财务共享与优化内控效果的管理探究.pdf

技术协作信息2023（4）总第 1485 期财务共享与优化内控效果的管理探究张凯慧1梁吉妍21.鞍钢集团有限公司财务共享服务中心；2.鞍钢集团有限公司审计中心摘要：随着信息技术的推广使用，现代企业各项管理工作信息化程度不断提升，财务信息的分享、交流与实时共享推动财务共享模式的广泛应用，又带动了管理理念的变革。财务共享给内控工作提供了重要的数据支撑，但是互联网平台蕴含的各种风险因素，就需要强化内控工作，改善内控环境，建立起完善的风险防控体系，实现财务共享与内控工作的有机融合，增强管理合力，为现代企业的可持续发展提供内生动力。关键词：现代企业；财务共享；内部控制随着现代企业发展规模的不断壮大、各项管理机制的完善，企业各种信息的充分共享已经成为开展各项管理工作的前提，财务信息的分享、交流与实时共享推动财务共享模式的广泛应用，提升了企业内部各个机构的协同管理配合力度，对有序开展内控工作也提出了新的要求。财务共享工作模式的推进改进了会计工作方式与财务工作流程，增加了新的风险控制点，这就需要内控人员与财务人员有效合作，不断优化内控工作体系，实现财务共享与内控工作的有机融合，增强管理合力，从而促进现代企业更快、更好地发展。一、财务共享对增加内控效果的积极贡献（一）有助于改进内控工作方式在传统的财务工作模式中，财务人员主要通过单点、局域多订的电算化方式来开展会计核算工作，这就增大了财务人员的工作压力，各个处室、分公司的财务人员或财务专管员需要逐条录入财务信息，并进行认真核对，确保每项数据的真实、准确，确保每个环节的规范、有序。财务共享模式就可以改进这个问题，财务人员可以一次性录入全部财务信息，并及时更新，有助于有序内控工作的有序推进，可以将分散的内控环节统一起来，避免重复、无效环节的发生，有助于减轻财务与内控人员的工作压力，提升内控效果。（二）可以确保内控数据的信息安全现代企业开展内控工作的终极目的就是通过加大财务工作的监管来避免财务信息数据出现失真行为，确保每条数据信息的绝对安全，但是，传统的纸质模式中，大量表格、报表暴露于公开环境中，各类关键的财务信息数据就会流露出去，不利于现代企业的财务信息安全管理。财务共享模式中，内控与财务人员主要通过信息化数据平台来开展各项工作，在技术人员进行加密处理后，各类信息数据就会杜绝因为人为原因而导致的泄露行为的发生，可以确保内控数据的信息安全。（三）有助于提升信息传播效率传统的工作模式中，财务人员与内控人员需要经历多道工序、经过多个环节来完成信息核实与监控工作，过多的中间环节增加了各类信息的传播阻力，甚至不利于各类信息的有效传播。财务共享模式推广后，财务与内控人员实时上传各类数据资料，数据库实现实时共享，经过技术人员的严格审核与加密处理，各个机构、科室就可以实施查阅、访问与利用这些信息数据，有效提升了各类信息数据在内控环节中的传播效率，彻底改变各类信息传播不对称的陈旧问题。二、财务共享模式对现代企业内控工作的新要求（一）要求不断优化内控工作环境财务共享模式的推进带动了现代企业组织框架的变革，要求更为系统、运行更加通畅的组织机构来确保财务共享各项功能的有效发挥，这就需要管理阶层做好统筹规划工作，明确各个机构的权责关系，划分工作责任、突出重点工作环节，避免再次出现功能重叠、相互推诿行为的发生，从而不断提升组织机构的运行效率。而且，运行更为通畅的组织机构，在财务共享模式的带动下，就可以优化内控工作环境，内控人员可以提升成本、财务管理窑窑技术协作信息2023（4）总第 1485 期利润核算工作效率，降低工作强度，不断提升内控效果。（二）明确内控重点环节作为一种具备继承性、数字化特征的财务管理机制，财务共享模式主要通过电子化、数字化文件传输为主，这就涉及各类信息数据的录入、生成、存储与传播问题，这些环节中都会出现一定的风险隐患，故此，这就呼吁强化对各个环节的内控工作。因而，财务共享模式下内控机构应明确内控重点环节，内控人员除了开展常规内控外，还应强化对重点环节的动态控制，在源头上排除财务风险隐患。