档案管理的基础知识与操作实务.doc

南玻集团

2010年度档案员培训
档案管理的基础知识

档案管理工作操作实务
第一部分 档案管理的基础知识
一、几个基本概念
1、档案。《档案法》对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、企业档案。企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。
第一部分 档案管理的基础知识
3、企业档案的作用：⑴凭证作用；⑵参考作用；
具体体现在以下几方面：
a.档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 
b.档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 
c.档案我们积累和传播知识重要载体。 
d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。
第一部分 档案管理的基础知识
二、档案工作
1、档案工作的性质
　-专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。
-服务性：为企业各项工作服务。
　-机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。
第一部分 档案管理的基础知识
2、档案管理工作的内容
八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。
六环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用
第一部分 档案管理的基础知识
3、档案工作的原则：
－统一领导、分级管理
－集中统一管理
第二部分 档案管理的操作实务
第一章 档案整理的几个概念
第二章 文书档案的整理
第三章 科技档案的整理
第四章专门档案的整理
第一章、档案整理几个概念
一、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
第一章 档案整理几个概念
三、档案整理的方法 :
1、以“案卷”为单位整理。
a案卷
b立卷
c以案卷为整理单位的应用范围:
科技档案；部分文书档案；专门档案
2、以“件”为单位整理。
第一章、档案整理几个概念
四、档案分类
1.按照整理方法的不同，可将档案分为：
文书档案
科技档案
专门档案
2.集团档案分类大纲
党群工作、行政管理、业务管理、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案、产品档案等
第二章 文书档案的整理
一、文书档案整理流程
鉴定――分类――装订――排列――盖档号章――填写档号――著录――装盒、排架
第二章 文书档案的整理
（一）鉴定：
归档文件的来源主要有：集团下发的文件、单位内部形成的文件、政府部门针对本单位发文或需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目，合作单位按要求向本单位提交的文件。对照归档范围来确定某类文件是否需要归档。
（二）分类：根据集团及各公司情况，文件材料产生量不大，因此采用 “年度----保管期限”结合事由分类法。
1.分年度：将归档文件按其形成年度分开。
2.分保管期限：严格对照本公司《归档文件分类、保管期限表》，将同一年度内的文件按永久、长期、短期或永久、30年、10年三种保管期限分开。从2010年起，集团档案的保管期限按国家档案局8号令改为永久、30年和10年。
3.分类别：将同一类别的文件排列在一起。
（三）装订：归档文件以“件”为单位进行装订。
1.件的概念。
原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一 件；正文与附件为一件；同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函为一件，但跨年度的则各为一件；文件处理单与相关文件为一件。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；印章登记表等各种报表、图册，按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。

注：不允许若干件一个类型的归档文件合为一件，如将一个年度的所有“通知”作为一件。
2.保管期限为永久或长期、30年的归档文件，最好拆除生锈金属物，采用线装、或胶装，也可以用不锈钢备用夹，但装订前需进行扫描。扫描件分年度存储于硬盘，同时上传至档案管理系统中该条目录的原文处，并在一个年度结束后以年度为单位刻录在光盘上脱机保存。
3.较厚归档文件采用三点一线方法进行装订。
4. 成册的文件材料，如印章登记本、刊物等，可保持原貌。
5.保管期限为短期或10年的文件，根据实际情况选择装订方法。
（四）排列。在同一年度、保管期限内，结合机构（问题）或事由按文件形成时间进行排序。
（五）盖档号章，填写相关内容。归档章盖在文件首页右上方空白处，若右上方无空白，则盖在其它容易查看的地方。
档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。
全宗号：各单位代号；
