SAP财务系统_AP应付账款会计教程.docx

应 付 帐 款

目 录

1． Vendor Master Data Maintenance 创建供应商
1.1．Create vendor master data for trade vendor 创建贸易供应商
1.2．Create vendor master data for non-trade vendor 创建非贸易供应商
1.3. Change vendor master data 修改供应商数据
1.4．Display vendor master data 查询供应商信息
1.5．Block/Unblock vendor 锁住供应商
1.6．Flag for Deletion Vendor 删除供应商

2． AP documents Process (应付款帐)
2.1．Enter vendor invoice 无采购订单发票的录入
2.2．Enter vendor credit memo 负数发票录
2.3．Enter Incoming Invoice: 有订单发票的录入
2.4．Vendor down payment 预付款
2.5．Clear vendor down payment 取消预付帐款
2.6．Vendor outgoing payment 供应商付款

3． Vendor Account Balance (供应商余额)
3.1．Vendor Account Balance 供应商余额
3.2. Display/Change vendor line Items 查询修改供应商记录
3.3．Clear vendor line items 供应商清帐

1． Vendor Master Data Maintenance (创建供应商）
1.1．Create vendor master data for trade vendor创建贸易供应商（即，有采购订单的供应商） TRANSACTION CODE：XK01

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Head（台头）
Vendor(新建供应商代码)
不填
自动编号
Company Code（公司代码）
3010

Purch.Organization(采购组织代码)
3010

Account Group(供应商类别)
VEMP 员工
VTIC 关联公司
VTRD 贸易供应商
VNTR 非贸易供应商
按贸易方式选择相应类别。
以上信息输入完整后回车

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2

Name
Title（类型)
选择公司还是个人

Name（公司名称）
填写需新增供应商的名称
中英文名称都要填写
Search terms
Search term1/2（检索条件类型）

为方便以后查询，类型填写：（RM）主材、（SUB）外协、（PACK）包材、（TOOL）模具材料等。
Country(国家)
选择供应商国家代码

Communication
Language(语言)
选择语言

以上输完后按 （Next screen）进入下一页

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
3

Accounting information
Rec.Account(总帐科目)
填写总帐科目

Sort key(排序方式)
默认排序方式为001
001为按过帐日期排序

以上输完后按 （Next screen）进入下一页

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
4

Payment data
Payment terme(付款条件)
选择所付款期
N，以发票收到日为基础计算付款期；M，以月结方式计算付款期。
Chk Double inv.(重复发票)
打“√”
检验是否有重号发票

以上输完后按 （Next screen）进入下一页

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
5

Conditions
Terms of paymnt(付款条件)
选择付款条件
要求与财务付款方式一致
其他信息根据采购提交的申请表填写

Control data
GR-based inv.verif.（基于收货入发票）
打“√”
一般都要求打“√”

以上输完后按 进行保存。
保存后屏幕左下角提示供应商信息已建立并显示供应商代码。

1.2．Create vendor master data for non-trade vendor 创建非贸易供应商（即，不下采购订单的供应商）
TRANSACTION CODE：FK01

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor(新建供应商代码)
不填
自动编号
Company Code（公司代码）
3010

Account Group(供应商类别)
VEMP 员工
VTIC 关联公司
VNTR 非贸易供应商

非贸易和贸易供应商的创建步骤基本相同。也可以用XK01同时建立两种类型的供应商，用XK01创建非贸易供应商时，Purch.Organization(采购组织代码)和采购信息不用填写。

1.3 Change vendor master data 修改供应商数据
TRANSACTION CODE：XK02

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor(供应商代码)
输入需修改的供应商代码

Company Code（公司代码）
3010

General data
Company code data
Purchasing organization data
打“√”选择所需要修改的数据

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2

对需要修改的内容进行修改。

修改完成后按 进行保存。

保存后左下角会提示修改成功。

1.4．Display vendor master data 查询供应商信息
TRANSACTION CODE：XK03

查询与修改的界面相同，只是查询的界面为灰色，不能修改。

1.5．Block/Unblock vendor 锁住供应商
TRANSACTION CODE：XK05

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor(供应商代码)
选择需要锁定的供应商代码。

Company Code（公司代码）
3010

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2

Posting Block
Selected co.code（选择本公司）
打“√”
锁住财务信息，不得进行帐务操作
Purchasing Block
Selected.purchasing organization (选择本采购组织)
打“√”
锁住采购信息，不得进行采购操作
Block for quality reasons

