XX有限公司管控稽核机制.doc

______________________________________________________________________________________________________________

XX有限公司

稽核机制

二零一三年十二月

精品资料

目 录

一、稽核机制概述 2
1、稽核功能及实现条件 3
2.稽核各阶段的主要工作内容 5
2.1稽核业务工作的开展要点 5
2.2稽核三个阶段 6
2.2.1稽核准备阶段 6
2.2.2稽核的实施阶段 6
2.2.3稽核报告及后续阶段 7
二、稽核机制整体方案 7
1.稽核机制设计总体原则 7
2.稽核范围和时间 8
3.稽核组织体系 8
4.稽核工作流程 15
5.稽核报告和预警体系 18

一、稽核机制概述
稽核,稽是考察、稽查,核是审核、核实、核查,合成解释为稽查成数而审核其实在。简言之,稽核是稽查和复核的简称，内部稽核制度是内部控制制度的重要组成部分，因此，XX及各子公司应该建立、健全内部稽核制度。稽核工作本身对从业人员要求很高，要求具备企业管理、财务、投资、法律等综合知识，对企业经营有深刻了解和实际经验，通晓企业运营管理和财务管理，精通企业内部控制制度和相关业务流程，有较强的领导、沟通、协调能力以及强烈的事业心。
稽核管理系统是对企业运营过程监控的系统，强调对经营过程动态监控，各种流程制度落实执行状况把握，经营过程的问题及时反馈；树立风险和问题意识，较多早的扑捉到经营风险，应随内外环境的变化,调整方针、政策和措施来应对各种问题和风险, 将环境威胁转化为企业的发展契机，以确保企业能够持续健康发展。建立企业稽核系统的目标应是防范风险,防患于未然,使企业顺利达到目标。对企业而言,内部、外部环境的任何变化,都会对企业的利益发展乃至生存产生重大的影响。如果企业通过建立稽核管理系统能全面的、系统的、持续不断的发现企业经营过程问题和搜集企业发展相关的重要信息,发现并预知一切可能的变化,就可以促进企业决策者预先制定正确的措施,制定新的发展战略,寻求新的发展机遇。
1、稽核功能及实现条件
稽核主要是指人们对风险的认知，表现为具有很强的风险意识和问题意识以及在认知基础上构建的预警系统。
稽核系统主要以下四大功能：
（1）监测功能。监测即跟踪销售、售后、客户服务的全过程，将各个过程的实际情况同企业预定的目标、计划、标准进行比较及客观分析，当威胁企业运营的关键因素出现时，稽核系统可以提出警告，让经营者早日寻求对策，以避免或减少损失。
（2）诊断功能。通过对跟踪、监测的结果对比分析，运用现代企业管理技术、企业诊断技术对企业营运状况的优劣做出判断，找出企业运行中的弊病、失误之所在。
（3）治疗功能。针对诊断出企业运行中的弊病、失误，经营者及时采取措施，对症下药，纠正偏差，使企业经营恢复到正常运营轨道。
（4）体检功能。可以通过把稽核系统对企业以往运营的监测、诊断、偏差纠正的数据、措施进行经验、教训的总结，作为未来类似问题的前车之鉴，并把企业以往纠正偏差或错误的经验教训转化成企业管理活动的规范，形成各种标准管理流程，避免类似与同样错误的重犯，进而提高企业的免疫能力。
但是稽核系统的实现也必要具有条件。首先要有危机意识和问题意识，企业没有危机意识和问题意识，稽核很难发挥效力。尽管危机多以突发事件形式出现，发生的概率很低，但突发事件是一种客观存在。从这种意义上讲，危机又是必然的，是无法避免的。而且，由于缺乏准备，危机事件带来的损失往往是巨大的，超常规的，人们会在处理危机过程中花去更多的时间与精力。所以，从思想上重视危机的产生是十分必要的。同时，稽核也是危机管理知识信息系统具有的功能。与常规事件相同，偶发事件也有一个发生、发展的过程，甚至是从量变到质变的过程。在事故发生前，总会有一些征兆出现。只要及时捕捉到这些信号，加以分析处理，及时采取得力措施，就能够将危机带来的损失降至最低，甚至避免危机的产生。
