《秘书工作实务》实训大纲.docx

填表日期：2006年9月6日

实 训 指 导 书

院 别 文法学院 专 业 涉外秘书

课程名称 　涉外秘书实务　 主讲教师 赵 洪

实际授课 16 周、总学时（不包括期终考试阶段） 64 学时
讲 授 46 学时
实 验 16 学时
校外教学（教学参观） 学时
习题课 2 学时
机 动 学时
其 它 学时

教研室主任
系 主 任

《秘书工作实务》实训指导书

课程代码：5036073（新代码7位）　课程类别：必修　　 　 否单独开课：否　
总学时：64学时（讲课48学时，实训16学时）总学分：　　 实训学分：　　　
是否单独开课：否　　 适用专业：涉外秘书（专业或方向）
实训形式（课堂、案例教学分析、社会调查等）：情景模拟、案例分析、上机操作等。
实训的目的与要求：
（一）实训教学目标：
实践教学以《秘书工作实务》理论教学相配套，实训项目密切联系了秘书岗位群的实际，突出文秘工作的实践性环节。实训教学以设置情景、任务驱动为主要模式，通过各项目的实践训练，使学生在模拟的工作环境中了解并体会秘书工作，掌握工作的基本方法，培养职业素质，积累工作经验。
（二）实训教学要求：
每名学生必须参加所有教师规定完成的实践项目的训练。部分实训项目分组进行，学生以组为单位完成各项训练，此时学生应注意明确在各项训练中职责，以及有关文件的撰写、汇报工作。
所有实践项目的训练采取情境模拟的方式，贯彻任务驱动的原则，按照真实工作要求考核工作状态。
综合实训的总体要求是：参与、合作、创新。
实训的形式安排：通过情景模拟、案例分析、学生上机等多种实训形式。在课堂和实验室，老师随时接受学生的提问，帮助学生操作中解决出现的问题，对于难点、疑点再作分析、阐述和指导，对学生的操作过程和最后的作品进行点评，引导学生向成熟的秘书工作者发展。
实训考核：分教师评定、同学互评与自评等方式，在情景模拟中对学生表现进行评定；或者根据学生上机试验过程进行评定；或者根据学生独立完成课后作业进行评定。
实训项目：
主要内容
项目名称
课时安排
1、时间管理
1.1工作日志与时间表的安排
1
2、办公室事务管理
2.1办公室环境维护
3
2.2日常值班工作、接听拨打电话
2.3印信、名片、邮件的管理
2.4日常接待工作训练
3、公务旅行管理
3.1公务旅行安排
2
4、会务管理
4.1会议策划
2
4.2会场布置
4.3会展实习
5、信息工作
5.1网络信息搜索、筛选与整理
2
6、保密工作
6.1电子文件的加密、文件的恢复、计算机的保密工作
1
7、办公设备的使用和管理
7.1办公硬件设备的基本操作(扫描仪、打印机、复印机、传真机、数码相机、摄像机等)
3
8、秘书管理
8.1秘书招聘与聘用
2
总计
16

（附）《实训项目与具体安排》

撰写人：赵洪　　审定人：　　 参与讨论人员：杨硕林
实训项目与具体安排
（一）时间管理

1、工作日志与时间表的安排
1）实训目的：
掌握安排领导工作和时间管理的基本原则和主要方法，掌握秘书工作日志、周计划表、月计划表的制作和安排。
2）实训项目：
A、根据所给情景，学生以秘书的身份为领导制定月计划表和秘书月工作表。
B、根据所给情景，学生以秘书的身份为领导制定工作日志和秘书工作日志。
3）实训内容：
A、 根据工作的性质按重要紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要不紧急来安排工作，并做好服务工作。
B、合理安排日常工作及上司交办的工作。
C、运用时间表进行管理。
D、编制并管理本人和上司的工作日志。
4）实训场地和设备说明：
本实训选择在秘书综合实训室进行。
5）实训分组与操作：
学生分组，要求学生置身于情景中，先独立完成，然后小组交流和讨论，完成并打印工作月表和工作日志。
6）实训课时：
1课时
7）实训考核方式
A、工作月表 50％
B、工作日志 50%

