财务系统概述.docx

前言
随着信息技术和财务管理水平的提高，财务软件必将成为财务核算、管理的重要工具。优秀的财务软件可以大大提高财务人员的工作水平和效率、优化管理资源，从而实现规范、科学的管理。
由天津天大天财神州浩天科技有限公司研制开发的“天财高校财务计算机管理系统”（以下简称“系统”），适用于普通大专院校、高职学院、中专技校、民办学校以及高级中学等各类教育机构。本系统不仅完全符合财政部最新预算改革方向及高校最新财务、会计制度，同时能够充分发挥计算机系统的处理能力，降低财务管理工作强度，使财务部门及其他部门的预算信息充分沟通，确保学校资金能够科学、合理的使用。
自1995年“天财高校财务软件v1.0”问世以来，天财软件励精图治、积极进取，经过多年发展，现已成为全国最具知名度的软件品牌，在全国大中专院校市场占有率名列榜首。截止到2005年底，天财软件己在全国30个省市的近700家高校、教育主管部门中广泛使用。目前，管理思想先进、技术成熟的“天财高校财务管理系统v4.0”已全新推出，除对原有软件进行了全面改进和优化外，与相关系统（学生收费、预算、财务分析等）结合也更加紧密，逐步发展成为范围广、集成紧密、管理功能齐全、技术含量高的综合性财务财务信息管理平台，我们愿将最先进的管理思想和技术方法带给客户，和客户共同发展进步。

第一节 系统管理

系统管理是专为“系统管理员”提供的后台管理专用程序，包括用户权限的设置、数据库的备份、数据管理、日志查询等。系统管理模块主要能够实现如下功能：
l 设立统一的安全机制，包括数据库备份、数据表备份、后台数据管理、上机日志等等。
l 对账套中年度账的统一管理，包括建立、清空、和结转历史数据。
l 对操作员及其权限的集中管理，包括操作员设置，功能、科目、部门、凭证类权限的设置

启动“系统管理”最简单的方法就是单击“天财高校财务系统”工作面板中的“系统管理”图标，系统将首先弹出客户端登录界面， 用户在输入必要的信息后，按〖确定〗方可正常使用。

在“账套”下拉框处选择已经在服务端建立的账套；用户在“账号”编辑框内输入账号，此账号正确，系统将跳过此项，光标置于“密码”编辑框，如果系统内无此账号，系统将提示错误。输入账号后，在“密码”编辑框内输入密码，只有账号与密码都正确，才可登录进入“系统管理”模块。
“日期”编辑框内显示的是服务器的系统日期（而非终端系统时间）。输入格式为“yyyy-mm-dd”。也可点【日历参照】选择一个自然时间。此日期应为操作员当前工作的会计月，即操作员只能在此日期所在月份内进行凭证的录入、修改、复核或记帐等工作。 一切就绪，点〖确定〗键即完成登录。

注意事项：
l 如果是第一次运行系统，那么必须首先建立操作员、账套、设置操作员权限等。
l 运行“系统管理“后根据网络情况也许很快建立网络联接，也许要等一小会儿，一般为数秒。
l 如果登录不成功，那么系统将有提示。一般问题用户可通过检查安装、设置、数据库联接来自行解决。

客户端登录的目的在于：
（1）远程驱动。在C/S网络应用模式下，如果在服务端尚未启动系统管理程序，则客户端登录会远程启动服务端上的系统管理程序，并建立此次登录的客户端信息。登录成功后，利用系统管理远程返回的系统信息、业务数据进行工作。
（2）确认信息。确定用户此次进入系统的账套、会计年度、当前会计期间、操作员及其密码、登录时间等信息，如果这些信息合法，则登录成功。
（3）记录信息。客户端登录会驱动服务端的系统管理程序，建立此次登录的客户端信息，包括以上被确认的信息，以及软件序列号确认、客户机名、子系统名等。每一次登录成功后，无论以后的操作进程是否正常（即客户端子系统是否正常执行到注销自身），都会在服务端的上机日志中留下此次使用的详细记录。
（4）系统安全。一旦客户端登录成功，系统管理将实时跟踪用户的操作，如果客户端发生死机等异常情况，服务端系统管理将自动释放被占用的资源，检查、恢复被损坏的业务数据库等，这些保证了系统的安全性。

一、权限管理

为了保证系统及数据的安全与保密,本系统提供“操作员设置”功能,以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密性。
用户以“系统管理员”的身份进入系统，点取功能菜单中的【权限管理】中的【用户权限设置】项。进入以下界面：

