行政人事文件.docx

行政人事部职责
行政人事部是公司日常工作的核心机构，在公司中起着承上启下、上传下达、内外联系、沟通和纽带作用。其工作职责如下：
1. 遵守国家法规、公司章程及各项规章制度，坚持节约原则，在工作和对外交往中，维护公司声誉和形象，不得从事损害公司利益和名誉的活动，努力学习，增加扩展业务知识，不断提高工作能力和工作效率；
2. 根据公司的发展和业务的开展，协助公司领导制定并实施公司的各项规章制度；
3. 及时了解国家的有关政策精神，注意掌握与公司发展有关部门的政策和法规，加强对外联系；
4. 负责与各部门的协调及沟通工作，积极配合各部门完成各项业务工作；
5. 协助公司领导做好各种会议通知，组织、记录、收集各部门信息反馈，汇总工作总结；
6. 管理公司各种印章及介绍信；
7. 负责公司的各种文件归档及档案管理；
8. 协助公司领导处理日常行政事务，接待上级领导及来访宾客；
9. 负责公司的各项人事管理及培训工作；
10. 负责公司领导的文秘工作；
11. 处理公司内各种突发性工作；
12. 完成好董事会秘书处的工作。

招聘管理制度
为了规范公司的员工招聘管理体系，保障新员工的素质达到岗位要求，使公司获得长期可持续发展的优秀人力资源，特制订本招聘管理制度。
1、招聘原则
u 公司以公开招聘、公平竞争、择优录用为招聘的基本原则；
u 在公司内部有亲属关系者应避免直属领导及在公司系统内工作；
u 公司聘用人员首先要有良好的品德和个人修养，在此基础上选择具有优秀专业能力或管理能力的人员，聘用人员要符合德才兼备的标准；
u 公司内部员工推荐外部人员加入公司，必需执行保荐入职管理制度。
2、招聘管理基本目标
u 通过内外部招聘满足公司发展所需各种人才，保证公司整体目标的实现，提高公司的核心竞争力,建立适应企业发展的人力资源队伍；
u 以规范的职位说明为人员聘用基础,将合适的人才聘用到合适的岗位；
u 在招聘管理的过程中，主动沟通企业文化，增强企业的凝聚力。
3、招聘管理制度适用对象
招聘管理适用于公司所有岗位的员工，但以下人员除外：
◆ 兼职、特约人员
◆ 公司临时工岗位
4、年度人力资源规划及编制时间
¨ 公司每年12月底至1月初，进行下年度人力资源规划及人员编制定。
5、年度人力资源规划及编制流程：
¨ 行政人事部组织各部门经理填写年度人员配置及编制审批表；
¨ 行政人事部根据年度业务计划和各部门人员编制需求，提出公司年度人力资源规划及编制计划；
¨ 年度人力资源规划及编制计划经公司总裁审批同意后执行，作为年度人员配置的依据。
6、招聘需求确定
¨ 部门主管根据部门业务计划和年度部门岗位编制，对于空缺岗位填写《人力资源需求表》；
¨ 对员工级、部门经理级的中层管理人员职位的招聘，由主管中高层领导审批，由行政人事部负责审核后组织招聘；
¨ 对公司高层领导的招聘需经总裁或董事长审批；
¨ 行政人事部与需要招聘用人部门研究制定招聘方案、组织实施。
7、 招聘方案的选定
¨ 根据部门用人需求情况，明确招聘人员的岗位职责与岗位要求（包括性别、年龄范围、学历和工作经验等）；
¨ 制定招聘计划，与各部门主管确定招聘渠道；
1） 内部招聘：内部公告、内部竞聘、内部人员调配；
2） 外部招聘：网上招聘、报刊招聘、现场招聘、校园招聘、猎头招聘、外部推荐。
8、招聘流程
¨ 简历筛选及候选人选择
行政人事部发布招聘信息、初步筛选应聘简历，将初选合格简历发送给招聘用人部门主管，由用人部门主管进行简历再次筛选，最终确定面试候选人；
¨ 面试准备
行政人事部对面试候选人发面试通知（电话），进行面试前准备工作：
1） 提出应聘者参加面试时应准备的资料（简历、身份证、学历证书、职称证书原件以及其他相关证明文件）；
2） 安排面试时间、地点；
3） 确认面试主考人员（行政人事部、招聘部门、主管高层经理）；
4） 选择面试方法(面试、笔试、测评)。
¨ 初次面试
1） 由行政人事部与用人部门经理对应聘候选人进行专业能力、经验、人品、学历背景的面谈和考核，查验应聘人员提供的各种资料；
2） 初试结束后对初试通过人员填写面试记录单；
3） 行政人事部准备初试通过者的笔试和复试，对落选者发辞谢通知。
¨ 笔试
根据招聘岗位的需要，招聘用人部门设计专业内容测试题，组织初试通过人员的专业知识笔试，并对应聘者的职业倾向、职业特征等进行测试。
¨ 复试
1） 行政人事部经理和主管高层领导对应聘者进行复试；
2） 对复试通过人员填写面试记录单；
3） 招聘专员对复试结果进行汇总，对落选人员发辞谢通知，准备对中选人员的背景调查。
¨ 复试通过者的背景调查
1） 行政人事部根据应聘候选人提供的证明人，对应聘者的工作背景进行电话调查，重要岗位的候选人需要与原工作单位进行访谈。
2） 对应聘者的学历证书等资料进行调查确认。
3） 准备对通过调查人员发送录用通知书。
¨ 其它
行政人事部对所有应聘简历、面试资料进行存档备案，以备查询，对未录用人员的简历，存放半年后销毁，对录用人员简历，则转为员工内部正式档案保存。
9、 新员工录用通知
1） 行政人事部向面试通过人员发出录用通知、确定入职时间；
2） 对于重要岗位人员应严格执行入职体检要求，要求健康状况良好,无传染病及其它严重病症；
3） 行政人事部与相关部门进行新员工入职准备。
10、公司内部对新员工的入职准备
1） 行政人事部向用人部门发送《新员工入职准备通知》，通知相关部门准备新员工的办公设备、办公用品、办公座位、设置考勤卡等；
2） 新员工入职当天在公司内部网发布欢迎新员工入职通知。
会议制度
一、会议种类
（一）总裁办公会
（二）总裁例会
（三）业务会
二、会议通知
1、会议承办部门负责会议通知事项；
2、会议承办部门应在会前2个小时通知至全体参会人员，会议通知应包括：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议主题、会议议程及所有需要在会议上讨论的议案和附件等内容。

