条码资产实物管理解决方案.doc

条码资产实物管理系统

解
决
方
案

一、应用背景 〉〉
条码技术是在计算机技术与信息技术基础上发展起来一门容编码、印刷、识别、数据采集和处理于一体新兴技术，它为物资管理、各国间贸易往来，提供了简便共同语言和独特交往方式。现在其应用领域越来越广泛，已经普遍渗透到计算机管理各个角落，如工业控制、交通运输、安全保卫、物资管理、办公室自动化等项目。
但伴随企业发展，企业固定资产也越来越多，资产在管理方面存在数据分散、统计时间长，资产经常发生转移时在帐面上不能及时反应，盘点工作量极大、信息反应不及时，从而造成资产重复购置，企业成本大幅增加，影响企业工作效率。所以，要改变原来单纯财务核实和低效手工管理状态，就有必要建立一套行之有效管理体制和采取对应信息化管理系统。
XX企业自主研发条码资产实物管理系统，立足于处理企业单位固定资产管理中存在方方面面问题，全方面实现帐帐相符、帐实相符以预防资产流失，盘活存量资产，降低资产重置率，建立动态固定资产全寿命周期系统，并加强专业资产管理，建立各管理层面协同工作平台等很多管理目标，最大化固定资产有效利用率。

二、管理问题 〉〉

1、帐帐不符。通常财务帐面只反应了某固定资产总值，而该固定资产却对应了一批实物，在实物帐中对其分别进行管理，但财务帐和实物帐没有建立一一对应关系。另首先，实物管理中发生了各种资产日常变动，这些变动反应到了实物帐中，但因为财务帐和实物帐对帐缺乏规范和有效提升效率伎俩，造成财务帐不能反应固定资产变动情况，财务帐信息失真。
2、帐实不符。因为固定资产实物变动管理过程不规范，实物变动没有及时反应到实物帐中。另首先，盘点制度不健全，盘点工作效率不高，造成因为历史原因没有入账或部分入账固定资产没有有效纳入实物帐管理体系中。
3、资产盘点、清查效率低。在没有利用有效技术伎俩情况下，资产盘点由管理人员手工进行，费时费劲，效率低下。
4、责任人管理机制不到位。因为管理未得到彻底落实,固定资产责任人未得到明确或是保管固定资产责任人责任意识微弱,对固定资产管理工作就会不重视,产生更多违规事件。
5、闲置固定资产未得到有效利用。闲置固定资产是指不需用固定资产,主要表现为闲置房地产及闲置电子设备等。闲置固定资产产生,主要源于以下三种原因:一是内部整合产生闲置,在进行机构改革过程中,对部分部门进行了撤并,造成了撤并后资产闲置;二是科技进步造成固定资产无形损耗而产生闲置,这在电子设备更新换代上表现得尤为突出;三是因历史违规行为产生闲置。最显著例子,如无定编车辆、违规购建房产,因产权问题无法处理而闲置存在于账外。这些闲置固定资产占用了大量资金,需要主动加以盘活处置。
6、资产重复购置现象严重。因为缺乏合理、有约束力资产配置标准，和有效数据分析支持，以及资产购建资金起源多样性，现在我国企业单位固定资产随意购置现象和重复购置现象十分普遍，造成资产配置不合理。如许多企业单位缺乏健全资产管理制度，购置固定资产时，没有严格审批制度和监管制度，领导在详细审批时缺乏相关数据分析支持，存在购置盲目性和随意性。
7、无法建立动态固定资产全寿命周期管理体系。因为缺乏必要技术伎俩，依靠手工加EXCEL方式无法建立一个对资产管理进行过程管理，并自动集成固定资产从购置、验收、建卡、调拨、运维、报废等全寿命周期档案管理体系。
8、缺乏协同工作平台，资产管理各管理层级沟通不畅，效率不高。因为没有建立一个好信息化工作平台，资产管理数据分散，无法进行有效信息共享，方便进行各种查询和统计分析；资产管理过程采取纸质流转过程，审批繁琐费时；缺乏有效工作预警机制，造成工作延误或遗漏。

