17-竣工工程档案归档操作办法.doc

竣工工程资料归档操作办法一、实施归档的工程范围总公司施工总承包项目完成竣工验收后6个月内，钢结构公司、基础公司从外单位承揽的钢结构专业承包项目、桩基础分部工程验收后3个月内，应将工程资料归档至总公司档案馆。二、工程资料归档范围及保管期限1、归档工程资料范围为工程所在地省级建设主管部门发布的建筑工程资料管理规程的工程资料分类表中明确由施工单位归档保存的工程资料。各公司经营管理处保管的合同指定的招标文件、中标通知书、施工合同及补充协议（正本）、承诺书、分包合同（协议）、工期延期协议、工程结算汇总、质量保修书等重要商务文件，也列入归档范围。2、根据中华人民共和国建筑工程质量管理条例中的保修期限，以及企业档案管理的实际需要，总公司工程档案保管期限划分为永久、长期（20年以上）、短期（7-10年）。3、具体归档范围及保管期限详见工程资料归档范围及保管期限表（附件）。三、归档的职责划分与操作流程1、档案馆编写归档编号工程竣工验收后形成竣工验收单后，公司技术质量处向总公司技术质量部上传竣工信息时，档案馆同时接收到竣工提示信息。档案馆接收到竣工信息后，在项目立项信息中填入“归档编号”，同时在“档案管理系统”中的项目目录录入竣工工程名称和对应的“归档编号”。 归档编号为一个项目一个编号，群体工程使用同一个编号。项目部资料员在“综合项目管理系统竣工管理工程资料管理竣工资料存档竣工资料填报”节点，可以看到本工程的 “归档编号”。2、公司汇总工程资料公司技术质量处协调经营管理处，将经营管理处当前保管的招标文件、中标通知书、施工合同及补充协议（正本）、承诺书、分包合同（协议）等需要归档的重要商务文件移交给项目部资料员统一汇总整理。双方办理移交手续。3、项目部整理资料资料汇总齐全后，项目部资料员按照以下步骤整理：（1）分类：依据工程资料归档范围及保管期限表将工程资料分为永久、长期、短期三类。并在资料封面右上角加盖对应类别档号章。（2）排序：分完类后，对每类资料进行先后顺序排列。2.1永久资料排序2.1.1商务文件：与建设单位签订的施工合同、中标通知书、补充协议、工期延期协议、承诺书；2.1.2施工资料：工程概况表、单位（子单位）工程质量竣工验收记录、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录、单位（子单位）工程观感质量检查记录；2.1.3基建文件：建设工程施工许可证、建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告；2.1.4监理资料：工程质量评估报告；2.1.5商务文件：合同指定的招标文件、工程结算汇总（工程审核定案表）。2.2长期资料排序2.2.1商务文件：招标文件、房屋建筑工程质量保修书、分包合同、分包协议书；2.2.2其他资料：工程资料移交书（施工单位向建设单位移交资料）、城市建设档案移交书（建设单位向城建档案馆移交资料）；2.2.3基建文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、建筑用地钉桩通知书、验线合格文件、建设工程规划许可证、附件及附图、工程质量监督手续、由规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件、建设工程规划验收合格文件；2.2.4监理资料：竣工移交证书；2.2.5建筑与结构工程：施工资料中需长期保存的资料按C0-C7表格编号顺序分类放置；2.2.6独立组卷的子分部工程：除预检和检验批资料以外的复合地基、桩基、钢结构基础、预应力、钢结构、木结构、网架与索膜工程的全部资料按上述子分部工程顺序放置（以上子分部工程如果资料较少，仅装订为一册，则资料不再按保管期拆分，统一归入长期进行排序）；幕墙工程中的隐蔽工程验收记录；2.2.7专业分部工程：隐检、分部工程验收记录（按建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯的先后顺序分类放置）；2.2.8竣工图：结构竣工图。 