其次，必然建立稽核组织机构。为稽核系统作用的充分发挥，企业需建立健全稽核组织机构。该机构相对独立于企业组织的整体控制。预警人员是兼职的，由企业经营者、熟悉管理业务、具有现代经营管理知识和技术的管理人员组成，同时，也可以聘请一定数量的企业外专家。组织机构成员要与各个部门通力合作，指导有关部门合理地设计服务内容，把好质量关，搞好调度安排，加强4S店的安全保卫工作和财务管理，完善售后服务制度等。在企业销售、维修、售后等环节和人、财、物等方面作好监督和控制，时刻警惕破坏性因素的侵入，使预警系统充分发挥作用，使企业组织远离危机事件。　　
2.稽核各阶段的主要工作内容
2.1稽核业务工作的开展要点
1、强化业务学习
　 “哪里有业务/那里有流程，哪里就要有稽核”，稽核的工作性质，决定了稽核人员不仅专业知识要过硬,更要对所以流程运作知识要全面，而且还必须具备一定的超前防范意识和丰富的实务经验。
2、贯彻“三不放过”原则，不断提高稽核质量
1) 稽核情况未说清不放过。提交的稽核报告，都要做到有情况、有数据、有分析、有事例、有建议，各种报表与说明完整无缺。
2) 稽核建议针对性不强不放过。所提稽核建议贴近实际、针对性强，要求被查单位根据什么整改，怎样整改交代得清楚明白，有理有据。
3) 被稽核单位纠改不落实不放过。认真审查整改报告，对照存在的问题逐一对照分析，看纠改是否到位。
准确把握稽核方法，通过严格控制稽核三个阶段的工作要点
（1）问题挖掘，预防问题发生;
（2）问题处理,牢牢抓住“牛鼻子”找到问题的真正原因;
（3）原因分析/对策确认,再发生的防止;
认真贯彻落实三个“三不放过”原则，有效防范稽核操作风险。
2.2稽核三个阶段
2.2.1稽核准备阶段
（1）稽核前由高层指定稽核组长，稽核组长负责组织稽核小组,稽核小组稽核员不得参与自己权责范围内之稽核工作;
（2）稽核员应预先阅读好受稽核部门的程序文件，熟悉工作流程;
　　1) 稽核方案不具体不放过。在拟订稽核方案时，尽量把基本业务规定带出来，让每个成员一看便懂，一做即会。
　　2) 稽核依据不明确不放过。针对每个稽核项目的具体要求，首先查找所涉及的各项业务规章制度，使现场稽核工作有据可依，标准明确。
　　3) 稽核成员分工未交代清楚不放过。在稽核组进驻稽核现场前，对每个稽核人员进行明确业务分工，责任落实到人。
（3）稽核小组需提前一周向受稽核部门和相关部门发出稽核实施计划，通知受稽核部门按要求作好审核准备，如受稽核部门对实施划有异议，必须在三天内向稽核组提供。
2.2.2稽核的实施阶段
（1）情况未查清不放过。对稽核发现的异常情况或疑点，做到一查到底，绝不姑息。
（2）责任人未落实不放过。严格按照业务事实落实问题责任人，并依据相关规章制度提出处理处罚意见。
（3）关系人讲情不放过。坚持制度面前人人平等，不讲个人情面。
2.2.3稽核报告及后续阶段
（1）稽核情况未说清不放过。提交的稽核报告，都要做到有情况、有数据、有分析、有事例、有建议，各种报表与说明完整无缺。
（2）稽核建议针对性不强不放过。所提稽核建议贴近实际、针对性强，要求被查单位根据什么整改，怎样整改交代得清楚明白，有理有据。
（3）被稽核单位纠改不落实不放过。认真审查整改报告，对照存在的问题逐一对照分析，看纠改是否到位。
二、稽核机制整体方案
1.稽核机制设计总体原则
原则一：战略导向。XX的稽核机制搭建，应符合XX战略统一整体部署，配合汽车商务行业基本运行规律以及客户为中心的战略落地，使经营管理规范化，提高整体经营能力，防范风险。