三、会中管理
（一）会议纪录人
在各类召开的会议中都需要确定会议记录人员，对会议进程进行记录；
会议记录人应做到：
1、会议中对所有议题的讨论过程、讨论结果进行如实记录；
2、及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚所表达的意见。

（二）会议纪录的内容
1、会议标题、会议目地、会议主席、出席人员、会议记录人；
2、各议案讨论过程中所达成的各种共识；
3、支持各议案通过的证据，及主要反对意见；
4、会议形成的决议中各项工作的详细分派情况及完成的时间要求。

（三）参会人员
1、议案提交部门应携带经批准的完备议案内容参加会议；
2、所有参会人员应严格按照会议通知内容，准时参加会议，不准迟到，不准无故缺席；
3、所有参会人员应提前阅读所有议案内容，有的放矢的在会议中进行有效讨论，提高会议效率，节省会议时间；
4、会议中发言人应言简意赅，每个议题应严格按照会议通知中的议程时间安排进行，禁止漫无边际的泛泛而谈、超时、跑题；
5、会议主席应在每个议题讨论结束后做出小结，使每个议题及时形成决议。

四、会后管理
（一）会议纪要的整理、传阅、存档
在多个部门或特殊规定范围内（总裁办公会、事业部联席会议）召开的会议必须作会议纪要并按照如下程序进行会议纪要的整理、传阅、存档工作；
1、会议记录人负责将会议记录内容进行归纳整理、拟写会议纪要；
2、会议记录人应于会议结束后 2日内，将归纳整理完毕的会议纪要报送会议主席审阅；
3、会议记录人及时将经会议主席审阅批复后的会议纪要发送至各参会人员传签；
4、会议承办部门应将会议纪要及详细议案内容正本一份上报行政人事部存档。

