社会培训学校行政管理.docx

4.1行政管理：
4.1.1昂立國際教育學校的基本組織結構

校 長

副校長

總務部
人力資源部
財務部
教務部
銷售部
市場部
行政部

4.1.2
校長 崗位說明書
定責日期

所屬部門
校長
定編人數

學曆要求

行政級別
校長

直屬上級

基本技能要求
1、 對教育行業有深入的理解，能與昂立國際教育學校的辦學理念一致；
2、 有一定的教育行業的管理經驗；
3、 有較強的宏觀調控能力；
4、 有較強的市場開拓能力；
5、 有較強的溝通協調能力、管理能力；
6、 善於學習的心態、唯才是用的心態。
主要工作職責
a) 全面掌控學校的整體發展方向並負責組織實施，向董事長及董事會負責；
b) 組織制定學校中長期戰略規劃及年度經營計劃，並進行分工、組織實施；
c) 領導中、高層管理人員對學校重大事務進行決策；
d) 主持學校日常各項經營管理工作，建立通順、高效的組織架構；
e) 制定、更新和執行各項規章制度；
f) 領導與監督各部門工作。通過目標化管理，制定各部門工作目標（月度、季度、半年度、年度），監督各部門工作，同時指導、支持與促進各部門完成目標，提高各部門工作績效；
g) 提名學校高層管理人員的聘用和解職；
h) 提出學校高層管理人員的報酬、待遇和支付方式；
i) 定期審閱學校的帳表和其它重要報表，全面監控學校的財務狀況、經營狀況；
j) 簽署對外上報印發的各種重要報表、文件、資料；
k) 簽署日常行政、業務文件；
l) 維護學校運營的正常進行，處理校內偶發事件。
工作報告內容
1、 向董事會或投資人遞交年度、季度工作計劃；
2、 向董事會或投資人報告年度、季度預算；
3、 向董事會或投資人報告年度、季度決算；
4、 向董事會或投資人報告高層管理人員的流動情況。
考核指數
1、 年度、季度工作計劃的完成情況；
2、 學校的教職員工穩定情況及人才的儲備情況；
獎罰機制
1、 利潤獎：以季度、年度工作計劃完成的百分比作為獎罰指數；
2、 卓越貢獻獎：（1）除正常教學外的短期經營項目有良好收益；
（2）組織的社會公益活動非常成功，媒體給予充分報道；
（3）成功組織員工活動，團隊凝聚力得到加強。
3、 伯樂獎：成功引進高素質的管理人才。
4.1.3
副校長或主管 崗位說明書
定責日期

所屬部門
校長
定編人數
人
所需學曆

行政級別
副校長
所需資曆
有學校工作經驗
直屬上級
無
經驗年限
不限
基本技能要求
1、 對教育行業有深入的理解，能與昂立國際教育學校的辦學理念一致；
2、 有所管部門的管理經驗；
3、 有較強的統籌規劃能力及執行能力；
4、 有良好的溝通能力、組織能力；
5、 有團隊精神與良好的合作心態；
6、 有善於學習、唯才是用的心態。
主要工作職責
a) 負責完成所管轄部門年度、季度工作目標，並配合各個部門共同完成學校年度、季度的工作目標，向校長負責；
b) 關注學校整體發展和經營，及時向校長提出建議和意見，做好校長的參謀和助手；
c) 負責監控學校各項管理制度、經營舉措在所轄部門的貫徹實施，確保渠道暢通；
d) 配合學校的工作安排，負責所轄部門的經營規劃、運行管理、人員調配，並組織落實及考評；
e) 制定、更新和執行各項部門規章制度；
f) 領導與監督部門工作。通過目標化管理，制定每個員工工作目標（月度、季度、半年度、年度），監督部門工作，同時指導、支持與促進每個完成目標，提高部門工作績效；
g) 領導所轄部門參與於學校全面目標計劃體系、過程質量管理體系、全員業績考評體系的建立和運行；
h) 完成校長布置的其他工作。
工作報告內容
5、 向校長遞交所管轄部門的年度、季度工作計劃；
6、 向校長報告所管轄部門的年度、季度預算；
7、 向校長報告所管轄部門的年度、季度決算；
8、 向校長報告所管轄部門中層的流動情況；
9、 每周向校長匯報上周的工作內容、工作業績、工作失職。
考核指數
3、 所管轄部門季度、月度工作計劃的完成情況；
4、 所管轄部門工作人員的凝聚力及人才的儲備情況；
5、 校長布置其他工作的執行情況及工作心態。
獎罰機制
根據各個部門的工作內容不同，在部門崗位職責說明書中描述。
4.1.4
市場部 職責說明書
直屬上級
校長或主管副校長
定編人數

