“双高”建设背景下中职学校档案工作发展现状及对策研究.pdf

教育教学研究1432023.15_郭菲琳（集美工业学校，福建 厦门 361022）摘 要：在“双高”建设背景下，随着办学规模不断扩大，当前档案工作难以满足大数据时代对职业教育的要求。本文先对“双高”建设背景进行阐述，通过对中职档案工作的发展趋势及存在问题的深刻分析，重点提出“双高”背景下中职学校档案工作发展的具体对策，从打造专业化的档案管理队伍、建立档案信息化管理平台、更新档案管理模式、加强对档案工作的财力支持等方面进行优化，提升档案工作质量，提高档案服务水平，进一步促进中职学校发展，助力“双高”建设。关键词：“双高”建设 中职学校 档案工作 信息化平台在“双高”建设的背景下，中职学校不断加强自身建设的同时，也迎来了档案工作的新挑战，档案工作的水平已跟不上中职学校快速发展的步伐。借着“双高”建设的东风，中职学校应高度重视改进档案工作，正确分析档案工作发展存在的问题，结合实际情况，利用好互联网大数据平台和先进的信息技术手段，为档案工作提供信息化平台；同时，打造一支强专业、强业务、强信息化的档案队伍，进而提高档案工作的效率，创新档案利用方法，扩大档案利用范围，更好地为广大师生服务，推动中职学校档案事业发展，促进学校发展，助力“双高”建设。一、“双高”建设对档案工作的要求2019 年 3 月，教育部和财政部联合发布教育部 财政部关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见，正式实施“双高”计划，对职业教育提出了新意见：我国的高等职业院校要符合中国特色，具有完善的治理体系和治理章程，能够自主管理、自我约束，拥有符合现代化职业院校要求的治理能力。1在“双高”建设背景下，学校应与时俱进，牢记使命，以培养强技能、高素质人才为目标，高标准，严要求，做好教育改革的领头羊。从档案管理角度出发，“双高”建设对档案管理提出了更新更高的要求。首先，在“双高”建设过程中，要高度重视，正确认识，真切理解学校的发展与档案工作密不可分，深刻领悟学校发展计划的精髓，高度配合学校工作，助力学校发展。其次，档案价值的核心是利用价值，可通过有效的整合、深入的研究，将档案利用价值发挥到极致，一方面，积极挖掘服务对象的需求，不断提高服务水平；另一方面，以客户需求为出发点，提供精准的档案利用服务。最后，档案管理始终贯穿学校的方方面面，随着档案数量不断增加，档案载体层出不穷，传统的档案管理明显滞后，档案信息化建设势在必行。这是时代进步、社会进步的产物，也是教育改革、档案改革的必经之路。二、中职学校档案工作的发展趋势（一）新时代的档案工作随着信息技术的发展，档案形式变得多种多样。纸质档案体积大，占用空间大，在特定条件下才能存储，且利用方式复杂；而电子档案体积小，占用空间小，便于复制、传输，提高利用率，但对保密要求相对较高。多部门工作内容不同，形成不同类别的档“双高”建设背景下中职学校档案工作发展现状及对策研究教育教学研究144_案，档案数量逐年增加，在“双高”建设背景下，中职学校对档案工作也提出了更高的要求。为了适应新时代的档案工作，我们应与时俱进，通过智能化、信息化、数据化等先进技术，设计中职学校新时代档案信息化建设蓝图，推动中职学校档案工作的发展。（二）系统化管理档案工作时至今日，智慧校园平台以校园网络为基础，将办公自动化、资源知识库、管理信息系统、学习管理系统等融为一体，不断细化职能分工，不断优化管理流程，但最终使得使用流程变得复杂。档案资料越发分散，档案系统化管理应运而生。首先，档案系统化管理能有效梳理管理流程，将档案资料与管理流程关联起来，避免出现“信息孤岛”；其次，档案系统化管理能降低收集档案的成本，通过系统化管理理念，将重复的档案资料、档案信息等剔除，有效且合理地共享信息资源；最后，建立档案信息化管理系统，有利于挖掘档案的内在价值，为用户提供更好的档案利用服务。（三）创新型的档案工作时代发展，档案工作的进步与发展需要引入新的管理理念、新的服务模式，创新是唯一的出路。中职学校的档案人员，一方面，应重视学校档案工作，改革思想，创新思路，将高效率、系统化、智能化、信息化作为发展目标，制定创新的学校档案管理规划；另一方面，应增强服务意识，转变服务理念，创新服务方式，以人为本，挖掘用户需求，由被动变主动，为客户提供精准、高效的档案利用服务。三、当前中职学校档案工作的困境恰逢新中华人民共和国职业教育法正式施行，职业教育迎来新的春天，“双高”建设也给职业教育带来了新的机遇与挑战。中职学校不仅要重视教育教学工作，也要重视学校档案工作，这是学校工作的重要环节。目前来看，中职学校对档案工作的重视远远不够，全员档案意识薄弱；档案人员水平参差不齐；档案管理模式明显滞后；学校仍然存在历史遗留档案，软硬件投入不足，档案信息化程度不高。