如何开展QC活动及编写QC成果报告.pdf

如何开展 QC 活动及编写 QC 成果报告我国开展 QC 小组活动已有 30 余年的历史，但是由于各项目部对此活动的重视程度不同，QC 小组成员的受培训程度不同，再加上人员流动性大，推进人员多有变动，课题活动技术与现场实际管理结合的紧密性不够，对于 QC 活动的方法和成果报告的编写要求不明了，导致在 QC 活动及成果报告的编制中存在较多问题。本人现结合实际情况，参考网络资料向各位试叙如下。一、QC 活动存在的一些共性问题1.课题名称不一目了然部分小组为吸引眼球，故意采用一些拗口的、冷僻的课题名称，或课题名称绕来绕去，不能一目了然地反映课题活动容。2.课题现状掌握不清楚，不知道需要解决的问题的症结部分小组针对本课题目前的情况不了解，不知道目前的合格率，没有相应的数据收集、整理、分析，不了解需要解决问题的初步症结。3.目标不明确，问题不突出，目标过多过滥设定目标无量化数值，无数理依据，纯粹靠拍脑门得出；不能明确指出课题要解决的问题，且部分小组设定目标过多过滥（一般不超过 2 个），导致中心不突出或活动容庞大，开展活动及报告编写时顾此失彼。4.原因分析不透彻不能从人、机、料、法、环、测等多个方面进行全面分析，存在多处漏项，因果原因关系不明确清楚，存在生拉硬扯；另一方面分析不透彻，不能一直分析到可直接采取对策的程度（即末端原因）；最主要的是个别小组原因分析的工具使用错误。5要因确认不全面第一是要因确认时未能将所有末端原因列出，不能仅凭好恶进行人为挑拣，也不得存在遗漏；二是要因确认时未能引用数据、客观事实进行证明，不能仅靠会议或者表决来确定哪些末端原因为主要因素。6.对策与实施缺项第一是对于确定的主要原因，没有逐条制定对策，第二是对策制定未能遵循“5W1H”，缺少对策 What、目标 Why、措施 How、负责人 Who、地点 Where、完成日期 When 等相关的要素；三是没有逐条针对实施后的情况进行交代。7.取得效果叙述不完全第一是未将对策实施后的效果与原状进行详细的对比，未能采用数据说话，个别小组甚至未能确认是否达到目标，无结论性意见；二是取得的经济效益和社会效益过于夸大；三对于取得的无形效果未能进行评价。8.后续标准化不到位改进后的效果不能维持、巩固，或后期的巩固资料也未能收集；未能纳入企业管理，形成有关标准，并得到执行。二、QC 成果报告存在的问题1.文字多图表少一些 QC 成果报告写成了工作总结，文字叙述过多，能用图表表达的也不用图表表达；还有的成果报告运用的工具不足“两图一表”，既不象质量管理论文，也不象 QC 成果报告。2.问题不突出，过程纯如流水账不能明确指出课题要解决的问题，整理出的报告就事论事，如同流水帐，导致中心问题不突出，无特色，无吸引力。3.步骤不完整前后不协调有些小组未按 PDCA 循环扎扎实实的活动，有的是对取得的科研成果按 QC成果报告的格式“倒装”，使得成果报告体现不出 PDCA 循环的全过程。如有的成果报告选题理由和现状调查的容不衔接，有的各步骤之间逻辑性差、容前后不协调，有的有前“因”无“果”，还有的只有“果”无有“因”等。4.容空洞缺乏依据有些成果报告选题理由，讲空道理；确定主要原因讲道理，不是以事实为依据；有的虽有依据，也是定性的多、定量的少，缺乏信服力。5.工具运用不熟练、缺陷多相当一部分成果报告由于小组成员对所选用工具的适用的基本条件、用途、应用程序、用后信息的分析和利用等理解不深，对其涵及原理不太清楚，致使运用工具选择不当，出现的缺陷较多。三、编写成果报告的基本要求1.课题名称是成果的窗口，应直接明确要解决的问题，改进性的课题应采用褒义性的词语，创新型的课题应采用中性的词语。如“降低不合格率”、“提高的稳定性”、“(设备、设施)的研制”，课题名称要简单、明了、针对性强。