關聯部門
教務部、銷售部、財務部、總務部、人力資源部

主要工作職責
一、 協助主管領導制作學校中長期、年度發展規劃。根據市場調查結果對課程設置、市場定位提出建議。
二、 根據招生計劃制定全年、季度、月度營銷計劃。
三、 外部宣傳：
1、招生計劃，確定宣傳計劃：當月宣傳主題、宣傳方式、宣傳預算；
2、負責學校對新聞媒體的形象宣傳；
3、報紙、電視、公共宣傳欄、校報等宣傳資料的設計、制作；
4、組織、管理、監督宣傳人員執行既定的宣傳計劃；
5、定期對宣傳人員（包括臨時宣傳人員）進行培訓、考核、評定；
6、策劃、實施大型促銷活動、公益活動；
7、對同業夥伴行業規模、教學特色、宣傳手段、近期動態等進行調查，對資料內容評估，研究出相應對策並提交報告。
四、 市場運作：
1、負責開發集團培訓項目，積極聯系各公司、企業，如有確定意向與教務部配合制定培訓方案等；
2、負責開發中小學市場，積極聯系市區各中、小學，建立合作關系；
3、負責大學生四六級及考研英語的市場開發工作，積極聯系各大、中專院校，建立合作關系；
4、不斷開拓如商務、醫護、旅遊等新的市場，為學校經營拓展新的領域。
五、 內部宣傳：
1、校區內的校園文化策劃、制作、實施、更新及維護工作；
2、協助各分校做好衛生後勤工作及保安工作。
下設崗位
宣傳主管、策劃人員、設計人員、宣傳人員 名；
工作報告內容

宣傳內容：
1、月底制作下月宣傳主體、宣傳方案及預算；
2、及時、准確匯報當周、當月的新招生人數及收入（每周一、每月底）；
3、月底作市場部的決算，分析當月宣傳方案及費用的優劣；
市場運作：
1、對企、事業單位組織的集團培訓、中小學、大中院校組織的公開課數量及課程的銷售量；
2、當月有關學校正面新聞報道的數量；
3、有關市場部當月策劃組織的各種促銷活動、公益活動。報告內容包括：制作活動的財務預算（須匯報審批）；定期報告活動的進展情況、效果及相關的費用實際支出情況。

考核指數

1、當月新生的課程銷售數量是否完成目標；
2、當月有關學校正面新聞報道的數量；
3、當月策劃組織的各種促銷活動、公益活動是否成功，以新生的課程銷售數量與對社會的影響力為參考數據。

獎罰機制
1、 新生課程銷售獎：以完成任務的百分比，作為獎罰指數；
2、 拓展獎：集團培訓或集體報名，負責本項目的工作人員可得扣除教師工資後的利潤的 %；
3、 影響力獎：有積極、有效的新聞報道，根據篇幅、內容和力度給予負責此篇報道的工作人員適當獎金。