年度：即文件形成年度；
保管期限：可以写永久、长期、短期、30年、10年，也可以只写代号：Y、C、D、30、10；
件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。
（六）著录，即编目。请示与批复为一件时，只对批复进行编目。
1.全宗号：各单位代号。
2.年度：指归档文件文件的形成年度（如 2002，2003），要求写全。
3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其代号或是年限。
4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如001、089。
5.文件编号：文件编号号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。
6. 题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，为方便检索，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[ ]”以示区别。如任免通知[XX，XXX]，或通知[关于加强劳动纪律的通知]
7. 责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。责任者可以用通用简称，如“中国南玻集团股份有限公司”，可以简化为“南玻集团”。如无通用简称，则用全称。
8.主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省略。
9.日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示，如20080101。
10.页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面就算是一页。空白页不计页数。
11.份数：一般归档文件只保存1份，利用频繁或非常重要的可以保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应在备注中注明。
12.实体分类号：就是档案分类、保管期限表中归档文件的实体分类。
13.档号：此项由系统自动生成。
14.盒号：为所有年度的大流水号，从第一盒档案排起。作为查找档案的辅助项目。因有些公司插卷很多，此项不强制要求填写。
15.存放位置：此项为查找档案档案的辅助项目，为方便查找档案，建议填写。
16.备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括缺损、销毁等。
17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示，为内部。
（七）装盒、排架
1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。
※ 特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。
2.备考表：如文件盒内有备考表，直接填写其中项目；若没有，则打印一份，将其置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
3.背脊：填写年度、保管期限和起止件号。
4.排架：按年度从档案柜最上层排起，永久和长期的可以一起排架，短期则另排一架。
第三章 科技档案整理
一、科技档案的基本种类
科技档案是指分类表中的基本建设、设备仪器、科研档案、产品档案
二、科技档案档号编写方法
单位代号----一级类目·二级类目----案卷号
例：CSG11----04.01----001
CSG11是单位代号，深圳浮法代号
04为一级类目代号，即基本建设类
01为二级类目代号，即第一个基建项目
001为案卷号，即第一个案卷
科技档案的档号：就是科技文件的案卷编号
第一节 基建档案管理
一、注意区分基建工程准备阶段文件与文书档案的区别
在《建筑工程管理资料规定》的附录A中，明确了各个阶段都会产生哪些文件，在工程项目准备阶段中的文件，如：项目建议书与批复、用地批准文件等容易与文书档案混淆，要注意区分。
二、注意由建设单位收集的文件的收集和积累
工程准备阶段与工程竣工验收阶段的文件是由建设单位收集和积累的。有新项目动工时，如若由档案室来负责产生文件的保存，那么要注意这两个阶段的文件的收集。
三、注意案卷题名的拟定
案卷题名要能反应本卷文件的内容，一般采用三段式：
一是项目的名称；二是项目的组件、部件、专业、阶段的名称；三是项目文件的名称。
如：南玻工业大厦（项目名称）结构（专业）竣工图。
四、注意与当地城建档案部门保持联系
各地城建档案部门对移交档案的要求不一样，要了解公司所在地城建档案部门的要求，尽量关注文件形成的质量，使其能够满足要求，减少重复工作。
第三节 设备档案的管理
一、设备档案的内容
设备档案包括计划采购到设备报废过程中产生的全部文件资料。如：前期的购买计划、请示批复、采购合同，到设备的开箱验收记录、安装调试记录、验收运行记录，到使用过程中的维修大修、中修记录，到设备报废时的报废文件等。
二、设备档案的收集
注意档案收集的齐全完整。
在归档时注意：在新购设备开箱时，就有档案员在场对技术资料进行核对登记，在安装调试完成后三个月内将随机文件材料归档。
