060210CTGPNRV14采购及合同管理内控手册v69.doc

1.4 采购及合同管理业务流程

一、 业务流程范围
1 所涉及的业务范围
选择设备供应商；签订框架协议、合同并对框架协议和合同的执行和存档进行管理。
2 所涉及的部门范围
财务部门、法律事务部门、审计部门、纪检监察部门、网络发展（规划、计划建设、采购）部门、以及其他有资本性支出需求的部门
3 所涉及的计算机系统和相关维护部门
办公自动化系统、计划建设管理系统、财务管理系统
企业信息化部门、财务部门

二、 目标
设备采购及项目招标行为规范，符合国家法律法规、相关国际惯例和公司管理制度的要求。

三、 风险
未遵守合同条款要求，未遵循有关法律法规，导致合同索赔、项目停滞或政府处罚。

四、 相关会计科目
无

五、 流程概述
网络发展部门定期编制设备集中采购目录，目录中主要包括设备类别、采购方式等内容。目录中规定了允许下级公司自行采购的设备种类。设备集中采购目录由网络发展部门负责人审核无误后，上报主管副总经理审批，批准后，以文件形式下发给下级公司及本级公司相关部门。下级公司及本级公司相关部门按该文件的要求进行设备集中采购。
1 框架采购流程
1.1 编制采购文件
当按规定需要采用框架协议方式确定设备供应商及设备采购价格时，由网络发展部门组织编制采购文件，并由部门负责人或其授权人审批。如采购文件中的商务规范书部分与标准格式比较有重大变化，还要经法律部门审核。
1.2 组织谈判
采购部门根据以往同类型项目实施记录、业务部门推荐或技术交流等资料确定有资格的物资供应商范围，经采购部门负责人或其授权人审批后，上交主管副总经理或其授权人进行审批。审批通过后，采购部门向相应的物资供应商发出邀请书和采购文件并成立谈判小组，展开谈判工作。
谈判结束后由谈判小组出具谈判总结报告，采购部门在此基础上形成谈判报告，谈判报告由采购部门负责人或其授权人审批后，上报主管副总经理或其授权人审批。批准后由采购部门负责将框架谈判工作的相关文件整理备查。
1.3 框架协议的签订
采购部门根据框架谈判结果组织拟定框架协议、编制合同审批表，交法律部门审核后由主管副总经理或者其授权人进行审批。审批通过后，由股份公司的法人代表或者其授权人与物资供应商签订框架协议。
1.4 框架协议的执行和监督
如果下级公司所需购置的设备属于上级公司规定的统谈分签的范围时，下级公司应按照上级公司签订的相应的框架协议执行。
采购部门负责监督所签订框架协议的执行情况，并会同审计、纪检监察等相关部门不定期对下级公司框架协议的执行情况进行检查。
1.5 对于重要设备采购的框架协议，需提请法律、审计和纪检监察部门参与框架协议的谈判、签订工作。
2 招标采购流程
2.1 编制招标文件
当按规定需要采用招标方式确定设备供应商时，由网络发展（规划、计划建设）部门组织编制技术规范书，由采购部门组织编制商务规范书并与技术规范书汇总为招标文件。招标文件由网络发展部门负责人或其授权人审批。如商务规范书部分有新的变化，还要经由法律事务部门进行审核。
如属于土建项目，则按规定必须由相关政府部门进行公开招标，相关流程不在此流程中规定。
2.2 组织招标
采用自行招标方式的项目，招标单位应该在招标工作开始以前取得自行招标资格，否则应委托招标代理公司完成招标工作。招标单位应审核受委托招标的招标代理公司的相应资质证明。
招标方式有公开招标和邀请招标两种。
邀请招标：
采用邀请招标方式的项目，采购部门会同工程建设和需求部门提出邀请招标范围，并报部门负责人或其授权人核准。重大项目报主管副总经理审批。并按照相关招标流程的规定展开招标工作。
公开招标：
采用公开招标方式的项目，按国家公开招标流程执行。
2.3 进行评标
评标活动应按国家相关法律法规所规定的方式进行。
评标专家应从评标专家库中抽取，成立评标委员会；评标委员会组成应符合国家相关规定。
设备供应商投标后，由招标人按照有关规定组织进行开标、评标工作，并记录开标的全过程，然后备案。如果投标人少于规定数量，应重新进行招标，或者向国家有关主管部门做出书面说明，在取得国家有关主管部门的批准后，招标工作可以继续进行。投标文件由评标委员会进行评审，出具评标报告，并由评标委员会全体成员签字。采购部门在评标报告的基础上提出采购报告；采购报告（附评标报告）由网络发展部门负责人审批后，报主管副总经理审批。主管副总经理在推荐的中标候选人中确定中标厂家或决定是否提交采购委员会决策。批准后由采购部门/招标代理公司向中标厂家发出中标通知书，并负责将招、投标活动相关文件整理归档。采用公开招标方式的，招标代理公司在发出中标通知书之前应将中标结果在网站上公示一定时间，如果有投诉，应在规定时间内回复处理意见。
2.4 对于重要设备的采购，需提请法律、审计和纪检监察部门参与项目招标工作。
2.5 合同审批及签订
采购部门根据审批的采购意见，与选定的设备供应商，共同拟定采购合同；采购部门组织校签，具体项目采购负责人要在合同文本正文及附件首页上校签。
采购部门填报合同审批表，交法律部门审核，商务条款如有重大变动或需财务直接付款的需经财务部门审核，审核后交由主管副总经理审批。审批通过后，由股份公司的法人代表或者其授权人与设备供应商签订正式合同。
采用采购代理方式的，由公司的法人代表或者其授权人作为最终用户会同采购代理公司与设备供应商三方签订正式合同。
2.6 招标选定供应商后，需要和相关供应商签订框架采购协议的相关流程，参照上述“框架采购流程”中自第三点后的流程执行。
3 合同谈判方式采购流程
按照有关规定，可不采用招标方式完成设备采购的情况，按照项目金额和性质的不同，由相应的权限机构进行审批确认可以不采用招标方式。
审批通过后，网络发展（计划建设）部门组织编制技术规范书，采购部门组织编制商务规范书并汇总为采购文件；组织相关专家与选定的设备供应商进行技术、商务谈判；根据谈判情况，组织编写采购报告并按相应权限进行审批。审批通过后，采购部门组织拟定采购合同。合同校签后，填报合同审批表进行合同审批。审批通过后，由股份公司的法人代表或者其授权人与设备供应商签订正式合同。
3.1 相关IT流程：
(1) 物资采购部门人员或项目主管人员将订单模版或合同信息导入/输入计划建设管理系统/模块/办公自动化系统中。
(2) 相关部门和公司领导在办公自动化系统/计划建设管理系统中审批。
(3) 办公自动化系统的合同审批状态自动传回计划建设管理系统/模块中。
(4) 合同签订后，由法律事务部主管在办公自动化系统中将合同设置为已归档/已签署状态。
(5) 若计划建设管理系统与财务管理系统有系统接口，合同相关信息通过系统接口自动传到财务管理系统。
4 对于设计、施工、系统集成、监理、招标代理等工程建设相关服务提供商的采购，参照上述流程施行。

