采购管理的目标与流程.pptx

采购的目标和流程采购的目标和流程n从一次网上从一次网上购物物说起起1.描述一次你的失描述一次你的失败网上网上购物物2.是哪一个是哪一个环节出了出了问题？3.你网你网购的目的目标清晰清晰吗？4.下次下次购物你将做何改物你将做何改进？n搜索物品搜索物品按按销量排序量排序进入物品入物品查看看评价价看描述看描述询问店主店主用支付宝付用支付宝付款款卖家家发货收收货验货支付宝打款支付宝打款n网网购目目标？款式？款式？质量？量？n搜索搜索专营店或高店或高级别店店铺（重复（重复购买率率较高）高）搜索物品搜索物品进入物品入物品查看看评价价看描述看描述询问店主店主用支付宝付款用支付宝付款卖家家发货收收货验货支付宝打款支付宝打款采购中我们所关注的采购中我们所关注的n质量量n成本成本n时间n服服务n供供应商商选择流程流程是否正是否正确合理？确合理？流程（流程（BP）n牛津牛津词典里的定典里的定义：n n是指一个或一系列是指一个或一系列是指一个或一系列是指一个或一系列连续连续有有有有规规律的行律的行律的行律的行动动，这这些行些行些行些行动动以确定的方式以确定的方式以确定的方式以确定的方式发发生或生或生或生或执执行，行，行，行，导导致特定致特定致特定致特定结结果的果的果的果的实现实现 SOP是是Standard Operation Procedure三个三个单词中首中首字母的大写字母的大写，即，即标准作准作业程序程序，就是将某一事件的，就是将某一事件的标准操作步准操作步骤和要求以和要求以统一的格式描述出来，用来指一的格式描述出来，用来指导和和规范日常的工作。范日常的工作。关于流程关于流程n流程就是做事方法，它不流程就是做事方法，它不仅包括先后包括先后顺序，序，还包括做包括做事的内容。事的内容。n流程概念运用于企流程概念运用于企业，就，就变成了一本本成了一本本标准化的操作准化的操作手册手册 n它能它能够有效地凝聚有效地凝聚经验、指、指导新人、提高工作效率、新人、提高工作效率、提升工作效果，最提升工作效果，最终带来企来企业竞争力的提升。争力的提升。流程管理（流程管理（BPM）就是从公司战略出发、从满足客户需求出发、从业务出发，就是从公司战略出发、从满足客户需求出发、从业务出发，进行流程规划与建设，建立流程组织机构，明确流程管理责任，进行流程规划与建设，建立流程组织机构，明确流程管理责任，监控与评审流程运行绩效，适时进行流程变革。监控与评审流程运行绩效，适时进行流程变革。流程图流程图一、采购与供应职能的目标一、采购与供应职能的目标n1、总的概述的概述n在恰当的在恰当的时间、以合理的价格、恰当的、以合理的价格、恰当的数量和良好的数量和良好的质量，从合适的供量，从合适的供应商商处采采购物料、服物料、服务和和设备。（。（5R）目标的细分目标的细分n提供提供稳定的物料流和服定的物料流和服务流流n控制存控制存货，使存，使存货投投资和和损失保持最小失保持最小n保持并提高供保持并提高供应质量量n加加强供供应商关系管理，确保供商关系管理，确保供应的的连续性性n以最低的以最低的总成本成本获得所需的物料和服得所需的物料和服务n同其它同其它职能部能部门保持牢固的合作关系，确保保持牢固的合作关系，确保组织效率效率n提高公司的提高公司的竞争力。争力。2、制定采购与供应目标的影响因素、制定采购与供应目标的影响因素好的采购与供应目标好的采购与供应目标?n与与较高高层次的目次的目标和和战略相关略相关n与其他目与其他目标一致一致n清晰、具体并且可以衡量清晰、具体并且可以衡量n可以与基准相比可以与基准相比n远大又大又现实采购目标：未来将企业采购成本继续降低！采购目标：未来将企业采购成本继续降低！3、常用的目标、常用的目标n常用目常用目标包括以下几个方面：包括以下几个方面：可交付性；可交付性；质量；量；成本；成本；客客户服服务与响与响应性。性。