4.1.5
行政部 職責說明書
直屬上級
校長或主管副校長
定編人數

關聯協助部門
學校各個部門
主要
工作職責

1、 負責學校各種證件、執照的管理及年審、報批工作；
2、 負責與教委、民政局等主管部門的聯系、溝通；
3、 學校的印鑒管理與使用；
4、 全校機要檔案的收集、建檔、管理、借閱工作及保密工作；
5、 各種行政文件的起草及各部門文件的核稿、發文工作；
6、 學校各種會議的准備、組織、紀要、存檔工作；
7、 負責撰寫月度、年度工作總結；
8、 學校固定資產的管理；
9、 校區內建築設施、辦公設施的維修和更新工作；
10、 學校貴重物品的管理工作；
11、 公用車的調度和管理工作，保證工作用車的正常使用；
12、 學校校區內的整體衛生和各部門衛生的督促檢查工作；
13、 負責學校校區的消防工作、安全防盜工作。
下設崗位
文字秘書 、 機要員 、司機、維修人員、安全保衛
必需辦公用品
電腦、打印機、檔案櫃、文件櫃、維修必需工具、辦公桌、電話一部（專線）
工作報告內容
1、與行政主管部門、業務主管部門相關的工作情況匯報；
2、當月新增、新修訂的各種管理制度匯總；
3、當月會議記錄重要內容、決策匯總；
4、學校的固定資產管理情況匯報（每月）及下月校區內建築設施、辦公設施待維修和更新內容匯總；
考核指數
1、 各項制度的制定、執行效果及後期監查；
2、 各部門之間的協調工作情況；
3、 工作職責的完成效果及各項總結報表。
獎罰機制
1、創新獎：提出更優秀並切實可行的行政管理制度；
2、執行獎：所有的行政管理制度，執行度、准確度達到90%以上。
3、突出貢獻獎：成功解決行政主管單位、業務主管單位的問題。

4.1.6
財務部 職責說明書
直屬上級
校長或主管副校長
定編人數

關聯部門
全校各部門及分校
主要
工作
職責
1、 認真執行國家的財稅法規和財務制度，嚴格執行財經紀律和財經法規，監督學校財產和各項資金的合理使用；
2、 協助學校領導編制學校年度、季度、月度財務成本及費用預算，銷售收入及利潤、稅金計劃；
3、 參與學校重大項目預算；
4、 對各分校財務工作進行有效管理和監控；
5、 擬定學校內部會計核算，做好建帳、記帳、對帳、報帳等 工作，健全會計憑證，加強會計核算，及時准確地編制月度、季度會計報表的年度決算，按時報送校長；
6、 擬定學校內部開支控制制度，並監督制度的執行；
7、 負責學校現金管理，嚴格執行現金管理制度，檢查現金保管使用權用情況，辦理日常結算事項；
8、 負責學校款項收支業務的財務處理以及有關各項費用審核及報銷工作，組織全校財產物資清查盤點工作，並提出處理報告；督促有關部門清理債權債務；
9、 編制學校銷售利潤核算，編制“銷售利潤明細表”；
10、 按時上交各種稅費；
11、 負責會計憑證、帳薄、報表等有關資料的整理歸檔保管工作，保證會計檔案的完整；
12、 做好學校教師、員工、教師工資的造冊、審核、發放工作；
13、 組織財務分析，評價財務狀況和經營成果，及時向學校領導提出改善經營管理、增收節支提高效益的意見和建議；
14、 積極推選財務管理方面的科學管理方法，培訓指導全校財務人員，組織專業學習；
15、 做好學校教材、辦公用品的建賬、保管、發放工作；及固定資產的盤查工作每季度進行一次盤點，做到賬目清晰。
下設崗位
會計 人；出納 人；倉管人員1人
必需
辦公用品
獨立辦公室、保險櫃、文件櫃、驗鈔機、碎紙機、打孔機、計算機、打印機、
電話 1 部（專線）
工作報告內容
1、 每月匯總、審批各部門的預算，報至校長；
2、 每周一遞交周報表，即上周課程銷售情況統計表；
3、 匯總每周的費用支出並進行成本控制分析；
4、 在下月初進行月度決算，制作利潤表、現金流量表、資產負債表；
5、統計每月退費情況並進行匯總報至教務部及校長；
考核指數
1、能否及時、准確提供各部門管理人員權憲範圍內所需的各種數據統計；
2、能否及時、准確制作各種財務報表；
3、能否及時、高效處理各部門與財務部工作相關的問題。
獎罰機制
1、 突出貢獻獎：
（1）及時發現財務漏洞並找到有效的解決辦法；
（2）預算准確、能夠對重大投資項目作有效的財務分析；
2、 創新獎：提出新的、更高效的財務管理辦法；

