文书及档案管理.docx

文書及檔案管理
電腦化作業規範
（96年修正版）

行政院研究發展考核委員會

中華民國96年11月

文書及檔案管理
電腦化作業規範
（96年修正版）

行政院秘書處
行政院研究發展考核委員會
交通部
行政院主計處
彙編

文書及檔案管理電腦化作業規範
目錄
壹、前言 1
貳、作業規範 2
一、作業目標 2
二、作業範圍 2
三、作業功能 2
四、作業流程 3
五、相關規定 16
六、欄位定義 16
七、代碼清冊 27
參、技術規範 31
一、共同傳輸檔案格式 32
二、附件採用格式 48
三、電子公文傳遞交換作業規範 50
四、中文字碼處理原則 55
五、政府憑證管理中心相關規範 56
六、智慧卡設備規範 70
附錄一：附件補充說明 74
一、附件傳送原則 74
二、各類檔案格式之分析比較 74
三、附件傳送方式之建議 79
附錄二：前置處理訊息傳輸方式補充說明 81
一、SMTP傳輸方式 81
二、FTP傳輸方式 87
三、FTP傳輸步驟 88
四、公文電子交換訊息傳輸資料格式 89
五、訊息格式說明 92
六、軟體功能說明 122
附錄三：公文閘道系統補充說明(草案，系統建置案完成視需要更新) 127
一、公文交換系統使用閘道系統API作業規範 129
二、公文本文、附件及數位簽章資料傳輸編碼原則 132
三、公文交換系統使用閘道系統資料傳輸API，ASN.1編碼規範 135
四、閘道器間資料傳輸與編碼規範 149
五、閘道管理者與轉送閘道器管理者間資料傳輸與編碼規範 150
六、閘道系統各項訊息彙編 152
附錄四：憑證ASN.1格式補充說明 154
一、格式說明 154
二、GCA 憑證 DER code範例 157
三、憑證廢止清冊的ASN.1格式 161
四、GCA 憑證廢止清冊 DER code範例 161

文書及檔案管理電腦化作業規範
(96年修正版)

壹、前言
「文書及檔案管理電腦化作業規範」分二大部分，分別為作業規範及技術規範。作業規範是提供文書、檔案及資訊人員使用，技術規範是提供資訊人員開發公文電腦化作業系統使用。

貳、作業規範
一、作業目標
(一)訂定各機關之文書處理、檔案管理標準作業流程及共同性規範。
(二)以電腦輔助文書製作，提高品質，減少重覆繕打之時間、人力及可能造成之錯誤。
(三)藉電腦輔助文書流程管理，確實掌握文書處理流程及時效，並予以稽催管制。
(四)經由網路傳遞交換，大幅提升文書交換效率。
(五)以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調卷，提升決策品質效果與便利民眾申請應用。
(六)為提升發文收文處理效率，郵寄信封得以開窗式信封處理，便於郵寄文件自動化處理。
二、作業範圍
本作業規範涵蓋文書製作、流程管理、傳遞交換、檔案管理，並涵蓋一般公文、訴願、陳情、人民申請、專案管制、民意代表質詢案件等之文書及檔案管理作業(但不含訴願、陳情、人民申請、專案管制等之實質處理)。
三、作業功能
文書處理及檔案管理電腦化作業包括從電腦輔助承辦人製作公文之文書製作、文書處理過程之流程管理、檔管介面、透過通信網路進行公文傳遞交換，另提供電腦化作業之檔案備份、檔案重整、作業權限設定等系統維護功能(如圖一)。