内控人员还应重视技术安全控制工作，财务共享需要信息化技术作为支撑，确保各项数据库安全、有序运行，便于开展核算管理、资金安全监控、原材料稳定供给等，但是，信息技术除了安全管理外，还会出现运行故障问题，一旦出现了技术故障，就意味着财务管理、内部控制工作处于瘫痪状态，故此，内控人员还应加强对技术模块的监控工作，及时排查技术故障，确保各类信息的有效传输与实时共享。三、财务共享模式中影响内控工作的因素分析（一）部分企业的内控组织系统需要不断完善从实施效果来看，部分企业在尝试推广财务共享模式后，对组织机构也进行了调整，但是，主要重在对数据信息录入与数据存储机构的调整，财务信息共享中心与其他机构、子公司的联系依然不够密切。随着生产业务的扩大，各家子公司都负责开展不同的经营业务，这就给财务信息共享中心增加了难度，因为不断变更的业务数据增加了会计信息核实的难度，难以确保每项信息数据的真实性，这就增加了后续的内控工作难度。虽然内控机构已经独立开展工作，但是依然需要同财务机构合作，全面掌握本公司的各项业务，加大同各家子公司的合作才能确保内控效果，这就需要完善组织框架，实现信息数据的横向与纵向传输，减轻内控工作的推进阻力。（二）对风险管理工作重视力度不够财务共享模式主要依赖信息化平台来开展，互联网环境中一直存在不确定的风险要素，这就要求各家公司重视风险评估工作。但是，部分企业对这项工作的重视力度不够，风险评估的针对性较弱，有些企业配置了风险评估人员，但是缺少与财务共享数据中心的有效沟通，对风险点的收集与观察也存在简易化倾向，难以及时觉察到新增加的风险点。其次，部分企业风险防控机制也需要进一步完善，部分企业并没有结合下属子公司业务变动的情况来及时更新、调整风险防控点，也没能及时变更风险防控措施，惩罚工作有时也流于表面，这就影响了内控工作的主体效果，加大了后续纠错难度。（三）信息共享模式中信息安全管理工作效果不佳现代企业财务共享数据中心需要实时处理总公司、分公司的各类财务信息数据，这些数据都属于本公司的机密数据，需要绝密安全管理，杜绝数据泄露行为的发生，如何确保信息数据安全也是内控工作的重点环节之一。但是，部分企业这项工作存在漏洞，有时便于不同机构的财务人员登录信息中心平台，技术人员设置的密码较为随意、简洁，而且各家子公司也都默认使用总公司的登录密码，子公司业务不断拓展财务人员数量也持续增加，也加大了密码更新难度，故此一直沿用原始密码，这就为不法分子的入侵提供了操作空间。与此同时，由于财务与内控工作的任务量过于庞大，工作人员难以在工作时间内完成规定任务，下班回家后还得继续工作，故此，为了便于工作人员利用业余工作时间来完成各项任务，几乎每家企业都设置了内网与外网两套登录平台，相之于内网登录平台，在家访问的外网登录平台，安全程度更低，一旦工作人员的个人电脑被非法入侵，信息数据共享中心的各类数据就会面临泄露隐患，故此，这种情况下的风险防控与安全操作也不容忽视。四、财务共享模式下改进内控工作效果的实施措施（一）实现内控与财务管理的有机融合，持续完善内控组织机构随着财务共享模式的有序推进，现代企业就应通过大力宣传、强化沟通、完善组织机构等措施，加大对财务共享实施理念与改进内控工作效果的认知力度，实现财务共享与内控工作的有机融合，按照财务共享模式的运行要求来强化内控工作。第一，加大对财务共享工作理念的宣传力度。财务人员可以利用各种平台与途径，充分发挥出专业优化，开展多种形式的培训工作，向全体员工讲述财务共享模式的具体要求、实施要点、重难点环节等，让全体职工意识到全面推进财务共享的必要性，按照这种模式的要求来高质量完成这项工作。第二，加大对各项流程的讲解力度。对于一种新型工作模式，阻力最大的时间点就是刚刚开始推行的时刻，这就需要财务数据共享中心的工作人员发挥出专业优势，或者组织专题讲座，或者通过邮箱、公众号、微博、QQ 群等平台，来及时回复各子公司财务人员的咨询，进行在线答财务管理窑窑技术协作信息2023（4）总第 1485 期疑解惑，指导各项流程的有序运转。