2.3短期资料排序2.3.1监理资料： B1监理会议纪要、B2监理工作记录、B3单位工程竣工预验收报验单、B4工作联系单；2.3.2建筑与结构工程：施工资料中需短期保存的资料按C0-C7表格编号顺序分类放置；2.3.3独立组卷的子分部工程：有支护土方全部资料，复合地基、桩基、钢结构基础、预应力、钢结构、木结构、网架与索膜工程中的预检和检验批资料，幕墙工程中除隐蔽工程验收记录以外的资料；2.3.4专业分部工程：除隐检、分部工程验收记录以外的全部资料，先按建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯专业类别顺序，再按每个专业C0-C7表格编号顺序分类放置；2.3.5竣工图：建筑竣工图、装饰装修竣工图、幕墙竣工图、外线竣工图、专业竣工图（给排水竣工图、建筑电气竣工图、智能建筑竣工图、通风与空调竣工图、电梯竣工图）。（3）组卷（装盒）：按照上述排序的先后，将资料装入对应保管期限的档案盒（总公司档案馆统一制发），按照同类资料放在同一案卷（盒）的原则，选用合适厚度的档案盒。（4）编号编盒号：档案盒卷脊中的“年度”栏填写竣工验收当年年度。“保管期限”栏选择加盖“永久”、“长期”、“短期”章。“盒（卷）号”栏填写案卷号，即“归档编号盒号”，如“16-1”，一盒一个案卷号。保管期限相同的所有案卷编一个流水号，都从“1”开始。填写“永久”和“长期”资料档案盒上的“年度”栏和案卷号时需用笔尖直径1.0及以上的的黑色签字笔，填写“短期”资料档案盒上的“年度”栏和案卷号时需用2B以上的铅笔，书写须工整，字不宜太小。编档号：在盒内每件资料封面的档号章的“档号”对应空白处填写案卷号。在“序号”对应空白处填写卷内顺序号，一盒一个流水号，从“1”开始。（5）录入案卷和卷内目录5.1进入目录录入界面登陆总公司“综合项目管理系统”，进入“竣工管理”模块中的“工程资料管理”，再进入“竣工资料存档”下的“竣工资料填报”节点，可以看到本工程的基本信息（包含“归档编号”）。点击“进入”，再点击界面中“新建”，建立一个“竣工资料目录”表单，在此表中录入某一卷（盒）的案卷目录和与之对应的卷内目录，一张表对应一个案卷。根据案卷号的顺序，录入案卷目录和卷内目录。5.2卷内目录录入说明 5.2.1 “文件编号”栏：即资料表格编号或合同、协议上的备案号等。5.2.2 “文件标题”栏：填写每件实物资料封面中的“名称”栏（即工程名称）和“案卷题名”栏的内容（专业分部工程或单独组卷的子分部工程必须加上分部名称）。5.2.3“责任者”栏：为资料形成单位的名称，可能为几个单位，如合同、协议等。5.2.4“形成日期”栏：为某件（册）资料形成的日期，如施工资料封面上的编制日期（可能为一个起止日期，如20100608-20100920），施工合同的签订日期。5.2.5“开工日期”、“竣工日期”、“建筑面积”、“结构类型”、“层数”栏：仅在录入单位工程竣工验收记录时填写（以竣工验收记录为准）。5.2.6“工程造价”栏：仅在录入施工合同时填写（以合同造价为准）。5.3案卷目录录入说明 5.3.1“案卷题名”栏：填写工程名称和本卷（盒）的所有资料简称（专业分部工程或单独组卷的子分部工程必须加上分部名称）。5.3.2“案卷号”栏：填写本盒的案卷号，即“归档编号盒号”。5.3.3 “件数”栏：填写本盒内资料的总册数。5.3.4 “总页数”栏：填写本盒内资料的总页数。5.3.5 “编制日期”栏：填写本盒内资料的起止日期。5.3.6 “保管期限”栏：根据档号分别选择“永久”、“长期”、“短期”。5.4打印卷内目录和备考表一个案卷目录和其对应的卷内目录录入完毕后，导出卷内目录，将卷内目录内容复制到提前下载的卷内目录Excel电子表单中，打印出来。同时打印一张卷内备考表，按照要求填写，并在“立卷人”栏签字。将打印出来的卷内目录和备考表装入对应案卷，依次放在最上面，此卷内容即全部完成。（卷内目录和卷内备考表的Excel电子表单由总公司档案馆以邮件形式给各公司技术处资料员。技术处资料员再将表单以邮件形式发给各项目部资料员，下载后使用。）（6）报审：项目部每录入完一个案卷目录和卷内目录后，进行保存。待全部案卷组卷装盒、录入保存完毕后，进行批量提交审核。同时点击“发送消息”按钮，向公司技术处资料员发送提交提示信息。