档案管理基础知识.docx

1引言 1
1.1编写目的 1
1.2适用对象及范围 1
1.3设计依据 1
2.1档案管理分系统 2
2.1.1功能描述 2
2.1.2系统功能 2
2.1.3模块功能定义 2
2.1.3.1档案录入 2
2.1.3.2归档统计 4
2.1.3.3档案查询 5
2.1.3.4打印报表 6
2.1.3.5档案借阅管理 8
2.1.3.6档案销毁 9
1引言
1.1编写目的
本需求规格说明书定义应用系统软件完成的功能、业务流程、计算的数学模型、输入信息（数据来源）、输出信息（报表）。
本需求规格说明书作为项目合同的附件之一，是双方组成项目组进行工作的基础性文件。
本需求规格说明书作为验收的依据。
本需求规格说明书由甲乙双方签字并加盖公章后方可生效,协议内容如需修改，应由合作双方协商一致，并签字盖章。任何一方不可单独修改。
1.2适用对象及范围
本需求规格说明书适用于参加本项目的所有管理人员、开发人员和维护人员。
1.3设计依据
《西安供电局综合信息管理系统招标文件》
《西安供电局综合信息管理系统技术协议》
《需求调研报告》
GB/T19001—ISO9001 质量体系设计、开发、生产、安装和服务质量保证模式
GB/T19000.3—ISO9000-3 软件开发、供应和维护中的使用指南
GB8566—88《计算机软件开发规范》
西安协同软件股份有限公司《计算机软件开发规范》
2.1档案管理分系统
2.1.1功能描述
档案管理分系统实现对供电局所有档案、文件以及收发文的管理，并对档案的借阅进行管理。
档案管理分系统主要包括档案录入、档案统计、档案查询、打印报表、档案销毁以及系统维护几个模块。
文档录入、删除、修改
科档录入、删除、修改
2.1.2系统功能
会档录入、删除、修改

档案录入

声档录入、删除、修改
文档查询
档案管理分系统
打印报表
档案查询
归档统计

科档查询

会档查询

声档查询

借阅管理

档案销毁

系统维护

2.1.3模块功能定义
2.1.3.1档案录入
数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。每一个题名都对应一个文件，通过题名找着文件内容，实现全文录入。
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）
1、 文书档案的录入：
对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入，主要是对0到6大类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、其他文档，保管期限主要分永久、长期、短期。
流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归档标志、备注。
2、 科技档案的录入：
按年度及工程代号进行大流水录入。
文件卡片：流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任
者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。
案卷卡片：流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案
卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微号、本数、页数、图纸张
数、库位号、备注、备考表。
3、 会计档案录入：
4、 声像档案录入：
按载体分类并细分录入，载体分照片、软盘、音像及缩微。
按照片录入：流水号、卷内序、分类号、题号、事项说明、拍摄人、拍摄日期、
拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注（卡片录入）。流水号、目
录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、
备注（案卷录入）。
数学计算模型
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

2.1.3.2归档统计
数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计，按类目名称和年度进行统计。保管期限为永久的文件数目、长期的、短期的、未归档的以及文件总数，另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型
1、 按类目名称及年度统计
永久=该年度该类目保管期限为永久的记录总数
长期=该年度该类目保管期限为长期的记录总数
短期=该年度该类目保管期限为短期的记录总数
文件总数=永久+长期+短期
未归=该年度该类目未归档的文件总数
对于科技档案和声像档案中未立卷和已立卷的进行统计
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
1、 文书档案的归档统计报表：类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归。
2、 科技档案、声像档案的归档统计报表：类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归、不立卷、已立卷。
2.1.3.3档案查询
数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询（通用查询），按年度和档案类型查询。
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
2.1.3.4打印报表
数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印.
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）
数学计算模型
各档案全宗号不输出数据（为空）。
1、 文书档案
⑴归档文件封面：起止件号5=该盒号中起始件号和终止件号，其它均是从文档录入表中取得。
⑵文档脊背：同归档文件封面。
2、 科技档案
⑴所有字段均是从科技档案录入表中取得。
⑵科技档案案卷目录、科技档案卷内目录、科技档案文件目录中序号就是科技档案中的流水号。
3、 声像档案
⑴所有字段从声像档案录入表中取得。
⑵其中序号均是声像档案录入表中的流水号。
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
1、 文书档案：
⑴归档文件封面：全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号
⑵文档脊背：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号（格式见下）

号
宗
全

度
年
限
期
管
保

构
机
号
件
止
起

号
盒

⑶归档文件目录：件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
件号
分类号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注

2、 科技档案：
⑴科技档案封面：档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号
⑵科技档案脊背：

号
档

名
题
卷
案

⑶科技档案案卷目录：工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密级、保管期限、编制单位、编制日期、备注

工程代号：
序号
档号
题名
份数
页数
图纸张数
密级
保管期限
编制单位
编制日期
备注
⑷科技档案卷内目录：档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注
档号：
顺序号
字号
责任者
题名
日期
页数
备注

⑸科技档案全引目录：工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内序、字号、题名、责任者、页数、备注
工程名称：
档号
题
名

编制日期
总页数
库位号

卷内序
字号
题名
责任者
页数
备注
⑹科技档案文件目录：工程代号、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者
工程代号：
序号
日期
档号
文件题名
字号
责任者

3、 声像档案：
⑴声像档案卷内目录：（按分类号和保管期限来打印）分类号、案卷号、序号、题名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注
分类号： 案卷号：
序号
题名
拍摄日期
拍摄人
拍摄地点
底片号
备注

⑵事项卡：题名，事项说明
⑶照片卡：拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、参卷号
⑷声像档案脊背：

号
宗
全
号
类
分
称
名
目
类
限
期
管
保

号
盒

⑸声像档案案卷目录：（按分类号和保管期限来打印）序号、目录号、分类号、案卷号、题名，起始日期、截止日期、张数、密级
2.1.3.5档案借阅管理
数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各类档案的借阅、归还、催还进行管理，并对借阅人次和卷次进行统计
1、 借阅浏览及登记：序号、本人代码、借阅人、年龄、性别、职称、职务、日期、单位、部门、文件题名、字号、分类号、案卷年代、保管期限、归档号、案卷号、卷内序、库位号、归还日期、是否归还、签收人
2、 归还登记：将借阅登记中“是否归还”的状态由借出改为已归还。
3、 对借阅人次的统计
数学计算模型
1、 借阅人次统计：
合计=本年度借阅次数+本年度还书次数。
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
1、 输出借阅人次统计表
2.1.3.6档案销毁
数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中需销毁的进行记录，一般将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表。另外还可恢复档案。
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）