语言要精练，切忌错别字，以防误解。2.报告程序要清楚，逻辑性要强，既要体现 PDCA 的活动过程，又要符合课题得以解决的前后逻辑关系。3.多用图表，少用文字，能用图表表达的容不要用文字叙述。4.成果报告的容要真实，切忌夸大其词。5.抓住要点，详略得当，要围绕课题的中心容来阐述活动的主要过程，切忌节外生枝、画蛇添足，特别要防止使用一些广告性的语言。6.名词、术语使用要规：1）应使用通用的名词，避免用俗名、地方性或专业性强的名词术语，必须使用时应加以说明；2）数目字的使用要规。四、整理成果报告的方法步骤根据一些小组整理成果报告的经验和作法，一般需要做以下工作。1.制定活动总结的工作计划。整理成果报告应把需要做的一系列工作计划安排好，经全组成员讨论通过后分工执行。包括回顾总结、编写（修改）成果报告、上报成果报告、发表预演、修改等。要把这些工作分配落实到具体成员来负责，明确其完成时间。2.全体成员认真回顾、总结、分析活动的全过程小组全体成员应认真回顾总结分析本次活动全过程中有哪些经验教训、巩固措施的可操作性、巩固期效果的稳定性、今后活动需加以改进的项目容，同时还需要确定下一个活动课题的选择等。3.拟订、讨论成果报告的编写容提纲确定了成果报告的中心容以后，需要由成果报告的编写执笔人拟定报告的容提纲，大家讨论补充后予以确定。4.明确分工，落实责任小组长应根据大家讨论通过的编写提纲需要的资料，确定应收集整理的原始记录及责任人、截止时间，以便为成果报告的编写执笔人提供资料。5.起草成果报告初稿由成果报告执笔人在掌握充分资料的基础上，按照成果报告编写提纲起草成果报告初稿。6.集体讨论与补充将成果报告初稿提交小组集体会议，由大家讨论、补充，由执笔人修改后，再次讨论补充，多次循环，以便使报告更加完善。五、改进型成果报告的主要容所谓改进型成果，是指传统的现场型、攻关型、管理型、服务型课题的成果，它们都是对现有问题的改进。这类成果在 PDCA 活动程序的容方面都有许多共同之处，是按 PDCA 循环的科学程序进行的，而成果报告是小组活动的真实写照，因此成果报告的主要容也应真实地体现 PDCA 循环的全过程。一）小组概况这部分是成果报告的开头，通过介绍，一方面使局外人了解小组活动史，另一方面通过简单介绍本课题的主要活动容及取得的效果，以引起别人的兴趣和注意力。1.应介绍的容1）发表课题有关的企业及产品（服务）的简况。2）小组概况：小组成立时间、人员岗位结构及文化技术素质结构、小组类型等；历年主要课题完成情况及获奖等级、对企业及社会的贡献，小组成员通过开展活动素质的提高情况（如评为先进、提升职务的人次）（该容可根据小组活动的实际情况选用）；本次所发表课题的简况，如本次活动围绕主要问题采取的主要措施及达到的效果。2.表达的方式各小组可根据本小组活动的具体情况采取以下不同的方式。1）文字叙述式。采用简洁明了的语言叙述小组的概况。2）表格式。采用表格的形式将小组活动的概况表达出来。3）表格加文字叙述式。即采用以上两种形式，用文字叙述表达介绍小组历史活动情况，用表格介绍小组现有成员及本课题活动情况（一般采用）。二）选题理由对选择课题理由的介绍，目的是突出课题的中心容及解决的难度，说明选择本课题的重要性及其在企业发展中所处的位置。1.应阐述的容1）是否是企业实现方针目标或中心工作中的重点项目、难点。即本课题是否是为满足企业（或项目、班组）管理者的需要而选择的，如是，则应介绍该课题对企业发展、市场竞争的影响、领导的指令情况等。2）是否是社会要求、用户需求（包括下道工序）所迫切解决的问题。即该课题不解决，将会对企业的生存发展、信誉、失去市场带来影响。3）是否是生产、服务或工作现场的关键或薄弱环节。即该课题不解决将会对企业的生产、服务或某项工作带来较大影响，如质量降低、消耗增加、成本上升、造成较大经济损失等。