07ADG203办公室内务管理规定.doc

万达商业WANDA COMMERCE办公室内务管理规定工作指引: ADG203A发布日期: 2003/08/01生效日期: 2003/08/151 办公用品及设备管理制度1.1 名片管理及使用原则1.1.1 印制范围a) 部门经理（含副职）以上人员；b) 项目经理、主管工程师、业务主管等需要经常对外联络的人员；c) 因工作需要经公司分管领导同意的一般员工。1.1.2 印制要求a) 公司名片版样统一规格，具体样式按集团下发的VIS基础应用规范确定；b) 在名片上只印制与商业管理公司业务有关的内容，包括公司全称、所属部门、工作职务、办公地址、电话、传呼、传真和邮编等，必要时配以英文。c) 不允许个人印制名片。1.1.3 审批程序a) 公司各部门需印制或加印名片，须先到行政部领取印制名片申请表，经部门经理签字后送交公司行政部。行政部经理审核同意后，交专人负责定点制作；b) 若对外工作确有需要，经主管领导同意后，允许名片上的职务与实际聘用职务有文字差异。1.2 一般办公用品的管理分类：一般办公用品可分为耐用品和低值易耗品两类。耐用品是可使用期限在一年以上、一般价值较高的物品；低值易耗品是一次性消耗、不能往复使用、价值较低的物品。1.3 发放原则1.3.1 办公用品的发放，本着既有利于商业管理公司总体控制，又便于各部门灵活使用的原则，实行“总额包死，内部调剂”的办法。1.3.2 在发放的标准上，根据部门人员结构和性质工作性质确定各部门的耐用品类、数额；根据人员级别、工作性质确定与之相对应的低值易耗品的使用标准，在此基础上计算出部门低值易耗品的种类、数额；1.3.3 在下发的方式上，针对部门而不针对个人，由各部门根据本部门内部人员实际情况统筹使用。1.3.4 办公用品中的耐用品每年核对一次，对于不能使用的要以旧换新；1.3.5 低值易耗品每月发放一次。1.4 办公用品的保存与管理1.4.1 全体员工对个人使用的各种办公用品（具）负有合理使用、妥善保管、及时维护的责任。1.4.2 各部门对本部门所领的办公用品要及时登记造册、经常清点。1.4.3 低值易耗品的丢失，由个人自行解决，行政部不予补发；耐用品、贵重物品的丢失、损坏，应如实地上报商业管理公司主管领导，待领导审核，确认丢失原因后，视情节不同，处以原值（购买价）3090的赔偿。1.4.4 员工内部调动，须将原岗位配置的专控和耐用办公用品办理移交手续。1.4.5 员工调离商业管理公司，所领用的耐用品、贵重用品须经本部门清点无误后，方可办理手续。如有丢失、损坏，须按有关规定赔偿。1.5 办公设备管理1.5.1 传真机管理1.5.2 传真机为公司公共设备的一部分。1.5.3 传真机实行专人负责制。各部门传真机使用人即为责任人，负责传真机的使用、养护、清洁、维修事宜，同时负责本部门传真的收发工作。除特殊情况经部门同意外，其他人员不得使用传真机。1.5.4 商业管理公司传真机负责人员对本机做好日常的收发登记工作，对于不符合商业管理公司要求和非办公性传真、有权拒绝发出。1.6 计算机管理为了加强对商业管理公司各部门配备的计算机及相关设备的管理，使之真正发挥作用，商业管理公司特做如下要求：a) 各部门均须对每台计算机指定专门的人员操作，并负责对该机的保养和管理。b) 未经同意，任何人员不得随意操作他人计算机。c) 任何外来软件、软盘未经审查不得在商业管理公司计算机上使用。d) 不允许非专职人员拆、装计算机及相关设备。e) 严守计算机操作规程，以避免计算机系统遭受损害。