达标投产档案管理监理实施细则.docx

云南省 澜沧江
大湾水电站土建主体地下工程
（合同编号：NZD2008/S02）

达标投产档案管理
监理实施细则（试行）

2010 年 3 月

审 查：

校 核：

编 写：

1 总 则
1.1根据大湾水电站建设项目达标投产档案管理考核标准和筹建处下发的“关于印发《云南华能澜沧江水电有限公司大湾水电建设项目前期工程文件材料立卷归档办法》的通知”（糯筹办[2005]16号）、“关于转发《大湾水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》的通知”（糯筹办[2008]7号）文件要求，结合我部的工作实际，特制订本细则。
1.2本细则适用于大湾水电站机电工程信息管理工作。
1.3 本细则编写的依据是：
(1) 国家和部委颁布的有关规程、规范；
(2) 工程建设监理合同；
(3) 工程建设承包合同；
(4) 大湾水电站工程筹建处有关工程资料整编的规定；
1.4建设项目档案：经过鉴定、整理并归档的项目文件。包括建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的各种形式与载体的文件材料。
1.5 建设项目达标投产档案管理工作，是指监理部对工程建设中各信息源发出的工程信息的收集、加工处理、传递、使用及储存等的全部管理工作。
1.6建设项目达标投产档案管理工作是监理工作的一项重要内容，贯穿于监理工作的全过程。档案管理的目的，是通过有组织的信息交流、使有关人员能及时、准确的获得相应的信息，作为分析、判断、控制、决策的依据，也为工程建成后的运行、管理、缺陷修复积累资料。

