H公司人力资源数字化的困境与对策.pdf

Human Resources|人力资源MODERN BUSINESS现代商业144H公司人力资源数字化的困境与对策林丽清长江大学经济与管理学院湖北荆州434020摘要：社会经济快速发展，企业营商环境发生巨大变化，为了应对各种潜在风险，企业人力资源应迎合社会经济发展导向，创新工作流程，实现精细化管理，确保人力资源促进企业战略发展目标实现。企业人力资源价值产出对企业未来可持续发展具有重要作用。本文客观分析了人力资源数字化转型理论基础，以 H 公司人力资源管理实施数字化存在的困境展开分析，从组织架构、业务流程、管理系统、数据质量、管理意识、办公模式、体验感多个维度展开分析，提出了 H 公司人力资源数字化转型策略，运用数字化转型手段，为 H 公司战略发展发挥管理功能，优化企业人力资源数字化水平，为相关专业人员提供参考借鉴。关键词：数字化转型；人力资源；企业管理；组织架构；系统优化中图分类号：F272.92文献识别码：A文章编号：1673-5889（2023）16-0144-04当前，正值数字商业时代转型关键时期，世界经济供应链紧密连接，机遇与挑战并存，企业人力资源部门应顺应新时期发展需求，促进企业精细化管理。企业人力资源管理水平直接影响企业的价值产出，因此，人力资源管理模式应尽快调整，实现数字化转型战略。一、人力资源数字化转型相关理论（一）人力资源管理系统人力资源在企业发展中具备管理层决策的执行职能，包括企业员工的招聘、薪酬福利、绩效、岗位配置，培训等工作内容，人力资源管理系统是借助计算机及互联网技术，实行线上执行人力资源管理功能，有助于对人力资源相关存储数据进行分析和预测，提高人力资源管理的有效性。人力资源管理系统可以对职责范围内的工作有效调配，提高人力资源管理的规范化和有效性，为管理层提供决策基础。人力资源管理系统包括提出需求、流程设置、模块改造、模块应用四个方面。随着大数据、人工智能技术向各领域纵深发展，人力资源管理应加强人才的培养，实现系统管理模块更加人性化和个性化。（二）企业数字化转型数字化实现了计算机处理和信息传送，是对企业信息化系统的整合，提高了管理效率，实现对内强化，对外共赢的发展目标。企业应通过数字化赋能员工，挖掘员工价值潜力，补齐自身短板，创设与客户的互利合作机会，挖掘市场潜能，达到互利共赢效果。数字化转型应明确目标和方法，构建符合客户需求的业务创新体系，以数据为基础，收集行业业务发展数据，判断数字化转型导向，识别企业当前存在的潜在风险，探寻新的业务模式，提升企业生产能力和管理水平，使企业人力资源管理模式在探索中不断进步。（三）人力资源数字化转型人力资源数字化转型包括数字化人力资源管理、数字化工作场所、数字化劳动力三方面，促进了企业运营过程的流程化、标准化和数据化，提高了企业管理效率，解放了 HR 双手，将数字化技术融入各管理细节，构建 IBM 运营模型，从组织和管控、流程和绩效、技术和工具、数据与洞察、人员赋能、服务和伙伴管理六方面，创建人力资源管理的数字化生态系统。二、H公司人力资源管理数字化困境H 公司是一家创立于 21 世纪初的多元化企业。公司业务涵盖信息技术、消费品制造、金融服务等领域，致力于为客户提供创新性的解决方案。秉持着持续创新和员工发展的价值观，H公司追求在不断变化的市场环境中保持竞争优势，并为员工提供良好的职业发展平台。（一）组织架构问题首先，H 公司组织架构上管理层级少，岗位定位模糊。企业管理层与组织规模不匹配，管理角色错位，管理者没有在自身层级做工作，HRD（人力资源总监）需要花费大量时间投入基层最为基础工作，导致 HRD 的精力被基础工作占用，没有更多精力处理更为重要的事项。HRD 缺乏基层管理岗位就职经验，不利于组织管理科学分配。其次，企业缺乏对数字化发展的重视。企业各业务部门及数字化组未能实现互融互通，相关工作独自汇报给 HRD，企业更为重视业务相关工作，影响数字化项目的有序推进。