原则二：管控导向。针对集团目前跨区域、未来跨行业特征及带来的潜在管控难题，通过完善的稽核机制，同时配套其他管控机制，强化对子公司人力、财务、运营的管控。
原则三：效率导向。稽核机制的目的是事前发现经营风险。从系统出发，抓大放小，而应结合XX管理资源现状，以效率、可操作性为导向。
原则四：渐进导向。稽核机制的建立不是一蹴而就的，应逐步进行完善。应该整个公司流程制度通盘考虑以重要度高和成熟度低的为核心稽核对象，重点突破，层层展开。
2.稽核范围和时间
常规：定期为每半年稽核一次；主要侧重整体流程/制度管理体系稽核，强调系统性、全面性。
非常常规：不定期；在重大投诉，重大经营事故及高层指示进行专项稽核，强调重点突出。
3.稽核组织体系
稽核制度是国家或企业内部控制制度的重要组成部分，是指在国家或公司企业内部，对公司企业流程运作进行审核、复查的一种制度。
其主要内容包括：
（1）稽核工作的组织架构形式和具体分工；
（2）稽核工作的职责、权限；
（3）稽核工作的程序和基本方法；
（4）稽核结果的处理和使用等。
建立XX稽核机制的前提是建立基于现有组织机构并与之匹配的稽核组织体系。稽核小组应由综合管理办牵头（前期有人力资源部代理），前期所成员根据业务范围安排相应兼职人员，逐渐演变专职团队：
（1）负责公司管理体系/内部控制制度导入与维护 。
（2）对应公司稽核检查及复核内部控制制度之缺失及衡量营运之效果及效率,并适时提供改进建议,以确保内部控制制度得以持续有效实施及作为检讨修正内部控制制度之依据。
（3）拟订年度稽核计划书,进行确实执行,据以检查公司之内部控制制度,并检附工作底稿及相关资料等做成稽核报告。
（4）负责对于检查所发现之内部控制制度缺失及异常现象,据实揭露于稽核报告,并于该报告陈核加以追踪,定期做成追踪报告。
（5）负责成本管控之稽查。
明确稽核团队各岗位职能：
经理（稽核组长）岗位职责
（副职协助工作，按分工做好岗位职责工作）
（1）主持本部门全面工作,负责稽核部门（稽核队）日常管理工作，组织稽核人员完成计划工作任务。
（2）拟订稽核工作计划、稽核工作方案，报批后组织实施。
（3）拟订、调整、完善稽核人员岗位职责和考核办法，报批后组织实施。
（4）负责组织完成对所有子公司、事业部及4S店的常规稽核、项目稽核；定期向主管部门、分管领导报告工作。
（5）做好稽核人员任务分工，检查、考核稽核员的常规稽核、项目稽核的完成情况。
（6）负责组织实施本级所管领导干部的经济责任审计和离任审计。
（7）负责审查稽核报告等资料，汇总稽核情况、问题，提出处理意见或建议，报批后执行。督促所有子公司、事业部及4S店对稽核移送问题的整改、落实和反馈。
（8）对稽核员反映、报告的可疑问题和重要线索，及时向上级部门、分管领导汇报并组织人员进一步核查。重大案件（事故）按规定程序和时间及时报告。
（9）拟写、审查稽核工作简报、文件、总结等工作材料。
(10)对稽核人员的工作奖惩。
(11)定期召开稽核工作例会，听取稽核人员工作汇报，研究解决稽核问题。
(12)定期或不定期参加、组织稽核人员学习法律、法规和各项规章制度、办法及业务知识，完成稽核人员培训教育任务。
(13)负责稽核管理信息系统的管理、相关操作和报表数据的录入、上报等工作。
(14)按时上报工作计划、工作总结、报表等相关工作资料，定期向领导报告工作。做好公司上下、内外的协调沟通。
(15)贯彻国家法律法规和单位各项规章制度、工作要求，做好工作调研，提出工作意见、建议，报批后执行。
(16)遵守法律规章和单位各项制度、工作职责、工作纪律，讲职业道德、职业操守。按照公司各项工作和业务操作规程做好各项工作。