（二）会议决议事项的跟进
会议承办部门应并根据会议纪要中记录的决议内容及时填写《会议决议执行情况动态跟踪》表格，并定期跟进、督办各决议事项；
1、由行政人事部组织召开会议的会议决议事项，行政人事部负责填写《会议决议执行情况动态跟踪》表格，并定期向相关参会人员发布并督促实施；
2、由其他部门组织召开会议的会议决议事项，该部门负责填写《会议决议执行情况动态跟踪》表格，跟进、督办决议事项实施，并定期抄报行政人事部备案。

发文管理制度

一、 公文是传递管理信息、进行社会沟通的工具。为使公司的公文处理规范化、制度化，并结合公司实际工作情况特制定本制度。
二、 行政人事部是公司发文的管理机构，主管公司公文的下发。
三、 发文的分类
公司发文种类主要有：
（一） 决定
适用于发布公司各种规章制度；公布公司重大的人员任免、聘任和调动；通报公司奖惩有关部门及人员。
（二）通知
适用于传达公司重要精神或者情况；传达公司要求相关部门及项目周知或共同执行的事项、安排公司重要事项、重大行动。
四、 公司发文的格式及构成
眉首区：包括发文机关标识、发文类别、发文文号。
主体区：包括公文标题、公文正文、附件、成文时间、印章组成。
版记区：公司发文由主题词、抄报机关、抄送机关、拟稿人、审核人、签发人、印发数量组成。
1、发文机关标识应当使用发文机关（或部门）全称或者规范化简称；联合行文，主办机关（或部门）排列在前。
2、发文类别应当标明公司通知、决定等发文种类。
3、发文字号应当包括年份、序号；公司通知类、决定类发文序号按照类别顺序编号。
4、发文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。发文标题一般采用宋体小三号字体加粗。
5、发文正文要求行文流畅、表达准确；发文正文一般采用宋体小四号字体。
6、发文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
7、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。
8、公司发文应加盖公司公章。
9、公司发文应当标注主题词。主题词一般标注三至四个，根据本公司的公文主题词表，按文件的事由（即内容）、文种依次排列。
10、公司发文抄送、报送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称，有领导指示的也可以抄送个人。
11、公司发文一般以A4纸张打印。
12、发文的主送政府部门对行文格式有特殊要求的按其要求办理。
五、 公司发文的审批、发放程序为：拟搞人拟稿、拟稿部门负责人审核、行政人事部核稿、会签部门签署会签意见、总裁签发、打印、发文、归档等。
公司及各部门因工作需要发文的具体程序和要求为：
1、由相关人员拟写公文，并填写《发文审批单》。
2、拟稿部门负责人对文稿内容进行审核，并在《发文审批单》意见栏中签字确认。
3、交行政人事部对公文进行核稿，并在《发文审批单》相关意见栏中签署意见。
审核的重点是：是否确需发文，发文类型是否妥当，是否符合发文规则和
拟制公文的有关要求，发文格式是否符合本办法的规定，以及公文需要会签的部门等。
4、拟发文件经行政人事部审核后，交总裁签发。
5、总裁同意签发后，交行政人事部统一编号。
6、上述手续履行完毕、公文正式印制前，拟制部门必须将发文送行政人事部进行复核。
复核的重点是：审批、会签、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序复审。
7、复审合格后，行政人事部将所签发的文件如数打印、核对、加盖公章，将原件分发或传真至公司领导、公司各部（室）、各子公司、各项目公司，并填写《发文签收单》。
8、公司各部门、项目公司、项目部（简称“子公司”）接收发文后，应由公司各部门经理、各子公司负责人签收，并应在公司各部门经理、各子公司内部进行传阅。传阅完毕后由文秘档案管理人员负责存档。
六、发文的归档
发文完毕后，应当根据公司有关规定，将发文正本及《公司发文审批单》《公司发文签收单》原件及时交行政人事部立卷存档。
七、各子公司须参照本制度制定本单位的相应制度。