数字化资源配置不足，缺乏数字化人才，一般选择兼职方式，不利于数字化资源的有效开发和人员价值最大化利用。（二）业务流程标准化科学化不足首先，H 公司业务流程节点过于冗余，顺序设计不合理。业务流程阶段过于重复，不增值环节过多，影响业务运行效率。Human Resources|人力资源MODERN BUSINESS现代商业145其次，业务权责不能清晰界定。企业人力资源业务流程存在重叠和空白现象，各业务间不能清晰界定权责，数据信息录入错误不能在后续业务环节准确识别，招聘与入职环节分工不明确，易发生工作推诿现象。最后，业务缺乏标准化规范。业务流程管理混乱，操作不规范导致工作效率低。目前聘用通知系统生成及手工编写两种形式并用，都可以达成业务目标，但由于两种途径使用的措辞不同，影响公司信息发布权威性，对公司口碑造成一定影响。（三）信息化系统功能落后业务覆盖不全首先，H 公司功能配置与业务相脱节。员工转正申请需要相关部门经理审核同意，但设置了董事长审核节点，由于基层员工业务是由公司基层组长及经理对接，与董事长业务上没有交集，因此，董事长审批流程属于形式主义，可以省略。员工银行卡信息不能实现自主更改，员工不能在系统上自主查询银行卡信息，一旦设计到员工信息变动，需要薪酬福利专员系统手工录入，增加了工作量。其次，业务报表与实际业务需求想脱离。公司缺乏对员工休假的明细表，系统只能体现一段时间内的总休假情况，考勤员为了核对具体哪天休假，需要查询员工休假申请单，不能实行人性化考核。员工数据报表不能剔除员工敏感信息，许多信息对于业务部门来说没有必要，但公布这些信息会暴露员工隐私。最后，数据保存校验逻辑不能与时俱进。公司人力资源部门对地址、电话号码等信息格式要求不明确，不符合格式的信息难以校验，系统信息录入与实际不符，导致信息不准。另外 SHR 接口与招聘系统、培训系统对接不稳定，缺乏业务板块支撑。包括入职管理、人才管理、问询服务、绩效管理等不能实行线上管理。（四）数据质量问题数据质量应考核其完备性、合规性、即时性、准确性。完备性是随着公司发展变化，员工信息也随之变化，因此，相关信息应及时收取和更新。合规性问题是确保相关信息格式统一，增加数据合规性，如果不符合数据清洗要求，将难以发挥人力资源数字化管理作用。即时性是员工入职和离职相关信息应及时传输至培训系统，但如果相关消息滞后，难以推动企业各项工作高效管理。准确性是不能做到身份实名认证，依靠员工自觉，导致员工信息不准确。（五）全员数字化意识有待提高H 公司高层管理人员虽然了解数字化的重要性，但由于缺乏对数字化转型所需的相关准备工作，导致数字化转型进度与预期相差甚远。中层管理者缺乏数字化深入了解，盲从传统运营习惯，缺乏对数字化管理的系统化培训，缺乏外部专业培训资源协助，导致数字化培训体系不健全。基层办公室职员日常业务流程很难接触数字化内容，缺乏对数字化的具体实践内容的了解，公司未能向基层办公室职员展开业务培训。产线工人仍处于传统手工作业模式，数字化工厂仅仅停留在理论层面。（六）员工体验差首先，新入职员工体验差。公司不能针对新员工诉求，提前安排好宿舍、饭卡、带岗教练，接送班车等，导致新入职员工入职后相关基础工作亲自办理，不了解流程和地点，缺乏归属感。其次，员工自主体验感不佳。公司很多业务层面未能覆盖自助服务，包括收入证明、就职证明、个人档案查询等，需要人事人员亲自办理，增加了业务量。经理层面不能在人力资源软件上查看历史绩效及历史职位信息，对员工出差状态也不能实时查询。最后，公司考勤刷脸系统识别不稳定，存在碰运气现象，人脸打卡系统出现问题不能及时维修，宿舍管理混乱，会议室预订不透明等，影响员工体验性。三、H公司人力资源数字化转型策略（一）组织架构调整首先，H 公司应增加管理层级，确保各层面管理人员与岗位职责相符，解决 HRD 管理错位弊端。