（二）办公室事务管理
1、办公室环境维护
1）实训目的：
掌握办公室环境的维护与管理方法，了解健康、安全的办公室环境的基本要求，能够维护办公室责任区的工作环境，进行安全检查，应对办公环境出现的紧急情况。
2）实训项目：
根据现有条件和办公需要，起草添置相关办公设备的申请报告，并布置一间布局合理、方便实用的办公室。
根据所给情景，提出改善办公室办公环境的方案。
3）实训内容：
A、健康、安全的办公室格局设计能力，熟悉办公所需设备及数量需求。
B、办公设备、物品放置适当，取用有序。
C、根据对办公室环境和办公设备的检查，及时发现和排除隐患的能力。
4）实训场地：
本实训可选择秘书综合实训室或教室进行。如有条件，尽量制造仿真情景以供训练。
5）实训分组：
实训项目可分组设计，分组安排。
6）实训课时：
1课时
7）实训考核方式
A、办公设备申请报告 50％
B、办公环境改善方案 50％

2、接听拨打电话
1）实训目的：
掌握电话接听拨打的方法与礼仪，掌握电话交谈的技巧及礼貌用语，并能在实践中正确使用
2）实训项目：
拟设情景，学生以秘书的身份模拟接听拨打电话。
3）实训内容：
A、掌握接听拨打电话遵循清楚、简短、礼貌和保密的原则。
B、 接听电话必须及时，认真聆听，并做好记录。
C、掌握拨打电话的礼貌用语，陈述内容准确、清楚、突出重点。
4）实训场地：
本实训可选择秘书综合实训室或教室进行，并配备真实的电话机。
5）实训分组与操作：
实训应分组进行，可以3人一组，其中1人扮秘书，1人扮演客人，1人进行监督和评价。每个人轮流演示接听电话者和拨打电话者的角色。
6）实训课时：
0.5课时
7）实训考核方式
根据接听拨打电话的要求和准则分项评分，由学生互评。

3、印信、名片、邮件的管理
1）实训目的：
掌握印章和介绍信管理的要求，了解印章和介绍信的作用，掌握印章和介绍信的使用方法；掌握名片的使用方法；掌握正确的邮件收发程序。
2）实训项目：
A、设计案例，学生分析案例中印信管理的错误之处。
B、学生以秘书的身份模拟演示公司日常管理中需要开具介绍信和使用印章的情景。
C、正确使用名片，指出案例中使用名片的错误之处。
D、能正确收发邮件信函。
3）实训内容：
A、 掌握盖印和开介绍信的原则。
B、盖公章前要认真审阅材料，盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年压月，力求做到握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。
C、介绍信要书写合乎规范，开具介绍信要遵守一定的审批手续。
D、制作并填写印章使用登记表。
E、能正确使用名片，并能准确的归类存放。
F、能对来信来函进行准确的分类，收发程序正确。
4）实训场地和设备说明：
本实训可选择在秘书综合实训室进行，准备无字的联系印章、印泥。准备若干名片、邮件信函。
5）实训分组与操作：
学生轮流操作盖印、开具介绍信的流程。
两人一组扮演名片的正确使用。
对信函邮件能进行正确的分类分组。
6）实训课时：
0.5课时
7）实训考核方式
分小组操作，由每组选派的组长根据开介绍信与盖章的操作细则评分，每项评出优、良、一般、差，最后由学生本人进行自我评析。