附件一：万通实业集团有限公司发文审批单
附件二：万通实业集团有限公司发文签收单

附件一

万通实业集团有限公司发文审批单

领导签发：

文件标题：

万 [2004] 号
密级：

急缓：

拟稿部门：
拟稿部门负责人审核：

行政人事部核稿：

拟稿人：
份数：
打字：
印发日期： 年 月 日

会签：
发送：
公司各部（室）□ 各子公司 □ 各控股公司 □
抄报：
公司董事会 □ 公司监事会 □

附件二

万通实业集团有限公司发文签收单

行政人事部

前期部

法律部

市场部

会计部

工程部

物业部

董事长

车辆管理制度
一、总则
公司的机动车购置和使用的唯一目的是为了配合公司的日常业务工作需要。
公司的机动车由公司的行政人事部进行管理。
公司的车辆购置，日常支出应按照公司的年度预算执行。
二、公司车辆的购置
1、公司车辆的购置应按照公司年初预算的计划根据公司的实际业务进展需求购置。
2、公司购置车辆的标准及配置应符合公司的业务要求，适宜但不奢侈。
3、公司购置车辆应从正规途径购买，应对经销商的资质有所考量；公司车辆作为公司资产，购置时经办人必须整理好相关证件，缴齐相关税费，并将备用钥匙和手续交行政人事部存放。
三、车辆的维护和保养
1、车辆实行强制初保公里限制，即新车初保为5000公里，初保之后各车保养间隔不得大于8000公里（+200公里）或6个月。
2、按照季节每年入冬入夏实施换季保养，如润滑油、冷却液的更换，空调系统的保养等。
3、车辆保养、修理必须在指定修理厂进行。不得自行修理（包括保险索赔）。
4、修理项目需经行政人事部分管经理同意，不得自行增加修理项目。
5、车辆修理后，送修人应认真进行验收。
6、每车建有完善的保养记录，驾驶员交接应将此内容进行交接。
7、车辆修理前应由驾驶员向公司行政人事部分管经理提出修理预算，及详细修理内容，经批准后方可进行修理，实际修理项目应与预算项目相符，原则上不允许突破预算。
8、公司不允许驾驶员在修理厂购买市面上可以随时买到的通用耗材，如玻璃水、防冻液、香瓶等，如须购买向行政人事部提出申请由专人统一购买后发放。
四、油料的管理
1、车辆油料的购买必须经行政人事部主管经理同意，由专人购买。
2、油料购买后由专人负责管理和发放。
3、领用油料要有登记，根据公里数核发油料，驾驶人员一次领油不得超过120升。
4、为适应费用管理程序，董事会、监事会的专车驾驶员用现金直接加油，按董事会、监事会的报销程序报销。
5、行政人事部分管经理应每月核查油料发放情况。