六、 控制点及监督检查方法

控制点
手工/自动
原有/新增
监督检查方法
编制设备集中采购目录

采购部门负责人、主管副总经理审核、审批设备集中采购目录，并以正式文件下发。
手工
原有
检查采购部门负责人的审核意见及签字、分管副总经理的审批意见及签字确认；检查关于设备集中采购目录的正式文件。
（一）框架采购流程

1 编制采购文件

1.1 采购部门负责人或者其授权人审批采购文件；
手工
原有
1.1检查采购部门负责人的审批意见。
1.2如采购文件中的商务规范书部分与标准格式比较有重大变化，还要经法律部门审核
手工
原有
1.2检查法律部门对商务规范新变化的审核意见。
2 组织谈判

2.1采购部门负责人或者其授权人审批有资格的供应商范围；
手工
原有
2.1检查采购部门负责人或者其授权人的审批意见；
2.2 主管副总经理或者其授权人审批有资格的供应商范围；
手工
原有
2.2 检查主管副总经理或者其授权人的审批意见；
2.3谈判结束后出具谈判报告，并由谈判小组全体成员签字
手工
原有
2.3 检查谈判报告和谈判小组成员的签字
2.4 谈判报告由采购部门负责人或其授权人审批；
手工
原有
2.4 检查采购部门负责人或其授权人对谈判报告的审批意见；
2.5 谈判报告由主管副总经理或其授权人审批
手工
原有
2.5 检查主管副总经理或其授权人对谈判报告的审批意见
3 框架协议的签订

3.1 由采购部门编制合同审批表，并视框架协议性质的不同分别由不同权限机构进行审批并签字
手工
原有
3.1 检查不同权限机构在合同审批表上的审批意见和签字。
3.2 只有经授权的物资采购部门人员或项目主管人员能够将订单模版或合同信息导入/输入计划建设管理系统/模块/办公自动化系统中。
自动
新增
3.2检查只有经授权的物资采购部门人员或项目主管人员能够将订单模版或合同信息导入/输入计划建设管理系统/模块/办公自动化系统中。
3.3只有相关部门和公司领导能够在办公自动化系统/计划建设管理系统中审批合同内容。
自动
新增
3.3检查只有相关部门和公司领导能够在办公自动化系统/计划建设管理系统中进行审批。
3.4 办公自动化系统的合同审批状态自动传回计划建设管理系统/模块中。
自动
新增
3.4 检查所有合同审批状态从办公自动化系统自动传回计划建设管理系统/模块中。
3.5 合同签订后，只有法律事务部主管能够在办公自动化系统中将合同设置为已归档/已签署状态。
自动
新增
3.5合同签订后，检查只有法律事务部主管能够在办公自动化系统中将合同设置为已归档/已签署状态。
3.6若计划建设管理系统与财务管理系统有系统接口，合同相关信息通过系统接口自动传到财务管理系统。
自动
新增
3.6检查在财务管理系统中经接口自动反映合同相关信息的完整性和准确性。
4 框架协议的执行和监督

