中兴办公用品管理规定.docx

ZD/ZX

中兴通讯股份有限公司企业制度
（办公总务管理制度系统）

ZD/ZX 04.007 3-2002

办公用品管理规定

2002-11-28实施
2002-11-28发布

起草部门：人事中心总务部
主要起草人：宋春萍

办公用品管理规定
1.目的
为规范办公用品的申购计划、领用、发放，加强对办公用品的管理，控制办公用品费用，特制定本规定。
2.适用范围
本规定适用于各中心（办）、事业部、康讯公司的办公用品管理工作。
3.管理职责
3.1人事中心总务部负责办公用品品种选择、计划的审核、汇总、招标、采购的管理。
3.2财务中心财务管理部负责办公用品年资金计划的审批和划拨。
3.3中心、办及事业部（以下简称“部门”）文员负责本单位办公用品计划申报、办公用品领用、验收及发放等日常管理。
4.办公用品的定义
4.1办公用品。指各部门为保证部门日常运作而领用的办公用品，例如：办公用纸、打印、复印耗材、笔记本、笔、文件夹等。
注：原个人办公用品与部门办公用品合并，不再分部门公用和个人办公用品，统称办公用品，所有办公用品费用统一由部门按月资金计划管理，按员工工作岗位需求发放。
5.管理程序
5.1计划申报和审批
5.1.1资金计划
办公用品资金计划由总务部根据各部门申报并经财务中心财务管理部核准的年度资金计划进行总量控制，实行季度管理，每季度的第一个月10日后各部门根据已审批的资金计划分季度划拨资金卡，资金卡余额可结转至下一季度使用，半年调整一次，本年度内有效。
5.1.2计划申报、审批
5.1.2.1各部门必须于每月25日至28日（节假日提前另通知）在网上提交办公用品采购计划，经部门领导审批后报总务部，总务部对各部门申报的采购计划进行审核、汇总、审批后执行。
5.1.2.2各部门申报的采购计划当月有效，不可结转至下月，过期未报计划即视为自动放弃。
5.2招标、采购
5.2.1招标
严格按照《招标管理制度》及《非生产采购项目供应商认证规定》，选定三家或以上合格供应商，签订框架采购合同，采用每季度滚动报价的方式，确定季度最低采购单价。
5.2.2采购
总务部根据该季度滚动报价最低采购单价，执行当月办公用品采购计划。
5.3入库和验收
5.3.1入库。为降低采购成本，实现零库存，总务部不设办公用品库房，每月将已审批的各部门计划传真或邮件通知供应商，规定每月第一个星期5个工作日内（节假日顺延）为供应商统一送货时间，供应商根据采购计划将货物送至各申报最小单位（四级部门以上）。
5.3.2每次送货验收完毕后，由供应商划减资金卡上与当次送货数量相同的金额，部门文员必须认真复核并确认。
5.3.3科技园总部送货入口仅限在A座两侧小门，禁止在A座大厅接收货物。其他地点（B座、莲塘、布吉、大梅沙、西丽）由需求部门指定送货地点。
5.3.4验收。
5.3.4.1各部门必须指定两个以上人员负责货物的数量、质量验收，严格核对送货清单并签字确认，否则验收无效。对有“以欠充足、品级混乱、质价不符、以假充真”的物品拒绝收货，并立即通知总务部处理。
5.3.4.2总务部必须将每季度最低报价清单发给各部门文员，以备验收时使用，并每月派专人负责抽查各供应商办公用品质量。每次抽检10次以上，抽检责任人必须同时在抽检单位的送货单上签字确认。否则，收货单位可向总务部相关领导投诉。
5.3.4.3总务部设置中标办公用品样品陈列柜，每季度举办办公用品常识培训，以便验收人员掌握验收技巧。
5.4领用
5.4.1办公用品由部门文员统一管理，每月按岗位需求分发给员工，并做好登记。原则上不允许部门私设“小库房”，如发现私设“小库房”，将停止该部门两个月的办公用品采购计划并扣除两个月计划资金。
5.4.2总务部每月公布当月各部门已领用的办公用品计划，以便部门核对监督。
5.5对可回收的办公用品，由总务部发布明细，使用部门定期交回总务部，最后通过竞价方式做处理或重复利用。对于使用部门未上交的可回收用品，每季度按一定价格从部门资金卡中扣除。
5.6废旧物品的处理须经总务部批准。
5.7费用划分
所有办公用品费用按实际领用金额分摊至各领用部门。
5.8总务部每年对文员进行办公用品管理优秀奖评选。
6．本规定自发布之日起施行，由人事中心总务部负责解释与修订。
7．附件：办公用品管理流程图、办公用品送货单（样本）

年度资金计划
财务管理部、总务部
划拨季度资金卡
每季第1个月10日后
总务部
月采购计划
供应商认证、招标
每季网上滚动报价
供应商送货至各部门

每月第一周5个工作日（节假日顺延）
是否符合数量、质量要求
部门使用
新品需求
结束
费用每月分摊至各部门

总务部
管理流程图

N

Y

Y

N

办公用品送货单（样本） NO：

收货部门： 收货人： 联系电话：
收货地址：
供应商及电话： 20 年 月 日
编号
品名
规格
单位
单价
数量
金额
备 注

合 计

供应商签字： 验 收： 收货人：

备注：办公用品送货单一式五联：
（一）存根联，（二）财务联（交收货方），（三）记帐联，（四）随货同行，（五）收货人留存联