1、如何增加一个用户
点击〖增加〗按钮，用户可根据实际需要填写相关栏目的内容。其中：“用户代码”是该用户的简名或是用来标识所设置的操作员的编号，必须输入且不可重复；“用户名称”是所设置的操作员用户的全名，必须输入。“用户密码”是指所设置的操作员进行系统登录时的口令。在进行口令输入时，要保证“用户密码”和“密码确认”栏目中输入的内容一致，否则，系统将会提示出错。
各栏目填写完毕后，点击〖保存〗按钮表示确认。任何用户，“系统管理”一项一旦被选中，不必再为他设任何权限，因为他已经是系统管理员，如想放弃该操作员用户的系统管理员资格，则去掉标记。

2、如何修改操作员
在“用户代码”下拉框中，选择欲修改的操作员用户代码，然后点击〖修改〗按钮，便可进入操作员修改状态。只能改用户名、口令及各种权限。相关栏目修改完毕后，点击〖保存〗按钮表示确认。

3、如何删除操作员
在“用户代码”下拉框中，选择欲删除的操作员用户代码，然后点击〖删除〗按钮 ，便可对所选中的操作员用户进行删除。设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。

4、如何设置操作员权限
（1）功能权限
“功能权限”用来定义操作员在软件使用中的具体分工，即可以执行哪种操作。
用户首先在界面左侧“用户代码”下拉框中选中所要设置权限的用户， 界面下方是明细权限选择区，包括“已拥有权限”和“未拥有权限”，其中“未拥有权限”所列示的明细权限都是该操作员用户目前所不具备的。系统管理员如果想给他（或她）增加些权限，可用鼠标双击所要增加的权限，这时该明细权限项就会加到“已拥有权限”中，表示用户已具有了该权限。这个过程中如果出现了误操作，增加了一些不该增加的权限，只要在“已拥有权限”用鼠标双击所要去除的权限即可，这时该明细权限项就会回到“未拥有权限”中。
（2）科目权限
“科目权限”用来定义操作员对科目所具有的更改、凭证、查询权限。如果用户对某些科目有权限，那么该用户在制作凭证或查询帐表时，只能使用他具有权限的那些科目，而对于他没有权限的那些科目，则不能使用。
单击所选权限的复选框，使它置于选中状态。更改权限后，单击〖保存〗按钮保存设置
（3）部门权限
“部门权限”决定了操作员对哪些部门的帐务具有操作权限。例如，有些学校不仅有一个财务处，而且各个院（系）也有财务人员作报帐点，那么，每个院（系）的财务人员就只能对本院（系）有操作权限。或者某个柜台窗口只负责某一个（或几个）院系的报账，都可通过设置“部门权限”来实现。
单击所选权限的复选框，使它置于选中状态。更改权限后，单击〖保存〗按钮保存设置。
（4）凭证类型权限
系统员为每个操作员规定“凭证类型“权限，该操作员就只能用此类凭证进行录入（或审核），有效避免了“串户”。一般来讲在多校区集中核算的时候，应按校区划分“凭证类型”以方便今后的查询和统计，同时，再将各校区的会计人员按所在校区配置“凭证类型”权限，使其制单和查询只局限在本校区的数据泛围内。

5、设置权限组
在大型的财务系统运行环境中，由于岗位、用户众多，因此需要设置的各类权限也就特别复杂。系统提供一套基于“工作组”的用户权限管理机制，根据人员的工作范围、岗位职责设立不同的“用户组”并设定“组权限”。以后加入该“工作组”的用户将自动继承组权限（而不必为每个人授权），如此可大大简化权限设置工作。
“组权限”同样包括：功能权限、科目权限、部门权限、凭证类权限四类，注意设置完整。通过“用户组”可简化权限设置工作，当然，我们也可以为用户单独设置权限，操作方法不变。
运行系统主菜单【权限管理】下的【用户组权限管理】，进入如图所示窗口

点击〖增加〗按钮，输入“用户组代码”、“用户组名称”后再点击〖保存〗按钮，保存“用户组”信息。接下来就是为该用户组设置功能权限、科目权限、部门权限和凭证类权限（方法同“用户权限设置”，这里不再赘述）。
那么如果将一个用户加入工作组呢？我们再一次打开“权限管理”窗口，如图：