文書及檔案管理電腦化作業
文書製作
流程管理
傳遞交換
檔案管理
系統維護
圖一 電腦化作業功能

以上五大作業項目之細部功能，如收發文時自動擷取相關公文字號、及印製各式文書及統計報表等，得視各機關實際需要自行訂定。
四、作業流程
現行文書處理流程如圖二所示。電腦化後，作業流程中若干決策點仍由人工作業判定，詳如圖三至圖六。
現行文書處理流程
收文
分文
來文
創稿
擬辦
陳核
批示
擬稿
核稿
判行
繕印
校對
用印
發文
歸檔
退稿
會辦
會辦
提陳
交辦
(主動辦理)
( 以稿代簽 )
( 簽稿並陳 )
( 批存文件 )
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(2)
(1)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
圖二 現行文書處理流程
電腦化作業流程
(一)文書製作(詳圖三)
1、公文文書電子檔包括公文本文檔及附件檔。
2、已訂有標準格式之公文類型為：
˙ 令
˙ 函(書函、交辦(議)案件通知單、催辦案件通知單、移文單、機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書機密等級變更或註銷通知單、執行命令格式亦同)
函稿格式同函，為函製作過程中所用，部分欄位資料如受文者、發文日期、發文字號等於發文時加列
˙公告
˙開會通知單
˙簽
˙簽稿會核單
˙會銜公文會辦單
˙公文時效統計
˙其他定型化表單
前述公文紙格式及組成欄位請參見「文書處理手冊」相關說明，製作範例亦請參見該手冊，惟公文時效統計請參見「文書流程管理手冊」，執行命令格式及組成欄位請參見法務部行政執行署網站。
3、公文附件類型分為文字檔、靜態圖形檔、工程圖檔、動畫檔、聲音檔、動態影像檔、紙本文件及無法電子化之實物等，其處理原則如下：
˙附件用紙尺寸除法令另有規定者外，以採用國家標準總號五號用紙尺度A4為原則。
˙已電子化之附件按「參之二、附件採用格式」傳送。
˙大量附件如：研究報告、書籍等，以於本文中敘明檔案儲存位置，如：網址，由收方按存取控制機制自行下載為原則；第一類公文電子交換之檔案大小，合計以不超過1M為原則，超過者公文附件應改置於共用附件下載區供收文方下載使用。
˙紙本文件適合轉換成電子附件者，請參酌檔案管理局「機關檔案管理資訊化作業要點」辦理。
˙錄音帶、錄影帶等適合轉換成電子附件者，轉換後按「參之二、附件採用格式」傳送。
˙無法電子化之實體附件，連同公文本文仍以傳統方式傳送。
其他類型之附件或採用之格式在「參之二、附件採用格式」所列之外者，若要進行交換，以收文端能解讀該附件為原則，故發文端必須確定收文端已有或能從適當管道獲得呈現該附件檔之軟體工具。
4、文書製作時，公文及附件應編列頁碼。
5、為提升文書發文收文作業效率，公文呈現列印時，郵遞區號、地址、受文者、發文日期、發文字號應列於左上角左邊留白23公厘、上方留白50公厘區域，以上四欄資訊區域以橫座標100公厘、縱座標45公厘為顯示區域，且每欄資訊以一行為原則。
(二)流程管理(詳圖四)
1、收文部分經總收發／單位收發登錄即進入管制。創簽(稿)於開始陳核前登錄相關管理欄位後進入管制。
2、公文流程管理查詢，可劃分為承辦公文查詢(不論結案或未結案，均可用總收文號、單位收文號、創簽(稿)號、收文日期、來文機關、承辦人等條件做綜合查詢)、公文流程狀態查詢(如以公文字號)、及逾時未結公文查詢。
3、稽催管制應依分層管制原則，由各機關於期限內按規定格式，自動計算彙整機關上個月公文時效統計資料，以電子公務訊息郵遞等指定方式傳送主管機關。
4、不同類別公文於流程管制時，應依文書流程管理手冊之規定，作為稽催之準據。

文書製作
製作簽稿電子檔
擬稿？
列印簽稿
陳核 *註
存查
流程管理(創簽/稿)
流程管理(辦畢)
流程管理(歸檔)
判行稿
修改稿之
電子檔

附件均可電子化？

有無附件？

附件均已電子化

列印公文本文
本文連同附件依郵寄規範或其他方式處理
轉換為符合規範之電子檔
加註檔名
電子交換(發文)
流程管理(辦畢)
檔案管理
*註：陳核採線上簽核者，應依文書處理手冊等規定處理
是
否
是
否
否
是
否
有
無
圖示說明
表示資料或指令由鍵盤輸入
表示由電腦自動處理
表示由印表機產生紙本文件
表示人工處理

來文簽辦
創簽創稿

是
取號
圖三：文書製作示意圖
流程管理
圖四：文書流程管理流
速別、辦理期限
處理
會簽、會稿
處理
辦畢?