课题不同，可能涉及的理由有以上一个或多个方面的容，对现场型的自选课题只需 1-2 个理由即可。2.表达形式1）文字叙述式。文字叙述式可采用步步深入、突出主要矛盾的叙述方法。如有的成果报告先介绍课题的现状，然后介绍与用户、企业发展、市场竞争、社会要求的差距，再介绍问题得不到解决的后果这样一个层次叙述，就突出了课题解决的重要性。也有的成果报告先介绍上级的要求，再介绍课题的现状，突出现状与要求的差距及课题解决的重要性这样一个层次。2）图表展示式用图表的方式显示选题理由之间的关系，以突出课题解决的重要性。3.注意事项1）应直接说出选题的目的和必要性，不要长篇大论。如有的成果报告，为了强调所选课题的重要性，从国际发展趋势讲到国的先进水平，从计划经济讲到向市场经济的转变，从全厂的要求讲到课题的现状，发表用了三、四分钟还没讲完，。2）要以数据和事实为依据。介绍选题理由不要讲空道理，而应以现状调查中的数据和事实为依据说出上级要什么、问题的症结如何，才有说服力。3）防止条款的罗列。选题理由的介绍不应是条款的罗列，而应将理由中的数据和事实用生动、简洁有力的语言有机的组合起来，以起到逻辑推理严谨、理由充分、引人入胜的作用。三）现状调查（确定主要问题）该部分容第一是对选题理由的详细说明及具体依据，是分析原因的基础和解决主要问题的着眼点；第二是寻找现状与用户需要、竞争对手、上级要求差距的依据；第三是确定目标、采取对策后检查效果的依据。因此该部分容是成果报告中心容突出与否的始点和关键容，一般也是小组工作量较大的活动。1.应介绍的容该部分应主要介绍小组进行了那些调查活动及分析活动，确定了存在什么主要问题，主要有两方面。1）开展调查活动的容。根据课题所涉及的过程或领域，查阅了那些有关的资料（包括企业外部）或进行了那些与课题有关的调查活动（包括企业外部），这些活动采取了何种调查方法，其调查的逻辑顺序是如何进行的。2）进行的分析活动。根据调查得到的数据和事实，采用了何种统计方法进行了分析，又分别得出了什么结论，分析确定的主要问题是什么。若调查活动及分析活动进行的较多，应分别叙述调查活动及分析结果，最后进行综合分析，得出总的调查结论，即调查确定存在的主要问题。2.编写时应注意的问题1）应用框图简介活动对象的过程或工艺流程，并注明课题活动的位置。尤其是在组织外交流成果时，由于隔行如隔山，为使别人理解课题的来龙去脉，应首先使用过程流程图，简介课题所涉及的过程围、活动过程（工艺流程或产品的结构示意图）。2）收集的数据要有客观性。由于抽样的置信度与抽样的样本容量和代表性有直接关系，因此收集的数据不但要有足够的样本量而且要具有客观性，避免只收集对自己有利的数据，或是从收集的数据中只挑选对自己有利的数据而忽略其它数据。在整理成果报告时需说明调查依据的来源、抽取样本的围、样本的代表性，以说明用样本推断总体的正确性。3）收集数据的时间要有约束。调查的数据应是近期的（一年），这样才能真实反映现状。因为情况是会随时间的变化而不断变化的，时间相隔长的数据就不能反映现状，就可能将今后的活动引入歧途。如需要以往的数据，应说明现在和以前影响所要解决问题的因素未发生较大变化，以表示用以往数据推断现在总体的正确性。4）调查分析的结论要明确。分步调查及总的调查分析的结论要明确，尤其是应将调查分析最后确定存在的主要问题应进一步明确。5）杜绝“三无”（无调查方法、无调查数据、无调查分析）及与成果无关的容。6）确定的主要问题不要过多。一般确定的主要问题1-2 个为宜，最多不超过 3 个，以防课题太大，针对性不强。四）确定目标值QC 小组活动是有组织、有计划、有目标的小集体活动，设定目标值既反映了 QC 小组活动明确的目的性，又反映了质量管理活动用数据说话的基本要求。