4.1.7
教務部 職責說明書
直屬上級
校長或主管副校長
定編人數

關聯部門
學校管理委員會、全校各部門及分校
主要
工作職責
1、 執行、修正相關教師行政管理制度，及時有效向教師傳達學校的各項制度及通知；
2、 教師檔案的建立、管理及更新；為加薪晉升，聘用、解聘等工作提供依據；
3、 為公開課、試聽課、新開課的班級、及學校組織的其他活動及時安排教師；
4、 承接學校安排的與英語教學或應用相關的社會活動；
5、 協助、指導各分校排課，安排教室等工作；
6、 負責所開設班級教學班檔的案建立、管理工作；
7、 負責新教師招聘及組織參加培訓；
8、 月末統計教師考勤和其他教師行政考核指標；
9、 對教師的業務能力進行績效考核，對教學情況進行測評；
10、 組織教師開教學研究會，總結教學中的閃光點，進行教學素材的搜集整理工作；
11、 月末審核各授課教師課時，核查教師工資表；
12、 處理和教師行政管理相關的學員投訴；
13、 負責幫助學員辦理課時證明或其他證明；
14、 培訓銷售人員專業知識：課程設置、教學特色、師資介紹等；
15、 負責教室設備維護、教具管理、借用工作，保障教學工作順利進行。
下設崗位
主管一名，文員一名
必需辦公用品
獨立辦公室、文件櫃、電話 1 部（專線）、辦公桌 張、電腦一臺
工作報告內容
1、 月底統計新開班情況；
2、 月底統計教師檔案的更新情況；
3、 月底匯報當月教師授投訴情況；
4、 月底匯報新上崗教師的教學回饋；
5、當月教師教研會上采集的教研成果匯總。
考核指數
1、在銷售課程旺季，安排教師、指導安排教室能否准確無誤；
2、是否教師檔案、班級檔案等資料管理，信息更新、備案及時、真實准確；
3、能否成功處理比較嚴重的學員投訴；
4、能否與多數教師積極有效溝通，把握教師心理動態，有效主導教師行政管理工作。
5、能否積極有效匯總教師教學過程中的教研成果。
獎罰機制
1、執行獎：
（1）在銷售課程旺季，安排教師、指導安排教室准確無誤；
（2）、教師檔案、班級檔案等資料管理，信息更新、備案及時、真實准確
2、突出貢獻獎：
（1）成功處理比較嚴重的學員投訴；
（2）積極有效匯總教師教學過程中的教研成果，並進行有效推廣。

4．1.8
人力資源部 職責說明書
直屬上級
校長或主管副校長
定編人數
4人
關聯部門
全校各部門及分校
主要
工作職責
1、 組織學校各層員工的招聘工作；
2、 制訂培訓計劃，對新入職教師、員工進行入職培訓；組織崗後定期培訓，有計劃地提高教師、員工的業務水平和綜合素質；
3、 負責實施學校勞動人事管理辦法（入職、晉升、調轉、離職手續等）；
4、 人事檔案的建立、管理及保存；
5、 實施教師、員工的薪資的績效考核體系並組織年度各部門的績效考核工作；
6、 策劃組織全校性的教師、員工聯誼活動，以增強學校的凝聚力；
7、 審核所有員工的工資內容；
8、 辦理教師、員工的統籌、保險等事宜。
下設崗位
人力資源主管，人力資源協助調員
直接
對口部門
學校各部門
必需
辦公用品
交通工具、辦公桌2張、電話機1部、獨立辦公室
工作報告內容
1、 當月員工流動情況匯報（新進、調轉、退職、辭職）；
2、 當月組織的各種培訓情況總結及下個月的培訓計劃；
3、 各部門人員績效考核的數據統計及時、准確、真實；
4、 匯報當月教職員工工資統計。
考核指數
1、 能否及時配備各部門所需的合格員工；
2、 能否按計劃組織對新員工的培訓及對老員工的再培訓；
3、 檔案管理完整、清晰。數據更新及時、准確；
4、 績效考核匯總是否及時、准確、公正不阿。
獎罰機制
1、 伯樂獎：
（1）能夠及時高質配備各部門所需的合格員工；
（2）成功地組織員工培訓；
2、 執行獎：檔案管理、績效考核等數據准確、真實、及時有效；