2档案管理质量要求
根据达标投产档案管理考核标准，档案管理的质量要求如下：
2.1文件材料书写的字迹、载体，清晰、耐久、印章齐全，具有法律效力。
2.2工程建设依据性文件齐全并保存原件，做到无传真件、复印件、无圆珠笔书写。
2.3 一般设备及管线安装文件整洁完整，无重要空格缺项，重要数据涂改盖有修改章。
2.4 主设备及主要辅助设备文件资料齐全。
2.5工程质量监督齐全。
2.6 整套启动试运及系统调试文件齐全、规范。
2.7竣工图的编制符合规范，与实际相符。
2.8基建未完项目文件（如有未完项目时）齐全。
2.9 生产准备与试生产期间的文件齐全。
2.10 全部归档资料，除能满足档案管理的“规范、齐全、系统、完整”等要求以外，每个项目的技术资料均能做到：完全符合质量体系要求；专业验收和签字齐全；数据真实可信、结论明确；文件最终关闭；每件归档资料均可作为依法行事的可靠依据性文件。
3归档范围
3.1监理部归档范围
凡是监理部在大湾水电站项目管理各阶段监理工作中形成的，反映与工程有关，具有查考利用价值的各种形式和载体的文件、材料均属于归档范围。根据大湾水电工程达标投产考核标准，详见附表一。
3.2所监理施工单位归档范围
所监理施工单位在大湾水电站项目施工工作中形成的，反映与工程有关的，具有查考利用价值的各种形式和载体的文件、材料均属于归档范围。
根据国家达标投产标准和筹建处“关于转发《大湾水电站工程项目文件编制、归档要求及档案整理办法》的通知”（糯筹办[2008]7号）文件要求，具体归档范围及保管期限详见附表。
3.3归档范围划分
按照3.2的标准和要求列出的监理及施工单位应归档的文件资料范围，结合监理中心和部门的工作范围和工作实际将竣工档案归档职责划分如下：
综合技术部
（1）负责监理合同协议文件资料，负责索赔及支付款报审文件资料，负责变更价格审查、支付审批、索赔处理文件资料，负责主要材料及工程投资计划、完成报表等档案文件资料的收集、分类、鉴别、整理。
（2）负责各项测量成果及复核文件、外观、质量文件、抽查、检查记录文件资料，负责施工质量检查分析评估，施工监理工作中记录监理、施工的声像文件材料等档案资料的收集、分类、鉴别、整理。
（3）负责工程质量事故、施工安全事故报告档案资料的鉴别、收集、整理。
（4）负责监理部所有已发文件，负责监理周（月、季、年）报档案资料的收集、整理；负责监理档案的交接管理记录及信息档案的收集、整理。
机械安装监理部、工地制造监理部、电气安装监理部
负责各自部门所监理项目监理细则、施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审文件资料，负责施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审文件资料，负责开（停、复、返）工令、许可证，隐蔽工程、分项、分部、阶段检查验收报告、记录文件资料，负责设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件资料，负责监理通知、各种协调会议纪要、监理工程师令、指示、来往函件、备忘录，监理日志文件资料，负责工程进度计划、实施、分析统计文件，单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估文件资料，施工监理工作中记录监理、施工的声像文件材料等档案资料的收集、分类、鉴别、整理向竣工办移交工作。
4 归档时间
为达到工程达标投产档案考核归档时间要求，“投产后45天内将整理完毕的全部档案（含竣工图）向建设单位移交”，本细则对各部门要求如下：
（1）各部门所产生的归档资料，如监理通知单、协调会审纪要、来往函件监理日志、监理抽检资料等在自查、自检后，按季度每季度向监理部综合技术部移交一次，对在自查、自检中查出的不符合项要进行整改，待完成整改完全符合归档条件后再向竣工办移交。
(2) 各部门的专业资料立卷，各项目部要按照国家规范和筹建处糯筹办[2008]7号文要求组好卷达到预移交要求后向监理部综合技术部移交。
(3) 对照片、影像档案，要求各部门每月15日前要按要求进行整理后向综合技术部移交（其中包含工程形象面貌、质量优秀照片、质量问题照片、安全文明施工照片、管理活动照片）。
（4）各部门对所监理施工单位已完成竣工验收的分部工程，要求在完成竣工验收后的三个月进行移交，否则将予以处罚。
(5) 监理部各部门在进行竣工档案资料移交时要办理相关移交手续。
5文件归档职责划分
5.1 综合技术部
（1）信息组
负责对监理部收、发文处理完成后的初归档工作。
负责对监理部文件资料运转、初归档的管理控制工作。
负责按照归档要求对内部文件资料和所有外来文件资料进审核工作。
负责对监理的施工单位竣工档案归档工作进行考核工作。
负责监理部所有归档文件档案资料统一归口进行整理、立卷后向筹建处档案室移交工作。
（2）商务组
负责在对所监理标段施工单位进行履约检查的同时也要对其相应的有关合同方面应归档的档案资料进行检查。
（3）安全环保组
负责对所监理标段施工单位的施工安全事故报告档案资料的鉴别、收集、整理。
（4）测量检测组
负责各项测量成果及复核文件、外观、质量文件、抽查、检查记录文件资料，负责施工质量检查分析评估，施工监理工作中记录监理、施工的声像文件材料等档案资料的收集、分类、鉴别、整理。
5.2机械安装监理部、工地制造监理部、电气安装监理部
负责按归档标准和要求对签收的文件资料在本部门完成处理工作。
负责对本部门文件资料在处理过程中的管理控制和处理完成后的归档工作。
负责按规定按要求对本部门的发文定稿进行送印前的审定、检查、校印、送签工作，最后送交综合技术部信息组完成打印送发。
负责对本部门所产生工程资料的规范性及应归档文件资料的质量进行管控工作。
负责对本部门档案资料进行规范性管理工作。
负责将本部门按规定和要求整理好的竣工档案资料向监理部综合技术部移交的工作。
负责对本部门所监理标段施工单位竣工资料的专业审核、管理控制及建立检查、管控工作台帐工作。
负责参加综合技术部组织的对所监理标段施工单位档案资料的月、季度、年检查，并在完成月例行检查后写出月检查通报工作。
负责所监理标段施工单位最后竣工档案资料专业验收后，签署专业审查签证工作。
负责对所监理标段施工单位竣工档案资料归档工作进行基础考核工作。
负责协助监理部综合技术部做好档案归档管理工作。
6文件资料的收集、传递
6.1 一切工程信息，均以书面形式为准。