(17)完成公司分配和领导安排的其他工作任务。
稽核副经理（副组长）岗位职责
（副职协助工作，按分工做好岗位职责工作）
(1)负责稽核实施方案的拟订，报批后组织实施。
(2)负责所有子公司、事业部及4S店常规稽核工作任务。做到时间连续，稽核内容覆盖到全部业务。
(3)按现场稽核操作规程按时保质完成项目稽核工作任务。
(4)对所属稽核人员合理分工。
(5)稽核工作底稿、稽核报告、取证材料等，汇总稽核情况，拟写稽核报告，审议稽核报告，针对发现的问题提出处理意见，报批后执行。规范地使用稽核管理系统。
(6)稽核发现的可疑问题和重要线索，要先电话后书面报告稽核部门或领导。
(7)及时解决稽核中出现的问题和困难，遵守稽核工作纪律和保密制度。
(8)做好稽核资料收集、整理、装订和归档工作。
(9)按时上报工作计划、工作总结、报表等相关工作资料，定期向领导报告工作。做好单位上下、内外的协调沟通。
(10)贯彻国家法律法规和单位各项规章制度、工作要求，做好工作调研，提出工作意见、建议，报批后执行。
(11)遵守法律规章和单位各项制度、工作职责、工作纪律，讲职业道德、职业操守。按照单位各项工作事务和业务操作规程做好各项工作。
(12)完成公司分配和领导安排的其他工作任务。
稽核主查人岗位职责
(1)制订具体稽核实施方案，报稽核组长或稽核部门审批后实施。
(2)依据批准的稽核方案，做好有关规章、制度性文件及资料的收集、整理工作。
(3)分清主次，突出重点，根据不同稽核目的需要组织实施现场稽核。
(4)执行稽核工作规程，认真、仔细查阅资料，完整、全面编写稽核工作底稿，合规、合法收集稽核取证材料，规范地使用稽核管理系统。
(5)对稽核中发现的可疑问题和重要线索及时向稽核组长汇报。
(6)签收并管理好调阅的档案资料，稽核事项结束后完整交还给被稽核单位。
(7)汇总稽核资料，撰写稽核报告，实事求是反映存在的问题，客观公正地做出稽核评价，提出整改建议和处理意见。
(8)稽核项目结束，做好稽核资料收集、整理、装订和归档工作。
(9)按时上报工作计划、工作总结、报表等相关工作资料，定期向领导报告工作。做好公司上下、内外的协调沟通。
(10)贯彻国家法律法规和单位各项规章制度、工作要求，做好工作调研，提出工作意见、建议，报批后执行。
(11)遵守法律规章和单位各项制度、工作职责、工作纪律，讲职业道德、职业操守。按照公司各项工作事务和业务操作规程做好各项工作。
(12)完成公司分配和领导安排的其他工作任务。
稽核员岗位职责
(1)完成分配的稽核工作任务。
(2)对稽核发现的违规、违制、违纪等问题，按授权规定进行处罚或提出处理意见、建议，及时报告。
(3)做好后续稽核，对整改结果进行检查，报告。
(4)执行稽核工作规程，认真、仔细查阅资料，完整、全面编写稽核工作底稿，合规、合法收集稽核取证材料，规范地使用稽核管理系统。
(5)对所管辖4S店稽核检查情况进行汇总，写出稽核报告，上报部门经理或分管领导。对稽核发现的可疑问题和重要线索向组长汇报。
(6)妥善保管调阅的资料，稽核事项结束后完整交还给被稽核单位。
(7)汇总稽核情况，实事求是地分项目拟写稽核报告，指出存在的问题，客观公正地做出稽核评价，提出初步整改、处理意见和建议，供稽核组长或主查人撰写汇总稽核报告时参考，并在稽核报告上签名。
(8)按时上报工作计划、工作总结、报表等相关工作资料，定期向领导报告工作。做好公司上下、内外的协调沟通。
(9)贯彻国家法律法规和单位各项规章制度、工作要求，做好工作调研，提出工作意见、建议，报批后执行。
(10)遵守法律规章和单位各项制度、工作职责、工作纪律，讲职业道德、职业操守。按照公司要求各项工作事务和业务操作规程做好各项工作。