设定目标值可使小组全体成员有共同的奋斗目标，增强活动的信心，为解决下一个目标打下基础；同时设定目标值又为小组实施对策后检查比较效果的改善提供了依据。1、本部分应介绍容一般包括两方面：1）针对确定的主要问题的现状，设定将主要问题改善到所需程度的目标；2）实现目标的依据，即可行性分析。（可行性分析的方法将在下面介绍）3）显示目标值与现状的变化情况，通常用柱状图、折线图等简易图表表达设定的目标值和现状的变化情况。2、设定目标值应注意的事项1）设定的目标项目应和所要解决的课题相一致。设定的目标项目应和课题名称、课题所确定的主要问题相一致。如有的课题名称是“提高（产品）的优级品率”，但现状调查确定的主要问题是优级品率低、确定的目标项目却是将“产品的纯度提高到%”，而没有提高优级品率的目标项目，使二者失去了一致性。2）目标值应定量。在确定目标值时应使目标定量化，以便使课题活动在检查效果及评价成果时易于衡量。但同时也要注意，由于目标值是预计的，设定时目标值不要过于精确，如有的成果设定的目标值精确到小数点后两位数字，就完全没有必要。3）目标值应有进取性，即要合情合理、又要能实现。目标值设定得是否合理，会影响小组成员活动的成效和积极性。目标值定得过高，小组长期活动也难以实现，就会挫伤小组成员活动的积极性；而定得过低，小组不费什么劲就达到了，会使小组成员感到组织这种活动没有这个必要。4）目标项目不宜定的过多。一般课题的目标项目设定一个为好，最多不要超过两个，以便使目标有针对性。5）目标值要进行综合性可行性分析。对设定的目标值要从技术上实现的可能性和经济上实施的可行性进行综合分析，论证其实现的可行性。五）分析原因主要问题确定并设定目标值后，应针对主要问题分析其产生的原因。因此本部分是现状调查的深入，是确定主要原因的依据和基础。但对指令性课题，由于是先设定目标，对存在的问题还不清楚，则需在分析原因之前先把现状与目标要求的差距调查分析清楚。1.应表达的容1）收集主要问题产生原因。一般采用的方法有头脑风暴法、调查表法等。2）将原因进行归类、分层、分析所采用的方法。2.分析原因时应注意的问题1）要针对确定的主要问题分析原因。分析原因必须针对确定的主要问题按照人、机、料、法、环、测等方面进行，有的小组在解决课题的过程中，本来确定的主要问题是“服务质量差”，然而却针对“顾客不满意”来分析，这样就犯了逻辑性错误；还有的成果报告，分析的问题是现状调查中所没有调查的问题。2）分析原因要展示问题的全貌，从各种角度把有影响的原因找出来，尽量避免遗漏。3）分析原因要彻底。即分析原因应分析到可以直接采取措施为止。如有的小组在分析“人”影响产生问题的原因时，往往分析到“责任心差”就不分析了，而造成“责任心差”的原因可能和“奖惩制度不明确”、“未巡徊检查”、“培训教育少”、“未达到上岗要求”等有关。针对“责任心差”是无法采取措施的。一般分析原因应展开到第三层。4）对分析出的末端原因要分析有无小组不可控原因，对不可控原因应删除。5）要选用正确、恰当的情理性工具。六）确定主要原因通过分析原因，找出的原因可能有好多条，其中有的确实是影响问题的主要原因，有的则不是。确定主要原因就是对诸多的原因进行鉴别，将对问题影响不大的原因排除掉，把确实影响问题的主要原因找出来，以便为制定有针对性的对策提供依据。1.确定主要原因的步骤和方法1）对利用因果图、树图、关联图找出的末端原因进行分析，看看是否有不可控制的因素。所谓不可控制的因素，是指小组乃至企业都无法采取对策加以解决的因素。如外供电“拉闸停电”就属于不可抗拒的因素，应该将其剔除。2）对保留的末端原因逐条进行确认，以找出真正影响问题的主要原因。所谓确认就是找到影响问题的证据，这些证据要以客观事实为依据，用数据说话。