n这些目些目标与公司的与公司的产品品竞争要素是相争要素是相联系的系的可交付性可交付性n订货数量数量n交交货时间n交交货的可靠性的可靠性n供供应的的连续性性n产品品/服服务的范的范围质量质量n功能性功能性n耐用性耐用性n独特性独特性n便于使用便于使用n可靠性可靠性n成本成本n 采采购价格价格n 获得成本得成本n 总成本成本顾客服务与响应性顾客服务与响应性n 顾客信息客信息n 顾客客询问的响的响应n 对顾客的技客的技术支持支持n 维护与与维修服修服务三年内使采购总成本降低三年内使采购总成本降低30%，库存周转率每年库存周转率每年30次以上，次以上，顾客满意度提高顾客满意度提高20%！二、采购与供应管理的流程二、采购与供应管理的流程SOP的重要性？的重要性？（一）采购与供应管理的一般流程（一）采购与供应管理的一般流程n1、一般流程（、一般流程（职能）能）完成从完成从采采购申申请、采、采购计划、采划、采购订单至至到到货接收、接收、检验入入库的全的全过程管理。程管理。一般采购事务流程一般采购事务流程物流、资金流和信息流流程（生产）物流、资金流和信息流流程（生产）主要环节（主要环节（8 8个）个）1 1、提出需求（采、提出需求（采购申申请）提出需求的部提出需求的部门包括：生包括：生产部部门、设备检修部修部门、销售和广告部售和广告部门、仓库、办公室等使用部公室等使用部门 应明确：需要什么、需要多少、何明确：需要什么、需要多少、何时需需要要 紧急急订单 小小额订单。准确地描述需求准确地描述需求 准确地描述需求是采准确地描述需求是采购部部门和使用者的共同和使用者的共同职责 早期的交流早期的交流对需求的确需求的确认至关重要至关重要 统一描述一描述规范范 对所需物料加以完整地描述，明确需求数量和所需物料加以完整地描述，明确需求数量和需求日期需求日期 形式：形式：规范的采范的采购申申请表、移表、移动采采购申申请表、表、物料物料请购单、系、系统合同等。合同等。2、分析供、分析供应市市场SWOT（竞争争对手价格，需求手价格，需求规律）律）STP3、制定供、制定供应战略略根据目根据目标和企和企业战略略4 4、评估与估与选择供供应商商5 5、谈判与判与签订合同（确定价格和采合同（确定价格和采购条件）条件）询价价 招投招投标发出采出采购订单（根据（根据库存和需求存和需求计划）划）形式多种多形式多种多样 主要内容：主要内容：编号、号、发单日期、供日期、供应商名称和地商名称和地址、采址、采购物品的数量和描述、物品的数量和描述、发货日期、运日期、运输要求、价格、支付条款以及各种要求、价格、支付条款以及各种约束条款等。束条款等。6 6、跟踪和催、跟踪和催货 跟踪是按照跟踪是按照预先确定的跟踪接触日期，先确定的跟踪接触日期，对采采购订单进行例行追踪，以确保供行例行追踪，以确保供应商能商能够履行其履行其货物物发运的承运的承诺。跟踪的形式：走跟踪的形式：走访、电话、传真、真、email等等;催催货是是对供供应商施加商施加压力，使其履行最初所作力，使其履行最初所作出的出的发运承运承诺、提前、提前发运运货物或加快已物或加快已经延延误的的订单及及货物的物的发运。运。7 7、验收收 目的：确保目的：确保发出出订单所采所采购的的货物已物已经实际到达，到达，检查所达到的所达到的货物是否完好无物是否完好无损，检查货物数量和物数量和质量是量是否符合要求，确保有关文件和否符合要求，确保有关文件和资料料进行登行登记和移交。和移交。质量量验收是收是难点，点，应明确明确产品品验证体系。体系。JIT采采购有助于减少甚至取消有助于减少甚至取消验收收环节。支付支付货款款 要求三要求三证齐全：采全：采购订单、发票、票、验收收单 对发票要票要进行行审核核8 8、记录：将与采将与采购有关的文件和有关的文件和资料料进行行汇集和集和归档，档，更新有关更新有关记录。主要环节流程主要环节流程采购流程设计要注意的问题采购流程设计要注意的问题n1、流、流畅和一致和一致n2、关、关键点点n3、划分、划分权责单位位n4、应有有权宜宜办法法n5、价、价值与程序相适与程序相适应n6、不断改、不断改进n7、信息化、信息化案例：这是哪种类型的企业？这个案例说明了什么？2、采购制度与工作程序、采购制度与工作程序n明确采明确采购政策与程序政策与程序n指定各指定各级权限限n明确工作内容与明确工作内容与规范范n相关部相关部门和人和人员共同参与制定共同参与制定n装装订成册，人手一本成册，人手一本n不断修不断修订和完善。