07ADG203办公室内务管理规定.doc

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办公室内务管理规定
工作指引: ADG203A
发布日期: 2003/08/01
生效日期: 2003/08/15

1 办公用品及设备管理制度
1.1 名片管理及使用原则
1.1.1 印制范围
a) 部门经理（含副职）以上人员；
b) 项目经理、主管工程师、业务主管等需要经常对外联络的人员；
c) 因工作需要经公司分管领导同意的一般员工。
1.1.2 印制要求
a) 公司名片版样统一规格，具体样式按集团下发的《VIS基础应用规范》确定；
b) 在名片上只印制与商业管理公司业务有关的内容，包括公司全称、所属部门、工作职务、办公地址、电话、传呼、传真和邮编等，必要时配以英文。
c) 不允许个人印制名片。
1.1.3 审批程序
a) 公司各部门需印制或加印名片，须先到行政部领取《印制名片申请表》，经部门经理签字后送交公司行政部。行政部经理审核同意后，交专人负责定点制作；
b) 若对外工作确有需要，经主管领导同意后，允许名片上的职务与实际聘用职务有文字差异。
1.2 一般办公用品的管理
分类：一般办公用品可分为耐用品和低值易耗品两类。耐用品是可使用期限
在一年以上、一般价值较高的物品；低值易耗品是一次性消耗、不能往复使用、价值较低的物品。
1.3 发放原则
1.3.1 办公用品的发放，本着既有利于商业管理公司总体控制，又便于各部门灵活使用的原则，实行“总额包死，内部调剂”的办法。
1.3.2 在发放的标准上，根据部门人员结构和性质工作性质确定各部门的耐用品类、数额；根据人员级别、工作性质确定与之相对应的低值易耗品的使用标准，在此基础上计算出部门低值易耗品的种类、数额；
1.3.3 在下发的方式上，针对部门而不针对个人，由各部门根据本部门内部人员实际情况统筹使用。
1.3.4 办公用品中的耐用品每年核对一次，对于不能使用的要以旧换新；
1.3.5 低值易耗品每月发放一次。
1.4 办公用品的保存与管理
1.4.1 全体员工对个人使用的各种办公用品（具）负有合理使用、妥善保管、及时维护的责任。
1.4.2 各部门对本部门所领的办公用品要及时登记造册、经常清点。
1.4.3 低值易耗品的丢失，由个人自行解决，行政部不予补发；耐用品、贵重物品的丢失、损坏，应如实地上报商业管理公司主管领导，待领导审核，确认丢失原因后，视情节不同，处以原值（购买价）30％—90％的赔偿。
1.4.4 员工内部调动，须将原岗位配置的专控和耐用办公用品办理移交手续。
1.4.5 员工调离商业管理公司，所领用的耐用品、贵重用品须经本部门清点无误后，方可办理手续。如有丢失、损坏，须按有关规定赔偿。
1.5 办公设备管理
1.5.1 传真机管理
1.5.2 传真机为公司公共设备的一部分。
1.5.3 传真机实行专人负责制。各部门传真机使用人即为责任人，负责传真机的使用、养护、清洁、维修事宜，同时负责本部门传真的收发工作。除特殊情况经部门同意外，其他人员不得使用传真机。
1.5.4 商业管理公司传真机负责人员对本机做好日常的收发登记工作，对于不符合商业管理公司要求和非办公性传真、有权拒绝发出。
1.6 计算机管理
为了加强对商业管理公司各部门配备的计算机及相关设备的管理，使之真正发
挥作用，商业管理公司特做如下要求：
a) 各部门均须对每台计算机指定专门的人员操作，并负责对该机的保养和管理。
b) 未经同意，任何人员不得随意操作他人计算机。
c) 任何外来软件、软盘未经审查不得在商业管理公司计算机上使用。
d) 不允许非专职人员拆、装计算机及相关设备。
e) 严守计算机操作规程，以避免计算机系统遭受损害。