f) 严守商业公司机密，不允许查看与本职工作无关的信息。g) 未经允许，不能随便带外人上级操作。h) 做好本部门信息的备份，防止信息丢失。i) 严禁在计算机上玩电脑游戏等。j) 保持计算机设备的清洁，搞好“四防安全”工作。2 购买、领用办公用品的程序性规定2.1 各部门根据工作需要，每月25日之前将所需的办公用品采购计划，经部门经理签字后，报行政部。2.2 行政部汇总各部门所需办公用品明细，做出预算，经行政部经理审核批准后购买。高值办公用品须经主管副总经理批准同意后方可购买。2.3 经领导审批后，于本月31日前将办公用品采购完毕，并做好各项办公用品的登记发放工作。2.4 各部门建立请领办公用品登记制度，对贵重物品应做好妥善保管和登记，调出人员应及时退还所领的贵重办公用品，方可办理调离手续。如：（计算器、传呼机、手机、笔记本电脑等超过100元以上的办公用品）。2.5 各部门人员需按照以上规定上报和使用办公用品，特殊情况或急需另行报主管领导审批，方可购买和使用。2.6 办公用品的发放2.6.1 办公用品购买后，购买人员向经管人员办理交接入库手续，做好登记交接。2.6.2 保管人员建立台帐，做到帐务相符。2.6.3 新员工发放一套必备办公用品；同时规定部分贵重办公用品只发放一次，今后不再发放；对于易耗品可登记领取。3 办公室内务管理3.1 办公桌面只能放置办公物品，与办公物品无关的物品不得在办公室内出现。3.2 文件要摆放有序，暂不使用的文件要整齐地放置在文件夹（盒）或文件柜内，并注意保密工作。3.3 个人衣物不得放置在明面，应妥善保管。3.4 无用的办公用品要及时清理。3.5 以上各项工作，各部门要指定专人负责，行政部负责监督。4 礼物、赠品的管理为发扬万达廉洁奉公的企业文化，各部门及个人在处理业务中原则上不得收礼品、赠品。无法拒绝时，须上交公司。为此，特作如下规定：4.1 对所收礼品、赠品，由行政部负责接收。4.2 行政部责成专人管理，对上交的礼品、赠品进行登记造册，上交人和接受人双方签字后，方可入库。4.3 对于入库的礼品、赠品中的贵重物品，由行政部估价、备案。在需要时，提交领导审批，转送其他客户。4.4 转送的礼品，由行政部登记、出库，同时做好交接记录。如果接收方无法签字，由分管领导签字，同时做好备注。5 车辆的使用管理规定5.1 公司车辆统一由行政部负责管理和调动，因公出车应填写用车申请单，由其直接上级签字后到行政部申请，行政部经理签字比准后执行。5.2 驾驶员应将每月的行车公里报到主管处登记，行政部专人负责查验。认真做好车辆的日常保养，要经常对车辆进行全面的检查清洗、清洗，保持良好的车况。如发生交通事故或车辆故障，应向上级领导汇报，并填写情况说明书备案，对于车辆修理，必须执行集团的规定，不得私自另选修配厂。5.3 车辆需要修理，驾驶员应当在修车前填写修车申请单，注明车辆出现的问题，大约的修车费用；修车费用约在1000元以下的，修车应当经过部门经理、主管副总经理签字审批；修车费用在1000元以上的，必须经过总经理批准。5.4 驾驶员要按时参加安全组学习，做到：不出私车、不酒后开车、不将车随便交给他人使用，尊章守纪，安全驾驶。5.5 公司统一购买车辆用品、油本，并由专人保管，发放应有保障。5.6 办公用车，在有任务的情况下，夜晚可以由驾驶员开回家；没有任务，夜晚将车辆停靠在办公楼停车场。5.7 如各部门在非正常工作时间内有接送及其他任务，须在每天17：00前将用车申请单提交到行政部，由行政部作出统一安排。第 5 页   共 5 页