人力资源应增设招聘部门和组织发展部门，提高企业招聘的合规性及培训工作的有效性，减轻 HRD 人事及业务双线管理负担，提高人力资源管理效率。企业人力资源数字化转型应构建管理流程，重塑人力资源相关业务，使企业各层级员工了解数字化管理，为人力资源数字化转型提供基础。（二）HR 业务流程再造首先，H 公司应简化冗余业务流程，删除重复和多余节点，简化业务流程，缩短业务运转时间，提升各业务流程管理效率。其次，明确各业务流程权责范围。业务流程权责的定义清晰，明确业务流程节点，解决业务组之间权责不明确的问题，避免出现推诿、扯皮现象，最后，规范标准化业务流程。公司应完善人力资源数字化管理流程，并编制流程图，明确关键业务指标，发布 SOP，指导业务规范能操作，提高各业务环节运营效率。（三）信息化系统优化升级首先，H 公司应结合大数据技术，对信息化系统进行优化升级。根据人力资源业务管理需求，重新配置业务功能，实现流程线上操作，推动信息系统准确执行。补全业务报表，按照优先级有序推进，进一步更新数据保存校验逻辑，借助大数据、信息化技术，严格控制数据保存失误率，确保数据信息的完整性。其次，优化系统接口。应对招聘系统、培训系统与 SHR 接口进行优化，提高系统的稳定性，实现数据信息共享服务，避免相关工作重复操作，控制人为操作失误，提高人力资源管理质量。最后，实现业务流程线上化管理。企业应在员工入职环节实现流程线上化管理，入职前应提前准备好宿舍、安保、带岗教练、网络账号开通等，避免手工操作带来的人力成本增加，提高员工体验感。同时，绩效管理应实现线上管理，简化培训专员的工作流程，提升带岗教练业务效率和质量。（四）发挥数据价值Human Resources|人力资源MODERN BUSINESS现代商业146首先，H 公司应开展数据治理。公司应避免数据不统一影响数据挖掘价值。应构建统一的数据标准，实现数据共享，确保数据的完整性、准确性、即时性，为企业战略发展决策提供基础。其次，引入数据分析和应用。企业应开发数据分析功能，对基础数据进行分析和应用，为企业的管理者决策提供有参考价值的信息，优化企业业务流程。数据分析和应用应与业务融合，实现智能化决策。（五）打造数字化人才H 公司应加强对数字化人才的引进，以目前数据获取及分析能力为基础，密切关注行业发展变化，抓住问题本质运筹帷幄，实现数字化转型策略。首先，应加强外部引进。数字化转型的重要角色包括数字化高管、内部顾问、转译员、数字化车间主管。其次，内部培养。应搭建数字化人才培养框架，从战略需求、能力需求、人才盘点、人才培养、人才应用几方面，构建完善的内部人才培养体系。（六）推行远程线上办公首先，H 公司应搭建内部互动平台，确保公司线上沟通机制符合办公要求，避免内部机密外泄，满足员工自助服务功能，借助线上服务机器人，解答高频业务咨询问题。其次，搭建远程办公服务体系。制定配套指导业务流程，构建完善的管理系统，实现远程线上办公。四、H公司人力资源数字化转型策略实施与保障措施（一）实施人力资源部门组织架构调整首先，建立新的人力资源组织架构。人事管理相关事宜应划归组织部门，精细化分析管理，HRD 将更多的工作投入到有价值工作中，为员工工作晋升提供渠道。增强人力资源管理效率和响应速度，使业务人才具备数字化思维，为公司适应数字化社会发展奠定基础。其次，关键岗位配置。集团人事管理应通过系统化人才盘点，确保员工学历、年龄、能力符合要求，对能力突出的员工予以提拔。（二）开展流程标准化项目首先，启动项目标准化管理。H 公司应对相关业务灵活调配，获得资源支持，业务人员应对项目组的安排提高响应速度，明确项目组相关模块负责人，除了支持相关工作还要承担项目工作。其次，开展人力资源管理流程调研。人力资源管理流程应对文档检查、员工工作态度全面观察和掌握。从业务覆盖完整性、管理闭环完整性、纵向管控、横向协同、子公司人力资源部五方面对人力资源管理流程进行评估。最后，制定标准化人力资源管理流程。