13内蒙古分公司非有价保险单证管理实施细则.doc

华泰人寿保险公司内蒙古分公司（筹）非有价保险单证管理实施细则第一章 总则第一条 为加强公司非有价保险单证管理，完善内部控制制度，防范经营风险，根据华泰人寿非有价保险单证管理办法（华寿字【2010】188号）文件要求，特制定本细则。第二章 非有价保险单证管理职责第二条 分公司及中心支公司人事行政部为相应机构的非有价单证协调管理部门。根据当地监管要求，设立专职或兼职单证管理员，支公司及以下机构指定专人管理。一、单证管理员应及时对单证的入库、出库逐笔进行系统处理，登记单证使用明细台账（附件一）。月末计算账面库存数量，并进行单证实物盘点核对，填写单证盘点表（附件七），并将盘点结果上报上一级单证管理部门。台账登记、系统记录及实物库存情况应账账相符、账实相符。 二、单证管理员应按月度将单证验收单、印刷申请表、入库单、调拨单等单证管理单据装订成册，并妥善保管。对库存未用单证应入柜保存，保证单证状况良好。严禁随意堆放。三、单证管理员应定期或不定期对所辖机构的单证使用情况进行监督和检查，检查内容包括：（1）台账登记及系统操作及时性、准确性。（2）单证入库、出库、发放、回销手续完整性。（3）单证及有关单证管理单据使用、保管规范性。（4）账实、账账一致性。第三章 非有价保险单证管理流程第三条 非有价保险单证申请分公司人事行政部单证管理员于每月20日左右（特殊情况除外）征集各部门、各中支非有价单证需求量，可适当预留库存量，填写非有价保险单证领取表（附件六），经相关部门负责人及分公司负责人签字确认后，将扫描件上报总公司办公室单证管理员。第四条 非有价保险单证验收分公司单证管理员会同单证使用部门根据总公司办公室发货清单（附件五）对送达的单证实物进行验收，验收采取随机抽样的方式，对单证的种类、数量、内容进行核对，办理入库手续。每次验收均应做好非有价保险单证验收记录（附件二）。验收记录由参加验收人员共同签字后留存备案。第五条 非有价保险单证入库及出库一、非有价保险单证入库非有价保险单证实物验收后，重控单证需在单证管理系统中进行入库操作，同时登记入库台账（附件一），非重控单证只需登记入库台账（附件一）。二、非有价保险单证出库1、单证出库时，单证管理员根据各单证使用部门单证领取表办理出库，重控单证在单证系统中进行调拨出库操作，同时登记出库台账（附件一），非重控单证只需登记出库台账，并将相关发货信息（附件五）发送至需求部门，作为需求部门验收入库的依据。2、分公司单证管理部门只对各单证使用部门及各中心支公司单证管理部门单证管理员进行单证调拨。即非有价单证领用必须以部门为单位向单证管理员领取使用。领用时填写单证领用申请表（附件六）。3、非有价保险（重控）单证出库及使用要求：（1）领用单证数量不能超过上次使用后核销单证数量。（2）分公司单证管理员在单证实物出库时，须同时在单证管理系统中进行单证出库操作，确保单证实物出库与系统出库记录的数量、号段一致。（3）非有价保险单证（重控）须按单证编号从小到大顺序出库及使用，严禁跳号发放。第六条 非有价保险单证盘点月末分公司单证管理员根据单证使用部门提供的非有价保险（重控）单证回销统计表，与系统出库的单证数量进行核对，并检查非有价保险（重控）单证回销统计表和系统回销情况是否一致，且单证管理部门及单证使用部门签字确认。非有价保险（重控）单证做到日清月结，帐实相符。同时还须根据非有价单证盘点表（附件七），盘点本机构所有非有价单证，并将盘点情况上报总公司单证管理员。第七条 非有价保险（重控）单证管理的系统回销一、非有价保险（重控）单证的系统回销包括以下五种状况。1、正常回销：对正常使用无误，没有污损的单证处理。2、作废回销：对使用有误、或有污损的单证处理。