这些因素都影响着学校的档案工作，也阻碍着中职学校的 发展。（一）档案人员综合能力参差不齐在认知上，档案人员档案意识不强，档案资料滞留在个人手中，遇到部门职能调整或人员岗位变更，容易造成档案资料不完整；在人员素质上，档案人员在意识、技能、协作和学习等方面存在较大的个体差别；在培训上，学校组织档案人员参加档案培训，缺乏持续性、连贯性和渐进性，不容易提高档案人员的档案工作水平；在团结协作上，学校专兼职档案人员之间缺乏密切联系，信息渠道不畅通、信息传递不及时，影响档案资料的完整性和系统性。（二）档案管理模式不能适应时代发展随着信息技术高速发展，传统的档案管理模式已不能适应时代发展。首先，学校档案人员观念相对传统，重藏不重用，档案利用率低，缺乏创新理念，服务意识不够，习惯被动等待，未能为学校教育教学工作提供更大价值，浪费档案信息资源；其次，学校的工作重心在教育教学上，对档案工作不够重视，缺少档案信息化建设的基础设施设备，缺少改变档案现状的基础条件，即使有先进的档案管理理念，也无处发挥；最后，学校档案还是以纸质档案为主，手工调取、查阅档案，费时费力，加之对信息技术敏感度不高，不能合理运用，跟不上社会高效率的步伐，不能推动档案事业发展，学校档案工作进展缓慢。（三）档案信息化建设进程缓慢中职学校的档案信息化建设受到多种因素的制约，导致档案信息化建设起步较晚、进程缓慢。其一，领导不够重视，未将档案信息化建设列入学校发展规划中。其二，档案信息化建设投入不足，无论是硬件投入、软件投入，还是人员配置，都未能满足档案信息化建设的要求。其三，时代的发展进步，也对档案人员提出了更高的要求，而中职学校的档案人员信息化水平普遍较低，一是学校不够重视，未能给档案人员提供更多培训机会；二是档案人员受传统观念影响，缺乏创新思维，未能与时代共进步共发展，影响档案信息化建设的进程。2021 年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发“十四五”全国档案事业发展规划2，提出“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”，在全国范围内掀起了档案信息化教育教学研究1452023.15_专项建设热潮，也为中职学校档案事业的高质量发展提供了行动指南。四、“双高”建设背景下中职学校档案工作发展对策（一）打造强专业、强业务、强信息化的档案人才队伍在“双高”建设背景下，为确保中职学校更好地发展，最重要的是人才队伍建设。档案工作也是如此。档案人员建立和管理着档案，是档案工作的执行者，其素质和管理水平高低直接影响档案质量的好坏，因此，档案管理工作有必要打造强专业、强业务、强信息化的档案人才队伍。31.利用校本资源优化人员结构一是由档案资源开发人员建立并运行档案资源开发社团，吸引学生身份的开发者加入，让学生以专业性的视角、创新型的思维、开拓型的行动挖掘档案资源潜力，丰富档案利用的内容，创新档案利用的形式，与此同时提升专业能力。这也为学生增加了实践机会。二是由专业课、思政课和档案部门人员组成教师资源开发团队，如档案专业、思政专业、计算机专业等教师共同组成，一方面提升档案资源开发团队的实力，并为其提供专业性建议；另一方面为教师和档案工作搭建桥梁，增强双方的沟通与联系，加强教师对档案工作的认识，拉近双方距离，提升对档案工作重要性、实用性的认知。三是吸引强信息化的高水平人才，如计算机、软件开发等专业的优秀人才，不断优化人员结构。2.开展多元化档案学习活动与时俱进，学而不止，生生不息。从档案人员自身出发，引入不同的媒介，不断学习档案的新知识、新理论，如档案信息化、档案数字化、档案智能化等，建立系统性、完整性、专业性的档案知识结构体系；从档案培训方式出发，既可以通过传统的面授集中培训方式，也可以通过网络学习方式，让档案人员利用业余时间自行安排学习，也可以通过“点线面”的培训方式，先让学校一位或几位档案人员通过学习或培训获得先进的档案技能和档案技术，经过一段时间的反复熟悉与实践后，借由在校内开展一对多或多对多的档案培训，将档案技能和技术逐级传递，达成在档案人员间推广普及的效果，确保档案人员能对其充分掌握，促使档案管理工作有效开展。（二）优化档案管理模式在“互联网”、人工智能、大数据背景下，中职学校档案管理模式需要转型、优化和升级。首先，档案管理人员要更新“智慧”“互联网”、大数据的理念。要不断强化信息化建设意识，通过自学、培训等方式，提高对大数据、人工智能、云计算等信息技术的认知水平，同时也要勤于实践锻炼，为构建档案信息化奠定坚实基础，推动“智慧校园”发展，助力“双高”建设。4其次，建立和完善档案管理制度体系。