4.1 属于上级公司规定的统谈分签的范围时，下级公司应按照上级公司签订的相应的框架协议执行
手工
原有
4.1 检查下级公司签订的统谈分签合同是否与上级公司的框架协议一致
4.2 采购部门会同审计、纪检监察等相关部门不定期对下级公司框架协议的执行情况进行检查。
手工
原有
4.2 检查对框架协议执行情况检查结果的相关报告
5根据框架协议性质的差异，法律、审计和纪检监察部门应该不同程度地参与框架协议的谈判、签订和执行监督工作
手工
原有
5 依据权限列表规定，检查法律、纪检监察、审计部门参与框架协议相关工作的书面证据，如相关报告。
(二) 招标采购流程

1编制招标文件

1.1招标文件完成后，采购部门/网络发展部门/建设单位负责人或其授权人审批招标文件。由法律事务部门对商务规范部分的新变化进行审核，

手工
原有
1.1检查采购部门/网络发展部门/建设单位负责人或其授权人的审批意见及签字；检查法律事务部门对商务规范部分新变化的审核意见。
1.2按项目金额和性质的不同，招标文件由不同的权限机构审核。
手工
原有
1.2检查招标文件的审批意见及签字，并将项目金额、性质、审批人与权限列表规定进行核对。
1.3 按照有关规定，可不采用招标方式的项目审批按照项目金额和性质的不同，由相应的权限机构进行审批。
手工
原有
1.3 检查采购请示的审批意见及签字，并将项目金额、性质、审批人与权限列表规定进行核对。
2组织招标

2.1单位应审核受委托招标的招标公司的相应资质证明。
手工
原有
2.1对于采用委托招标方式的项目，检查招标公司的资质证明，以及委托合同。
2.2采用邀请招标的，采购部门/网络发展部门/建设单位确定参与邀请招标单位的范围，交由相应部门负责人审批。

手工
原有
2.2采用邀请招标的项目，询问相应部门相关工作人员确定供应商范围的依据；检查相应部门负责人对发标范围的审核意见及签字确认。
2.3依据项目金额和性质的不同，由不同权限机构对邀标范围进行审批。
手工
原有
2.3检查供应商范围的审批意见及签字，并将项目金额、性质、审批人与权限列表规定进行核对。
2.4采用公开招标的，招标文件应按规定通过相关专家的审查。
手工
原有
2.4采用公开招标的项目，检查相关专家对其招标文件的审查意见及签字，确定相关专家是否具有资质。
3进行评标

3.1 评标委员会出具评标报告，并由评标委员会全体成员签字。
手工
原有
3.1检查评标委员会出具的评标报告与签字。
3.2采购部门/网络发展部门/建设单位负责人审核评标报告。
手工
原有
3.2检查相关部门负责人对评标报告的审阅意见及签字。

3.3主管副总经理或其授权人员审阅评标报告，并在推荐的中标候选人中确定中标厂家。
手工
原有
3.3检查主管副总经理或其授权人员对评标报告的审阅意见（包括确定的中标厂家）和签字。
3.4根据项目金额和性质的不同，部分项目的中标厂家需要提交采购委员会决策。
手工
原有
3.4检查采购委员会决策意见。
4对于重要设备的采购，需提请法律、审计和纪检监察部门参与项目招标工作。
手工
原有
4依据权限列表规定，检查法律、纪检监察、审计部门参与项目招标工作的书面证据，如相关报告。
5 合同审批及签订

5.1采购部门填报合同审批表，并按项目金额和性质的不同，合同审批表由相应的权限机构进行审批。
手工
原有
5.1检查合同审批表上的审批意见及签字；将项目金额、性质、审批人与权限列表进行核对。
5.2采购报告审批通过后的合同审批及签订参见上述“招标采购流程”中第5点执行。
手工
原有

（四）对于设计、施工、系统集成、监理、招标代理等工程建设相关服务提供商的采购，参照上述流程施行。
手工
原有

七、 主要控制点相关文件
1 设备集中采购目录
2 技术规范书
3 商务规范书
4 招标文件
5 招标资格证明文件(自行招标项目)
6 委托招标合同
7 受委托招标公司资质证明
8 核准招标范围
9 评标委员会组成通知及人员名单
10 评标报告
11 中标通知书
12 草拟合同
13 合同初稿
14 正式合同
15 备案合同
16 合同执行情况检查记录

八、 相关制度及备查文件
1 国务院、国家计委、建设部、信息产业部工程管理文件汇编
2 中国电信集团工程管理文件汇编
3 关于印发《中国电信集团应急建设流程指导意见（试行）》的通知（中国电信【2003】424号）
4 关于印发《中国电信集团通信建设项目招标投标管理办法》的通知（中国电信【2002】357号）
5 关于印发《中国电信集团通信设备采购集中管理实施细则》的通知（中国电信【2002】367号）
6 关于印发《中国电信集团建设项目（工程）财务管理办法》的通知（中国电信【2003】472号）
7 关于印发《中国电信集团工程建设项目审计暂行办法实施细则》的通知（中国电信【2002】511号文件）