3、遗失回销：对本章四所列示单证的处理。4、销毁回销：对停用单证的处理。5、空白回销：对强制回收单证的处理。二、回销责任人1、非有价保险（重控）单证的系统正常回销、作废回销、空白回销责任人为单证使用部门的单证管理员。2、非有价保险（重控）单证的系统遗失回销、销毁回销责任人为单证管理部门的单证管理员。三、回销时效非有价保险（重控）单证要求当日使用的单证，必须在当日下班前完成系统回销操作。代理单位领用的非有价保险（重控）单证必须在领用后90天内核销，其他机构和个人领用的单证必须在领用后60天内核销。四、非有价保险（重控）单证遗失是指非有价保险（重控）单证在存放和使用过程中因未妥善保管等原因而发生遗失。下列情况视为单证遗失：1、单证确实遗失2、领取人离职时未能交回单证3、清理期间已过未能收回单证非有价保险（重控）单证遗失时，必须在发现后1周内，经单证管理部门负责人审批后登报声明并办理遗失核销手续，登报声明的费用由遗失责任人承担并按规定赔偿损失。第八条 非有价保险单证的销毁一、总公司有特殊要求需立即销毁外，对废止和作废的单证须定期进行销毁。单证废止是指某类单证停止使用或停止印制，标志着该类单证生命周期的结束，产品停售、单证改版均会引起单证的废止。单证作废是指个别单证因污损、毁坏、涂改等而无法使用。单证作废时，必须当即将单证剪角，并在3天内交单证管理员，经单证管理部门负责人审批后加盖“作废”章并办理作废核销手续。并同时在作废单证登记簿（附件八）上登记，记录单证作废的时间、号码及原因。二、非有价保险单证销毁处理1、非有价保险单证的销毁需由单证管理员填写非有价保险单证销毁申请书（附件三），报总公司单证管理员，经相关部门审批后方可销毁。2、可销毁单证必须进行专业的销毁处理，须粉碎或打成纸浆，大批量单证销毁应交造纸厂集中进行专业销毁。3、废止及作废单证经总公司相关部门鉴定后，确定没有保存价值或已到保存期限没有继续保存必要的，必须进行销毁。4、单证销毁时，单证归口使用部门和单证管理员要亲临现场，检查销毁质量。销毁完毕，应清理销毁现场，保证单证彻底销毁。5、单证销毁必须造册登记，销毁工作结束，参加销毁人员要在销毁清单上签章证明，销毁清单必须归档永久保管，并将销毁结果上报总公司办公室备案。第四章 中心支公司非有价保险单证管理流程第九条 非有价保险单证申请中心支公司单证管理员于每月15日左右征集单证使用需求量，由中心支公司单证使用部门和渠道填写非有价保险单证领取表（附件六），经相关部门负责人签字确认后，中心支公司单证管理员根据需求量适当预留库存，填写汇总表非有价保险单证领取表（附件六），经财务负责人及中心支公司总经理签字确认，将扫描件上报分公司单证管理员。第十条 非有价保险单证验收中心支公司单证管理员会同单证使用部门根据分公司发货清单（附件五）对送达的单证实物进行验收，验收采取随机抽样的方式，对单证的种类、数量、内容进行核对，办理入库手续。每次验收均应做好非有价保险单证验收记录（附件二）。验收记录由参加验收人员共同签字后留存备案。第十一条 非有价保险单证入库及出库一、非有价保险单证入库非有价保险单证实物验收后，重控单证须在单证管理系统中进行入库操作，同时登记入库台账（附件一），非重控单证只需登记入库台账（附件一）。二、非有价保险单证出库1、单证出库时，中心支公司单证管理员根据各部门单证领取表办理出库，重控单证在单证系统中进行调拨出库操作，同时登记出库台账（附件一），非重控单证只需登记出库台账，并将相关出库信息（附件五）发送至需求部门，作为需求部门验收入库的依据。2、中心支公司单证管理部门只对各单证使用部门进行单证调拨。3、非有价保险（重控）单证出库、使用要求（1）单证领用数量不能超过上次使用后核销的单证数量。 （2）中心支公司单证管理员在单证出库时，须同时在单证管理系统中进行单证出库操作，确保单证实物出库与系统出库记录的数量、号段一致。（3）非有价保险（重控）单证须按单证编号从小到大顺序发放，严禁跳号发放。（4）非有价保险（重控）单证的使用，须按单证编号从小到大顺序使用，严禁跳号使用。第十二条 非有价保险单证盘点月末中心支公司单证管理员根据单证使用部门提供的当月非有价保险（重控）单证回销统计表，与系统出库的单证数量进行核对，并检查非有价保险（重控）单证回销统计表和系统回销情况是否一致，且单证管理部门及单证使用部门签字确认。非有价保险（重控）单证做到日清月结，帐实相符。同时还须根据非有价单证盘点表（附件七），盘点本机构所有非有价单证，并将盘点情况上报分公司单证管理员。第十三条 非有价（重控）保险单证管理的系统回销一、非有价保险单证的系统回销包括以下五种状况。1、正常回销：对正常使用无误，没有污损的单证处理。2、作废回销：对使用有误、或有污损的单证处理。3、遗失回销：对本章四所列示单证的处理。4、销毁回销：对停用单证的处理。5、空白回销：对强制回收单证的处理。二、回销责任人1、非有价保险（重控）单证的系统正常回销、作废回销、空白回销责任人为单证使用部门的单证管理员。2、非有价保险（重控）单证的系统遗失回销、销毁回销责任人为单证管理部门的单证管理员。三、回销时效非有价保险（重控）单证要求当日使用的单证，必须在当日下班前完成系统回销操作。代理单位领用的非有价保险（重控）单证必须在领用后90天内核销，其他机构和个人领用的单证必须在领用后60天内核销。四、非有价保险（重控）单证遗失是指非有价保险（重控）单证在存放和使用过程中因未妥善保管等原因而发生遗失。下列情况视为单证遗失：1、单证确实遗失2、领取人离职时未能交回单证3、清理期间已过未能收回单证非有价保险（重控）单证遗失时，必须在发现后1周内，经单证管理部门负责人审批后报分公司统一登报声明并办理遗失核销手续，登报声明的费用由遗失责任人承担并按规定赔偿损失。第十四条 非有价保险单证的销毁一、总公司有特殊要求需立即销毁外，对废止和作废的单证须定期进行销毁。单证废止是指某类单证停止使用或停止印制，标志着该类单证生命周期的结束，产品停售、单证改版均会引起单证的废止。单证作废是指个别单证因污损、毁坏、涂改等而无法使用。单证作废时，必须当即将单证剪角，并在3天内交单证管理员，经单证管理部门负责人审批后加盖“作废”章并办理作废核销手续。并同时在作废单证登记簿（附件八）上登记，记录单证作废的时间、号码及原因。二、非有价保险单证销毁处理1、非有价保险（重控）单证的销毁需由单证管理员填写非有价保险单证销毁申请书（附件三），报分公司统一销毁，中支不得自行销毁。2、非有价保险（非重控）单证的销毁需由单证管理员填写非有价保险单证销毁申请书（附件三），报分公司单证管理员，经审批后方可自行销毁。3、可销毁单证必须进行专业的销毁处理，须粉碎或打成纸浆，大批量单证销毁应交造纸厂集中进行专业销毁。4、废止及作废单证经总公司相关部门鉴定后，确定没有保存价值或已到保存期限没有继续保存必要的，必须进行销毁。5、单证销毁时，单证归口使用部门和单证管理员要亲临现场，检查销毁质量。销毁完毕，应清理销毁现场，保证单证彻底销毁。6、单证销毁必须造册登记，销毁工作结束，参加销毁人员要在销毁清单上签章证明，销毁清单必须归档永久保管，并将销毁结果上报分公司及总公司备案。、立即停第五章 罚则第十五条 通则1、单证管理人员及单证使用人员应必须遵守国家法律法规和行业监管政策，并应严格按照本管理规定执行。对违反国家法律法规、违反公司管理制度造成不良后果的责任人将视情节轻重分别给予相应处罚乃至追究法律责任。