超過預定
辦畢日期

更改預定
辦畢日期

簽辦逾時處理方式
解除管制
*註：展期係指事後展期部分，催辦應依文書處理手冊規定辦理
圖示說明
表示資料或指令由鍵盤輸入
表示由電腦自動處理
表示由印表機產生紙本文件
表示人工處理

是
否
是
否
否
是
展期？ *註

(三)傳遞交換(詳圖五及圖六)
1、執行機關公文電子交換作業，需產生符合共同傳輸檔案格式定義之電子公文檔案，進行後續處理，不需採原貌重現方式。共同傳輸檔案格式參見「參之一」。
2、機關公文傳遞交換處理機制分為三類：屬用第三者集中處理服務者(即公文電子交換中心)為第一類；屬點對點直接電子交換者為第二類；屬發文方登載電子公布欄者為第三類。三類機制之選用由各機關於進行傳遞交換作業時，自行考量、決定。
3、選用第一、二類處理機制者，須先產生含括執行電子交換機關資料之交換表。
4、基於機關公文電子交換應以電子認證方式辦理，第一、二類處理機制應含括：加解簽章、正副本分送、收方自動回復訊息等必備基本要項。其他如通信紀錄儲存、電子信封加密、機關群組管理、怠慢處理、存證等屬加值服務，由各機關視各公文性質或需求加列於執行電子交換之功能中。
5、各機關應設置電子公布欄，對於須發文通報週知之傳閱性公文，以登載電子公布欄，且於網際網路上可閱讀者為原則，並得輔以電子郵遞告之，或請有需用機關轉載應用，不另以書面通報。
6、單位收(發)文比照總收(發)文辦理。
7、文書單位於傳遞交換(發文)作業之前，增補總發文檔(或單位發文檔)相關欄位：總發文號、發文字號、發文日期、發文機關、公文本文檔名、附件說明、附件檔名。
8、文書單位於傳遞交換(收文)作業時，則可由電腦自動設定或擷取總收文檔(或單位收文檔)相關欄位：總收文號、來文字號、來文日期、來文機關、公文本文檔名、附件說明、附件檔名。公文及附件應由系統自動加印頁碼及騎縫標識，騎縫標識的位置應由系統隨機產生，不得為同一位置。
9、會銜公文由主辦機關辦理傳送作業，惟在確實發文前之會稿或會銜作業仍依「文書處理手冊」相關規定辦理。
10、為以電子認證方式安全傳遞交換公文，並運用中文碼對照服務，進行傳遞交換處理時，有關傳遞交換作業規範、中文碼處理原則、與電子認證相關之政府憑證管理中心規範及智慧卡設備規範，參見「參之三」至「參之六」各節。
(四)檔案管理(詳圖七)
1、檔案管理作業應依據檔案法及相關法令規定辦理，其程序包括：點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護等事項。
2、檔案管理資訊化作業應與文書處理結合，避免相關欄位重覆建檔，並依「機關檔案管理資訊化作業要點」辦理。
3、各機關辦畢案件應於五日內歸檔，並依「檔案分類編案規範」及「檔案編目規範」之規定，完成案由（名）項、發（來）文者項、文件形式項、相關編號項、日期項、媒體型式項、檔案外觀項、關聯項、主題項及附註項之立案編目作業，並依規定將機關檔案電子目錄按季送交檔案中央主管機關彙整公布。
4、檔案保管作業包括檔案之整理、裝訂、分置及存放事項，並宜視需要進行微縮、掃描等檔案複製儲存作業。完成電子儲存之檔案全文應與檔案目錄連結，以利應用。
5、屆滿保存年限或屆臨移轉年限之檔案，應依「機關檔案保存年限及銷毀辦法」或「國家檔案移轉辦法」之規定編製檔案銷毀目錄或檔案移轉目錄，送請檔案中央主管機關審核通過後，辦理檔案銷毀或移轉。
6、前述第三點及第五點之檔案目錄、檔案銷毀目錄及檔案移轉目錄傳輸格式，依「機關檔案管理資訊化作業要點」附表三辦理。
7、檔案目錄應提供全文檢索查詢功能，以便利檔案檢調及應用事項。
8、檔案管理各項作業結果宜提供統計功能，以掌握檔案管理及應用狀態。

電子交換(發文)
圖五：傳遞交換(發文)流程示意圖
圖示說明
表示資料或指令由鍵盤輸入
表示由電腦自動處理
表示由印表機產生紙本文件
表示人工處理
彙整發文之所有電子檔
列印全文
根據原稿校對無誤
作為抄件併入原稿