三、处理方案 〉〉
3.1 管理目标
3.2 管理层级

3.3 管理思想
n 财务帐和实物帐统一
因为从财务角度，往往将一批资产作一笔帐，而从实物管理角度来看需要将资产进行单台管理，为确保账实一致，往往采取下面方法：
方法一：资产分解。建立一个资产属性，分别为资产组，资产，实物。资产组意味着同一个资产对应是一组实物。在财务帐上还是以一个资产来处理，而在实物帐里进行拆分到单个实物，每个实物帐都有资产编号栏目，属于同一资产组实物资产编号相同，依照该资产编号可查询到该资产对应全部实物。资产是指一个资产对应一个实物。实物是指在实物管理部门实际管理，但在财务感念上不计算为资产实物，该部分台帐由实物管理部门管理即可。
方法二：资产重新分拆。该种方法是指对原来一个资产对应一组实物资产进行分拆，将其拆分成多个资产，与实物建立一一对应关系。
n 对资产进行全寿命周期管理，自动集成各阶段业务数据
从资产实物管理角度来说，需要按照资产全寿命周期管理理论对资产验收、立卡、各种变动、运维、报废等进行全寿命周期管理。同时，需要在资产实物本身发生各种变动、运维、报废时，统计其相关情况，并及时反馈到资产台帐中，系统自动集成资产全寿命周期档案。
n 结合条码技术提升资产盘点效率及准确性
盘点是个费时费劲工作，需要单位确定合理盘点制度和盘点计划，并借助自动识别技术伎俩，同时将资产实物管理系统与现在资产清查管理软件结合起来，切实提升盘点和资产清查工作效率。

n 资产管理责任到人
对于在用资产，明确其负责管理责任人；对于办公设备，进行有效使用人管理。努力提升在用资产利用率。

n 管理对象覆盖资产范围中全部对象
通常资产：系统主要管理对象。
低值易耗品：类似资产统一管理，以资产属性进行区分。

3.4 应用价值

1、管理效益
（1）为不一样类型资产提供不一样资产卡片并辅以唯一条码“身份证”，建立全方面电子资产台帐，使资产总量、分布及现实状况一目了然，从而摸清家底、理顺关系，明细资产流向，躲避资产流失。建立一个集中资产管控平台。
（2）“属地管理、责任到人、谁使用、谁维护”，完善固定资产管理制度，实现资产精细管理。
（3）及时维护、延长寿命，降低资产维修费用。
（4）优化盘点流程、时刻监控盘点进度，显著提升盘点工作效率。
（5）利用条码技术实现固定资产实物实时跟踪。
（6）帐实相符率大幅提升。
（7）资产日常变动流程规范化，员工办理相关申领手续方便。
（8）填补管理盲点，如在建工程资产管理及车辆、低值易耗品、办公用具等管理。
（9）提供资产系统与其余系统一体化处理。

2、经济效益
（1）降低20%重复采购成本。
（2）降低45%资产“失踪”。
（3）提升30%资产使用率。
（4）降低资产寻找成本2倍以上。
（5）提升资产盘点效率5倍以上。
……

3.5系统功效

1、资产档案
资产档案管理主要对资产建档、资产台帐、资产汇总档案等 资产全寿命周期相关工作进行管理；
包含：资产卡片、资产台帐、资产档案 等内容；

详细功效以下：

资产档案
模块
功效
说明
资产档案
资产卡片
编辑资产卡片基本信息、财务信息及出厂信息等（打印资产条码标签）
资产台帐
按条件生成各类资产台帐
资产档案
自动形成包含资产基础信息、变动信息、运维信息等涵盖资产全生命周期管理所需各种档案信息

2、资产变动
资产变动管理主要对资产日常变动及维护 相关工作进行管理；
包含：资产调拨、资产状态变更、资产交接、资产借用、资产偿还、资产维护 等内容；

详细功效以下：

资产变动
模块
功效
说明
资产变动
资产调拨
编辑资产部门变更调拨单
资产状态变更
编辑资产状态变更情况
资产交接
编辑资产人员变更交接单
资产借用
编辑资产借用单
资产偿还
编辑资产偿还单
资产维护
资产维修
编辑资产维修单，包含维修完成情况、维修费用等

3、资产盘点
资产盘点管理主要对资产盘点清查 相关工作进行管理；
包含：资产盘点任务、资产盘点分析、资产盘盈、资产盘亏 等内容；

详细功效以下：

资产变动
模块
功效
说明
资产盘点
资产盘点任务
编辑资产盘点任务，生成任务盘点清查表，并导出到 手持终端PDA采集器
资产盘点分析
从手持终端导入数据，并进行分析，自动生成盘盈盘亏单
资产盘盈
填写盘盈单，并自动添加资产统计
资产盘亏
填写盘亏单，并标志资产状态为盘亏

4、资产报废
资产报废管理主要对资产报废处理 相关工作进行管理；
包含：资产报废预测、资产报废申请、资产报废处置、报废资产查看 等内容；

详细功效以下：

资产报废
模块
功效
说明
资产报废
资产报废预测
提供资产报废查询预测
资产报废申请
编辑资产报废申请单
资产报废处置
编辑资产报废处理结果
报废资产查看
提供报废资产报表