2、除对直接责任人进行处罚外，将根据情节轻重逐级追究责任人上级领导连带责任。第十六条 未及时、规范核销非有价保险（重控）单证的处罚单证管理人员及单证使用人员须严格按照本管理规定的业务流程对非有价保险单证进行核销，对未按照公司规定及时、规范核销非有价保险单证的责任人，将与其薪酬、佣金等挂钩惩处。第十七条 遗失非有价保险（重控）单证的处罚由于使用、保管不善造成非有价保险（重控）单证遗失，必须在发现后1周内，经单证管理部门负责人审批后办理遗失核销手续，并查明原因，由责任人填写非有价保险（重控）单证遗失处理单（附件四），及时在监管部门指定的当地发行量较大的公开发行报刊上登载作废声明。因遗失单证造成的损失，公司保留继续追究相关人员责任的权利。第十八条 私自印制非有价保险单证的处罚非有价保险单证必须经总公司相关部门申请，由总公司办公室印制。分公司（含）以下各级分支机构及任何部门和个人无权印制非有价保险单证，否则将追究经办人责任、追究单证管理人员、单证管理部门负责人、分管总经理连带责任，并视情节轻重分别给予处罚。第六章 附则第十九条 本细则自颁布之日起实施。第二十条 本细则由内蒙古分公司人事行政部负责解释和修订。附表：附件一、非有价保险单证使用明细台账附件二、非有价保险单证验收单 附件三、非有价保险单证销毁申请书附件四、非有价保险（重控）单证遗失处理单附件五、非有价保险单证发货信息表附件六、非有价保险单证领取表附件七、非有价保险单证库存盘点表附件八、作废单证登记簿二零一一年二月十二日 19附件一：非有价保险单证使用明细台账单证名称： 单证版本： 单证编号： 是否重控：部门日期单证起始号码单证终止号码入库出库正常回销作废回销遗失回销销毁回销未回销库存备注附件二：非有价保险单证验收单供应商单证名称供应商交付数量及号段验收数量及号段验收合格不合格原因不合格单证处理是/否单证验收内容明细：（验收通过标记“Y”；不通过标记“N”；无需验收项标记“”）投保单号条码投保单文字内容/卡单证颜色条款内容保单章位置及颜色单封二、封三内容单证类型码单证底纹单证联数单证页码装订质量注：1、带条形码的单证验收时，需要将实物在EBAO系统中进行扫描验证，抽验不少于10单，而且不能全部连号检查，要隔号抽查。2、单证验收时，需与单证印刷说明逐条进行核对。其他补充说明：验收人： 日期： 复核人： 日期：办公室单证验收内容明细：（验收通过标记“Y”；不通过标记“N”；无需验收项标记“”）单证号段印刷质量（含纸张厚度）Logo颜色包装情况卡单封皮/封底内容其他补充说明：办公室验收人： 日期： 其他相关部门验收人： 日期：附件三：非有价保险单证销毁申请书机构： 年 月 日 编号：单证名称编号数量销毁原因备注经办人申请机构负责人分公司单证管理部门总公司单证管理部门销毁人监销人销毁单位附件四：非有价保险（重控）单证遗失处理单 单证名称遗失单证编号遗失数量遗失时间遗失原因声明：因遗失本单证所引起的一切后果由本人承担，与华泰人寿保险公司无关。身份证号码：声明人：（本人签字）日期：是否登报报纸名称及日期申请人申请日期代理机构签章分公司部门经理意见分公司单证管理部门意见总公司单证管理部门意见注：处理单后需附责任人身份证复印件附件五：非有价保险单证发货信息机构单证名称单证编号数量工单号码发货方式发货单号发货时间备注附件六：非有价单证领取表机构名称： 年 月 日单证名称单证编号领用数量核定数量当前月消耗量预估使用时间发货方式总公司主管部门审核备注申请领用部门经办人申请部门负责人分公司财务负责人分公司负责人收货人及联系方式收货地址：附件七：非有价保险单证库存盘点表序号单证名称单证版本单证编号期初数期末数本季度使用量备注附件八：作废单证登记簿作废日期经办部门及人员单证名称单证版本号数量单证编号作废原因备注