電子檔前置處理
憑智慧卡及識別通行碼發文
檢視電腦系統已發送之訊息
至遲於次日檢視發送結果，並為必要之處理
檔案管理（歸檔）

其他發文處理方式
郵寄發文處理（紙本或電子檔）

是
否
是
否
可電子交換？

可郵寄？

電子交換(收文)
圖六：傳遞交換(收文)流程示意圖
憑智慧卡及識別通行碼即時或定時收文
系統解開收文包裹
並儲存所有電子檔
流程管理
系統通知原發文機關另為處理並清除已儲存之相關電子檔案
通知原發文機關另為處理並清除已儲存之相關電子檔案

是
否
是
否

系統確認發文單位、
檢查附件、疏漏及被竄改？
列印來文，加印頁碼及騎縫標示，附件案附件處理原則處理　＊註

檢視來文誤送、
疏漏、格式不符
在列印之來文上蓋收文戳
並得標明「電子公文」
分文
文書製作
(來文簽辦)

*註：機關採電子分文直接線上簽核者，
得使用文書處理手冊四十六、(五)、
３相關規定處理

圖示說明
表示資料或指令由鍵盤輸入
表示由電腦自動處理
表示由印表機產生紙本文件
表示人工處理

檔案管理
圖七：檔案管理示意圖
否
應用
民眾應用檔案申請
機關受理申請
擬具審核意見陳核
函知申請人並約定使用期限
審核通過
準備檔案提供應用
提供
郵寄服務
收費
開立收據檔
案影寄民眾
檔案應用
情形統計
結束
函知申請人
結束
申請人到場應用
結算費用
收費
還卷
是
否
是
否
是
是
否
閱畢歸還
調案申請
符合
檢調規定
結束
檢出檔案

調案使用
紙本
線上調閱
申請展延
調案歸還
離職查檢
調案數量
統計
逾期未還之稽催
建立調
案紀錄

結束
是
否
檢調
點收
立案編目

整理

檔案目錄彙送
保管
掃描微縮
清理
機密等級變更或解密事宜
銷毀
移轉
各項作業統計
鑑定
移轉目錄彙送
銷毀目錄彙送
檔案中央主管機關
結束
結束
逾期未歸檔稽催
歸檔
提供全文檢索查詢

存入檔案
目錄資料庫

五、相關規定
˙檔案法及其相關法令規定
˙公文程式條例
˙事務管理規則中有關「文書處理」篇
˙機關公文電子交換作業辦法
˙文書處理手冊
˙文書流程管理手冊
˙其他機關公文電子交換作業相關法令
六、欄位定義
文書及檔案管理電腦化作業所應用之資料皆以「欄位」描述之，欄位之組成單元，最基本者為文字與數字之組合，如「字」、「文號」等，此等欄位本身並無應用上之意義，但可用以定義更高層次之欄位，故統稱為「基本欄位」。有些欄位如「發文字號」、「收文字號」、「來文字號」，雖然同是由「字」與「文號」組成，在應用上卻有特定之意義，此類欄位凡是與公文電子交換、檔案目錄彙送作業相關者，統稱為「交換用欄位」；其他用於文書及檔案管理電腦化作業或機關單位自訂以供內部使用之欄位，則歸類於「內部用欄位」，詳見表一至表三。表一所列之「基本欄位」及表二所列之「交換用欄位」因與公文電子交換、檔案目錄彙送有關，請按所列欄位名稱及屬性應用，至於表三之「內部用欄位」則僅供參考，個別機關若有需要，可比照既列欄位自行增訂。
交換用欄位資料項目內容空白時，收文機關應將欄位名稱依照文書處理手冊規定呈現。
各欄位之內容格式分內部及外部兩種：前者為便於電子儲存與處理，故明示其最大長度及資料型態；後者為便於閱讀，故無長度與資料型態之限制，即任何文字、數字及符號之組合皆可。其他各業務系統主管機關可參照基本及交換用欄位增訂，如民意代表質詢答復系統、監察案件管理資訊系統、人事資訊系統等，惟應注意各業務系統與公文字號及公文時效管制之整合。
表一 基本欄位定義

註： (1) 9代表數字; X代表文字或數字; ( )內之數字代表字數,若為n代表不定長
(2) “?” 表示可選用
(3) “,” 表示連接
(4) “*” 表示可不選用或多次選用
(5) “+” 表示至少一次或多次選用
(6) “|” 表示任取其一
欄位名稱
內部格式
說　　　　　　明
年月日
9(7)
中華民國〔0-999〕年,[1-12]月,〔1-31〕日