在左上方“用户列表”处选定一个用户，同时我们再在右下方“用户备选组”方框里选择要加入的用户组，点击【<】按钮加入到“用户所属组”的方框内，再点击〖继承组权限〗按钮。

二、数据管理
数据管理是系统管理员的重要工作内容，主要是对财务工作中一些常用数据或历史数据的备份、删除、恢复或数据更新工作。这部分功能在系统主菜单【数据管理】下。

1、数据库管理
“数据库管理”用于备份或恢复整个数据库，并将其转储到硬盘设备或磁带机设备上长期保存。以后如果机器的软件或硬件发生故障造成某些数据丢失或者查询历史数据时，可以从备份的数据中进行恢复。这样做使得帐务数据存留得更为保险。因此，备份是数据库管理员的最重要的日常工作。第一次备份前要保证有一个备份设备。
单击系统主菜单【数据管理】下的【数据库管理】命令，系统将弹出数据库备份／恢复窗口，如下图所示。

在数据库备份／恢复窗口中，有备份和恢复两个标签页，下面我们一一介绍。
１、“备份”标签页　
（１）选择备份设备类型：硬盘或磁带机。
（２）选择备份设备：选择一种已经定义的备份设备，“设备”，物理上来讲，就是一个备份路径。指定一个备份路径，并给它命名，就形成了一个备份设备。备份的文件就存储在这个“设备”上。
（３）增加备份设备：如果用户需要增加新的备份设备，那么单击〖增加〗按钮，系统将弹出备份设备增加窗口，如下图所示。

　　用户在窗口中输入新的备份设备的代码和名称，并输入它对应的路径。路径可以直接输入，也可以单击按钮选择一个文件夹。单击〖确定〗按钮即增加一个备份设备。
（４）备份参数设置完毕后，单击〖备份〗按钮即可开始备份。备份完毕系统会提示备份成功。
　　说明：①备份数据库时要保证没有其他用户对数据库进行操作，否则无法保证备份成功；②应在服务器上进行备份。
２、“恢复”标签页
当磁盘损坏或数据库崩溃时，通过恢复可将以前的备份重新装载。
（１）选择备份设备类型：硬盘或磁带机。
（２）选择备份设备：选择一种需要恢复的备份设备。
（３）恢复参数设置完毕后，单击〖恢复〗按钮即可开始恢复。恢复完毕系统会提示恢复成功。
说明：①恢复数据库时要保证没有其他用户对数据库进行操作，否则无法保证恢复成功；②应在服务器上进行恢复。

2、数据表管理
用于数据库中某些数据表的备份与恢复。与“数据库管理”所不同的是，“数据表管理”的备份与恢复不是对整个数据库的操作，而是对数据库中某些表的备份与恢复，因此它具有更强的灵活性。
单击系统主菜单【数据管理】下的【数据表管理】命令，系统将弹出数据表备份／恢复窗口，如下图所示。

在数据表备份／恢复窗口中，有备份和恢复两个标签页，下面我们一一介绍。
１、“备份”标签页
数据表的备份可以设置多种备份条件：
（1） 会计期间选择：选择要备份的年度期间。例如，备份ZWPZB中2005年5月的凭证，则可以选择年度为2005，期间为05。如果“年度”“期间”都为空表示所有数据。
（2） 备份文件格式：用户可以自行决定备份后的文件是以什么类型存储的，系统提供了两种文件类型（DBASE III数据库文件，TAB格式的TXT文件）。
（3） “文件路径”：选择文件要保存到的目的文件夹。
（4） 选择要备份的数据库表：单击前面的复选框将其置为选中状态，也可以单击〖全选〗和〖全不选〗按钮进行选择。
备份参数设置完毕后，单击〖备份〗开始备份。
２、“恢复”标签页
数据表的恢复也可以设置多种恢复条件：
（１） 会计期间选择：选择要恢复的年度期间。
（２） 恢复文件格式：用户可以自行决定恢复什么类型存储的文件，系统提供了两种文件类型（DBASE III数据库文件，TAB格式的TXT文件）。
（３） 选择所要恢复文件的保存文件夹。
（４） 选择要恢复的数据库表：单击前面的复选框将其置为选中状态，也可以单击〖全选〗和〖全不选〗按钮进行选择。
恢复参数设置完毕后，单击〖恢复〗开始恢复。