4.1.9
銷售部 職責說明書
直屬上級
校長或主管副校長
定編人數

關聯部門
行政部、教務總、財務部、總務部、市場部
主要
工作職責
1、 向來電或來訪的學員或家長介紹學校特色、教材特色、課程設置、師資情況，解答學生、家長疑問；
2、 負責日常咨詢記錄，做好新班開課前的電話回訪，完成課程銷售；
3、 負責學員、教師、班級的日常管理工作：
（1） 負責學員的報名、收費，將已報名學員檔案整理歸類；
（2） 制作考勤表，並適時交於任課老師；負責協助教師做好學員考勤及學員安全等日常管理工作；
（3） 負責定期收集學員建議，分類整理並及時上報教務部；
4、 認真完成學校要求的各種財務、行政表格：
（1） 負責書籍、磁帶的管理並定期盤存登記；
（2） 負責定期上交招生人數統計表，學員原始檔案表及其它文件資料，做好學校資料的保管及交接；
5、 協助完成教室安排，及與教師聯系等日常事務；
6、 執行總校的各種規章制度及要求；做好學校指令上行下達工作；
7、 協助總部各部門的各種促銷、社會公益活動的推廣；
8、 負責收集並整理同業信息，並及時向上匯報，可提出合理化建議。
下設崗位

工作報告內容
1、 每周的來電、來訪人數；
2、 每周來電後，經過溝通到訪的人數；
3、 如有試聽，當州進行試聽的人數；
4、 每周完成課程銷售的新生人數（注意區分少兒、中學生、成人）、老生續讀人數；
5、 如有試聽，統計當周開班的試聽報名率；
6、 當月的退費情況匯總、及對學生的回訪與分析；
7、 其他各部門通過銷售部匯總的數據。
考核指數
1、 當月完成工作計劃中課程銷售數量的情況；
2、 能否認真完成學校要求的各種財務、行政表格；
3、 銷售過程及後期服務過程中的儀態、語態，家長、學生對服務的反饋情況；
4、 能否積極配合各部門須銷售人員配合的推廣工作。
獎罰機制
1、 拓展獎：在招生期超額完成工作計劃中新生課程的銷售數量，季度結算；
2、 鞏固獎：（1）在續讀期超額完成工作計劃中老生課程的銷售數，年終或季度結算；
（2）若年平均鞏固率高於 %，年終可給予特殊鞏固獎 元；
3、 合作獎：積極配合其他部門的活動推廣，並使活動取得顯著成績。
4.1.0
總務部 職責說明書
直屬上級
校長或主管副校長
定編人數

關聯部門
學校各個部門
主要
工作職責
1、 采購：（1）每月根據庫存及各部門上報的所需物品制定當月的采購清單；
（2）采購本著節省成本、價廉物美、急需先辦原則，不得謀取私利；
（3）負責聯系供貨單位，聯系送貨等業務；
2、 采購物品後，及時辦理入庫手續，填制有關物品賬目，憑發票和入庫單經財務部核實報銷。
3、在保證辦公效率的情況下，使庫存資金最小化，壓縮行政費用；
4、嚴格執行行政部制定的各級人員辦公用品的需用標准，並依據各部門的工作特點、工作需要提出調整的建議，報至行政部；
5、及時向行政部提供員工領用統計，以便於統計員工行政辦公費用，進行內部行政辦公財務核算，做成本效益綜合分析；
6、庫存物品，按月或按季度定期盤點，填寫庫存統計表，注明盈虧值，說明原因，報主管副校長檢核；
7、負責固定資產的維修及報損。
下設崗位
采購人員、維修人員
必須辦公用品
相關辦公用品、貨架、辦公桌、出入庫單據等、電話一部
工作報告內容
1、 每月月初根據庫存及各部門上報的所需物品制定當月的采購清單；
2、 每月月底制作庫存統計表，注明盈虧值，並進行分析；
3、 固定資產的維修及報損情況；
考核指數
1、 采購是否能夠及時滿足各個部門的需要；
2、 采購的價位是否本著節省成本、價廉物美、急需先辦原則；
3、 庫存統計是否准確、清晰；
4、 固定資產的維修、報損是否及時。
獎罰機制
1、 執行獎：
（1）長期物品采購能夠完全及時、符合部門要求滿足各個部門的需要；
（2）長期固定資產的維修、報損非常及時；
2、 節約獎：在保證與以前采購物品質量相同的情況下，降低了物品的采購價格，單批采購為學校節約達 元以上的情況。