H 公司人力资源部门设置了组织发展、招聘管理、薪酬福利管理、绩效管理、学习发展、战略规划等 8 个业务流程，二级流程下设 35 个三级流程组，三级流程下设 88 个四级流程，根据公司业务管理需要，对业务流程进行优化，每个流程设置对应的 SOP 文档，对流程活动进行细致描述，包括业务场景、关键指标、流程图示、变化和改进等要素，剔除冗余活动，促进人力资源管控效率。表1H公司人力资源业务流程框架二级流程三级流程二级流程三级流程1.1人力资源战略与规划1.1.1 管理人力资源战略与规划1.2组织发展1.2.1组织机构管理1.1.2劳动力规划与预算管理1.2.2岗位管理1.3招聘管理1.3.1社会招聘1.2.3编制管理1.3.2校园招聘1.5薪酬福利管理1.5.1 管理薪酬福利政策和预算1.3.3工人招聘1.5.2薪酬福利认定和调整1.3.4招聘资源与项目管理1.5.3薪酬核算和发放1.4认识管理1.4.1员工入职管理1.5.4管理社保和福利1.4.2新员工导入1.6员工绩效管理1.6.1制定绩效方案1.4.3员工异动管理1.6.2制定合约与考核1.4.4员工离职管理1.6.3绩效应用1.4.5员工退休、返聘管理1.7人才管理1.7.1管理人才发展通道1.4.6员工档案管理1.7.2识别与发展人才1.4.7员工合同、协议管理1.7.3干部任用1.4.8劳务派遣管理1.8学习发展管理1.8.1管理培训体系规划1.4.9员工全球外派管理1.8.2管理培训项目1.4.10员工假期与工时管理1.8.3管理培训资源1.4.11员工关系管理1.8.4管理员工送读1.4.12管理员工咨询服务（三）启动信息化系统转型升级项目首先，H 公司应优化 SHR 系统。SHR 系统优化包含公司信息部协助二次开发需求落地，根据公司未来发展需求、解决方案进行上线测试。完善公司标准化流程，提高业务配置效率。员工转正申请应设置部门审批流程，简化业务流程，同时，完善公司员工福利审批流程。公司数据保存环节应增设校验功能，数据信息包括地址、电话、学历、出生日期和身份证信息，当信息格式录入不正确，信息将无法保存，提高信息录入的准确性。根据员工需求增加员工自助功能。员工可以自行更改工资卡信息，根据员工权限情况，可以自行查看自己薪酬，使员工可以线上自主打印收入和在职证明。公司经理可以根据权限级别查看公司近年来绩效情况，员工职位变化及历史薪酬变化等。其次，优化系统接口。公司信息部门应根据实际运营需求，对系统二次开发。导出数据重新定义，对数据映射增加算法，接收数据逻辑增加校验和控制报表。最后，开发一站式入职小程序。公司信息部门难以自行开发，因此，要借助外部 IT 服务公司协助开发入职小程序。公司对外发布项目需求，选定具备开发实力的供应商，业务部负责审核供应商资质，合格后签订合同，并根据人力资源入职流程设计小程序，确保项目组按期完成。程序设置完毕后进行上线测试，应按照合同规定验收，并进入后续运维。入职小程序包括宿舍安排、饭卡开通、安保识别信息Human Resources|人力资源MODERN BUSINESS现代商业147录入，网络账号及带岗交联等，提升公司安保、人力资源、行政、IT 管理效率，提高员工入职环节满意度。（四）搭建 H 公司数据平台H 公司应搭建数据平台，对数据进行更新，对数据展开分析，确保数据信息的稳定性和准确性。首先，公司应对数据平台更新做出明确规定。提高数据更新效率，在保护历史数据的同时，保证系统运行效率。数据应确保每小时同步一次，为后续数据分析提供基础，指导业务决策。数据控制报表在数据更新环节存在问题可以溯源。其次，明确数据平台提取规则。数据提取应包括文件头、布局说明、明细记录，对不同数据类型、单元、字段都可以清晰找出，为后续分析夯实基础。最后，部署数据分析和应用功能。应实行探索式分析数据，对数据中存在的问题及时预警，规避业务发展中的风险，通过报表自助配置功能，对数据内容进行筛选、切割、排序、汇总，按照管理者要求达成预期数据报表形式。