5、系统管理
1）、经过多级控制系统安全
系统安全性主要从五个级别来考虑——管理级、网络与硬件级、支撑软件级、框架级、专业系统级，以下列图所表示：

本系统主要采取角色/岗位授权模式，不对数据库授权，这么即使用户密码被盗也能确保系统及数据安全，同时提供日志跟踪，为系统安全运行提供了保障。本系统授权机制主要有以下几个：
a、功效级授权：对业务功效增/删/改及其余操作权限控制，表现为工具栏上按钮是否屏蔽。
b、数据级授权：针对不一样业务逻辑（或岗位职责），有选择建立一些与特定字段（如所属部门、仓库）相关统计授权，即同一业务不一样用户过滤条件是不一样。
2）、预警工具
无需搜索信息，信息自动发送——用户先定义各业务通知条件，如任务信息等，本系统消息引擎将会进行实时监控，若发觉条件满足情况则发送消息给相关人员。
3）、建立系统日志，能够随时监控系统安全。
详细功效以下：
系统管理
模块
功效
说明
基础设置
部门设置
定义组织结构，能够按分企业、部门等多级设置
资产类别
定义资产各种类别
国家省市
定义国家、省、市等地域区域
惯用短语
对相关惯用短语进行定义
系统管理
岗位类别
定义岗位类别
岗位定义
定义岗位权限组，并进行授权
操作员授权
对操作人员进行权限管理及其定义
系统日志
统计系统操作日志，随时监控系统安全
预警管理
预警信息
依照条件自动生成预警信息

四、系统构架 〉〉
4.1 系统特点
1、平台特点
灵活自定义平台
u 自定义查询方案——依照用户使用习惯，定制单个条件或组合条件查方案，随时快捷得到想要信息
u 自定义统计方案——依照工作需要，定制多个统计方案，能够EXCEL报表、柱形图、饼形图、线形图等方式输出统计结果。
您“工作秘书”：信息中心
u 预警信息——系统设定工作预警信息，如办公用具库存预警等。
u 任务提醒——分配给相关人员任务，系统会自动发送关于任务提醒。
健壮、开放系统构架
u B/S构架——成熟、领先B/S构架，健壮三层体系结构，方面系统使用和维护。
u 良好开放性——系统可方面依照需要与其余信息系统如财务系统、资产清查系统、ERP系统等进行集成，防止成为“信息孤岛”。

2、功效特点
全方面管理目标
依据先进固定资产管理理念和管理方法，采取适宜技术伎俩，全方面实现企业固定资产管理管理目标。
与财务系统、资产清查系统无缝衔接
能够扩展与财务系统、资产清查系统无缝衔接，实现“财务帐、实物帐、实物管理”统一。
引入条码技术提升效率
利用条码技术，快速提升资产盘点、清查工作效率。
全寿命周期管理
对资产管理全过程实现监控和管理，建立固定资产动态全寿命周期管理体系。

4.2 系统应用构架
系统采取代表国际先进水平B/S技术体系和JAVA技术进行开发，系统被设计为包含用户接口层、用户服务层、业务逻辑层、基础框架服务层和数据服务层等多层体系。在一个多层结构软件系统中，除了用户接口层和表示逻辑层不能重用外，其它组件都能够被不一样软件系统调用。

五、服务支持 〉〉
XX从项目实施中积累了丰富开发、管理及售后服务经验，并不停汲取合作搭档先进成熟技术和管理方法，为客户提供专业化服务。
1、项目规划：对客户管理目标以及对现有信息系统情况进行分析和对未来系统需求进行整体规划；
2、项目实施：
① 了解客户资产管理模式、操作习惯；
② 制订编码规则、规范报表格式；
③ 软硬件安装调试；
④ 基础数据整理并导入系统；
⑤ 制作条码标签并配置采集工具；
⑥ 系统培训，试运行。
3、服务方式：
① 电话与传真支持，回复时间不超出1小时；
② 远程电子化故障处理，电子邮件、WWW服务请求回复时间不超出1小时；
③ 现场支持服务, 在复杂问题发生时或经过前2种方式无法处理问题时，将派出技术工程师到现场处理问题，并会在48小时内抵达现场。
4、个性化服务：
① 配合客户新增需求进行二次开发提供必要支持，依照实际工作量收费，详细收费标准按双方协商而定；
② 客户版本升级收取两个版本之间差价；
③ 软件无偿服务期为一年，硬件保修按厂商要求执行；无偿维护期满后，客户如需继续维护，系统进入付费维护期，标准上维护费用每年不超出原软件系统总价20%。