字
X(n)
不含年度
文號

(年度＋流水號＋支號)為11位英數字半形(0123456789)，其中年度為3位數字,流水號為7位數字,支號為1位英數字,流水號與支號可互用，使支號形同擴增(即支號擴增時擴增使用之流水號部分仍為數字，支號為英數字)﹔另若未使用支號則取消支號之tag，在公文列印時支號前無須加印“｜”。
年度
X(3)
3位數字,不足部分補零
流水號
X(7)
7位數字,不足部分補零
支號
X(1)
支號供做雙稿、多稿公文用，得以1－９、Ａ－Ｚ、ａ－ｚ方式表示。

月份
9(2)
[01-12]
星期
9(1)
[1-7]
時分
9(4)
時[00-23],分[00-59]

件數
9(n)

天數
9(n)

年數
9(n)

公文頁數
X(4)
指該件公文總頁數，包括本文、簽陳及隨文裝訂附件

電話
X(n)
包括區號?,門號,分機?
聯絡方式
X(n)
可為傳真電話、聯絡人、聯絡電話或電子郵件資料，各機關視業務狀況彈性運用，若此欄位為空白時，欄位名稱不顯示。

地址
X(n)

段落

文字?,條列*；其段名包含說明、辦法、擬辦、經過、原因、建議、請求、核示事項、依據、公告事項等，或亦可以空白取代段名
條列

文字?,條列*；段落內表示分項條列之序號，如”一、”
文字
X(n)

姓名
X(n)
可前接機關全銜及單位名，另可併同職稱應用，如ＯＯＯ、Ｏ處長ＯＯ、ＯＯＯ處長、資管處Ｏ處長ＯＯ、行政院研考會Ｏ處長ＯＯ、行政院研考會資管處Ｏ處長ＯＯ
職稱
X(n)

全銜
X(n)

單位名
X(n)
可前接機關全銜
總稱
X(n)
行文群組，如行政院所屬內政部等一級機關
署名
X(n)
包括全銜?,單位名?,(姓名, 職稱),代行之(姓名, 職稱)
機關代碼
X(10)
採人事行政局編訂之十位數機關代碼
單位代碼
X(7)

第一碼為U，第二、三碼為內部一級單位碼，第四至七碼為0;內部一級單位碼請洽各機關人事單位，依據銓敘部「各機關訂定職務說明書及辦理職務、歸系作業注意事項」職務編號說明原則填寫，若未編碼請自行編列，切勿重複。請參照本規範附錄二之四(一)規定

百分比
9(5)
整數三位,小數二位
平均日數
9(5)
整數三位,小數二位

收發處理本別
9(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」
公文類別
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」
函類別
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」

速別
9(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」
密等
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」; 按國家機密保護法規辦理
解密條件或保密期限
X(40)
指機密檔案其機密等級解密條件之標示
附件
X(50)
有關附件之說明
含附件
X(n)
說明副本收受者是否含附件等處理，提供交換表單使用時內容為含附件或不含附件。
例：含附件：<含附件>含附件</含附件>
不含附件：<含附件>不含附件</含附件>
其他：無此tag則表含附件，其他非上述情形者表不含附件。

數位簽章
X(n)
有關數位簽章之說明

保存年限
X(2)
99表示永久保存，?表示未判定，定期則以數字表示之

功能
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」
應用限制
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」

檔案來源別
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」
年度號
X(4)
指該案卷(件)之年份號碼
分類號
X(20)
指公文依檔案分類表所載類目名稱之文、數字組合號碼
案次號
X(12)
指區分同類不同案次之號碼
卷次號
X(4)
指區分同案不同卷次之號碼
目次號
X(3)
指區分同一卷不同案件次序之號碼

媒體型式
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」

檔案目錄傳送名稱
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」
保存狀況
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」
保存年限調整原因
X(20)
依機關檔案管理作業手冊相關規定辦理，採代碼方式，Ａ：經微縮電子或其他方式儲存，Ｂ：仍具參考價值，Ｃ：其他
移轉註記
X(1)
代碼 ; 參見「貳之七、代碼清冊」

表二 交換用欄位定義

註： (1) “?” 表示可選用
(2) “,” 表示連接
(3) “*” 表示可不選用或多次選用
(4) “+” 表示至少一次或多次選用
(5) “|” 表示任取其一

欄位名稱
說　　　　　　明
發文機關
((全銜,機關代碼)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)))
填表機關
(全銜,機關代碼?)
機關
(全銜,機關代碼?)
單位
(單位名,單位代碼?)

