龙华科技大学信件包裹处理作业管理要点.docx

龍華科技大學信件包裹處理作業管理要點
中華民國94年8月31日行政會議通過
一、本作業要點係依公務用郵及託送作業辦法(法規彙編編號06-05-05)相關規定制定，旨在明訂信件包裹處理之相關作業規範。
二、信件託送作業：
(一)各單位之郵件請詳填郵遞區號、地址及收件者，並請加註寄件單位。如未填郵遞區號者，一律請原單位填寫完畢後再郵寄。
(二)使用公務郵票，請填「送郵登記簿」資料，如發現其資料有誤差者，一律請原單位修改正確後再郵寄。
(三)私人信件託送者，亦請填「送郵登記簿」資料，其郵資請打「×」，如發現資料有誤差，一律請修改正確後再郵寄。
(四)有時效性之郵件，請送件時面洽特別聲明，並商議處理方式。
(五)文書組每日派專人至郵局投遞信件時間，上午為十時三十分，下午為三時三十分，遇寒暑假調整下班時間時，則依下班時間提前一小時。
(六)為避免造成下班時間該郵件保管上之困擾，請各單位擬託交郵件預留登記及填表貼郵等之前置作業時間，超過下午送郵時間，請隔天上午再至文書組登記用郵為原則。
(七)郵寄掛號、限時掛號及包裹信件等，三封(含)以上請填寫「大宗明細表」，如未填寫者，一律請原單位填寫完畢後再郵寄。
(八)大宗明細表及收執單據存文書組，如投寄單位有存查單據的需求，請複印影本存文書組。
三、收信作業(標準作業流程如附圖)。
(一)收信時間：
1.限時掛號及國內快捷信件每日到達二次，分別約於上午十一時及下午十六時。一般信件（掛號、包裹及平信）每日到達一次，時間約於下午十五時。民間郵局、貨運及快遞業務等則不定時送達。
2.郵局信件送達時，由警衛室通知文書組，文書組人員攜帶「門禁卡」及「收文章」（需調整日期為當日）至一樓領取信件（一般信件需推推車）。
(二)整理信件：
以收件單位為區分原則，公務及教職員之平信及限時信件直接放置收件人所屬單位信箱。
(三)登錄作業：
1.教職員：限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，登錄「教職員掛號登錄簽領簿」，並更新櫃臺上「各單位信件包裹領取數量統計表」。(登錄內容需詳填收件日期、收件單位、收件人、信件類別、信件號碼及寄件人)
2.學生：限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，登錄「學生掛號登錄簽領簿」，並更新網路上資料，以便利學生查詢。(登錄內容需詳填收件日期、收件單位、收件人、信件類別、信件號碼及寄件人)
四、領信作業：
(一)教職員：領取掛號及包裹等信件，於「教職員掛號登錄簽領簿」上填寫領件單位、領件人及日期，再至檔案室尋找信件。如非本人或同單位同事領取，請事先電洽文書組。（代領人為學生，需詳留此學生班級、學號及連絡電話等資料）
(二)學生：領取掛號及包裹等信件時，需查學生證或身份證等有照片之證明文件(代領者應加驗代理人身份證件，並留下班級、連絡電話等資料)，確認無誤後，請學生於「學生掛號登錄簽領簿」上填寫領件單位、領件人及日期，再至檔案室尋找信件。
五、保管作業：
限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，登記處理完畢後，放置檔案室各單位（以一級單位為主）信件保管區。
六、退件：
限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，逾期二週未領取之信件，一律辦理退回。
七、本要點經行政會議通過，陳請校長核定後公布實施，修正時亦同。