3、数据管理
“数据管理”是天财软件维护后台数据的重要工具。因为它能够直接对后台数据进行修改、删除等操作，所以系统员要严格注意权限控制，原则上只有“系统员”本人才能进入“数据管理”进行操作。当需要直接进行数据操作时，请咨询天财公司技服人员，禁止在没有把握的情况下随意篡改数据。所以执行此功能时千万慎重，最好先做好数据备份再操作。
单击【数据管理】菜单下的【数据管理】命令，进入“数据管理”窗口，选择【文件】菜单下的【新建窗口】，如下图所示。

执行【数据】菜单下的【选择】，出现如下图所示窗口

窗口左侧“数据表”框中显示本系统所有的数据表。数据表是用来存贮财务系统所有数据的对象，一个数据表存贮某一类型的数据，如：科目、总帐、凭证、项目帐、暂付款帐等等。用户在此选中要进入的数据表（用鼠标单击），在右侧“表栏目”中即显示此数据表的所有列（column）,按〖全选〗按钮，选中所有列（也可用鼠标逐一单选）。
当选定所需列后，各列将在窗口下方的“已选择的栏目”中呈表格状展开，用户可在此设定取数条件或排序方法。如果指定按某一列排序，可在该列名下的第一行（排序行）用鼠标单击，在出现的三种排序法：升序Ascending、降序dscending、不排序not sort中任选一种。选择排序是为了查找数据更方便，如果选择“不排序”，那么在检索数据时，数据将按照该记录在数据表中的实际存贮顺序来显示。
我们看到，在窗口下方的“已选择的栏目”显示中，第1行为排序选择行；第2行及其后面若干行都可设置显示条件，可设置多重条件，条件间是“或or”关系。例如，在上图中选择的数据表为“科目编码”表，若只显示科目编码为101或112的科目，那么可以在“kmbh(科目编码)”的“条件”行中输入101，下一行输入112，点击〖确定〗按钮即可。

单击按钮取出数据，数据呈表格状显示，用户可在此任意编辑，包括插入行、删除行、修改、添加等等。在图标按钮中：表示插入行；表示在列表底部追加行；选中一行后再击可将该数据行删除；要修改数据就在屏幕的列表上直接修改。数据编辑完毕后，点击存盘。如果要清除全部数据请单击按钮，因为数据清除不可撤消，所以系统会提出警告，经确认后才会真正清除。
警告：上文只是讲述“数据管理”的基本操作方法，因为是对数据表的直接操作，务必请系统员慎用，如果使用不当会造成不可挽回的后果，所以必要时请在天财公司技术人员指导下使用方可。

4、历史数据备份
所谓“历史数据”就是指当前核算年度之前年度的会计数据。我们知道，上一年年终冲转完成之后，总帐数据就会自动结转到下一年，因此上一年的数据就变为历史数据，系统管理员应将它备份出来从而脱离当前数据库。将历史数据单独备份出来有以下几点好处：
1、 当前库只保留今年数据，而没有以往历史年度的数据，当前库数据存贮量变小，如此会提高查询、存贮速度。
2、 如果将历史数据从当前库中备份出来，那么我们就可以在当前库中任意调整科目、部门、项目而不影响以前年度的数据。当需要查询往年数据时，系统会自动挂接到相应年度的历史库中去检索。也就是说，当用户查询往年数据时，系统会自动联查历史库，用户感觉就象访问一个数据库。
单击【数据管理】菜单下的【历史数据备份】命令，系统将弹出备份历史数据窗口，如下图所示。

用户在窗口中输入需要备份的历史数据库的年份，单击〖开始备份〗按钮，进行备份。备份完毕后，系统会提示备份成功，同时用户可以通过【文件】菜单下的【连接历史数据库】命令，连接备份好的历史数据库。注：
l “备份历史数据库”工作每年只能作一次（应该在“年终结转”完成之后进行），平时不得操作。
l “备份历史数据库”结束后系统会提示用户“是否删除已备份的历史数据”，用户要选择“是”。
l 用户输入“历史数据库年份”并〖开始备份〗，备份的是指定年及其之前的全部历史数据，而并非只是指定年的历史数据。

5、历史数据删除
历史数据备份完毕后，我们就可以将历史数据从当前数据库中删除，以减轻当前数据库的负担，使软件查询速度更快。

【操作步骤】
⒈ 以系统管理员的身份注册，并且选定账套，进入系统管理下的“历史数据删除”界面。
⒉ 在界面中的“会计年度”栏目选择要清空的年度账的年度，点击〖确定〗按钮表示确认，这时，为保险起见，系统还将弹出一窗口，要求用户进行再度确认;如果想放弃，则直接点击〖放弃〗按钮。