五、公司车辆的分类及使用原则
1、公司车辆分四种类型：
（1） 由专职司机驾驶的专车；
（2） 由专职司机驾驶的公务车；
（3） 由按照公司规定所配车辆人员自驾车辆；
（4） 公司名下其他车辆。
2、由专职司机驾驶的专车原则上为专人使用，司机的具体工作安排由乘车领导直接安排，对于领导出差离京或因故不用车时，司机首先应向行政人事部汇报，完成领导交办的其它出车，抓紧时间对车辆进行检修维护，其余时间应作为行政人事部后备调用。此类车辆在公司重要商务接待活动时如有必要可以和相关领导协商临时调用。行政人事部相应提供备用车辆和司机。
3、公司的公务车必须由公司专职司机驾驶，使用范围包括会计部门银行提现，携带公章、营业执照等公司重要印鉴外出，员工前往远郊区县办事、公司重要接待活动等。公司重要接待活动，按照公司接待标准的要求办理。
4、所有申请用车人员必须提前两天以上与行政人事部车管人员提出用车申请，行政人事部车管人员将根据申请的具体内容及车辆的资源情况综合进行考虑安排。
5、在没有特殊要求的情况下，行政人事部按照协商出行计划、多部门合乘的原则，优化车辆使用。
6、凡享受公司车辆补贴的相关人员，应遵守公司的有关规定解决交通问题。
7、员工可以按照公司“关于因公外出自驾私车的管理办法”，申请自驾外出，办理公务。
8、由其他人员自驾的公司车辆，如有必要行政人事部有权和相关主管领导协商后临时调用。
六、公司车辆管理规定
1、公司车辆实行专人管理，定车定人。
2、每辆车驾驶人员只留一把钥匙，其余钥匙（防盗器遥控）必须交行政人事部分管经理保管。
3、车辆驾驶人员必须爱护车辆，保持车辆整洁，保证车辆各部完好，随车证件、工具完整齐全。因工作需要调整分管车辆要做交接。交接内容包括但不限于车况、证件、随车工具等内容。
4、任何部门和个人未经车管人员批准，都不得私自调用公司专职驾驶员和车辆或委托他人私用车辆。对于私自调动人员、车辆的行为驾驶员有权拒绝。
5、驾驶人员对所管车辆必须做到行车有记录、消耗有登记、检查保养有计划、积极主动配合修理人员做好车辆保养。
6、无领导批准，公司车辆驾驶人员下班后，一律将车辆停放在公司地下车库，并将钥匙交分管经理。遇出车时间拖延至下班以后，司机可要求用车人员向分管经理通报情况，由分管经理决定司机是否带车回家。经批准带车回家者，必须保证车辆安全。
7、节假日设值班驾驶员和车辆，值班专职驾驶员可将车辆开回家，但必须保持随时出车状态，随叫随到。
8、各部门应尽可能提前将用车计划交车辆管理人员，以便统筹安排，提高车辆使用率；
9、特殊气候条件（如下雨、雪、雾天气）尽量避免出车。
10、所有车辆未经公司总裁批准不准出京。
11、凡为我公司提供有偿商业服务方提出需我方出车配合其商业服务业务，原则上不予派车。
12、如有关系人关系单位借用公司车辆必须通过总裁、行政人事部批准。
七、驾驶员管理规定
1、专职驾驶员指责操守：
（1）讲究职业道德，遵纪守法、用《员工手册》规范自己的行为，坚守岗位，服从工作安排，保证按质完成工作任务。
（2）搞好内部协作，按要求准时出车。
（3）遵守交通规则，保证行车安全。
（4）根据车辆保养规范，定期保养车辆，以保证车辆状况良好。
（5）保持车容整洁，注意节油，减少能耗。
（6）待人热情礼貌，服务周到，符合公司接待标准。
（7）积极完成领导交办的其它任务。
（8）遵守公司纪律，严格遵守公司保密守则。保持着装整洁，仪表、仪态得体。
（9）每天上班后，首先检查分管车辆的车况，保持车辆各部机件运转正常，发现异常立即报告。
（10）每天下班后，将车辆停放在公司指定地点、按位停车，检查车辆的状况并保持油料充足。
（11）执行出车任务时按规定时间前5分钟到达指定位置，保证车内适当温度。上路后要遵守交通法规，按指派任务行车，不得随意更改行车目的地
（12）未经批准不得私自出车和自行用车，更不允许车辆出京；
（13）严禁酒后驾车，杜绝违章行车；未经批准不得将车辆交予他人驾驶。
（14）发生交通事故，必须保护现场，通知交通管理部门并报公司有关管理人员。
（15）发生违章或交通事故必须接受交通管理部门的处理，并报公司车辆管理人员。
（16）积极参加有关交通安全学习。
（17）专车司机在领导出差的情况下，除完成领导交办的任务外应主动到行政人事部报到。
（18）随时接受临时出车任务。如无出车任务，应进行必要的车辆保养，并必须将车辆停在公司办公场所的地下车库内。
（19）夜间出车应警觉等候时的安全。
（20）带车回家应将车停放在安全的地方。
2、其他驾驶公司车辆人员责任：
（1）遵守交通规则，保证行车安全。
（2）关注车辆状况，有异常情况及时向行政人事部主管人员汇报。
（3）记录行驶公里数，及保养日期。
（4）配合车辆年检。
（5）车辆夜间应停放在安全的地点。
（6）车辆发生事故应及时报警并通知行政人事部相关人员。
八、上述公司车辆分类中前三类车辆的事故责任
1、公司为上述公司车辆分类中前三类车辆办理相关保险，其中第三者责任险按照30-50万元保额投保。
2、该类车辆在执行公务中发生事故，在保险公司理赔后的差额部份由公司承担，但由于非执行公务、驾驶员饮酒、肇事逃逸等不当行为造成的事故责任，原则上由驾驶员个人承担责任。
九、相关处罚
1、专职驾驶员未经批准私自出车，给予通报批评并处罚款50元。
2、公司车辆驾驶人员私自将车辆交与他人驾驶，处罚款100元，如造成车辆损坏由个人承担全部修理费。
3、车辆驾驶人员私自将车辆开回家处罚款100元，如造成车辆损坏由个人承担全部修理费用。
4、驾驶人员因违章驾驶被交通管理部门处罚而无法保证正常工作者，扣发此期间工资；两次因违章驾驶被处罚，无法保证正常工作者予以除名。
5、驾驶人员不按期对所驾车辆进行保养处罚款200元，由此造成车辆机件损坏个人承担修理费用。
6、车辆驾驶人员因操作不当造成事故和车辆损坏，个人承担20 %的修理费用。
7、发生违章或交通事故不接受交通管理部门处理，且不向车辆管理人员报告者，一经发现处罚款300元。因此影响公司安全年检者加倍处罚。
8、对于不服从管理，拒绝接受任务者予以除名。
9、公司按交通管理部门机动车违章通知单所列，给予违章者200元/次的处罚；驾驶其他公司名下的车辆，按车辆所属公司的管理办法执行。
十、非专职司机及挂靠车辆的管理
1、挂靠在公司名下的车辆，无论何人驾驶，出行时均应按章行驶，保证安全。发生违章或交通事故应接受交通管理部门处理，并告知公司车辆管理人员，交通事故赔偿责任由驾驶人承担。
2、挂靠车辆因违章被列入交通管理部门机动车违章通知单者给予200元/次罚款。因违章或交通事故影响公司安全年检的给予处罚1000元。
十一、本制度自发文之日起执行。万通地产控股或享有经营管理权的对外投资企业、项目公司、项目部应参照本制度制定相应制度。
公章管理制度
一、总则
1、公章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。公章的管理关系到公司的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为了加强公司公章管理，堵塞公章使用和管理上的漏洞，体现公章的权威性、严肃性，维护公司的合法权益免受侵害，保证各项工作顺利有序地进行，特制定本制度。
2、经总裁授权由公司行政人事部全面负责公司的公章管理工作，包括刻制、发放、保管、监督和使用公章以及回收、销毁印章。