和完善。采购制度采购制度药品采购管理制度药品采购管理制度n案例：某区案例：某区级医院医院药品采品采购制度制度（二）采购与供应管理流程的优化设计（二）采购与供应管理流程的优化设计n1、一个案例、一个案例某医某医药流通企流通企业的采的采购付款流程付款流程关于关于BPRBPR案例背景案例背景n该公司公司为一中型流通企一中型流通企业，上游供，上游供应商众多，由商众多，由于于销售客售客户不不稳定，采定，采购订单多多为小小订单。n该公司每次采公司每次采购需要核需要核查订单副本、副本、货物物验收收单、发票中的票中的14项数据是否相符才能付款，三数据是否相符才能付款，三证核核查花花费了大量的人力和了大量的人力和时间。n该公司公司负责应付付帐款的人款的人员500多人，随着用人多人，随着用人成本增加，成本增加，给企企业造成沉重造成沉重负担，担，计划裁划裁员20%。n由于是手工操作，由于是手工操作，订单与与验收收单难以吻合，付款以吻合，付款不能及不能及时准确，物料管理工作复准确，物料管理工作复杂，财务与与业务数据数据难以一致。以一致。n分析公司的困境，你作分析公司的困境，你作为他的管理咨他的管理咨询人人员，为其分析企其分析企业的的问题所在，并提所在，并提出建出建议。流程诊断和重组流程诊断和重组n重构后：只需从中央数据重构后：只需从中央数据库中中查询三三项数据：零数据：零部件名称、数量、供部件名称、数量、供应商代商代码即可决定付款。即可决定付款。n负责应付付帐款的人款的人员125人，人，实际裁裁员75%。n订单与与验收收单自然吻合，付款及自然吻合，付款及时而准确，而准确，财务与与业务数据完全一致，物料管理工作数据完全一致，物料管理工作规范与范与简化。化。业务流程重组业务流程重组（Business Process Reengineering，BPR）n优化的基本思路：化的基本思路：将现在的数项业务或工作组合，合并合并为一；是否有更好的方式取代取代现有方式给予职工参与决策的权力力；为同一种工作流程设置若干种若干种进行方式；工作应当超越超越组织的界限，在最有效的信息进行操作；尽量减少减少检查、控制、调整等管理工作；设置项目目负责人人（Case manager）。典型的流程重组典型的流程重组n用信息技用信息技术简化流程化流程案例：案例：VMI（供（供应商管理商管理库存）存）医院医院实名制名制电子挂号子挂号 n 推荐推荐读物物 M.Hammer（翰莫）翰莫）.Reengineering Work：Dont Automate，Obliterate.Harvard Business Review,1990 M.Hammer,J.Champy（詹姆斯詹姆斯.钱皮皮).Reengineering theCorporation.19932、几种新型的采购作业流程、几种新型的采购作业流程n电子化子化协同采同采购：通：通过Internet将供将供应链上的合上的合作伙伴作伙伴连接在一起，接在一起，实时进行信息共享和行信息共享和业务协同，完成采同，完成采购工作。包括：工作。包括：采采购计划划协同；同；采采购订单的的执行行协同。同。nJIT采采购：供：供应商在需要的商在需要的时间，向需要的地点，向需要的地点，以可靠的以可靠的质量，向需方提供需要的物品。与量，向需方提供需要的物品。与传统的采的采购流程相比，它减少了流程相比，它减少了订单下达、催下达、催货、验收入收入库、出、出库等等环节。nB-to-B在在线采采购：采：采购人人员通通过Internet在全在全球范球范围内即内即时地同其供地同其供应商商进行行联系和交易。系和交易。供供应商提供的商提供的卖方在方在线系系统（Sell-side System）;制造商提供的制造商提供的买方在方在线系系统（Buy-side System）；）；第三方在第三方在线系系统（Third-part System）n想想生活中有哪些想想生活中有哪些办事流程你事流程你认为是有是有问题的？以的？以该如何改如何改进？