f) 严守商业公司机密，不允许查看与本职工作无关的信息。
g) 未经允许，不能随便带外人上级操作。
h) 做好本部门信息的备份，防止信息丢失。
i) 严禁在计算机上玩电脑游戏等。
j) 保持计算机设备的清洁，搞好“四防安全”工作。
2 购买、领用办公用品的程序性规定
2.1 各部门根据工作需要，每月25日之前将所需的办公用品采购计划，经部门经理签字后，报行政部。
2.2 行政部汇总各部门所需办公用品明细，做出预算，经行政部经理审核批准后购买。高值办公用品须经主管副总经理批准同意后方可购买。
2.3 经领导审批后，于本月31日前将办公用品采购完毕，并做好各项办公用品的登记发放工作。
2.4 各部门建立请领办公用品登记制度，对贵重物品应做好妥善保管和登记，调出人员应及时退还所领的贵重办公用品，方可办理调离手续。如：（计算器、传呼机、手机、笔记本电脑等超过100元以上的办公用品）。
2.5 各部门人员需按照以上规定上报和使用办公用品，特殊情况或急需另行报主管领导审批，方可购买和使用。
2.6 办公用品的发放
2.6.1 办公用品购买后，购买人员向经管人员办理交接入库手续，做好登记交接。
2.6.2 保管人员建立台帐，做到帐务相符。
2.6.3 新员工发放一套必备办公用品；同时规定部分贵重办公用品只发放一次，今后不再发放；对于易耗品可登记领取。
3 办公室内务管理
3.1 办公桌面只能放置办公物品，与办公物品无关的物品不得在办公室内出现。
3.2 文件要摆放有序，暂不使用的文件要整齐地放置在文件夹（盒）或文件柜内，并注意保密工作。
3.3 个人衣物不得放置在明面，应妥善保管。
3.4 无用的办公用品要及时清理。
3.5 以上各项工作，各部门要指定专人负责，行政部负责监督。
4 礼物、赠品的管理
为发扬万达廉洁奉公的企业文化，各部门及个人在处理业务中原则上不得收礼品、赠品。无法拒绝时，须上交公司。为此，特作如下规定：
4.1 对所收礼品、赠品，由行政部负责接收。
4.2 行政部责成专人管理，对上交的礼品、赠品进行登记造册，上交人和接受人双方签字后，方可入库。
4.3 对于入库的礼品、赠品中的贵重物品，由行政部估价、备案。在需要时，提交领导审批，转送其他客户。
4.4 转送的礼品，由行政部登记、出库，同时做好交接记录。如果接收方无法签字，由分管领导签字，同时做好备注。
5 车辆的使用管理规定
5.1 公司车辆统一由行政部负责管理和调动，因公出车应填写用车申请单，由其直接上级签字后到行政部申请，行政部经理签字比准后执行。
5.2 驾驶员应将每月的行车公里报到主管处登记，行政部专人负责查验。认真做好车辆的日常保养，要经常对车辆进行全面的检查清洗、清洗，保持良好的车况。如发生交通事故或车辆故障，应向上级领导汇报，并填写情况说明书备案，对于车辆修理，必须执行集团的规定，不得私自另选修配厂。
5.3 车辆需要修理，驾驶员应当在修车前填写修车申请单，注明车辆出现的问题，大约的修车费用；修车费用约在1000元以下的，修车应当经过部门经理、主管副总经理签字审批；修车费用在1000元以上的，必须经过总经理批准。
5.4 驾驶员要按时参加安全组学习，做到：不出私车、不酒后开车、不将车随便交给他人使用，尊章守纪，安全驾驶。
5.5 公司统一购买车辆用品、油本，并由专人保管，发放应有保障。
5.6 办公用车，在有任务的情况下，夜晚可以由驾驶员开回家；没有任务，夜晚将车辆停靠在办公楼停车场。
5.7 如各部门在非正常工作时间内有接送及其他任务，须在每天17：00前将用车申请单提交到行政部，由行政部作出统一安排。
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