二、公司公章分类
1、企业法人章，即万通实业集团有限公司（以下简称“公司”）公章。它是公司在社会上证明其法律地位的信物。加盖企业法人章的公文代表公司的意志，具有法律效力。
2、由公司直接管理印章的下属各子公司企业法人章、分公司单位章。
3、行政管理用章，包括办公室专用章、保卫专用章等。
4、专门业务管理用章，包括公司财务专用章、人力资源专用章等。 此类章根据业务工作需要配备。

三、公章的刻制
1、审批手续
（1）公司企业法人章及由其直接管理印章的下属各子公司企业法人章、分公司单位章的刻制，需经报总裁批准，方可刻制。
（2）公司行政管理用章、专门业务管理用章的刻制，需向行政人事部提出书面申请，再经总裁批准后方可刻制。
（3）行政人事部负责办理公司企业法人章及由公司直接管理印章的下属各子公司企业法人章、分公司单位章的刻制手续。
公司其他非直属各子公司企业法人章的刻就后，需上报公司行政人事部，由办公室档案管理人员负责将印模留存和备案手续。
（4）公司企业法人章刻制必须遵循以上程序，不得自行擅自刻制。
2、公章刻制的规格、式样
（1）公章一律为圆形；
（2）公章直径应根据国家法律相关规定或根据公司行政人事部指导意见确定；
（3）公章所刊名称，应为公司全称；
（4）公章的印文须使用宋体阳文，文字自左而右环行。文字较多的，环行所余部分在五角星下自左而右直行。

四、公章的保管
1、公司企业法人章、公司直接管理的下属各子公司企业法人章、分公司单位章存放公司行政人事部，由行政人事部指派专人负责管理。
2、公司行政管理用章、专门业务管理用章采取各部门分类保管的办法，各类印章由各部门各岗位专人依据职权需要领取、保管并使用。
3、公章应妥善保管，不得转借他人。
4、公章原则上不许带出公司，对确需携带公章外出的，公章领取人需填写《调用公章记录单》并经行政人事部批准后，由两人以上共同前往方可携带外出。归还公章时按要求在记录单上予以登记。
5、 员工离职时，公章保管人须办理归还印章手续，作为移交工作的一部分。