“消息标题”栏写明“XXX项目提交资料”，“消息信息”栏写明“工程名称、竣工日期”。4、技术质量处审核公司技术质量处资料员登录项目管理系统，进入“竣工资料审核（技术处）”，可看到所有已提交待审核的竣工资料案卷目录（可按“归档编号、工程名称、案卷号”等排序）。打开每一条案卷目录， 根据案卷目录和其对应的卷内目录，审核电子信息和实物资料整理组卷情况。重点审核：工程资料收集是否齐全，按照保管期限进行分类是否正确，组卷编号是否符合要求，资料装盒是否饱满，卷内目录编写、打印是否正确，“竣工资料目录”电子信息是否完整并与实物资料对应一致。公司技术质量处对检查的结果填写反馈审核意见，审核不合格的退回，由项目部资料员再次进行整理报审，直至审核通过。审核通过的，技术质量处资料员在每盒实物资料的卷内备考表中 “公司审核人”栏签字或加盖人名章，之后将“竣工资料目录”信息批量提交总公司档案馆审核，同时点击“发送消息”按钮，向总公司档案馆发送提交提示信息。“消息标题”栏写明“XXX公司提交资料”，“消息信息”栏写明“工程名称、竣工日期”。5、档案馆审核档案馆登录项目管理系统收到公司提交审核信息后，进入“竣工资料审核（档案馆）”，打开已提交待审核的“竣工资料目录”， 对案卷目录和卷内目录进行审核并反馈审核意见。审核不合格的退回，公司技术质量处按照审核意见组织整改，直至审核通过。6、实物资料验收入库档案馆对竣工资料电子信息审核通过后5日内，公司技术质量处组织项目部资料员向档案馆归档实物资料。档案馆对实物资料进行检查验收，验收合格的，在每卷资料的卷内备考表中 “接收单位审核说明”栏加盖“资料齐全，基本符合要求”的印章，并在“接收人”栏签字或加盖人名章。完成后指导项目部资料员将实物资料入库上架，同时对“竣工资料目录”的电子信息进行点击归档；验收不合格的，公司技术质量处和项目部进行整改，直至验收合格。四、资料归档注意事项及要求1、具有永久和长期保存价值的实物资料必须齐全、完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存。2、文字材料（基建文件、监理资料、施工资料，不包括商务文件）必须装订成册，图纸材料可装订成册，也可散装存放。装订时要剔除金属物，用棉线在左侧三孔装订。装订时，须将封面、目录、备考表、封底与资料一起装订。图纸散装时，需在左上角将案卷封面、目录、备考表三件用棉线装订在一起。3、归档文件必须为原件。确实无法归原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并标注经办人签字及时间。合同、协议书应为正本。竣工图必须按照设计变更、洽商记录改绘完毕，且标注清晰。4、保管期限不同的资料分开装订。如施工物资资料中的结构用物资资料属长期保存，装修用物资资料属短期保存，因此装修物资合格证、厂家资质、检测和复试报告，应与结构用物资分开装订、组卷。5、实物资料封面填写：每件实物资料封面中的“名称”，填写竣工验收单上的工程名称，“案卷题名”填写本册资料内容简称提示。其中，第一行按单位、专业及类别填写案卷名称；第二行填写案卷内资料内容提示。以装修物资资料为例，资料封面中案卷题名第一行写：C施工资料（建筑与结构工程）C4施工物资资料，第二行写：装饰装修物资。若装饰装修物资资料分为几卷，则第二行应写明本卷中的具体资料，如装饰装修物资（门窗、饰面板、玻璃）。6、参加北京市建筑长城杯、国家优质工程和鲁班奖的评优工程资料暂不移交，待评选完毕后再归档。但可以做一些前期准备工作。7、基建文件不齐全、未办理完竣工验收备案、尚未结算或有法律纠纷的竣工项目的工程资料，先移交归档，需要使用时再从档案馆调用。尚未移交的部分工程资料，如结算书等，由公司相关部门负责收集，及时移交档案馆，由档案馆补充归档。8、外埠工程资料整理归档按照本办法执行，遵循结构部分资料为长期保存，装修及专业部分资料为短期保存的原则分类组卷归档。 附件：工程资料归档范围及保管期限表2010年11月8日 本页为作品封面，下载后可以自由编辑删除，欢迎下载！ 精 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