财务审批制度.docx

博深太平公司文件

博深[2007]0026号 签发人：张海

财务审批制度
第一章 总则
第一条 目的
为加强各项财务费用的管理与控制，根据公司“厉行节约、合理安排、从严控制、超支处罚”的原则，达到提高工作效率，规范经营活动，理顺业务关系的目的，特制定本制度。
第二条 原则
公司所有的经济活动纳入计划和预算管理，计划、预算内的支出审批从简，计划、预算外的支出严格控制。
第三条 分类
（一）采购或费用审批；
（二）借款审批；
（三）付款审批；
（四）费用报销（帐）审批；
（五）支出费用分类管理；
第二章 采购（费用）审批
第四条 采购审批定义
相关业务岗位，因公司需要而购置资产，按照先申请后采购的原则，填写“采购申请表”（见附表一），注明采购原因、使用部门、价格、数量等。
第五条 采购审批流程
申请（使用人）→审核（部门负责人）→审批(财务部长)
第六条 费用申请定义
为有效管理和控制计划外费用支出，按照先申请后支出的原则，明晰部门费用使用情况所制定的一种财务程序，费用申请需填写“费用使用申请表”（见附件二），注明申请原因、使用部门、金额等。
第七条 费用申请流程
申请人(申请人)→审核（部门负责人）→审批(财务部长)
第三章 借款审批
第八条 借款分类
（一）个人借款：指个人由于生活困难、异常情况出现的，向公司进行临时的借款行为，填写“借款申请表”（见附表三）；
（二）因公借款：指本公司各部门或具体岗位工作人员，根据公司核定职责或指定承办部分采购业务、工程或其他事务时，向公司财务室申请预先借用的款项，填写“借款申请表”（见附表三）。
第九条 私人借款审批规定
（一）授权范围：公司在职3个月以上的员工
（二）借款金额：500元
（三）审批流程：
500元以内：申请（借款人）→审核（部门负责人）→审批（财务总监）→出纳（出款）；
500元以上：申请（借款人）→审核（部门负责人）→审批（财务部长）→出纳（出款）；
（四）还款日期规定：30天，超过30天，从工资中扣除；
第十条 因公借款审批规定
（一）审批流程
凭相关采购（费用）审批报告原件，填写“借款申请表”（出差凭“员工出差申请表”见附件四），限额以内的借款由财务总监审批，超限额由财务部长审批。
（二）报销冲帐
因公借款人必须在借款一个月内报销还款，逾期不还借款或不报帐者，财务部门通知各人力资源薪资管理部门在其当月工资中扣除。
第十一条 借款原则
财务部门遵循“及时报帐、前帐不清、后帐不借”的借款管理原则。特殊情况需经总经理审批，否则追究审批人的责任。
第十二条 人力资源部门负责及时将离职或调动员工情况事前通知财务部门。因离职造成的坏帐损失由人力资源部门承担，在该部分的奖金或工资总额中扣减；
第四章 付款审批
第十三条 付款原则
（一）所有的付款必须根据合同协议、预算内业务报告编制资金计划，费用支出审批、付款一律报财务部长审批；
（二）对外付款一律由财务部门每月底在资金计划内根据合同协议、相关报告等编制“付款审批明细表”（见附件五），并统一由出纳集中付款（紧急付款除外）；
（三）预付款：原则上由财务部长审批方可执行；
第十四条 为保证公司税赋平衡，严禁无发票付款，特殊情况报公司总经理批准，否则追究经办人责任。
第十五条 超合同审批金额付款原则上财务部当月不予受理，紧急付款除外；
第十六条 财务付款审核单据
（一）基建、装修工程：
预付款附项目申报表、审批表或业务报告、合同，验收后付款还需附发票、工程竣工验收单、工程预（决）算书；
（二）设备、电脑、办公管理固定资产采购：
采购审批报告、采购固定资产发票、部门签收单
（三）办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购：
采购审批报告、发票（附清单）、入库明细单
（四）广告物料制作、产品促销：
业务报告、报价审批单、入库验收单、合同、发票；
第五章 费用报销标准与审批
第十七条 业务招待费
（一）费用使用原则：预算内业务费由部门负责人审批；
（二）费用使用范围：请客、送礼、娱乐、安排客户旅游等；
（三）费用使用人员：总经理、财务部长、物流部长；
（四）费用标准：2000元/月
（五）费用报销周期：30天
（六）费用报销流程：
报销人(申请)→审批(财务部长)→出纳(出款)
第十八条 差旅费
（一）员工出差实行事前申报制度，出差前填制“员工出差申请表”（见附表三）一式两联，按公司规定批准后，凭“借款申请表”借款。
（二）差旅费报销流程：
申请（申请人）→审核（部门负责人）→审批（财务总监）→出纳（报销）
（三）差旅费报销标准：
1、经理级及以上人员往返交通工具可报销飞机票费用；其他人员只可报销火车或汽车费用；
2、其他费用实报实销；
第十九条 因公借款费用报销
报销人(申请)→审批(财务总监)→出纳(冲账)
第二十条 其他公司费用报销
（一）通讯费
填报（业务）→提交（行政）→审批 (财务部长)→出纳(出款)
（二）业务补助
填报（业务）→提交（行政）→审批 (财务部长)→出纳(出款)
第二十一条 不（迟）还款责任
（一）借款人不按时间要求报销冲帐和归还借款，从次月起财务管理部将书面通知各人力资源中心从工资中逐月扣回，并按每月借款余额从借款日开始计收利息（按贷款利率）；
（二）如由于借款人自动离职等原因形成坏帐，审批借款的部门经理负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内清偿。
第二十二条 费用报销责任界定
（一）报销人的责任和注意事项
1、报销人对所报销项目和单据的真实性、合法性和及时性负责；
2、各项报销票证和资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。
（二）部门经理的责任
1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在标准之内；
2、对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法、完整负责。
（三）财务审核人员的责任
1、负责审查单据的真实性、合法性；
2、审查报销项目审批手续的完整性。
（四）财务部长的责任
对报销项目的真实性、必要性负责，并对费用支出是否控制在预算范围负责。
第六章 费用分类管理
第二十三条 费用分类标准
（一）营业费用
1、营业费用是企业在销售商品或提供劳务中所发生的各项费用。
（二）管理费用
管理费用是企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的费用。
（三）财务费用
财务费用是企业在资金筹集活动中所发生的各种费用。
第二十四条 分类统计管理要求
（一）预算统计对比管理
（二）费率计算
（三）定期输出报表
第七章 处罚办法
第二十五条 报销人如果在报销过程中营私舞弊或弄虚作假，将对违规违纪金额不予报销。对已报销的，除退回违规报销金额外，并对报销人予以违规金额5%-20%的罚款；
第二十六条 部门负责人在资料不全、原始凭证不充分或项目不真实的情况下签名准予报销的，对部门负责人予以违规报销金额3%-15%的罚款；
第二十七条 财务审核人员因审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额3%-15%的罚款。
第八章 附则
第二十八条 本制度由财务管理部负责修定和解释，自下发之日起执行。
附件：一、《采购申请表》
二、《费用使用申请表》
三、《借款申请表》
四、《员工出差申请表》
五、《付款审批明细表》