6.2 凡送监理部的文件，都必须经监理部综合技术部签收，统一填写文件处理流程卡。填写项目包括：发文单位、文件名称、文号、签收日期。该处理单连同文件交总（副总）监理工程师审阅后，批转至监理部有关部门予以处理。文件的收、发应录入计算机存档。
6.3 凡我监理部向有关参建单位发送的文件（除月报、周报等外），按文件去向分成：
(1)长糯机监/S02-B：送往业主有关部门的文件。
(2)长糯机监/标段（所监标段合同编号）：送往施工承建单位的文件。
(3) 监理工作联系单：为送往业主、设计单位或施工承建单位的非正式文件，用于对某些局部、具体事项进行协凋，提请注意或要求了解、要求配合等用途。
所有正式文件在总（副总）监审查批准后，由监理部综合技术部印制、登记、发送。对监理联系单，视内容性质也可由施工监理部负责人签字，由监理工程师直接传递。
6.4 各单位不负有信息管理职能的个人或业务部门之间传递的信息，不能视为代表单位的正式传输信息。紧急情况或特殊情况下，必须立即由个人或各单位业务部门间直接传输信息时，事后应尽快按正常程序正式补传该信息。
6.5 除合同文件有专门规定或业主另有指示外，业主各部门对承建单位有关质量的指示、规定、要求等，都应经由监理部转发至承建单位。
6.6 除合同文件有专门规定或业主另有指示外，承建单位向业主报送的有关工程质量的文件、表报和要求，都须经监理单位审核，并转发，一般情况不得跨越。
6.7 监理部在收到业主转发的设计文件后，应尽快指派监理工程师按照程序进行审核后，并将审核意见上报业主单位。
6.8 监理部在收到设计文件后，应尽快指派监理工程师按照操作程序进行审核后，加盖监理审签章，发至施工单位执行。对施工详图，负责审核的监理工程师尚应填写审核登记表。对可能出现的疑问、问题、或差错，以及建议、意见等，就通过设计交底会议与设计单位、施工单位、业主单位，协商研究予以解决。
6.9 对于工程质量事故或质量缺陷，承建单位、设计单位、业主单位和监理部的四方中，不管谁先发现，都不得隐瞒，应尽快通知其他各方。不管何种原因造成质量事故或质量缺陷，承建单位应尽快报这事故情况报告或缺陷表报，为事故类型、原因的分析判断，处理措施研究提供信息。
6.10 为确保文件档案的质量，承建单位报送的施工组织设计、各种报告、文函及各种表报等，应严格按照合同要求及监理细则以及业主单位的规定、通知等文件的要求整理、编制。若文件编制粗糙、资料不全，信息不准或重要内容欠缺的，监理单位有权要求补充、增加信息数量，直至将其退回，重新报送。
6.11 监理工程师应准确、及时做好监理日记、现场旁站记录，全面收集现场环境条件、施工单位资源投入（注意各级责任人员在岗情况）、设备运行情况、施工中存在的问题、以及可能影响施工质量、进度的其他事项等信息，并做好必要的分析、加工、交流和存储工作。
6.12 凡需要存储的文件资料，必须按规定进行分类，按文件类型编码建档存储。已存储的文件档案，应管理有序，便于检索。
7借阅制度
为使监理部的档案管理工作下一步工程管理工作服务，发挥档案应有的作用，监理部对文件资料执行借阅制度。
（1）各监理部门内的监理人员，需查阅本部门的归档材料，在其部门领导批准后均可直接查阅本部门归档的文件材料。
（2）监理人员在查阅和使用其他部门的归档材料时，须经其部门领导同意，方可办理借阅。
（3）凡借阅档案的监理人员，都应办理借阅手续。
（4）凡借出档案资料不得中途转借，退场或休假的监理人员，必须把借出档案归还，方可办理退场或休假手续。
（5）档案借阅者对所借的档案资料要妥善保管，严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、批注等，严禁乱丢、乱放；要保证档案的安全、完整、洁净。如发现借出档案被人为损害，要追究其责任，严肃处理。
（6）借出的档案资料原则上要在一周内归还，如有特殊情况，应在借阅时说明原因，并经领导批准方可。
8归档立卷
(1) 综合技术部立卷归档须严格按照筹建处“关于转发《大湾水电站工程项目文件编制、归档要求及档案整理办法》的通知”（糯筹办[2008]7号）要求执行。
(2) 做好档案立卷归档工作，各部门首先要做好档案整理的基础工作，从收集、重视基础档案质量做起。
(3) 在立卷归档前首先要保证档案资料的齐全，在齐全的基础上进行分类、整理，在整理的过程中要认真的鉴别，保证所存档案资料的有价值性。
（4）各部门的专业资料立卷，各项目部要按照国家规范和筹建处糯筹办[2008]7号文要求组好卷达到预移交要求后向监理部竣工办移交。
(5) 综合技术部对没有按要求进行整理和经检查不符合初归档要求的档案资料有权不予以接收。
7验收
(1) 监理部各部门对准备向竣工办进行预移交的竣工档案资料首先要完成自检、自查，然后向竣工办移交。
(2) 竣工办负责对监理部各部门完成整理的竣工档案资料进行预移交的审查、验收。
(3) 施工单位如需监理对其竣工档案进行验收，除了首先做好自查、自检和完成必要的整改外，还要按筹建处糯筹办[2008]7号文件要求的程序来完成报验、签证工作。
(4) 对所监理标段施工单位竣工档案的验收，监理部竣工办将组织其对应的项目管理部共同完成审验、验收工作，共同从专业审查和归档要求审查两方面对报验的竣工档案资料填写签审意见。
8考核
(1)综合技术部将一季度组织一次内部资料归档工作的检查、考核工作，考核结果将纳入年终对各部门总体考核评分。
(2) 综合技术部将协同监理部相应的部门，组织对所监理标段施工单位的竣工档案管理工作进行检查和考核。检查定于每月5～10号进行。考核定于每季度末的5～10号与月检查合并进行。
9罚责
(1) 监理部任何人离开自己的工作岗位或退场，必须将自己工作范围内的竣工档案资料向自己的接替人或本部门移交，否则将视情况进行处罚。
(2) 监理部所有档案管理人员离开自己的工作岗位或退场，必须将自己的工作向自己工作的接替人进行移交，否则也将视情况进行处罚。
(3) 各部门档案资料必须按规定和要求完成，对不按要求和规定完成的，综合技术部有权退回重整同时对此工作作出评价并与部门奖金挂钩。
(4) 各部门对所监理施工单位的档案管理工作也必须有足够的重视，提到自己本部门监理工作的议事日程上来，否则如所监理的施工单位被罚款监理部被连罚，监理部也将对该部门进行处罚。
(5) 以上处罚一但成立，综合技术部将通知财务从个人工资中扣减。
10附则
(1) 本办法由监理部综合技术部负责解释。
(2) 各部门如需要可根据本办法，结合本部门的实际情况，制定管理办法。
(3) 本细则将从发布之日起开始试行，如需修改将另行发布。