数据表明该因素对问题有重要影响，就“承认”它是主要原因；如数据表明该因素对问题无重要影响，就“否认”它是主要原因，并予以排除。对个别因素，一次调查得到的数据尚不能充分判定时，就要再调查、再确认，直到掌握了充分的数据为止。严禁主观臆断或会议确定主要原因。3）确定主要原因常用的方法。现场试验验证。现场验证就是到现场通过试验取得数据来证明其是否是主要原因。现场查、分析。对于“人”方面的因素，往往不能用试验、测试或测量的方法来取得数据，则可用调查表到现场进行观查、分析取得数据来验证。2.表达采用的方式1）文字叙述式。即用文字和图表叙述验证的方案、过程及结论。此方式适用于要因验证需用示意图、大量试验数据说明的因素。2）表格式。即用表格的方式列出验证因素的名称、验证的方法、得出的数据及结果、对该因素验证的结论。此方式适用于验证用少量说明的因素。3）图表加说明式。对需要验证的因素中有以上两种情况时，可分别采用文字叙述和表格的方式（一般采用）。3.应注意的问题1）确认要因不宜采取讨论研究的方式。确认要因时小组成员必须亲自到现场去观察、试验、测试（测量）、调查，取得数据后根据其对所分析问题的影响程度大小来确定其是否是为主要原因；2）确认要因要以事实为依据。确认每一条末端原因是否是主要原因，不应以说明其存在的危害程度的道理、解决的难易程度或进一步的原因分析等方式论述末端原因是否是主要原因。3）不要节外生枝。即被确认的因素一定是因果分析中的末端原因，而不应是“中间因素”或非因果分析中的因素。4）原因验证要全面。不要只验证认为是要因的末端原因，而不验证其它的末端原因。5）确定的要因应有标记。确定的要因应在相应的原因分析图中做出标记。七）制定对策；主要原因确定后应分别针对每条主要原因制定对策。制定对策最常用的方法是对策表。1.对策表的容1）要因：经验证确认的主要原因；2）对策：解决要因的对策方向；3）目标：对策方案达到的结果；4）对策方案的实施措施、实施人、地点及完成时间；2.制定对策方案常用的方法1）对策表法（一般常用）。2）系统图与矩阵图联合运用。3.应注意的问题，必须满足“5W1H”原则：1）对策中的“要因”项目必须是经验证确认的要因；2）“对策”应体现消除要因的总对策方案；3）“目标”要反映消除要因的奋斗方向和能定量检查对策的效果；4）“措施”项目应有可操作性，体现对策方案的措施步骤；5）措施的负责人要体现全员性。八）实施对策将对策中的每一项措施付诸实施是 QC 小组完成课题的主要活动容。在实施过程中如遇到困难无法进行时，应及时由小组成员进行讨论，如果确实无法克服，可以修订对策计划，再按新对策实施。每条对策实施完毕，要再次收集数据，与对策表中的预定目标和对策项目比较以检查对策是否已彻底实施并达到了要求。因此，本部分在整理成果报告时，应表达的容和注意的问题有：1.按对策计划中的要因项目，逐项介绍实施的主要活动、实施后的效果及与预定对策目标比较的结果。2.介绍实施的主要活动时，应重点介绍实施中的难点并兼顾一般。所谓“难点”即对策计划中难度、工作量较大的项目，如工艺参数的优选试验、价值工程的应用、分析用控制图向管理用控制图的转换、网络图的优化等等，及实施过程中对策的修订项目。3.在组织外部发表时，对涉及技术的容应注意，不得泄露以避免给企业造成不应有的损失。4.整理成果报告时应多用图表，少用文字叙述，防止长篇大论的文字介绍。九）效果检查对策表中所有对策全部实施完成，所有要因都得到解决并得到改进后，就要按新的要求进行试生产（工作），并从新生产（工作）的结果中收据数据，以用其检查所取得的效果。1.效果检查的主要容：1）检查对比活动前后主要问题的变化情况。即将对策实施后的数据与对策实施前现状的数据以及小组制定的目标值进行比较，检查课题的主要问题是否得到解决，设定的目标值是否达到。