4、日常接待工作训练
1）实训目的：
掌握日常来访接待的要点和程序，熟悉接待工作的基本内容和要求，掌握接待工作的具体环节和技巧。
2）实训项目：
拟设日常到访公司的不同情景，学生以秘书的身份进行有约接待和无约接待。
3）实训内容：
A、 以良好的形象迎候来访者，做到诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、保守秘密。
B、能够妥善地处理无预约的来访者。
C、能够灵活处理领导外出或正在开会等不能按约见已经前来的客人的情况。
D、掌握礼貌地送别来访者，并在来访者离开后应对来访情况进行记录。
E、掌握接待程序和接待礼仪。
4）实训场地：
本实训可选择在秘书综合实训室进行。
5）实训分组与操作：
学生以秘书的身份接待来访者，整个过程必须包括从来访客人进入办公室或来到前台、秘书接待处理、秘书送别来访客人、记录来访情况。
6）实训课时：
1课时
7）实训考核方式
分小组操作，由每组选派的组长根据日常接待评分细则，每项评出优、良、一般、差，最后由学生本人进行自我评析。

（三）公务旅行管理
1．公务旅行安排
1）实训目的：
掌握商务旅行的安排技巧，了解商务旅行的基本内容，掌握制定商务旅行计划和旅程表的基本方法及办理出国手续的基本程序和具体要求。
2）实训项目：
根据所设计的情景，学生以秘书的身份为领导设计商务旅行计划、旅程表，模拟演示办理出国手续的流程，模拟演示为领导公务旅行做具体的准备工作。
3）实训内容：
A、明确领导的旅行意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。
B、旅行计划安排妥当，简单明了。
C、掌握制定旅程表的各项细节，如了解当地交通工具运行、旅馆环境和价格等。
4）实训场地与设备说明：
本实训在计算机实验室进行。
5）实训分组与操作：
学生进行单机操作，直接在电脑上完成商务旅行计划和旅程表的设计。
6）实训课时：
2课时
7）实训考核方式
商务旅行计划 50％
旅程表 50％

（四）会务管理
1．会议策划
1）实训目的：
掌握会议策划的方法，会议筹备方案的拟定方法，了解会议方案的内容及会议预算方案的基本知识，能够拟定会议的储备方案、筹建会议机构、提出会议预算
2）实训项目：
设计会议主题，要求学生分组策划会议，形成完整的会议筹备方案或会议策划书。
3）实训内容：
A、能够根据会议的目的和主题，策划一次完整的会议。
B、在策划会议时，能够撰写一份完整会议策划方案包括会议主题、名称、议程、时间、所需设备和用具、文件的范围、与会代表成员、经费预算、餐饮安排、筹备机构与人员分工。
C、能够根据会议策划方案，组建会议筹备机构，筹备机构下设几个小组，各组分工明确，相互协调。
D、通过整个会议策划实训，综合考察并锻炼学生的组织协调能力、文字与语言表达能力、执行力。
4）实训场地：
本实训要求筹备的时间长，要求利用学生课外时间筹备，最后会议方案的展示和评讲可在秘书综合实训室里完成。
5）实训分组与操作：
学生分组，以8－10人为一组，分组讨论操作。
（一）会议方案策划
1、会议方案策划分解
（1）确定主题：专业技能与就业
（2）确定会议时间、地点与规模
（3）确定会议议程
（4）确定小组分工
2、会议方案成文
对应能力训练：文字组织与事务分析能力。
（二）会议材料准备
1、撰写会议通知；
2、各种确定发言专题内容；
3、组织专题调查（课外准备）；
4、调查数据（材料）分析；
5、撰写发言稿。
对应能力训练：应用写作能力、调查研究能力。
（三）书面文稿处理
1、文字输入、编排设计、文稿编号；
2、文稿校对，缮印；
3、打印、装订；
4、材料发放。
对应能力训练：Word处理能力，事务处理能力，严谨细致的工作作风。
6）实训课时：
0.5课时
7）实训考核方式
提交会议策划方案 100％。