(11)完成公司分配和领导安排的其他工作任务。
稽核部门（稽核队）综合岗位职责
(1)做好部门办公室事务管理、会务，文件收发、传达等日常工作和各项后勤事务工作。保管、使用业务印章、重要资料。
(2)对本部门的文件、资料、会议记录等的收集、整理和保管
(3)做好稽核例会、稽核学习的准备、召开工作。
(4)编制、汇总填报有关稽核工作报表，起草、审核稽核工作文件、报告和稽核工作计划、总结。做好报表统计、报告和各种书面报告收集、拟写报送工作。
(5)收集有关规章制度在执行过程中遇到的问题，向领导提出改进意见和建议。做好稽核问题归集、处理、移送和督促工作。
(6)做好稽核问题台账管理和稽核发现问题违规积分移送工作。
(7)做好稽核管理系统维护、运行管理工作。
(8)受理来信、检举工作。
(9)按时上报工作计划、工作总结、报表等相关工作资料，定期向领导报告工作。做好公司上下、内外的协调沟通。
(10)贯彻国家法律法规和单位各项规章制度、工作要求，做好工作调研，提出工作意见、建议，报批后执行。
(11)遵守法律规章和单位各项制度、工作职责、工作纪律，讲职业道德、职业操守。按照单位各项工作事务和业务操作规程做好各项工作。
(12)完成单位分配和领导安排的其他工作任务。
4.稽核工作流程
稽核机制统应包括两个层面，两类流程。其中两个层面是指：母公司总部层面和子公司层面；两类流程是指：稽核业务流程、稽核管理流程。
（1） XX集团总部层面。
以管理流程为基础，各职能部门为对象，建立集团总部层面相关职能部门的一套业务流程及管理改进实施的动态循环体系。各职能部门从本部门职责出发，综合XX集团稽核管理工作的需求与反馈信息。各职能部门通过分析、控制流程中的关键节点，为各子公司提供专业支持。
（2）XX集团子公司层面。
各下属子公司应将稽核系统作为下属子公司管控体系的重要组成部分，不断地实施和完善。下属子公司中稽核管理应围绕下属子公司利润、效能、成本、安全四大主要目标，建立风险识别、分析、评价、应对、监控、检查、回顾的动态循环体系，并在全过程中进行沟通。
（3）稽核业务流程。
XX集团稽核业务流程应该明确内部稽核过程中稽核准备阶段、稽核实施阶段以及稽核完结阶段的各项工作以及相关的工作岗位。稽核业务流程的设计应该考虑：独立性原则、权威性原则、系统性原则、经济性原则等。
1）明确稽核的目的和原则：明确稽核的方向，找出待稽核的相关制度，提炼稽核的目的和目标；与团队成员讨论确认稽核的目的及目标。
2）找出稽核点：从制度流程目的，目标推导出流程的关键节点，在流程的相关制度中找出流程管制度中找出关键节点的稽核点，对所有稽核点进行分析，确定流程稽核的重点，制定流程稽核要点清单
3）确立稽核方法：确定每一个流程稽核方式包括明稽核目的、稽核标准、稽核的方法、抽样的数量；同时可以借用IT系统提高稽核效率。
4）设计稽核线路与实施计划：汇总不同稽核点的稽核方法，设计最佳的稽核路线，确定流程稽核的实施计划，明确需要配合稽核的部门和岗位做好工作时间的衔接
5）开展稽核：与被稽核部门就稽核的与计划达成共识，稽核团队按稽核计划和标准执行稽核的工作，并需填写《稽核问题记录单》。
6）提交流程稽查报告：对稽核结果进行汇总，制定稽核报告，与被稽核部门确认后正式发出。
7）跟进稽核问题整改：稽核团队协助被稽核部门一起对稽核问题进行评估、分析问题产生的真正的原因，并制定整改方案。稽核团队跟进整改方案执行。
（4）稽核管理流程。
稽核管理流程是对稽核系统的管理，保障稽核系统顺利运转，稽核管理流程包括但并不限于以下流程：年度稽核管理规划、年度稽核风险辨识评估、制定年度重大稽核情况应对方案、实施和改进年度稽核管理工作、突发重大稽核事件的应急应对、年度稽核管理评价。

