公司办公室行政秘书岗位说明书.docx

行政秘书职位说明书
岗位名称
行政秘书
所在部门
公司办公室
直接上级
办公室主任
直接下级

岗位定员
1人
所辖人员

一、职责与工作任务：
职
责
一
职责表述： 负责有关会议的组织与会议决议的督办
占全部工作时间的百分比：25%
工作任务
根据总经理的指示，组织行政例会，并做好会议记录。
根据会议决议，形成会议纪要。
按期检查各项决议、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。
职
责
二
职责表述： 负责文件与信息的管理
占全部工作时间的百分比：15%
工作任务
负责公司内部文件的审核、文号编排及文件归档。
负责公司与外部信函的往来。
通过报刊、网络等媒介，撷取有价值的信息提供领导参阅。
负责办公室计算机的日常维护与管理
职
责
三
职责表述： 负责接待工作
占全部工作时间的百分比：15%
工作任务
协助主管，承担公司来宾及会议的接待工作
负责公司公务用车的调配与管理
负责安排公司内客饭
职
责
四
职责表述：负责办公室的日常事务
占全部工作时间的百分比：30%
工作任务
负责公司印章、公司领导名章的监印与管理；负责公司各单位印章的刻制工作
负责总经理及办公室各项费用的资金往来
负责传真的接收与发送
负责会议室的日常管理
负责公司总部人员的值班编排
职
责
五
职责表述： 完成上级交办的其它任务
占全部工作时间的百分比：15%
二、职权：
权限1
对经理层指示和有关会议决议的督办权
权限2
各部门有关资料和报表的索取权
权限3
对公司卧车的调配使用权
权限4
各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权；
三、工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团公司办公厅、北京市国防工办
四、任职资格：
教育水平
大专以上学历
职称等级
初级以上
专业
文秘及相关专业
培训
培训内容
培训方式与时间
管理技能培训
执业资格培训
经济法律法规培训
外培或公司有组织、有针对性的安排培训
经验
2年以上工作经验
专业知识、技能
精通专业知识及技能，了解企业管理知识。
管理知识、技能
有较强的文字能力、对外协调与沟通能力、较强的口头表达能力公文报告的编写能力。熟练使用计算机办公软件
五、其它：
使用工具/设备
电话、传真机、计算机、打印机、INTERNET网络
工作环境
一般工作环境
工作时间特性
经常加班
六、关键绩效指标：
1． 安排行政例会的及时性。
2． 会议决议执行的时效性。
3． 文件与信息管理的准确性。
4． 接待工作的计划性与灵活性。