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档案管理基础知识.docx

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1引言 1 1.1编写目的 1 1.2适用对象及范围 1 1.3设计依据 1 2.1档案管理分系统 2 2.1.1功能描述 2 2.1.2系统功能 2 2.1.3模块功能定义 2 2.1.3.1档案录入 2 2.1.3.2归档统计 4 2.1.3.3档案查询 5 2.1.3.4打印报表 6 2.1.3.5档案借阅管理 8 2.1.3.6档案销毁 9 1引言 1.1编写目的 本需求规格说明书定义应用系统软件完成的功能、业务流程、计算的数学模型、输入信息(数据来源)、输出信息(报表)。 本需求规格说明书作为项目合同的附件之一,是双方组成项目组进行工作的基础性文件。 本需求规格说明书作为验收的依据。 本需求规格说明书由甲乙双方签字并加盖公章后方可生效,协议内容如需修改,应由合作双方协商一致,并签字盖章。任何一方不可单独修改。 1.2适用对象及范围 本需求规格说明书适用于参加本项目的所有管理人员、开发人员和维护人员。 1.3设计依据 《西安供电局综合信息管理系统招标文件》 《西安供电局综合信息管理系统技术协议》 《需求调研报告》 GB/T19001—ISO9001 质量体系设计、开发、生产、安装和服务质量保证模式 GB/T19000.3—ISO9000-3 软件开发、供应和维护中的使用指南 GB8566—88《计算机软件开发规范》 西安协同软件股份有限公司《计算机软件开发规范》 2.1档案管理分系统 2.1.1功能描述 档案管理分系统实现对供电局所有档案、文件以及收发文的管理,并对档案的借阅进行管理。 档案管理分系统主要包括档案录入、档案统计、档案查询、打印报表、档案销毁以及系统维护几个模块。 文档录入、删除、修改 科档录入、删除、修改 2.1.2系统功能 会档录入、删除、修改 档案录入 声档录入、删除、修改 文档查询 档案管理分系统 打印报表 档案查询 归档统计 科档查询 会档查询 声档查询 借阅管理 档案销毁 系统维护 2.1.3模块功能定义 2.1.3.1档案录入 数据流程: 功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。每一个题名都对应一个文件,通过题名找着文件内容,实现全文录入。 输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 1、 文书档案的录入: 对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入,主要是对0到6大类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、其他文档,保管期限主要分永久、长期、短期。 流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归档标志、备注。 2、 科技档案的录入: 按年度及工程代号进行大流水录入。 文件卡片:流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任 者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。 案卷卡片:流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案 卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微号、本数、页数、图纸张 数、库位号、备注、备考表。 3、 会计档案录入: 4、 声像档案录入: 按载体分类并细分录入,载体分照片、软盘、音像及缩微。 按照片录入:流水号、卷内序、分类号、题号、事项说明、拍摄人、拍摄日期、 拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注(卡片录入)。流水号、目 录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、 备注(案卷录入)。 数学计算模型 输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 2.1.3.2归档统计 数据流程: 功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计,按类目名称和年度进行统计。保管期限为永久的文件数目、长期的、短期的、未归档的以及文件总数,另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。 输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型 1、 按类目名称及年度统计 永久=该年度该类目保管期限为永久的记录总数 长期=该年度该类目保管期限为长期的记录总数 短期=该年度该类目保管期限为短期的记录总数 文件总数=永久+长期+短期 未归=该年度该类目未归档的文件总数 对于科技档案和声像档案中未立卷和已立卷的进行统计 输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 1、 文书档案的归档统计报表:类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归。 2、 科技档案、声像档案的归档统计报表:类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归、不立卷、已立卷。 2.1.3.3档案查询 数据流程: 功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询(通用查询),按年度和档案类型查询。 输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型 输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 2.1.3.4打印报表 数据流程: 功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印. 输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型 各档案全宗号不输出数据(为空)。 1、 文书档案 ⑴归档文件封面:起止件号5=该盒号中起始件号和终止件号,其它均是从文档录入表中取得。 ⑵文档脊背:同归档文件封面。 2、 科技档案 ⑴所有字段均是从科技档案录入表中取得。 ⑵科技档案案卷目录、科技档案卷内目录、科技档案文件目录中序号就是科技档案中的流水号。 3、 声像档案 ⑴所有字段从声像档案录入表中取得。 ⑵其中序号均是声像档案录入表中的流水号。 输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 1、 文书档案: ⑴归档文件封面:全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号 ⑵文档脊背:全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号(格式见下) 号 宗 全 度 年 限 期 管 保 构 机 号 件 止 起 号 盒 ⑶归档文件目录:件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 件号 分类号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 2、 科技档案: ⑴科技档案封面:档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号 ⑵科技档案脊背: 号 档 名 题 卷 案 ⑶科技档案案卷目录:工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密级、保管期限、编制单位、编制日期、备注 工程代号: 序号 档号 题名 份数 页数 图纸张数 密级 保管期限 编制单位 编制日期 备注 ⑷科技档案卷内目录:档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注 档号: 顺序号 字号 责任者 题名 日期 页数 备注 ⑸科技档案全引目录:工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内序、字号、题名、责任者、页数、备注 工程名称: 档号 题 名 编制日期 总页数 库位号 卷内序 字号 题名 责任者 页数 备注 ⑹科技档案文件目录:工程代号、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者 工程代号: 序号 日期 档号 文件题名 字号 责任者 3、 声像档案: ⑴声像档案卷内目录:(按分类号和保管期限来打印)分类号、案卷号、序号、题名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注 分类号: 案卷号: 序号 题名 拍摄日期 拍摄人 拍摄地点 底片号 备注 ⑵事项卡:题名,事项说明 ⑶照片卡:拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、参卷号 ⑷声像档案脊背: 号 宗 全 号 类 分 称 名 目 类 限 期 管 保 号 盒 ⑸声像档案案卷目录:(按分类号和保管期限来打印)序号、目录号、分类号、案卷号、题名,起始日期、截止日期、张数、密级 2.1.3.5档案借阅管理 数据流程: 功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各类档案的借阅、归还、催还进行管理,并对借阅人次和卷次进行统计 1、 借阅浏览及登记:序号、本人代码、借阅人、年龄、性别、职称、职务、日期、单位、部门、文件题名、字号、分类号、案卷年代、保管期限、归档号、案卷号、卷内序、库位号、归还日期、是否归还、签收人 2、 归还登记:将借阅登记中“是否归还”的状态由借出改为已归还。 3、 对借阅人次的统计 数学计算模型 1、 借阅人次统计: 合计=本年度借阅次数+本年度还书次数。 输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 1、 输出借阅人次统计表 2.1.3.6档案销毁 数据流程: 功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中需销毁的进行记录,一般将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表。另外还可恢复档案。 输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型 输出数据(报盘数据格式要求、报表样式)
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