MZ∕T 117-2018 婚姻登记档案管理要求.pdf

MZ ICS 03.080.99 A 16 婚姻登记档案管理要求 Requirements for marriage registration archives management 中 华 人 民 共 和 国 民 政 行 业 标 准 MZ/T 1172018 中华人民共和国民政部 发 布 2018-11-05 发布 2018-11-05 实施 MZ/T 117-2018 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 一般要求 . 2 5 具体要求 . 2 附 录 A （规范性附录） 婚姻登记材料归档范围及分类 . 5 参考文献 . 7 MZ/T 117-2018 II 前 言 本标准按照GB/T 1.12009确定的规则起草。 本标准由民政部社会事务司提出并归口。 本标准起草单位：海峡两岸婚姻家庭服务中心、民政部档案资料馆、北京市民政局、江苏省民政厅、浙江省民政厅、山东省民政厅、广东省民政厅、福建省海峡两岸婚姻家庭服务中心、厦门市民政局、杭州市民政局。 本标准主要起草人：杨文涛、何文丽、李航航、郝红梅、葛东升、房伟、蔡健、夏雯慧、施晓琼、刘彩霞、张卫东、陈雪芬、高凤英、韩韬轶、陈珺。MZ/T 117-2018 1 婚姻登记档案管理要求 1 范围 本标准规定了婚姻登记档案管理的一般要求以及范围分类、归档保管、利用移交、鉴定销毁等方面的具体要求。 本标准适用于各级婚姻登记机构。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件， 仅所注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件， 其最新版本 （包括所有的修改单） 适用于本文件。 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 婚姻登记档案管理办法 民政部、国家档案局 2006-01-23 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 婚姻登记材料 marriage registration materials 婚姻登记机构在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证等业务过程中形成或采用的，对确认婚姻关系具有凭证价值的各种文字、图表、照片、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。 3.2 婚姻登记档案 marriage registration archives 婚姻登记机关在办理婚姻登记业务过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录材料。 3.3 电子文件 electronic document 指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 MZ/T 117-2018 2 GB/T 18894-2002，定义 3.1 3.4 电子档案 electronic archives 按一定原则和方法整理并归档的电子文件。 4 一般要求 4.1 婚姻登记机构应对业务工作中形成的各种婚姻登记材料做好分类、整理、归档、保管、利用、移交、鉴定及销毁等工作，确保婚姻登记档案的安全、完整和准确。 4.2 婚姻登记材料的归档与管理应以保证其凭证性与可利用性为主要目的。 4.3 婚姻登记机构应对婚姻登记档案中记载的婚姻当事人信息予以保密。 4.4 婚姻登记机构应设立婚姻登记档案管理机构、部门或岗位，并配备熟悉档案工作的专（兼）职管理人员。 4.5 婚姻登记机构应按照 婚姻登记档案管理办法 “第 4 条”的要求履行档案工作职责。 4.6 婚姻登记机构应健全制度、领导分管、明确职责、规范技术与方法四项并重，为婚姻登记档案管理工作提供政策、制度、技术与人员保障。 4.7 婚姻登记主管部门应从制度建设、技术应用、管理方法、人员培训等方面， 为婚姻登记机构提供指导与帮助。 5 具体要求 5.1 范围分类 5.1.1 婚姻登记机构办理婚姻登记业务过程中形成或采用的婚姻登记材料，均应归档。 5.1.2 婚姻登记档案材料的分类，应根据婚姻登记档案管理办法“第 9 条”的要求进行分类。 5.1.3 婚姻登记材料的归档范围及分类详见附录 A。 5.2 归档保管 5.2.1 婚姻登记纸质材料的归档与保管，应符合婚姻登记档案管理办法 “第 1013 条”的规定。 5.2.2 婚姻登记机构应设置与本单位档案业务发展相适宜的档案室。 档案室应符合防火、 防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等基本要求。 5.2.3 电子档案的保管，应符合 GB/T 18894-2002 的相关要求。 MZ/T 117-2018 3 5.3 利用移交 5.3.1 婚姻登记机构应建立档案研究、开发与利用制度。 