2）检查对比对策措施中要因的变化情况。即将对策实施后的数据与对策中的目标进行比较，检查要因是否得到解决，设定的分目标值是否达到。3）经检查实施效果，若达到了小组制定的目标则转入下一个步骤，若未达到预定的目标，说明问题没有得到彻底解决，需分析原因是主要原因未完全找到还是对策制定得不妥，才使问题不能有效地解决。如果是后者应在“实施对策”容中介绍。4）其他相关指标变化情况的检查。2.效果检查采用的方法1）用排列图检查分析主要问题的变化情况。检查的程序应和现状调查的步骤基本一致。2）用柱状图、质量特征值、水平对比表等表示效果变化的幅度。3）以经济效益表示小组活动创造的经济价值。经济效益能体现小组为企业做出的贡献，更好地鼓舞士气，增加自豪感，调动小组成员参加活动的积极性。计算经济效益一定要实事，千万不要夸大。对十二个月只应用几个月的情况，应按实际采用时间计算。3.应注意的问题1）检查效果要程序清楚、重点突出；2）说明效果要以实施后的数据和事实为依据；3）经济效益的计算要有计算依据；4）经济效果要有权威部门的证明。十）巩固措施取得效果后，就要把效果维持下去，因此需要将实践证明是行之有效的实措施纳入有关的规、程序中将措施标准化，以保证这些措施成为日常管理的容，防止问题的再发生，不使取得的成果得而复失，是制定巩固措施的主要目的。1.应介绍的容1）逐条把对策表中实践证明是行之有效的措施纳入了何文件，其编号、名称及主要容是什么；2）简要介绍为使这些文件得到贯彻执行而进行的其他相关活动，如新文件的培训、现场确认是否按新文件执行、新文件是否进行了修改等等；3）课题在巩固期效果得到维持的有关数据。巩固期的长短应根据实际需要确定，只要有足够的时间说明在实际运行中效果是稳定的就可以了。巩固期的效果可用柱状图、波动图表示。2.应注意的问题1）巩固措施的来源要有依据，应是对策表中实践证明是行之有效的措施。2）措施标准化文件的编号、名称要明确具体。3）巩固措施要有可操作性。如有的成果报告的巩固措施为“狠抓职工的技术培训”就无可操作性和可检查性，因此也难以实施。如改为“每月末最后一个星期五下午进行 1 小时的技术培训或技术练兵”就既能实施也可检查。十一）总结及今后打算课题完成后小组成员应认真总结本课题活动全过程的经验教训并确定下一步的打算。本部分容是成果的结尾，应起到明确整个成果的主旨、加强印象、增加信服力和令人回味的作用。但是有相当一部分成果报告不注意该部分容的描述和效果的发挥，因此往往是草草收兵。1.应表述的容1）通过本课题的活动，除了解决本课题外还解决了那些相关问题，还需要再抓住那些没有解决的问题。2）通过本课题的开展，检查出在活动程序、方法运用、用数据说话等方面哪些是成功的，还有哪些方面不足，需要改进。3）认真总结本课题活动所取得的无形效果。所谓无形成果即：小组成员“四个意识”（质量意识、问题意识、改进意识、参与意识）的提高、个人能力的提高、QC 小组活动知识的掌握、解决问题的信心、团队精神的增强等。这些效果虽然不直接产生经济效益，但却是非常宝贵的精神财富。4）表明本小组继续开展活动的决心，以体现活动的连续性。2.应注意的问题1）简明扼要，突出“总结”及“打算”。由于该部分涉及容较多，又是成果的结尾，因此在表达上既要清楚，又要简明扼要。2）若有遗留问题应是效果检查中上升为主要矛盾的问题或是该课题未彻底解决仍为主要项目的问题，若不准备将其转入下一课题应说明理由。3）若选新课题时，应简要说明选其的理由。对于一次性的课题活动可只表明今后积极参与 QC 小组活动的决心。十二）成果报告发布1发表人要仪表端正、着装恰当，对发布成果要熟知在心。2.发表时要热情洋溢、态度诚恳、口齿清楚、生动形象，对成果的容要分清主次，语气要分出轻重缓急，要将成果的主要容表达清楚。2013 年 7 月 11 日