五、公章的使用
（一） 企业法人章的使用
1、公司各部门需使用企业法人章，须由该部门经办人填写《用印申请记录表》，并与所需用印的文件一并交本部门经理审核。
2、经部门经理审核同意的，根据《公章使用审批流程》上报该部门主管总裁或副总裁审核。
3、经主管总裁或副总裁审核批准的，报备行政人事部主任进行用印核准。
4、经行政人事部主任核准通过，由印章保管人对文件和《用印申请记录表》予以审核用印。
5、在逐级审核过程中，经任意一级审核被否决的，不予用印。
6、公司总裁对公司所有公章的使用拥有绝对的决定权。
7、《用印申请记录表》所载内容必须与所盖章的文件内容相符，否则不予盖章。
8、涉及各类经济合同需使用公章的，须同时出示《经济合同会审单》，且《经济合同会审单》已经根据《经济合同会审制度》经各相关部门审核签字同意后方可生效。
9、用印后该《用印申请记录表》作为使用印章的依据由印章保管人留存，定期整理后归档。
10、本制度中重要公章保管和使用的权限由公司行政人事部定期发布重要公章使用权限清单作出规定。
（二）、行政管理用章和专门业务管理用章的使用
1、在按照国家有关规定的原则上，由保管人在部门经理监督下使用，并对使用情况作相应记录，部门经理对本部门管理的行政管理用章和专门业务管理用章的使用负责。
2、行政人事部有权对一般行政管理用章和专门业务管理用章的使用、保管的记录进行检查。

六、公章保管人的责任
1、公章保管人必须妥善保管印章，不得遗失，如遗失，必须及时向公司办公室报告。
2、必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

七、公章的销毁
1、公司所有公章的销毁均由行政人事部统一办理。
2、对已失去使用效力的公章，行政人事部要及时收回，经总裁审核后，由行政人事部登记销毁。

八、自行管理印章的万通控股或享有经营管理权的对外投资企业、项目公司、项目部（简称“子公司”）须参照本制度制定本单位的相应制度。

九、本规定由公司行政人事部解释，自发布之日起施行。

附件一：万通实业集团有限公司公章调用记录单
附件二：用印申请记录表
附件三：万通实业集团有限公司公章使用审批流程

附件一：万通实业集团有限公司公章调用记录单

万通实业集团有限公司公章调用记录单

调用
公章
名称

用 途

时 间
调 出

计划返还

实际返还

调用部门

调用人

调用部门意见

主管总裁意见

行政人事部经办人

备注

附件二：用印申请记录表
用印申请记录表
时 间
承办人
用印事由
份数
批准人
原件去向（份数）
复印件去向（份数）
备注

附件三：《万通实业集团有限公司公章使用审批流程》

万通实业集团有限公司公章使用审批流程

序号
业务描述
申请人
部门审核
主管领导审核
批准人
报备/备注
1
股东股权管理

1.1
个人股东派息册、变更登记、换卡册等
股权事务助理

董事会秘书
股东大会/
1.2
股东大会公告、公证协议等
股权事务助理

董事会秘书

1.3
公司章程复印件备案
股权事务助理

董事会秘书

1.4
（系统外）法人及自然人股股权变更相关文件
股权事务助理

董事会秘书

1.5
系统内法人股权变更
股权事务助理

董事会秘书
董事长
股东大会/
1.6
向法院/工商/证券公司等机构出具股东股权证明函
股权事务助理

董事会秘书
法律部/
2
日常文件

2.1
日常公司/系统内内部发文
总裁秘书
办公室主任

总裁

2.2
公司资质、工商申报及年检
总裁秘书及档案管理专员
办公室主任

总裁

2.3
日常业务类对外经济合同
经办部门
部门经理
各分管副总裁/总裁
总裁
法律部/按会签程序
2.4
对政府业务主管职能部门函/文
经办部门
部门经理
各分管副总裁/总裁
总裁