三、 其他功能
1、更换操作员
　　当用户需要更改登录账号时，单击此菜单项，即弹出系统登录窗口，如下图所示。在 “账号”编辑框内输入新的账号，再在“密码”编辑框内输入密码，如果账号与密码都正确，新用户便可重新登录到系统。

2、更改口令
　　每一个用户都可以修改自己的口令，口令变更后，旧口令将失效，必须使用新的口令登录系统。单击【更改口令】菜单项，即弹出如下图所示的修改密码窗口。窗口上要求输入原口令，及新口令（新口令需要输入两遍，第二遍为确认口令），只有当两次输入的新口令完全一致时，口令才会被更改。下次登录系统时请注意使用新的口令！

3、连接历史数据库
单击“连接历史数据库”菜单项，即弹出如下图所示的选择历史数据库窗口，用户只要在左侧子窗口中选择所需要的历史数据库，确定后即可连接历史数据库。
在天财财务软件系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以放不同年度的财务数据。这样一来，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算帐套、不同时期数据的操作只需通过设置相应的联接即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询、基本代码的变更和数据的比较分析也显得特别方便。并可控制当前库的数据量，避免因数据量过大而导致的软件性能下降。

4、连接当前数据库
此选项为默认选项，从历史库重新联回当前库。单击后即弹出如下图所示的系统信息窗口，表明当前数据库连接成功。

四、 日志管理

使用日志查询可以显示各操作员在财务系统中所进行的操作情况，包括进入、离开系统的时间、具体作的工作等等。

一、日志查询
单击【日志管理】菜单下的【日志查询】命令，系统会弹出日志查询窗口，如下图所示。

在日志查询窗口中系统列出了所有用户登陆本软件的具体情况和记录每个用户的每一项操作，包括：登陆用户、登陆时间以及所作操作等，用户可以打印清单保存。系统员可随时监控每个使用者的使用情况，充分保证财务数据的安全性。

二、日志清除　　
单击【日志管理】菜单下的【日志清除】命令，系统会提示用户是否确认删除日志，如下图所示。如果用户确定删除日志，单击是，否则单击否。

三、日志备份　　
单击【日志管理】菜单下的【日志备份】命令，系统会弹出“另存为”窗口，如下图所示。在“保存在”下拉框中选择要存放日志的路径，在文件名处填写欲保存的文件名，并选择保存类型，确定后，即可备份日志。

四、日志恢复　　
单击【日志管理】菜单下的【日志恢复】命令，系统会弹出打开日志备份文件窗口，如下图所示。在“搜寻”下拉框中选择日志存放的路径，在文件名处填写欲恢复的文件名，并选择文件类型，确定后，即可恢复日志。

第二节 系统初始化

如果是首次使用本系统，用户会进行大量初始化工作，只有在初始化后，系统才可以正式使用。也就是说，由用户根据自己的需要建立账务应用环境，将天财账务处理变成适合本单位实际需要的专用系统。
初始化的内容包括：
l 定义各类核算基本编码，包括凭证类型、科目、部门、项目、个人、银行账号、凭证打印格式等
l 录入科目余额初始化（各明细科目年初余额）
l 录入项目余额初始化（各经费项目年初余额）
l 录入往来款初始化（未还清暂付款、暂存款明细账）
l 银行对账初始化（录入单位、银行未达账项，使调节后余额相等）
l 系统参数设置及其他准备工作，建账成功后开启系统。
系统初始化是使用系统的基础，为今后系统的使用开辟了工作环境，所以要经过多方面的准备筹划，
把基础工作做好、做细、做准确。在满足当前会计核算、管理的同时，还要有更高度的规划能力，要考虑前瞻性、规范性及可扩展性，为今后业务的不断发展打下良好基础。

一、科目设置
本功能完成对会计科目的设立和管理，包括总帐科目及其下级明细科目。用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。
一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在学校原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果原来有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，今后在使用帐务系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。科目设置中一共可设置以下几种辅助核算：按部门、按项目、往来对冲、现金银行、国库支付、资产对帐等。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。
在“帐务处理”中，单击系统主菜单中【系统设置】下的【科目设置】，即进入本功能。

