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EBS中从采购到应付付款的实现
——《ERP系统实施与案例》课程论文

· 2010年12月 ·

EBS中从采购到应付付款的实现
陈树林
重庆大学软件学院2007级软件工程2班

摘 要 在制造业，采购原材料进行加工，制造到最后出产品是最主要的工作之一，采购订单不仅记录企业的物流走向，并为今后的财务应付账款做依据。
关键词 EBS 采购 发票 应付

引 言

现在的企业都是大规模生产，全天无休，原材料与产品流通络绎不绝。要关联到如此大的数据账目流动，采购与应付系统应运而生。
采购与应付管理系统，是指能够实现各种单据的快速传递，实现财务与业务的整合以及数据共享，实现资金流与业务流的双轨并行，能提高工作效率，规范企业管理的一种系统。采购管理系统与应付款管理系统紧密结合，可实现业务财务的一体化，实现对企业物流资金流的全面全过程管理。
本学期软件学院杨正益老师主讲的《ERP系统实施与案例》课程系统地为大家介绍了ERP系统中的各个模块，其中也包括采购管理模块。
本文章主要讨论在Oracle EBS下实现采购订单的建立，物料的接收，入库，录入应付发票匹配采购订单，并对发票进行付款。

业务场景的假设

A公司生产部门由于生产工单J需要原材料M，向B公司采购原材料M，B公司发货（对B公司而言，A公司的采购订单是B公司的销售订单）到A公司收货地点，A公司对货物接收、检验、入库，A公司拿到B公司开的发票（对B公司而言是应收发票）后，录一张应付发票，这张应付发票用来匹配采购订单，最后对这张应付发票进行付款。
在Oracle EBS业务流程如下图：

图1

1. 生产部门通过跑MRP跑出工单J的请购单（简单起见，这里我们在PO模块直接手动录一张请购单）
2. 通过PO模块的自动创建功能来为请购单生成采购订单。
3. 生成采购订单后修改采购订单相关信息，审批
4. 审批结束之后到采购接收处查看、修改接收信息
5. 接收结束后到库存接收事务处理处查看、修改接受入库信息
6. 到AP模块录一张发票，匹配采购订单，审批，创建会计分录
7. AP模块付款，创建会计分录
8. 子模块凭证传送至总账
手动录入请购单流程

图2
由请购单生成采购订单流程

图3
采购订单下达后，供应商已经发运来货物，进行接收

图4
接收后就已经有货物了，如放在工厂的空地上，接下来要把货物搬到仓库，称入库

图5

货物拿到了，但是在系统里还没有给供应商，这时我们是负债的，要开发票来匹配采购订单说明欠债情况

图6

之后应该用付款，来对这个发票进行付款

图7

Oracle EBS 11i系统实现流程

在EBS中必备最简单的条件
1. EBS用户名、密码，用户已经关联到用户
2. 有采购、库存、应付、HRMS职责。
3. 具备有采购到应付的各种权限，会计期间全部打开

1. 到采购职责下，手动录入请购单，如下图：

图8

输入物料等一些必要信息

图9

创建好请购单，此时状态为‘未完成’，点保存，‘审批’为可用，点‘审批’进行审批。

图10

如果不能审批，可能是权限没有设置好，在设置-审批-审批分组里面可以设置。
这里关于这些设置就先略过。

1.1 审批成功后创建采购订单
审批结束后可以到请购单汇总处查看刚才审批的请购单：

图11

使用请购单自动创建采购订单，采购模块-自动创建
输入请购单号查找刚才的请购单，

图12

点‘自动’输入需要添加到采购订单的信息，如供应商，供应商地点等

图13

点击创建后就自动创建了采购订单

图14

Ship-To：发运地点。供应商送货地点，这里就是公司B送过来的原材料应该送到的地点。
Bill-To：供应商单据送到的地点，比如说公司B开了发票，应该开到A公司的哪个地方，一般A公司的财务办公室，这个地点就是收单地点。
点开‘发运’可以看到自动创建的采购订单发运和分配信息

图15

在tab页‘其他’中，有个比较重要的信息，就是发运方式和匹配方式，如下图：

图16

其中有一个‘匹配审批层’设定匹配方式：1、采购 2、接收 3、入库 4、发票
双向(2-Way)过程：1和4。即，采购结束、AP创建发票2步就可以验证、产生会计分录
三向(3-Way)过程：1、2和4。即，采购、接受、AP创建发票3步才可以验证、产生会计分录
四向(4-Way)过程：1、2、3和4。即，采购、接受、入库、AP创建发票4步才可以验证、产生会计分录
我们这里设置成4-Way，走一遍这个流程。
匹配方式可以选择采购订单（PO）和接收（RECEIVE），这里我们选择PO。
接下来对采购订单进行审批，如下图

图17

2． 进行接收入库操作
由于采购订单设置的验证级别是四向(4-way)所以我们先做接收、入库的操作再去创建发票。
在PO模块-接收-接收，查找采购订单，进行接收

图18

图19

勾选后保存，这样接收就结束了。

2.1 做入库的操作
在PO模块- j接收-接收事务处理 找到刚才的接收，将它入库

图20

图21

勾选后保存，这样收到的货物就接受入库了。

3． 到应付职责下，创建AP发票

图22

点击匹配，输入刚才的采购订单号，进行匹配

图23

图24

输入要匹配的数量，点匹配。再次查看发票，发现行里面多了一行，这个是刚才匹配采购订单产生的。

图25

接下来对发票进行验证，如下图

图26

验证成功，如下图：

图27

验证成功后，可以进行会计分录的创建，如下图：

图28

在当前界面上的菜单，工具-查看会计分录，可以查看会计分录，如下图：

图29

4． 对发票进行付款
在当前职责下，选择付款，如下图：

图30

输入一些必要的信息，如金额，收款方等，进行发票的匹配

图31

点击保存，即匹配了当前的发票信息

图32

同样点击行为（Actions），创建会计分录

图33

创建成功后，可以选择菜单上的，工具-查看会计分录，进行查看，如下图：

图34

  此时再回到刚才的发票，可以看到已付款金额为1209.90人民币如下图

图35

这样，整个流程在EBS中就走完了。向供应商进行了采购，并对供应商进行了付款。应计负债也抵消掉了。

总结

从采购到应付中间还涉及到很多的相关细节，具体还会因为供应商或者企业的某些原因而进行变动，如发现供应商发的材料有质量问题，还会对其进行退货，退货到接受，或退货给供应商，这其中产生的借贷关系得到后期进行汇总讨论。而且某些发票可能不是匹配采购订单，而是匹配接受，又是另一种考虑。在企业中，还需进行其他的操作，才能保证借贷关系的平衡。