5.稽核报告和预警体系
根据稽核结果做成稽核报告，有效识别经营风险。XX集团面对各种经营过程风险提出相应应对策略和预警体系，将XX集团面临主要核心风险类型，以及对应风险责任部门如下：
风险类型
风险类型具体表现列示
责任部门
市场风险
也称财务风险，因市场价格变动而导致亏损风险（如利率风险，汇率风险，商品价格风险）如过多商品车库存后期又商品车降价
财务部
运营部
政策风险
因政府换届影响重大政策的调整，国家或地方发展战略调整出现新政策对公司业务有重大冲击如限号
投资部
子公司总裁
操作风险
操作风险是指由于员工、过程、基础设施或技术或对运作有影响的类似影响因素(如欺诈客户)的失误导致亏损的风险.如销售人员有欺骗客户行为
人力资源部
运营部
信誉风险
由于客户投诉升级产生的危机导致客户对XX集团服务整体认可度降低，影响企业收益，以及由于客户纠纷而产生的危机，通过口口相传或向媒体、主管部门投诉而造成的信任危机，从而影响企业形象。
运营部
各子公司
人员风险
由于企业人力变动、老化、年龄结构与知识结构不合理，导致难以适应公司发展，尤其是关键岗位与关键人才缺失与流失，导致企业管理与发展出现的风险。
人力资源部
各事业部人事部门
灾害风险
指自然灾难及其他危机，如地震、台风、洪水、火灾、传染性疾病等不可抗力所引发的灾害，大面积的停水、停电，甚至战争，造成XX集团生产作业等的停滞，甚至重大人员、物质损失。
行政部
各事业部
投资风险
因投资项目没有充分调研,论证分析和评价,因此给公司带来经济的损失
投资部
法务风险
当企业与其他公民、法人和其他组织发生法律纠纷，可能产生赔偿等后果，从而给企业带来较大的经济损失，并进而引发形象和信誉危机。
行政部
不同风险类型，根据各项风险潜在影响的程度，可以将风险有具体分成为红色、黄色、蓝色三个预警等级，并针对性采取风险处理措施。如：
预警级别
级别界定
风险处理措施

红色
主要媒体曝光；
重大政策法规的改变，并可能对业务开展产生重大影响；
大规模的聚众滋事，对公司形象、正常办公产生影响；
法院做出不利于公司的判决；
企业内部网络因入侵或病毒导致瘫痪。
重大严重缺失事件
1、发表声明，澄清事实；
2、采取措施，挽回影响；
3、建立应急处理小组制定应急方案，通报总裁。
黄色
已向（或确信将向）媒体投诉；
法律诉求；
不能正常履约的行为。
较严重缺失事件
1、 迅速制定方案，阻止事态的扩大；
2、 做好善后工作，消除不利影响；
3、 通报经营班子、总裁。
蓝色
影响正常工作的行为；
较严重的质量问题；
一般合同条约的变更。
普通缺失事件
1、由负责人员在现场处理相关事由；
2、制定解决方案，通报主管领导。

Welcome To
Download !!!

欢迎您的下载，资料仅供参考！