2.会场布置
1）实训目的：
掌握会场布置的基本方法，了解会场布置的基本要求，能够根据会议的性质、规格、规模等因素设置主席台、排列座位、装饰会场。
2）实训项目：
结合学校情况和学生活动的实际情况，要求学生选择布置学院校庆庆典大会会场、学术报告会会场、专业指导委员会会场和师生座谈会会场。
3）实训内容：
A、对会场内主席台的设置、会场内座位的布局摆放以及为烘托渲染会议气氛所作的装饰等。
B、会场布置要求庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时要考虑会议的性质、规格、规模等因素。
C、设置主席台的会场是布置的重点。主席台的布置，要讲究对称和简洁。
D、整体考察学生的协调能力、组织能力、语言表达能力和审美能力。
4）实训场地与设备说明：
本实训在秘书综合实训室进行，准备一定数量的桌椅、台布、茶杯、话筒、名签、横幅等。
5）实训分组与操作：
分组讨论设计，提交会场布置设计说明，并以实际演示。
6）实训课时：
1课时
7）实训考核方式
分小组操作，由每组选派的组长根据会场布置评分细则，每项评出优、良、一般、差，最后由学生本人进行自我评析。

3.会展实习
1）实训目的：
了解会展经济，明确秘书在会展服务中的工作职责和工作内容，掌握会展服务的工作方法。
2）实训项目：
A、组织学生参观一次展览会，了解会展的组织和会展服务的基本内容。
B、组织学生到中国进出口商品交易会进行在岗实习。
3）实训内容：
A、根据展览活动的目的和主题拟定举办展览的详细方案，负责策划展览的时间及各项配套活动内容与形式等。
B、制定招展及展务管理文书。
C、策划展览广告宣传，开展招商招展活动，负责展馆内广告发布。
D、筹备展览期间的接待和后勤服务工作。
E、锻炼学生综合协调能力、策划能力、审美能力、人际沟通能力和语言表达能力。
4）实训场地与设备说明：
本实训在会展现场进行。
5）实训分组与操作：
参观展览会则分组在场内自由参观；到会展内进行在岗实习，则根据中国进出口商品交易会现场需要来确定确定人员分组。
6）实训课时：
进行展会参观需半天，约4个课时；到会展内进行在岗实习，则结合短学期进行安排。
7）实训考核方式
提交参观展会的观察心得 100％。

（五） 信息工作
1.网络信息搜索、筛选与整理
1）实训目的：
掌握秘书处理信息工作的方法和流程，掌握信息整理、加工、存储和利用的要求、特殊方式和技巧，了解网络的作用和搜索引擎的功能，掌握网络搜索引擎的使用方法，迅速找到符合题目要求的信息。
2）实训项目：
根据题目要求，应用互联网搜索信息，并将搜索到的信息进行筛选、加工、整理、存储。
（一）网络信息收集
按要求进入中华秘书网、秘书在线等专业网站；
浏览并收集最新有价值的秘书相关信息；
收集50条以上重要信息，下载。
对应能力训练：网络资源利用方法训练，快速收集信息能力，网络与计算机基本操作能力。
（二）信息整理与应用
1、用Word软件处理下载信息，每条信息文字组成50－100字；
2、题选黑体，正文选宋体，均为小四号，页边距均为2.5，行间距固定值18磅编排信息文稿；
3、书面打印，供教学资源用。
对应能力训练：电脑文稿排版处理能力，信息应用能力，文字组织能力。
3）实训内容：
A、掌握信息收集的基本要求：及时、广泛、真实、适用。
B、根据现实的需要科学地对收集到信息进行分类、筛选、比较、分析、综合，成为经营管理所学的有效信息。
C、掌握网络信息收集处理方法。
4）实训场地与设备说明：
本实训在计算机实验室进行。
5）实训分组与操作：
学生进行单机操作，按专题进行网络搜索并整理信息。
6）实训课时：
2课时
7）实训考核方式
搜集实训任务要求的信息，并加以整理，形成完整的信息报告 100％