在人工智能、大数据背景下，以往的档案管理制度难以满足要求，档案管理制度的改革势在必行。要结合学校自身档案管理实际，设计系统化、精细化、规范化和科学化的档案管理制度，努力做到“目标清、责任明”，措施精准，责任到人，推动档案管理制度顺利改革与发展。最后，建立多元化、联合化档案管理模式。一方面，从用户需求出发，运用大数据平台、人工智能等技术，精准分析和研究多元化的用户需求，积极主动地为用户提供多元化档案服务，最大程度上发挥档案的利用价值；另一方面，信息共享时代来临，各学校内部系部、处室之间及不同学校之间的联系更加频繁与紧密，各部门、各学校通过联合、信息共享，将多元化的信息源进行整合，运用现代技术手段，将整合的信息源进行有效细分、提炼，形成实效性高、利用率高、价值高的档案信息，促使各部门、各学校更加顺畅地交流与学习，最大限度地发挥档案信息的价值。（三）推进档案信息化建设针对学校档案工作遇到的困难，即档案利用率低、档案工作耗时费力、档案设施设备老化等问题，应适应时代发展需求，发挥时代优势，借助物联网、人工智能、信息技术、互联网大数据等平台，构建符合学校需求实际的档案管理平台。一是实现电子校务文档一体化，及时且高效地收集文件，也确保文件的保密性，大大提高工作效率；二是建立智能库房系统，采用智能密集架及其他智能设备进行档案管理；三是建立档案信息管理平台，实现档案收管存用线上一体化。教育教学研究146_?图 1 档案信息化管理1.加快纸质档案数字化，促进档案管理高效运转在纸质档案数字化过程中，将纸质档案与电子档案关联起来，编制档号，确保档案的唯一性；在借阅档案的过程中，通过平台查找档案，定位精准，方便快捷，有利于提高查阅效率，进而提高用户的满意度。同时，档案实施双套制管理，即纸质档案和电子档案并行管理，从而确保档案信息的系统性和完整性，也可提高档案安全性。52.建立智能库房系统，实现智能管理、安全存储智能库房采用智能密集架及其他智能设备进行档案管理。首先，智能密集架对档案资源实施个性化、智能化的管理，一方面能对档案资源进行状态感知并跟踪管理，起到很好的保护作用；另一方面能对档案资源智能定位、准确查找，快速存取档案资源，提高工作效率和档案资源利用率。其次，智能环境监控系统可实现温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理，实现环境管理智能化、安全防范体系化。3.建立档案信息管理平台，推动档案工作一体化通过电子校务文档一体化、智能库房和数字化档案数据库构建档案信息管理平台，实现档案“一条龙”服务。6从档案工作的多个环节入手，使纸质档案完成“纸间”到“指间”的跨越。7一是建立数字化档案数据库，通过档案信息管理平台进行更新与维护；二是各门类档案资源通过智能密集架进行统一管理，运用档案信息管理平台，智能整理、规范管理，提高管理效率；三是与智能设备无缝衔接，通过模糊检索、标签、关键字检索等方式，快速准确定位并调取档案，同时，平台对借阅人员的相关信息进行记录，实现档案调阅流程化，提高档案利用的便捷性，并且确保档案的安全性。五、结语在“双高”建设的背景下，中职学校应更加重视学校的档案工作，并结合学校实际积极实践，采取精准、适合的档案管理方式，提高档案工作水平，引进强专业、强业务、强信息化档案人才，开展多元化的档案学习活动，使档案人员充分掌握档案技能和技术，从而提高档案管理人员的综合素质，再构建新的档案管理模式，加快档案信息化建设的进程，最终实现档案信息化全覆盖，进而确保档案管理工作的顺利开展，进一步促进中职学校的发展，助力“双高”建设。参考文献：1 教育部 财政部关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见 J.中华人民共和国教育部公报，2019（3）：74-78.2 王孖.“十四五”全国档案事业发展规划 实施情况评估办法解读之一 J.中国档案，2022（9）：12-13.3 侯浩.双高背景下高校智慧化档案馆建设研究 J.办公室业务，2022（1）：190-192.4 王竞秋.数字化时代高校档案管理的创新模式分析 J.中外企业文化，2021（1）：33-34.5 蒉姝捷.“双高”背景下高职档案信息化建设 J.办公室业务，2022（16）：104-106.6 钱毅.基于 U 型曲线重新审视档案信息化工作 J.档案与建设，2023（4）：4-8.7 任玮蒙，黄进，田维斌，等.以“三位一体”数字平台为重点的档案信息化管理 J.网络安全技术与应用，2023（1）：101-102.基金项目：福建省教育科学“十四五”规划课题“中职学校心理委员职级制培养模式的实践研究”（FJJKZZ21-001）。（责任编辑：王绍林）