2.5
财务会计类

3
日常会计报表
会计
会计部经理

主管财务副总裁
总裁/
3.1
例行税务报表
会计
会计部经理

主管财务副总裁
总裁/
3.2
会计部对政府主管部门函/文
会计部经理/副经理

主管财务副总裁
总裁/
3.3
财务部负债表
资金管理专员
财务部经理

主管财务副总裁
总裁/
3.4
财务部对银行等金融机构出具公司报表
资金管理专员
财务部经理

主管财务副总裁
总裁/
3.5
财务部对银行等金融机构出具公司介绍类文件
财务部经理

主管财务副总裁
总裁/
3.6
对外借款、担保、抵押、资金往来协议合同
部门经理

主管财务副总裁
总裁
/根据董事会授权
4
法律事务类

4.1
诉讼答辩状
法律部经理

主管法律事务副总裁
总裁/
4.2
提起诉讼诉状及相关证据
法律部经理

总裁

4.3
对司法机关函
法律部经理

总裁

4.4
对其他法人单位法律事务函
法律部经理

主管法律事务副总裁
总裁/
4.5
法律顾问聘请及法律事务代理
法律部经理

主管法律事务副总裁
总裁/
5
人事管理类

5.1
报政府劳动人事部门报表
人事管理专员
行政人事部经理

总裁

5.2
人事档案调动函
人事管理专员
行政人事部经理

总裁

5.3
人事证明函
经办部门经理
行政人事部经理

申请人主管副总裁/总裁

5.4
人事鉴定函/政审函
经办部门经理
行政人事部经理

申请人主管副总裁/总裁

5.5
有关人事管理事务对外合同协议
经办部门经理
行政人事部经理

总裁
法律部/
6
龙山项目部

6.1
对外借款、担保、抵押、资金往来协议合同
财务部经理

主管财务副总裁
总裁
/根据董事会授权
6.2
工程合同协议
按公司批准的项目管理审批程序执行
项目总裁
公司法律部/
6.3
销售合同
按公司批准的项目管理审批程序执行
项目总裁
公司法律部/
6.4
对政府主管部门出具函/文
按公司批准的项目管理审批程序执行
项目总裁
总裁/

档案管理制度

第一章　总　则

一、　为规范公司档案管理，充分发挥档案在公司经营、管理中的作用，有效的保护和利用档案，并防止公司重要文件、资料的遗失，同时杜绝失密、泄密现象的发生，维护公司的利益，特制定本制度。
二、　本制度所称档案，是指公司自设立以来在经营、管理活动中形成的对公司具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
三、　本制度适用于公司和公司的子公司。本制度所称公司指万通实业集团有限公司；子公司是指公司控股或享有经营管理权的对外投资企业、项目公司、项目部。
四、　子公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理和保管；同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确和安全。
五、 子公司档案管理部门应对其公司档案的完整性、有效性，及分类、编目的统一性负责。

第二章 档案的机构及其职责

六、 公司档案管理部门为行政人事部，行政人事部依照有关规定，履行下列职责：
（一）根据公司有关规定，建立、健全公司的档案管理规章制度。
（二）收集和接收公司各部门、各子公司范围内对公司具有保存价值的档案。
（三）对所保存的档案严格按照规定整理、保管和利用。
（四）规范公司各部门、各子公司的档案管理流程。
（五）采取各种形式开发档案资源，为公司的经营和管理提供准确、完备的基础信息。

第三章 档案的归档范围

七、　凡属公司各部门在业务活动中所形成的、具有法律效力或查考利用价值的文字、电子、音像材料均属归档范围，包括但不限于：
（一）股东大会、董事会、监事会文件：会议纪要、决议、决定、股东档案、内部审计报告。
（二）经营计划、经营决策、发展战略规划有关报告。
（三）财务有关凭证、账簿、报表、报告、审计报告、预算、决算、概算。
（四）涉及产权关系的所有法律文件。
（五）各类法律合同、协议、承诺书。
（六）业务资料：与项目相关的设计方案、设计图纸、技术文件、工作程序、招投标标底及标书内容。
（七）经营信息：经营策略、客户名单、供应商名单、重要合作伙伴名单、产销策略。
（八）金融、投资、销售、工程等各类调研、分析报告。
（九）公司内部人事资料、档案。
八、　以下所列部门的部分档案可独立管理，由本部门做好档案的立卷管理工作：
（一）财务管理部：管理正在执行中的贷款、担保合同及附件的原件，待执行完毕后移交公司行政人事部。
（二）法律部：管理正在进行中的诉讼档案，待执行完毕后移交公司行政人事部。
（三）会计部：管理会计档案，包括但不限于：凭证、账簿、财务报表、验资报告、审计报告。
（四）行政人事部：管理员工在公司期间形成的内部人事资料、档案
（五）客户关系中心：管理客户档案，包括但不限于：客户资料、客户调查、客户活动、投诉纪录。
九、　董事会秘书处、监事会秘书处独立管理本部门档案，及涉及公司股东的各类档案。
十、 各独立存档部门应针对本部门档案特点建立相应的管