二○○七年五月十四日

发：各部门
报：总经理

附件一
采购申请表
部门： 日期： 年 月 日 编号：
名 称
规格
型号
预算
单价
申购
数量
申购金额
使用人
需要日期

合 计

申购原因

申请人： 日期：
部门负责人意见

负责人： 日期：
财务部意见
是否超预算 □ 否 □ 是

签字： 日期：
财务部长意见

签字： 日期：

附件二
费用使用申请表
部门： 日期： 年 月 日 编号：
费用用途
申请金额
跟踪人
预计结款日期
备注

合 计

申请人： 部门负责人： 财务部长：

附件三
借款申请表
部门： 日期： 年 月 日 编号：
借款人

借款金额

借款日期

还款日期

借款类型
个人借款 □ 因公借款 □
因公借款用途概述

申请人： 部门负责人： 财务部长：

附件三
借款申请表
部门： 日期： 年 月 日 编号：
借款人

借款金额

借款日期

还款日期

借款类型
个人借款 □ 因公借款 □
因公借款用途概述

申请人： 部门负责人： 财务部长：
附件四
员工出差申请表
部门： 日期： 年 月 日 编号：
出差人
姓名

使用交通
方式

签字
部门

职务

办
理
事
项

出
差
原
因

出
差
地
点

出差时间

自 年 月 日 时起

自 年 月 日 时止

主
管
部
门
意
见

人力资源部意见

申请人： 部门负责人： 财务部长：

附件五
付款审批明细表
部门： 日期： 年 月 日 编号：
付款人（单位）

付款金额

付款日期

付款方式
现金 □ 支票 □
付款说明

部门负责人意见

签字： 日期：
财务部长意见

签字： 日期：