选择所锁内容

完成后按 进行保存。

保存完成后左下角显示BLOCK成功。如要取消BLOCK，直接进入XK05，将以上打“√”部分取消后保存即可。

1.6．Flag for Deletion Vendor 删除供应商（不进行物理意义的删除，所有记录仍旧保存）
TRANSACTION CODE：XK06

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor(供应商代码)
选择要删除供应商代码

Company Code（公司代码）
3010

Purch. organization(
3010
贸易供应商选3010，非贸易供应商选择空白

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2
Deletion flags
Selected company code（选择本公司代码）
打“√”

完成后按 进行保存。

保存后左下角显示修改完成。

2． AP documents Process (应付款帐)
2.1．Enter vendor invoice 无采购订单发票的录入
TRANSACTION CODE：FB60

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Basic data
Vendor(供应商代码)
供应商代码

Invoice date（发票日期）
发票日期
如果此供应商是见票付款的，就应该填写发票日期，月结的就填写入帐日期。
Reference(参考号)
发票号码

Amount(金额)
发票含税价，后面输发票币种。

Text（描述）
描述
越详细越好
Calculate Tax（自动税）
打“√”
自动计算税金，如不打“√”则为手工计算税金，需要TAX页中填写税额
选择税率
选择进项税金的税率

Items
G/L acct(总帐科目)
总帐科目

Amoutn in doc,curr(金额)
金额

Text（描述）
描述

Cost center（成本中心）
选择成本中心

输入数据后按Simulate 查看凭证，如没有问题直接保存。

保存后左下角提示凭证号。

2.2．Enter vendor credit memo 负数发票录
TRANSACTION CODE：FB65

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor(供应商代码)
供应商代码

Document Date(日期)
日期
如果此供应商是见票付款的，就应该填写发票日期，月结的就填写入帐日期。
Amount（金额）
金额

Item
G/L acct(科目)
科目

Account in docc.
输入金额

Tax code
先择税率

Cost conter
选择成本中心

保存后屏幕左下角会出现凭证号。

2.3．Enter Incoming Invoice: 有订单发票的录入
TRANSACTION CODE：MIRO

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Basic date
Invoice date（发票日期）
发票日期
如果此供应商是见票付款的，就应该填写发票日期，月结的就填写入帐日期。
Reference(参考号)
发票号码

Amount(金额)
发票含税价，后面输发票币种。

Tax Amount(税金)
税额

选择税率
选择进项税金的税率

Text（描述）
描述
越详细越好

如右上角Blance 为0 显示绿灯，就可以保存，保存后左下角会显示凭证号。

2.4．Vendor down payment 预付款
TRANSACTION CODE：F-48

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor
Account
供应商代码

Special G/L ind
A
预付款代码“A”
Bank
Account
银行帐号

Amount
金额

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2

AMOUNT
金额

进入Document--Simulate查看凭证。如有蓝色表示未完成，双击进入把黄色提示的信息补充完整。

保存后屏幕左下角出现凭证号

2.5．Clear vendor down payment 取消预付帐款
TRANSACTION CODE：F-54

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor
ACCOUNT
供应商代码

选择要核销的预付款，然后进入菜单 / Document / Simulate查看凭证。

确认无误后保存，屏幕左下角出现凭证号
2.6．Vendor outgoing payment 供应商付款
TRANSACTION CODE：F-53

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Bank data
Account
银行帐号

Open item selction
Account
供应商代码

Account type
K
K表示供应商

Special G/L ind
选A
表示预付款一起选中，不选表示只选择AP清单中的发票。

回车后出现此屏幕，
操作1、在Standard界面中进行发票的全额核销：选择全选键后再选ITEMS键取消全选，然后核销需要付款的发票。

2、在Partial pmt界面中进行发票部分核销的操作：直接输入法需要部分核销的金额进行核销。
操作完成后进入菜单 / Document / Simulate查看凭证.

确认无误后保存，屏幕左下角出现凭证号

3． Vendor Account Balance (供应商余额)
3.1．Vendor Account Balance 供应商余额
TRANSACTION CODE：FK10N

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Vendor(供应商代码)
供应商代码
如要同时查询多个可以按右边的的按钮，选择供应商。
Company Code（公司代码）
3010

Fiscal year(财政年度)
财政年度

按小闹钟执行后可查询每期的余额及发生数，看记录的明细可选中后双击。

3.2 Display/Change vendor line Items 查询修改供应商记录
TRANSACTION CODE：FBL1N

选择需要的条件然后执行。

3.3．Clear vendor line items 供应商清帐
TRANSACTION CODE：F-44

按Process item selection

操作1、在Standard中进行全额发票的核销。
2、在Partail Pmt中进行部分发票的核销。

选择要清的帐，无误后保存，左下角出现凭证号。