装船通知。
二、 集装箱班轮货运单证

在集装箱班轮运输中，需要编制各种有关的货运单证多达几十种，其中与托运人，即出口公司有关的主要有以下几种：

(一)订舱委托书（Shipping Note）
出口企业委托对外贸易运输公司或其他有权受理对外货运业务的货运代理公司（以下简称“货代”）向承运人或其他代理办理出口货物运输业务时需向其提供订舱委托书（见下页），委托其代为订舱。订舱委托书是出口企业和货代之间委托代理关系的证明文件，内容包括信用证对提单的要求，即委托人名称、收货人名称、货物明细、起运港、目的港、信用证规定的装运期限、信用证有效期、关于分批和转运的规定、对运输的要求达到等等。除此之外，在托运是出口公司还必须向货代提供与本批货物有关的各项单证，如提货单（出仓单）、商业发票、装箱单、出口货物报关单、外汇核销单等。有些特定货物还需提供出口许可证、商检证书等，以供查验。

（二）托运单（ Booking Note）
货代接受出口企业委托后即须缮制集装箱托运单，这是外运机构向船公司订舱配载的依据。该托运单一般一式数份，分别用于货主留底、船代留底、运费通知、装货单、交纳出口货物港务费申请书、场站收据、货代留底、配舱回单、场站收据副本（大副联）等。其中比较重要的单据有：
1.装货单（Shipping Order :S/O）
装货单又称关单、下货纸，是船公司或其代理签发给货物托运人的一种通知船方装货的凭证，船公司收到托运单后根据船舶配载原则，结合货物和具体航线、港口的情况，安排船只和舱位，然后签发S/O表示船公司接受这批货物的承诺。S/O一经签发，承运托运双方即受其约束。同时，托运人凭船公司签章的装货单要求船长将货物装船之前，还需先到海关办理货物装船出口的报关手续，经海关查验后，在S/O上加盖海关放行章，表示该票货物已允许装船出口，才能要求船长装货，着就是装货单习称关单的由来。
2.站收据副本（Mate’s Receipt ; M/R）
场站收据副本即传统的收货单，它是船方收到货物的凭证，在货物装船后由大副签署后退还给托运人，故又称大夫收据。托运人凭此向船公司换取正本已装船提单。如装船时，船方发现货物包装不良或有其他残损等缺陷，即在M/R沙锅内作各种批注，这些批注将全部转移到提单上，就成为不清洁提单，托运人不能凭有批注的收货单换取清洁提单，除非向船公司出具保函。

三、 主要订舱单据的填制

订舱委托书（见下页）的填制：
１） 发货人（托运人）—填写出口公司（信用证收益人）。
２） 收货人—填写信用证规定的提单收货人。
３） 通知人—填写信用证规定的提单通知人。
一般在订舱委托书上会注明托运人、收货人、通知人这三栏为提单B/L项目要求。意即，将来公司签发的提单上的相应栏目的填写也会参照订舱委托书的写法。因此，这三栏的填写应该按照信用证提单条款的相应规定填写。（具体可以参见提单条款的填制方法）
４）信用证号码—填写相关交易的信用证号码。
５）开证银行—填写相关交易的信用证开证银行的名称。
６）合同号码—填写相关交易的合同号码。
７）成交金额—填写相关交易的合同总金额。
８）装运口岸—填写信用证规定的目的地。如信用证未规定具体的起运港口，则填写实际装货港名称。
９）目的港—填写信用证归帝国内的目的地。如信用证未规定具体的目的港口，则额填写实际卸货港名称。
１０）装船运输—根据信用证条款，如允许转运，则填“ＹＥＳ”，反之，则填“ＮＯ”。
１１）分批装运—根据信用证条款，如允许分批在，则填“ＹＥＳ”，反之，则填“ＮＯ”。如信用证未对转船和分批作具体的规定，则应该按照合同的有关规定填写。
１２）信用证效期—填写信用证的有效期。
１３）装运期限—填写信用证规定的装运期限。
１４）运费—根据信用证提单条款的规定填写“FREIGHT PREPAID”(运费预付)或“FREIGHT TO COLLECT”（运费到付）。
１５）成交条件—填写成交的贸易术语。如：“FOB”、“CIF”、”CFR”等。
１６）、（１７）、（１８）、（１９）栏有关公司联系人、电话／传真、开户银行及银行账号按公司实际情况填写。
２０）特别要求—入托运人对所订舱位有特殊要求的话，可以填在这一栏中。
２１）标记唛码—填写货物的装运标志，即通常所说的“唛头”。
２２）货号规格—填写货物描述。
２３）包装件数—填写货物的外包装的数量。比如“370 CARTONS”。
２４）、２５）、２６）、２７）、２８）毛重、净重、数量、单价、总价—按货物的实际情况填写。
２９）、３０）、３１）、３２）、３３）总件数、总毛总、总净重、总尺码、总金额—按货物的实际情况填写。
３４）备注—如有其他事项可填入“备注”栏中。