發文日期
(年月日)
填表日期
(年月日)

發文字號
((字,文號)|(文字)) ,最多X(40),其中文字係提供各機關傳送舊有檔案時使用
單位發文字號
(字,文號)

交換表單
(((姓名,機關代碼,單位代碼?)|(單位名,機關代碼,單位代碼)| (全銜,機關代碼)),含附件？)+，若為正本，在交換表一律含附件

受文者
(((姓名,職稱?,機關代碼,單位代碼?)|(全銜,機關代碼)|(單位名,機關代碼,單位代碼?)),含附件?|交換表) 紙本發文時，受文者郵遞區號及地址可由資訊系統產生
正本
((姓名,職稱?)|全銜|單位名|總稱)+
副本
(((姓名,職稱?)|全銜|單位名|總稱),含附件?)*

聯絡人及電話
((姓名,職稱?),電話)+

主持人
(姓名,職稱?)+
機關首長
(姓名,職稱?)
單位主管
(姓名,職稱?)
填表人
(姓名,職稱?)
敬陳
(職稱,姓名?)+

出席者
((姓名,職稱?)|全銜|單位名|總稱)+
列席者
((姓名,職稱?)|全銜|單位名|總稱)*

密等及解密條件或保密期限
(密等,解密條件或保密期限)

開會時間
(年月日,星期,時分)

開會事由
文字
開會地點
文字
主旨
文字，最多X(300)

備註
段落

附件數
件數

送達機關
(全銜,機關代碼?)
資料時間
(年度,月份)

發文者
((全銜,機關代碼?)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)?)|姓名)，最多X(60)
來文者
((姓名,職稱?)|單位|機關)+ ，最多X(60)
文別
(公文類別,函類別?) ，最多X(2)
本別
收發處理本別，最多X(1)
收文字號
((字,文號)|(文字)) ，最多X(40)
來文字號
((字,文號)|(文字)) ，最多X(40)
併案文號
((字,文號)|(文字)) ，最多X(40)
電子檔案路徑
文字，指電子檔案之路徑，最多X(50)
電子檔案名稱
文字，指電子檔案之檔名，最多X(50)
辦畢日期
年月日，最多X(7)
收文日期
年月日，最多X(7)
來文日期
年月日，最多X(7)
附件名稱
附件，最多X(50)
附件媒體型式
媒體型式，最多X(1)
承辦單位
單位名，最多X(46)
承辦人
姓名，最多X(20)
案由
文字，最多X(300)，主旨或主旨摘由
並列案由
文字，最多X(200)，外文案由
其他案由
文字，最多X(300)，補充說明案由
案名
文字，最多X(100)
相關案件
文字，最多X(100)，相關案名、案由或檔號
主要發文者
((全銜,機關代碼?)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)?)|姓名)，最多X(60)
主要來文者
((全銜,機關代碼?)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)?)|姓名)，最多X(60)
次要發文者
((全銜,機關代碼?)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)?)|姓名)，最多X(60)
次要來文者
((全銜,機關代碼?)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)?)|姓名)，最多X(60)
發文者之補正
((全銜,機關代碼?)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)?)|姓名)，最多X(60)
來文者之補正
((全銜,機關代碼?)|(單位名,(機關代碼,單位代碼)?)|姓名)，最多X(60)
調整後之保存年限
保存年限
核准銷毀文號
((字,文號)|(文字)) ，最多X(40)
銷毀日期
年月日，最多X(7)
解密日期
年月日，最多X(7)
延長移轉屆滿日期
年月日，最多X(7)
移轉日期
年月日，最多X(7)
電子媒體編號
文字，最多X(25)
微縮編號
文字，最多X(25)
文件產生日期
((年月日)|文字)，最多X(30)
數量
((公文頁數)|(件數))，最多X(4)
計量單位
文字，最多X(4)，如：頁、件、張、捲、幅或(其他)
附件數量
附件之數量，Ｘ(4)
附件單位
文字，最多X(4)，如：頁、件、張、捲、幅或(其他)
類目名稱
文字，最多X(40)
主題
文字，最多X(50)，格式為(代碼)_文字
附註
文字，最多X(50)，格式為(代碼)_文字

全宗號
(檔案來源別,機關代碼)
檔號
(年度號,分類號,案次號,卷次號,目次號)