（六）保密工作
1.电子文件的加密
1）实训目的：
了解保密工作的重要性和注意事项，掌握保密工作的方法，掌握利用计算机管理文件的方法，学会进行电子文件加密；能恢复简单的被删除文件；掌握计算机保密方法与技巧。
2）实训项目：
用WORD格式和EXCEL格式各制作一份人事档案表格，演示为这两份文件加密。
运用软件对被删除文件的磁盘进行恢复。
掌握计算机保密的一般技巧。
3）实训内容：
通过加密软件、OFFICE中选项设置和保存加密等突进对办公软件制作的信息资料进行加密。
通过恢复软件，对软盘或优盘中被删除的文件进行恢复与处理。
了解计算机、浏览器和文件的一般加密方法。
4）实训场地与设备说明：
本实训在计算机实验室进行。
5）实训分组与操作：
学生进行单机操作，熟悉OFFICE软件中的加密功能和加密软件的功能，独立完成任务。熟悉恢复软件的使用。熟悉计算机保密的一般方法。
6）实训课时：
1课时
7）实训考核方式
依据学生提交的表格加密情况评分。

（七）办公设备的使用和管理
1、办公硬件设备的基本操作
1）实训目的：
根据信息处理的需要，合理正确地使用办公自动化设备，提高信息处理的速度和处理能力。
2）实训项目：
操作扫描仪、打印机、复印机、传真机、数码相机、U盘。
3）实训内容：
了解办公设备的功能，具有操作办公硬件设备的基本能力，懂得办公设备的日常维护，能排除一些简单的故障。
4）实训场地：
本实训选择在办公自动化实验室进行。
5）实训分组与操作：
学生分组， 选一人为组长，带领小组成员设计一份文稿，每个人轮流针对这份文稿进行扫描、打印、复印、传真、U盘拷贝和数码照相存储等操作。
6）实训课时：
3课时
7）实训考核方式
分小组操作，由每组选派的组长根据办公自动化设备操作评分细则，每项评出优、良、一般、差，最后由学生本人进行自我评析。

（八）秘书管理
1．秘书招聘与聘用
1）实训目的：
了解秘书就业市场的现状，掌握企业招聘秘书的程序、方法，能够根据需求设计秘书招聘方案，组织及参加招聘活动；了解秘书工作应掌握的知识以及应具备的能力，使学生对秘书工作的基本要求及方法有全面的考虑，并熟悉秘书的应聘与面试方法与技巧。
2）实训项目：
设计场景，学生自行组织招聘会和面试，制作秘书招聘与录用程序，制作招聘广告，撰写个人简历，模拟演示某公司面试招聘活动。
3）实训内容：
A、确定招聘渠道：应根据组织的特点和所选秘书人员的不同等级来选择招聘方式。
B、发布招聘信息。招聘广告的设计原则有准确、吸引人、内容详细、条件清楚。刊登广告的主要内容有：本企业的基本情况；是否经过有关方面的批准；招聘秘书人员的基本条件；报名的方式；报名的时间、地点；报名需带的证件、材料；其他注意事项。
C、设计招聘测试的步骤。
D、分析判断能力。考察应聘者的分析判断能力，主要通过案例进行。
E、能够制作体现个人才能和特长的个人简历。
F、通过多渠道获取招聘信息，并且发出个人简历。
G、掌握面试技巧，具备良好的面试心理素质。
4）实训场地与设备说明：
本实训在秘书综合实训室进行，要求布置出面试现场。
5）实训分组与操作：
学生分组进行，每组学生轮流扮演企业招聘专员、人力资源经理和应聘人员。
6）实训课时：
2课时
7）实训考核方式
自制简历 50％
分小组操作，由每组选派的组长根据秘书招聘与应聘分细则，每项评出优、良、一般、差，最后由学生本人进行自我评析。

四、教学建议
本课程按职业能力形成规律, 在教学中重新设计学习程序,采用模块式教学强化秘书各专项技能，将实践教学贯穿于整个培养过程，避免孤立、形式化地设置实践教学环节。以学生为主体的实践教学过程，特别是创新实验和综合实训（虚拟案例和模拟项目），能活跃学生的思维，发挥学生的学习主动性，创新思想。运用讨论式、团队协作式的教学方法，采用案例分析与情景模拟、小品表演等技能训练形式进行实训。在实训教学中，可以借鉴现代企业的员工培训的方法，一定要改变以往的以教师为中心的教学方法,要求学生既掌握理论又会熟练操作。