某地产企业办公室秘书职务说明书及KPI指标.docx

某地产企业办公室秘书职务说明书
岗位名称
秘书
岗位编号
ZJ403
所在部门
总经理办公室
岗位定员

直接上级
总经办主任
职系
行政事务职系
直接下级
无

所辖人员
无
岗位分析日期

本职：
负责印制公司报告和文件；负责文书处理工作；负责前台接待工作；及其他程序性工作

职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责印制公司报告和文件
工作时间百分比：40%
工作
任务
负责规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作
负责文档的复印工作，保证复印质量，并认真、准确填写复印记录单
对录入后的文稿做到及时上交、送还或销毁
负责计算机内文件的安全和保密工作
职
责
二
职责表述：负责文书处理工作
工作时间百分比：25%
工作
任务
负责印制公司报告和文件
负责公文收发、传阅、送审和催办工作
参加公司一般行政和办公例会及有关会议，负责制作会议纪要
办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交总经理办公室主任
负责信函的处理、回复
办理公司文件、信函的邮寄工作
负责公司印鉴、介绍信使用和保管
职责
三
职责表述：负责前台接待工作
工作时间百分比：30%
职责四
职责表述：完成总经理办公室主任交付的其他工作
工作时间百分比：5%
权力：
办公室文件传递的督促权
印鉴、介绍信的管理权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系

任职资格：
教育水平
专科以上学历
专业
中文、文秘或者其他文科类专业
培训经历
经过文秘及相关专业的培训
经验
2年以上相关工作经验
知识
具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识。
技能技巧
具有较强的写作能力和表达能力；能够熟练使用办公室软件，并具备基本的网络知识；有较强的英语应用能力，具有一定的人际能力、沟通能力、计划与执行能力
其它：
使用工具设备
计算机、碎纸机、一般办公设备（电话、传真、复印机、文件柜）
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间，偶尔需要加班
所需记录文档
通知、会议纪要、印章使用记录、介绍信、公司大事记
备注

总经理办公室秘书关键绩效考核指标
KPI
考核目的
绩效标准
公文起草的及时性和准确性
提高公文质量
没有按时起草好公文的次数不超过[ ]次，出错不超过[ ]处
会议记录的准确性
建立完整的会议过程档案
对重要问题的漏记不超过[ ]处，漏记会议次数不超过[ ]次
会议纪要制作的及时性和准确性
通过完整的会议纪要，及时向外传达会议内容
没有按时制作会议纪要的次数不超过[ ]次，纪要出现错误的次数不超过[ ]次
日常文书工作的准确性、及时性
提高文书管理的水平
信函的处理不当次数不超过[ ]次，文件的传递催办失误次数不超过[ ]次
印章、介绍信使用的准确性、合理性
严把印章、介绍信使用关，避免重大失误的发生
印章误用次数不超过[ ]次，或为[否决性指标]，介绍信使用不合理的次数不超过[ ]次
打字复印工作的准确性、及时性
提高工作效率
打字出错率不超过[ ]处，打字复印未及时完成的次数不超过[ ]次