一般_本月新收件數
件數
一般_截至上月待辦件數
件數
一般_本月創稿數
件數
一般_本月應辦公文總數
件數
一般_六日內辦結
件數
一般_六日內辦結比例
百分比
一般_六至三十日辦結
件數
一般_六至三十日辦結比例
百分比
一般_三十日以上辦結
件數
一般_三十日以上辦結比例
百分比
一般_發文件數
件數
一般_存查件數
件數
一般_辦結件數總計
件數
一般_辦結件數總計比例
百分比
一般_發文平均使用日數
平均日數
一般_待辦件數
件數
一般_待辦件數比例
百分比
一般_未逾辦理期限待辦件數
件數
一般_已逾辦理期限待辦件數
件數

立委_本月新收件數
件數
立委_截至上月待辦件數
件數
立委_本月應辦件數
件數
立委_依限辦結件數
件數
立委_依限辦結件數比例
百分比
立委_逾限辦結件數
件數
立委_逾限辦結件數比例
百分比
立委_逾限五日內辦結件數
件數
立委_逾限五日內辦結件數比例
百分比
立委_逾限五至十日辦結件數
件數
立委_逾限五至十日辦結件數比例
百分比
立委_逾限十至十五日辦結件數
件數
立委_逾限十至十五日辦結件數比例
百分比
立委_逾限十五日以上辦結件數
件數
立委_逾限十五日以上辦結件數比例
百分比
立委_發文平均使用日數
平均日數
立委_待辦件數
件數
立委_待辦件數比例
百分比
立委_未逾辦理期限待辦件數
件數
立委_已逾辦理期限待辦件數
件數

申請_本月新收件數
件數
申請_截至上月待辦件數
件數
申請_本月應辦件數
件數
申請_依限辦結件數
件數
申請_依限辦結件數比例
百分比
申請_逾限辦結件數
件數
申請_逾限辦結件數比例
百分比
申請_辦結案件總數
合計
申請_辦結案件總數比例
百分比
申請_待辦件數
件數
申請_待辦件數比例
百分比
申請_未逾辦理期限待辦件數
件數
申請_已逾辦理期限待辦件數
件數

訴願_本月新收件數
件數
訴願_截至上月待辦件數
件數
訴願_本月應辦件數
件數
訴願_依限辦結件數
件數
訴願_依限辦結件數比例
百分比
訴願_逾限辦結件數
件數
訴願_逾限辦結件數比例
百分比
訴願_辦結案件總數
件數
訴願_辦結案件總數比例
百分比
訴願_待辦件數
件數
訴願_待辦件數比例
百分比
訴願_未逾辦理期限待辦件數
件數
訴願_已逾辦理期限待辦件數
件數

陳情_本月新收件數
件數
陳情_截至上月待辦件數
件數
陳情_本月應辦件數
件數
陳情_依限辦結件數
件數
陳情_依限辦結件數比例
百分比
陳情_六日內辦結件數
件數
陳情_六日內辦結件數比例
百分比
陳情_六至十五日辦結件數
件數
陳情_六至十五日辦結件數比例
百分比
陳情_十五至三十日辦結件數
件數
陳情_十五至三十日辦結件數比例
百分比
陳情_逾限辦結件數
件數
陳情_逾限辦結件數比例
百分比
陳情_辦結件數
件數
陳情_辦結件數比例
百分比
陳情_待辦件數
件數
陳情_待辦件數比例
百分比
陳情_未逾辦理期限待辦件數
件數
陳情_已逾辦理期限待辦件數
件數

專案_本月新增專案數
件數
專案_截至上月待辦專案數
件數
專案_本月應辦件數
件數
專案_依限辦結件數
件數
專案_逾限辦結件數
件數
專案_已辦結件數
件數
專案_已辦結件數比例
百分比
專案_待辦件數
件數
專案_待辦件數比例
百分比
專案_未逾辦理期限待辦專案數
件數
專案_已逾辦理期限待辦專案數
件數

表三 內部用欄位定義

註： (1) “?” 表示可選用
(2) “,” 表示連接
(3) “*” 表示可不選用或多次選用
(4) “+” 表示至少一次或多次選用
(5) “|” 表示任取其一
欄位名稱
說　　　　　　明
收文機關
((全銜,機關代碼?) |(單位名,(機關代碼,單位代碼)?))

承辦單位
單位名
受會單位
單位名
協辦單位
單位名
調卷單位
單位名

分文日期
(年月日,時分?)
改分日期
(年月日,時分?)
延辦日期
(年月日,時分?)
收會時間
(年月日,時分?)
會畢時間
(年月日,時分?)

