环境文件控制程序.docx

文件名称
环境文件控制程序
文件
编码
EMS445-01
起草人

编制日期
年 月 日
编制
依据
环境管理体系
规范及使用指南
审核人

审核日期
年 月 日
批准人

批准日期
年 月 日
执行
日期
年 月 日

1. 目的和适用范围
本程序规定了公司环境管理体系文件的控制，以保证相关部门及岗位能及时得到有关文件的现行版本，确保环境体系文件的适宜性、有效性。
适用于******有限公司对环境管理体系文件的控制。

2. 职责
2.1****部负责《环境管理手册》和程序文件的归口管理。
2.2各相关部门负责作业性文件的归口管理。
3. 工作程序
3.1《环境管理手册》的管理
《环境管理手册》的编制、审批、发放、评审修订等按《环境管理手册》第一章：“环境管理体系手册管理”的规定执行。
3.2程序文件的管理
3.2.1程序文件的编制和审批：
3.2.1.1程序文件编制由环境管理者代表组织****部门及相关部门编写。
3.2.1.2程序文件编写完成后，经相关部门负责人审核后，由管理者代表批准发布执行。
3.2.1.3程序文件属于企业的管理标准，标准编号按企业《文件分类编码规则》文件执行。
3.2.2程序文件的发放
3.2.2.1程序文件发放时对文件进行排序编号并加盖红色“受控文件”章和分发部门代码章，并不得再复印。
3.2.2.2程序文件由****部进行归口管理，发放时要填写“文件发放、回收记录单”。
3.2.2.3程序文件发至环境管理体系运行涉及单位，仅受控版本的持有者可得到最新版本。
3.2.3保存
各接收部门必须指定专人保管受控文件，文件应当妥善保管，不得复制、损坏、外传、遗失。
3.2.4文件的更改
3.2.4.1文件需要更改时，由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”（见附件4）说明更改原因，交****部。
3.2.4.2 ****部负责对文件进行每年一次的评审，将文件修改意见进行分类整理。文件更改的审核、批准权与文件制定相同。
3.2.4.3 ****部依据文件“文件发放、回收记录单”的名单发放修改后的文件，收回需更改的章、页。
3.2.4.4 各部门管理文件的指定人员，负责更改的换页，注明更改标记和更改生效时间。
3.2.5程序文件换版
文件经过多次更改或文件需进行大幅度修改时要进行换版，只有受控文件持有者能得到最新版本。
3.2.6程序文件回收和处置
3.2.6.1 文件更改后，新修订的文本已生效使用，则原文件自新文件生效之日起废止。
3.2.6.2 已废止或撤消的文件，必须停止使用并及时回收。
3.2.6.3 ****部负责文件的回收工作，文件收回时交接双方必须在“文件发放、回收记录单”上签字。
3.2.7程序文件的销毁
3.2.7.1除****部归档保存一份加盖了“报废”章的原稿外，回收的旧文件必须全部销毁。
3.2.7.2文件在编订或修订过程中的草稿及复制件、打印过程中的草稿在文件定稿后必须全部销毁。
3.2.7.3所有需要销毁的文件，统一由****部收集、清点，填写“文件销毁申请单”，经管理者代表批准签字后，由****部负责销毁。
3.3 指导性文件的管理
指导性文件的编制、批准、发放修订按企业标准：《文件分类编码规则》、《文件管理规程》等规定执行。

4. 相关文件及附件：
WJ-SMP-TY-00-001《文件管理规程》
WJ-SMP-TY-00-002《文件分类编码规则》
WJ-SOR-TY-00-002 文件发放、回收记录单
附件1 文件更改申请单
附件2 文件销毁申请单
附件3 作业指导书清单

附件1
文件更改申请单
EMS445-01R01
更改申请人

申请部门

NO：
申请日期

更改性质
临时（）永久（）修订（）撤消（）
文件名称

编码：
附件名称

共 页

更
改
理
由

拟
更
改
内
容

文件原审查部门意见
****部意见

本次为文件的第（ ）次更改，本次对（ ）处进行了更改，更改标志为：

原稿
处理
记录

档案管理员：

批准部门意见

更
改
人
签
收

附件2
文件销毁申请单
EMS445-01R02
文件名称

NO：
申请人

申请部门

申请日期

销
毁
理
由

拟
销
毁
文
件
清
单

****部审查意见
管理者代表意见

销毁时间：

地点：

销毁方式：

销毁人：
销毁监督情况：

监督人：

附件3
指导性作业文件清单
序号
文件名称
文件编号
1
文件管理规程
WJ-SMP-TY-00-001
2
文件分类编码规则
WJ-SMP-TY-00-002
3
组织机构设置管理规程
RY-SMP-TY-00-001
4
人员培训管理规程
RY-SMP-TY-00-005
5
设备事故管理规程
SB-SMP-TY-00-008
6
设备使用与维修保养规程
SB-SMP-TY-00-005
7
锅炉水处理设备标准操作规程
SB-SOP-SY-00-007
8
空压机标准操作规程
CF-SOP-SY-00-006
9
动火管理规程
CF-SMP-TY-00-011
10
锅炉与压力容器管理规程
CF-SMP-TY-00-009
11
供电和用电管理规程
CF-SMP-TY-00-008
12
工业气体管理规程
CF-SMP-TY-00-007
13
消防安全管理规程
CF-SMP-TY-00-006
14
危险品库管理规程
WL-SMP-TY-00-011
15
物料采购管理规程
WL-SMP-TY-00-002
16
仓库管理规程
WL-SMP-TY-00-003
17
废弃物的处理程序
WS-SOP-TY-00-003
18
废弃物管理规程
WS-SMP-TY-00-007
19
计量设备器具管理规程
SB-SMP-TY-00-009
20
真空泵标准操作规程
SB-SOP-SY-00-023