三、设备档案的分类
理论上有以下几种分类方式：
(1)、性质—型号分类法：性质—型号—结构隶属—案卷：如生产设备—LYY打磨机-01（案卷）；办公设备—方正科技电脑—显示器—01（案卷）
(2)、工序—型号分类法：工序—型号—结构隶属—案卷 如：一个啤酒制造企业的设备档案按工序可分为：发酵——A保温机—01，粉碎—M磨浆机—01，罐装等工序。
（一）在本集团，基本上每条生产线按工序来进行分类。以浮法厂的设备为例：
一条浮法线包括以下几个工序：原料、熔窑、锡槽、退火窑、控制系统、冷端等一些工序。
建议分类：
1.每条线分为一大类，为二级类目
2.每条生产线下按工序分类，为三级类目，所有合同与工序一样，组成一个单独的三级类目
3.三级类目下按文件的性质组卷。
（二）对于单套设备，如叉车、起重机等，将其组成一个新的项目，很多公司叫“公用工程”，作为其二级类目，三级类目按照设备的种类设置，三级类目下是案卷。要求一机一卷。
四、设备档案的组卷
设备档案按其种类、阶段或者文件材料的性质等分别组卷。
种类：即将同一种类设备组织到一卷中。如浮法线中原料车间的刮板机相关文件组成一卷或者几卷。
阶段：即自制的设备按立项初期、竣工组卷。如立项阶段管理性文件、竣工材料等。
文件材料的性质：即图纸、文字性材料等。
五、案卷的装订、装盒
设备档案与基建档案一样，一般是文字性材料组卷后需装订，装订采取不锈钢夹或者线装的方式；图纸、成册的文件材料不需装订，直接装盒。案卷内不允许在生锈金属物。
有些材料，如随机说明书等，体积较大，不便装盒，也可在贴上背脊，不用装盒。
另：部分以活页形式装订的材料，必须重新用线装固定。
六、编号、编目
1.页号： 为了便于查找卷内的设备文件材料，就需要重新逐页编写案卷统一的流水顺序页号
1）案卷内设备文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2）单面书写的设备文件材料在其右下角编写页号；双面书写的设备文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。
3)成套图样或印刷成册的设备文件材料，自成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号
2.编目：只需按照档案管理系统相关内容填写即可，与文书档案类似
七、设备档案的利用
1.设备档案中应用较频繁的材料，如使用说明书、零件图册等，如有两份，则档案室留存一份，现场存留一份；如只有一份，现场可留一份复印件。
2.若材料过厚，不易复制，使用单位可与档案室协商，责成专人保管，并定期办理借阅手续。
第四章 专门档案的整理
第一节 实物档案
一、实物档案的归档范围
1.集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、证书等；
2.公务活动中获赠的纪念品；
3.本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；
4.其它有保存价值的实物。
第一节 实物档案
二、归档要求
1.个人在公务活动中获得的奖状、证书、纪念品等实物档案应先由集团档案室拍照登记，再交由个人保管。
2.归档的实物应用数码相机拍成照片，并将照片挂接到档案管理系统中相应实物档案条目后。
三、实物档案的编号、著录
实物档案的档号：全宗号－类目号（一级类目＋二级类目）－顺序号。如：
CSG01—SW1—001
CSG01 集团总部代号（全宗号）
SW 实物类代号（一级类目）
1 牌匾类代号（二级类目）
001 顺序号，第一件牌匾类实物
注：如本单位实物较少，也可不用二级类目。
四、实物档案的保管
1.小于A4幅面的实物，如证书等，贴好标签后按顺序装入档案盒或放入资料立架中，存放于档案柜。
2. 较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品等，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管，也可放置于走廊或会议室等处陈列，以更好地发挥宣传作用。
第二节 照片档案的管理
一、数码照片的归档范围
1.选择性归档
重要的、有代表性的、有参考利用价值的
2.归档照片的数量
各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体分析。
二、数码照片的归档流程
收集----挑选----分组编写组说明----冲印----装册----编写照片说明----刻录
1.收集。按照归档范围，收集有必要归档之照片。
2.挑选。将重要的、有代表性的、最能够体现本次活动背景的照片挑选出来。
3.分组、编写组说明。一组照片不是一类照片，而是一次活动形成的照片。组说明包括本次活动的时间、地点、人物和事由。如：XX年XX月XX日XX视察东莞南玻绿色能源产业园。组说明就是该组照片所在文件夹的名称。
4.冲印。每一年结束后，将本年度所有需归档照片到数码照片冲印点进行冲印，一般冲印照片大小主6寸。
5.装册。将冲印好的数码照片装入专门的照片档案册。
6.编写照片说明。组说明在本组照片之前。组内每张照片的说明，主要是人物、地点及事件细节。（摄影者和背景一般略）
7.刻录。将一个年度的照片记录到一次性写入不可擦写的光盘上，并在盘面上做好记录。如XX年度数码照片。
谢谢！