各分公司也应选派代表，积极参加由财务信息数据共享中心组织的培训活动，加大双方沟通力度，消除工作障碍，促进这项模式的顺利推进。第三，协调各方诉求、提升配合力度。财务共享模式的推进，不单单是财务部门的工作，更是整个公司的工作，需要各个机构、部门与分公司的大力配合，故此，管理阶层在做好统筹规划的前提下，财务信息数据共享中心发挥出牵头作用，协调各方诉求，做好财务共享的整体部署，构建统一的工作流程，明确各个机构的权责义务，促进这种模式的高效运转。（二）强化内控管理，消除风险隐患财务共享模式主要通过互联网平台来开展各项工作，这就蕴含着潜在的、现实的风险要素，现代企业内控机构就应建立起系统的风险防范体系，强化对重点环节监控，在源头上防范与化解财务风险。第一，提升风险防控意识。财务人员与内控人员应大力合作，在企业内部加大宣传力度，定期开展风险防范教育，普及风险防控知识要领，尤其是重点注意财务共享模式中容易爆发风险的重点环节，发放内控操作条文，动员全员力量，提升每位员工的风险防范意识。第二，加大风险隐患排除力度。内控人员应按照财务共享模式的要求，定期或不定期开展风险评估工作，通过定量评估与定性评估相结合的做法，力争在源头上排除风险隐患。内控机构应构建风险防控目标，细化风险防控实施流程，从而建立起完善的风险防控体系。第三，加大风险识别力度，增强风险防控的针对性。内控人员采用人工与技术相结合的方式，重点识别跟财务共享相关的风险名目，同时加大风险分析力度，按照严格的风险防控细则对各类风险进行细化与排序，根据不同类型风险可能导致的后果轻重程度，将风险要素分为低级、中级与高级三个等级，实施差异化处理策略，重点解决高等级风险，确保财务共享数据的绝对安全。对于内控人员来说，风险防控工作只有起点，没有终点，是一项持续工作过程，尤其是财务共享模式的深入推进，风险防控的复杂程度也持续增加，这就需要内控人员不断优化内控操作流程，建立起风险信息数据库，开展动态监控工作，实时监测风险变动情况，技术掌握各类风险信息的变动数据，未雨绸缪，掌握风险防控的工作主动。内控机构还应完善风险防控保证机制，确保各项数据信息的有序流动，保障沟通联络效果，发现风险能及时上报、及时解决，为财务共享的有序实施保驾护航。（三）重视信息安全，改进内控效果企业财务共享中心是数据高度集中化的存在，必须将信息安全建设置于首位，防范病毒攻击、账号盗用等问题，切实规避系统运行风险。首先，加强账号安全管理。要加强财务共享中心员工的系统登录密码管理，优化密码防护系统，强制要求员工将默认登录密码更为该等级较高的密码，若不更改就无权登录系统。具体来讲，就是要求员工将简单的默认密码更改为“字母+数字+符号”的混合密码，提高安全等级和破解难度。另外，若是员工通过个人电脑登录系统时，必须对登录人员的个人信息、登录 IP 等实施验证，确保身份安全后才能允许其登录系统。同时，员工账号需要与个人手机号进行绑定，一旦账号出现异常登录就要及时发出提醒。此外，企业要设置信息安全监督专员，专门负责员工信息安全培训和指导工作，督促员工做好信息安全风险防范，从源头上消除信息安全风险，并做好系统运行状态的动态监督。其次，提高断电保护力度。企业后勤部门要提高断电保护力度，制定完善的断电应急措施，如购置配备发电机，在发生断电时要进行无缝对接，确保系统不会因断电出现停运。结语财务共享模式带动各项管理机制与管理理念的变革，对内控工作也带来了新的挑战，财务共享模式与内控工作存在着有机联系，财务共享给内控工作提供了重要的数据支撑，但是基于互联网平台开展的各项工作，又增加了风险发生概率，这就需要强化内控工作，改善内控环境，建立起完善的风险防控体系，实现财务共享与内控工作的优势互补，完善各项管理机制，为现代企业的可持续发展提供内生动力。参考文献：1张磊.财务共享视域下企业管理会计信息化研究J.财会通讯,2022(11):144-149+155.2魏明.浅谈基于财务共享服务中心的会计管理模式设计J.现代商业,2022(16):147-149.3谢映贤.企业财务会计内部控制存在的问题与应对策略J.中国产经,2022(10):59-61.财务管理窑窑