附表一：
序
号
归 档 文 件
保存单位／保管期限
建设
单位
设计
单位
施工
单位
监理
单位
生产
运行
6
监 理
6.1
施工监理
6.1.1
监理合同、协议、监理大纲、监理规划、监理细则的审批
长期

长期

6.1.2
材料供应单位的资质审核、设备、材料报审
长期

长期

6.1.3
监理签审：施工组织设计、施工方案及计划、技术措施审核、进度、延长工期、索赔及付款
长期

长期

6.1.4
开（停、复、返）工令、中间验收
长期

长期

6.1.5
监理签审：设计变更、材料、零部件、设备代用
长期

长期

6.1.6
监理通知单、协调会审纪要、来往函件
长期

长期

6.1.7
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期

长期
长期
6.1.8
备忘录、施工监理总结
长期

长期

6.1.9
监理签审：质量、安全、进度、投资、合同管理、信息管理的文件
长期

长期

6.2
设备采购、监造工作监理
6.2.1
设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划
长期

长期

6.2.2
设备制造的检验计划和要求及记录、试验报告、分包单位资格报审表
长期

长期

6.2.3
原材料、零配件等的质量证明和检验报告
长期

长期
长期
6.2.4
开动、复工报审表、暂停令
长期

长期

6.2.5
监理通知单、监理工作联系单
长期

长期

6.2.6
监理日志、监理月报
长期

长期

6.2.7
质量事故处理、设备制造索赔
长期

长期
长期
6.2.8
设备验收、交接、支付证书和设备制造结算审核
长期

长期

6.2.9
设备采购、监造工作总结
长期

长期

6.3
监理工作声像及电子文件材料
长期

长期