包括招聘进度表、培训报表、绩效管理报表、关键岗日记合规性检查、休假明细表、员工主数据报表。（五）培养数字化人才H 公司员工数字化人才较少，短期内通过培训方式难以达到企业要求，应采取向社会招聘的方式补齐数字化人才缺口。首先，外部引进。企业应顺应国家政策导向，加快企业数字化转型进程，向市场招聘优秀人才。公司数字化人才岗位人工成本较高，应认真分析市场形势和企业现状，追加薪资在市场中抢夺人才，满足公司数字化人才缺口。其次，内部培养。制定数字化人才培养课程，对公司重要岗位进行数字化相关知识培训，采取集中授课、线上研讨、线下考核等方式，对公司数字化知识进行完善，提高员工对数字化的整体认知。（六）推行远程线上办公首先，H 公司应构建远程办公流程。根据各岗位业务开展现状，考虑公司各岗位是否适合远程办公。为适合远程办公岗位创设条件，包括网络速度和稳定性、涉密权限、办公环境，制定云桌面办公机制，对远程办公成果进行日报和评定，确保工作效率。公司应完善休假、报销审批流程，实行线上审批机制，简化冗余环节，提高各环节工作效率。其次，搭建远程办公管理系统。公司应推动远程办公管理线上化，支持管理员后台查看远程办公人员工作情况，监测办公环境是否符合标准，让业务服务于员工，使员工受益。（七）保障措施第一，一把手背书。数字化转型项目需要顶层管理人员支持，管理人员应具备数字化思维，坚持中央集权管控，各部门协作配合，坚持自上而下层层落实。公司在数字化转型过程中，应由顶层管理人员背书，获得资源支持，为数字化项目结果落地保驾护航。第二，数字化项目质量优先。公司数字化项目应循序渐进更新迭代，应筑牢基础，避免后续运维存在问题，给公司管理带来弊端。公司应筛选有信誉的供应商，保障数字化服务质量，确保数字化转型有效实施，为公司未来运营成本节约提供保障。第三，数字化运营常态化。公司应持续投入资源，不断优化数字化转型策略，客观分析外部环境，洞察市场变化，结合企业自身经验，对数字化运行过程中存在问题灵活调整，促进企业行业竞争力。第四，塑造合作理念。数字化发展需要倡导平等、开放的理念，成立办公社交一体化平台，发挥各部门协作精神，实现各部门业务数字化转型，实现人力资源与业务部门融合发展，实现员工无障碍自助服务，提高新员工入职满意度，让员工有更多的精力投入价值升值环节，让人力资源管理助力公司可持续发展。五、结语数字化转型是循序渐进的过程，H 公司应结合外部市场变化及内部业务灵活调整，人力资源数字化转型应密切关注行业发展动向及政策导向，根据市场周期不断调整人力资源管理策略。企业人力资源数字化转型应在避免影响公司正常运营前提下，优化公司人员结构，控制生产运营成本，对人力资源管理架构进行改进和优化，确保数字化转型落地，提高各层面员工满意度，为后续人力资源业务发展奠定基础，推动企业战略发展目标的实现。参考文献：1 王涛.人力资源管理数字化转型：要素、模式与路径J.中国劳动，2021（6）：35-47.2 李燕萍，李乐，胡翔.数字化人力资源管理：整合框架与研究展望J.科技进步与对策，2021，38（23）：151-160.3 樊丽，胡永铨.数字经济时代企业人力资源管理数字化转型研究J.商场现代化，2021（17）：69-71.4 陈艳中.现代企业人力资源管理数字化转型J.中国集体经济，2021（26）：119-120.5 梁雨钝.数字经济浪潮下的人力资源管理数字化转型J.中国人事科学，2021（8）：38-49.6 费正雨，黄培光，朱鹏.企业人力资源管理数字化转型的思考J.无锡商业职业技术学院学报，2021，21（1）：44-48.7 谢小云，左玉涵，胡琼晶.数字化时代的人力资源管理：基于人与技术交互的视角J.管理世界，2021，37（1）：200-216+13.作者简介：林丽清，长江大学经济与管理学院，研究生在读，研究方向：人力资源管理与开发。