5.3.2 婚姻登记档案的利用应履行审批手续，审批应遵循下列规定： 婚姻登记机构可利用婚姻登记档案； 婚姻当事人可持有效身份证件查阅本人的婚姻登记档案，或委托他人持受委托人有效身份证件和经公证的授权委托书代为办理； 人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，可派工作人员持单位介绍信和工作证或身份证查阅有关婚姻登记档案； 诉讼当事人可持有效身份证件、受理案件法院出具的调查令或立案证明等证明材料，查阅与诉讼有关的婚姻登记档案； 受委托的律师在诉讼过程中，可持有效身份证件、律师执业证书、律师事务所证明、 委托书和人民法院出具的调查令或立案证明等证明材料，查阅与诉讼有关的婚姻登记档案； 其他诉讼代理人在诉讼过程中，可持有效身份证件、经公证的授权委托书和受理案件法院出具的调查令或立案证明等证明材料，查阅与诉讼有关的婚姻登记档案； 其他单位、组织和个人申请查阅婚姻登记档案的，在证明其利用目的合法性或合理性的情况下，经主管部门领导审批后，可查阅相关婚姻登记档案。 5.3.3 研究、开发或利用婚姻登记档案的单位、组织或个人， 应在婚姻登记档案管理机构内查阅婚姻登记档案，并对所查阅的婚姻登记档案内容予以保密。 5.3.4 查阅人员归还婚姻登记档案时，档案管理人员应及时检查，确保档案为原件，如发现丢失、损坏、涂改、缺页等情况，应追究有关人员责任。 5.3.5 同时采用纸质档案与电子档案管理方式的，查阅档案时，可优先查阅电子档案。电子档案模糊或存在疑点的，应与纸质档案进行对照。 5.3.6 档案管理人员调动岗位时应在离职前办理好档案交接手续。 5.3.7 婚姻登记档案应按照婚姻登记档案管理办法 “第 14 条”的要求进行移交。 5.4 鉴定销毁 5.4.1 对保管期限到期的档案，应及时成立由分管领导、档案部门和有关业务部门的人员共同组成的鉴定小组。鉴定小组应根据档案的凭证作用、参考作用及研究价值等，对超过保管期限的档案提出存毁意见。 MZ/T 117-2018 4 5.4.2 保管期限到期且由鉴定小组鉴定过的档案的处理，应按照婚姻登记档案管理办法“第 16 条”的要求处理。 5.4.3 对确定销毁的婚姻登记档案应当建立销毁清册，经主管领导审批后销毁。销毁清册应载明销毁档案的时间、种类、数量以及销毁人、监销人、销毁地点等信息。 5.4.4 经核准销毁的纸质婚姻登记档案应送本行政区域保密部门指定的单位进行销毁。 5.4.5 经核准销毁的电子婚姻登记档案，应按 GB/T 18894-2002 9.8.2 规定进行销毁。 5.4.6 销毁档案时，应有两人监销，销毁人员及监销人员应在销毁清册上签字，严格防止婚姻登记档案漏销或遗失。 5.4.7 销毁清册应永久保存备查。 MZ/T 117-2018 5 A A 附 录 A （规范性附录） 婚姻登记材料归档范围及分类 序号 婚姻登记档案类型 归档范围 备注 1 结婚登记 （含复婚、补办结婚登记） 1.结婚登记审查处理表 2.申请结婚登记声明书或者申请补办结婚登记声明书 3. 香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的婚姻登记条例 第五条规定的各种证明材料 （含翻译材料） 4. 当事人身份证件复印件 5. 其他有关材料 2 撤销婚姻 登记 1. 婚姻登记机构关于撤销婚姻的决定 2撤销婚姻申请书 3当事人的结婚证原件 4公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明，或人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书 5当事人身份证件复印件 6人民法院宣告婚姻无效、撤销婚姻的生效司法文书原件或复印件 7. 同级人民政府或上级业务主管机关对婚姻登记行为复议形成的行政复议决定书原件或复印件 8.人民法院撤销婚姻登记行为或撤销补发婚姻登记证行为的生效司法文书原件或复印件 9.其他有关材料 3 离婚登记 1离婚登记审查处理表 2申请离婚登记声明书 3当事人结婚证复印件或加盖查档专用章的结婚登记档案复印件 4当事人离婚协议书 5当事人身份证件复印件 6询问笔录 7其他有关材料 4 补发婚姻 登记证 1补发婚姻登记证审查处理表 2申请补领婚姻登记证声明书 MZ/T 117-2018 6 3婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案证明或其他有关婚姻状况的证明 4当事人身份证件复印件 5当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书， 受委托人本人的身份证件复印件 6其他有关材料 5 其他 人民法院发来的关于解除婚姻关系的生效判决书、 裁定书和调解书 单独归档 MZ/T 117-2018 7 参 考 文 献 1 婚姻登记条例2003-08-08 国务院 2 婚姻登记工作规范2015-12-08 民政部