創簽稿日期
年月日
限辦日期
年月日
歸檔日期
年月日
調卷日期
年月日
應還日期
年月日
展延日期
年月日
催卷日期
年月日+
歸還日期
年月日
起日期
年月日
止日期
年月日

決行
(姓名,職稱?)
審核
(姓名,職稱?)
承辦
(姓名,職稱?)
會辦
(姓名,職稱?)
繕打
(姓名,職稱?)
校對
(姓名,職稱?)
監印
(姓名,職稱?)
調卷人
(姓名,職稱?)

創簽稿字號
(字,文號)
單位收文字號
(字,文號)

會核意見
段落
辦理情形
段落

會稿
(單位名,文字,(姓名,職稱?))
會簽
(單位名,文字,(姓名,職稱?))

續存
年數

展延天數
天數
會辦機關

(全銜,決行,審核,承辦,會辦,收文日期,收文字號,發文日期,發文字號)
主辦機關

(全銜,決行,審核,承辦,會辦,收文日期,收文字號,發文日期,發文字號)

電子交換處理機制類別
可依據機關需要區分第一、二、三類

戳印
有關戳印之說明
七、代碼清冊
(一)公文類別
代　碼
內　　容
1
令
2
函(詳下(二)說明)
3
公告
4
開會通知單
5
簽
6
簽稿會核單
7
會銜公文會辦單
8
公文時效統計
9
呈
A
咨
Z
其他(詳下(三)說明)
(二)函類別
代　碼
內　　容
1
函
2
書函
3
交辦案件通知單
4
交議案件通知單
5
催辦案件通知單
6
移文單
7
機密文書機密等級變更或註銷建議單
8
機密文書機密等級變更或註銷通知單
9
執行命令
(三)其他類別
代碼
內容
1
公務電話紀錄
2
手令或手諭
3
報告
4
箋函或便簽
5
聘書
6
證明書
7
證書或執照
8
契約書
9
提案
A
紀錄
B
節略
C
說帖
D
代電
Ｅ
原本
Ｆ
判決書
Ｇ
起訴書
Ｈ
處分書
Ｉ
定型化表單
Z
非屬以上各類文書
(四)速別
代　碼
內　　容
1
普通件
2
速件
3
最速件
(五)機密等級
代　碼
內　　容
1
普通
2
密
3
機密
4
極機密
5
絕對機密

(六)收發處理本別
代　碼
內　　容
1
正本
2
副本
3
抄本
4
影本
5
譯本
A
稿本
B
草稿
C
定稿
D
底圖
E
藍圖
(七)機關代碼
採行政院人事行政局所編訂之「機關暨學校代碼」。
(八)單位代碼
請參照第17頁規定。
(九)檔案來源別
代　碼
內　　容
A
人事行政局機關學校代碼
B
人事行政局代碼本未列之政府機關
C
人事行政局代碼本未列之私人團體
D
個人檔案
(十)功能
代　碼
內　　容
N
新增
M
修改
D
刪除
(十一)應用限制
代　碼
內　　容
Y
開放
N
不開放
R
限制開放
(十二)媒體型式
代　碼
內　　容
1
紙本
2
底片
3
微縮片
4
幻燈片
5
磁片
6
磁帶
7
光碟
8
錄音帶
9
錄影帶
A
工程圖
B
照片
C
圖表
D
電影片
E
地圖
F
硬式磁碟
Z
其他
(十三)檔案目錄傳送名稱

代　碼
內　　容
Ａ
案卷之檔案目錄彙送
Ｂ
案卷之檔案移轉目錄
Ｃ
案件之檔案目錄彙送
D
案件之檔案銷毀目錄
Ｆ
案卷之檔案銷毀目錄
Ｇ
案卷之擬移轉目錄
Ｈ
案卷之擬銷毁目錄
Ｐ
案件之擬移轉目錄
Ｖ
案件之擬銷毀目錄
Ｔ
案件之檔案移轉目錄
(十四)保存狀況
代　碼
內　　容
A
良好
B
蟲蛀霉蝕
C
檔案散落
D
檔案破損
E
不在架上
F
無法修護
G
遺失
Z
其他
(十五)移轉註記
代　碼
內　　容
1
移轉
2
原機關續管
3
受託保管
4
不移轉
5
延長移轉期限

其他有需用之代碼