浅析秘书的会议管理.docx

【摘要】 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。
【关键词】 秘书 会议管理 沟通协调 效率 对策

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。
一 会议管理和秘书工作内容
（一） 秘书工作内容
秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。
（二）会议管理主要工作内容
无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。
会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。
1.对内会议
对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。
（1）会前准备
秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。
秘书做常规会务，首先要明确领带开会的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会议日期。作为对内会议，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。
秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。
因为会上要讨论的问题不止一个，科学地统筹安排会议议程是秘书办会的重要原则。在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，在进行全体人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议议程也容易紧凑地控制。
做好以上准备工作，秘书就该通知相关人员按时参加会议了。会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和会议通知。秘书在通知开会时是书面和口头并用，以保证能面面俱到。
会场是在发放会议通知之前就定下的。内部会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。
（2）会间服务
与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清那个缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人集中精力做好会议记录
会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要实现准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。
内部会议上，一般会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好随时接听打进来的电话，根据需要进行处理。
（3）会后工作
会议结束后，秘书的善后和落实工作也相当重要。及时清理会议室，使一切复原，一遍其他会议正常进行，并下发会议文件，对会上布置的工作做好催办。最后做好档案的整理、归档
秘书在会议管理工作中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的一件，明确要求的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等
2.对外会议
与对内会以不同，对外会议的规模更大，参会人员大多为外来人员，会议开展的是否顺利对企业的影响力也非同一般。作为秘书人员，对外会议的会议管理要更为严谨。
（1）会前准备
1.1拟订会议议程、日程 ，提供会议地点的备选方案
外部会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。保密性较强的议题，一般放在后面。
会场的大小应与会议规模相符，场地要有良好的设备配置，交通便利，应考虑有无停车场所，场地租借的成本必须合理。实地考察会议地点， 会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。
1.2布置会场和安排座次，发布会议信息
对外会议无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。 发布会议信息前要进行报审，要对媒体进行选择。一面给企业带来不利影响。
1.3安排会议食宿，邀请会议嘉宾
秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。
根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准，提倡实行自助餐制和分餐制，做好饮水、饮料的供应。
如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近，预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场，发出正式邀请函，提前了解嘉宾各自的背景，嘉宾人数不宜过多。 在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
1.4准备会议资料、会议用品 ，安排会议礼仪服务，再次检查会议常用视听设备是否正常 。
（2）会中服务
1.1安排会议值班
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。明确值班工作任务在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。
1.2接待采访会议的新闻媒体
由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。
在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。
在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。
1.3做好会议的记录工作和简报工作
会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。
正文。首部+主体+结尾。
尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。
做好会议的简报工作
会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
1.4反馈会议信息
反馈会前信息、会中信息以及会后传达落实的情况。
（3）会后工作
编写会议纪要,做好会后督促工作。
会议纪要要求实事求是，忠于会议实际，内容要集中概括，要有条理，印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。
二 会议管理工作中出现的主要问题及原因解析
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。
（一） 会议管理工作中出现的主要问题
1.会荒或会海
常年不开会，某些人对会议的作用不够了解，不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段。但过多开会、过滥开会，就是一种“病态组织的表现”；
2.拖沓
会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。秘书会前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；
3.议题繁多，重复会议
会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案；
4.地点安排不当
有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。
5.会前、会下不沟通
会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆没有共同言语。有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；
6.会议纪律乱
不到、迟到、早退，秘书会前签到制度没有落到实处 。
7.议而不决，决而不议，决而不行，行而不果
秘书的会后督促工作没有做好。开会只是走形式。
（二）会议出现问题，导致效果不佳的原因
出现这些问题，通常由以下5种原因造成。在这5种原因中，有种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
1.会议时间
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
2.会议地点
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
3.开会对象
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
4.主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。
5.会议的准备工作
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。
三 会议管理工作对策思考
知道了会议管理工作中可能出问题的地方，秘书就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，必须在会前、会中、会后各方面都要注意。
（一）会前准备
1.会议要规划
根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。
2.准备要充分
要想会议高效，会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议程、时间表等最好都在会议通知中必须提前一定时间告知好让相关人员准备，会议方程在会议前再打印给到相关人员以便大家遵守。
3.主题要集中
一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。
(二)会中服务
1 .流程要合理
会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导尽量最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法，或者只是随声附和；三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策，而且不同部门、人员由于学习、工作经历和岗位职责不同，所关注的重点通常也会有所不同，充分交流有利于优势互补；五是重大决策最好刻意安排反面意见，会议决策怕的是一面倒，如果确定要做也要经得起考验，想出各种应对风险的措施尽量减少损失，“两益相权取其重，两害相权取其轻”，如果明确能承受最大的损失和最坏的结果，这样决策了也不会轻易摇摆；六是该议的时候要议，该决的的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论，要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。
2.时间要紧凑
要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，且最好提前准备好茶水、甜点和水果等，否则开会时间开长了，大脑转得慢了注意力也不容易集中。
3.决议要及时
会议的记录一定要完整、规范、完整，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水帐记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议一定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等，要简单、明了。会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认以有人推脱。为了要及时贯彻会议精神，要及时发放会议决议：一可增强会议时效性，发挥会议的作用；二可乘热打铁，取得事半功倍的效果；三可提高会议的效益，增强执行力；四可明确责任，并通知到相关部门。
4.手段要先进
会前充分准备，多应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，不要整版的文字而应图表结合(如果基础较弱对这一块最好组织专门如何准备和汇报PPT的培训，并事先做一些参考模板)。另外，能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技，可大幅节省交通、住宿等费用和往返的时间成本，大大提高沟通的效率，其投入产出比是非常合算的，尤其是金融危机的情况下多地点办公、全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。
(三)会后督促
1.执行要检查
会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，秘书需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的执行力来持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。
2. 结果要奖惩
对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩从而改变行为甚至习惯。

参考文献
[1]楼宇生 《通用秘书学》 同济大学出版社, 1991•
[2]王道荣 《秘书之友》 《秘书之友》编辑部, 1995•
[3]袁维国 《秘书学》 高等教育出版社, 1991•
[3]杨剑宇 《中国秘书史》 武汉大学出版社，2009-04