1、增加会计科目
单击〖增加同级〗或〖增加下级〗按纽，界面右侧出现会计科目编辑界面，输入科目信息。其中
l 科目代码：科目编码必须按其级次的先后次序建立，且必须唯一。各级代码的长度应与安装软件时所规定的长度相一致。科目代码只能由数字、英文字母表示，其他字符（如 & " ' ; 空格等）禁止使用。
l 科目名称：科目中文名称
l 科目属性：分为资产、负债、净资产、收入、支出五种，按制度加以选择
l 余额方向：选择科目余额的方向在借方还是贷方。一般情况下，资产、支出类科目的余额方向为借方，负债、净资产、收入类科目的余额方向为贷方。
l 核算类别：分为现金、银行、暂付、暂存、国库支付、赤子控制、资产对帐、其他七种。其中：
①现金及其下级明细科目要选“现金”，可打印出“现金日记帐”
②银行存款及其下级明细科目要选“银行”，这时在制单时当使用到“银行”类科目时，要录入结算方式、支票号、业务日期、对方单位等辅助信息，在之后的“银行日记帐”中可查询到。
③在“112应收及暂付款”或“212暂付及暂存款”中的明细科目中，如果需要进行对冲控制，并输入借款责任人，则应选择“暂付”（或暂存），否则选为“其他”，当作一般科目对待。
④对于国库集中支付的科目，比如“103零余额账户”，应选为“国库银行”。这样在制单过程中当使用到此类科目时，需录入“预算类型”、“类款项”、“支出类型”等信息，以备日后查询统计。
⑤对于“固定资产”、“材料”等一些科目，财务部门需要与其他部门进行帐本和实物的对帐。这类科目可选为“对帐”，制单时录入“数量”“单价”“资产编号”等相关对帐信息的录入，用于数量管理和与其他部门对帐的需要
⑥当把核算类别选为“赤子控制”时，如果借方科目在作帐过程中当前余额出现贷方，系统将报警提示（贷方科目反之）。
l 助记码：用于帮助记忆科目，一般为科目名称各个汉字拼音的头一个字母组成（例如: “现金”的助记码可写为xj），这样在制单中需录科目代码时，可录其助记码，系统可自动将助记码转换成科目代码，这样可加快录入速度，并减少代码记忆量。
l 外币核算：用于设定该科目核算的是否带外币，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有选中“外币核算”才允许定外币币名，如果此科目核算的外币币种没有定义，应先进行“外币币种设置”（参后文）
l 部门/项目：只在其末级科目设置上才有效。这是系统提供的一项目重要辅助核算功能，如果该科目核算到部门一级，可以只选“分部门”起到简化科目的作用；如果该科目控经费项目控制（比如支出、暂付款等），应选中“分部门”“分项目”。在设置部门/项目核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。
l 是否启用：标志是否是有效科目。无效的科目在制单时不可以使用。

输入完成后，点击〖保存〗按纽，保存刚才的输入，可将科目代码表打印输出。注意：如果一个科目有余额或发生额时，当在它下面增加下级科目时，系统默认将已有的余额或发生额转到第一个增加的明细科目中。

2、修改会计科目
在窗口左侧的树状显示中选择要修改的科目，在右侧的会计科目显示界面修改。修改完毕后，用鼠标单击〖保存〗按钮。注意：科目代码不可修改。
3、删除会计科目
在窗口左侧的树状显示中选择要删除的科目，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前会计科目。注意：
l 已经使用的科目不能删除。
l 非末级科目不能删除。
l 如果科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除。否则必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再行删除。
4、复制科目
如果几个科目之间明细科目内容相近，可通过“科目复制”功能将其中一个科目的明细科目完全复制到另一个科目下面（如有变化再作修改），从而减轻录入工作量。点击〖复制〗按纽——

在“数据来源科目”输入被复制的科目代码（可以是任何级别），再在“复制从___到___之间的科目” 中输入复制的泛围，比如01—12。再选择复制的级别后，用鼠标单击〖确定〗即可。

二、结算方式设置

该功能用来建立和管理用户在财务活动中所涉及到的结算方式，如现金、转帐支票、电汇、委托收款等等。这些设置今后将作为银行凭证的辅助信息一同录入到凭证中，从而在“银行日记帐”中得到显示，并在“银行对帐”中充当重要的对帐条件。
在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【结算方式定义】，进入以下窗口：

1、增加结算方式
点击功能键中的〖增加〗按钮，弹出代码编辑窗口，用户可根据自己的实际情况，在相应栏目中输入适当内容。其中“结算方式编码”用以标识某结算方式，录入值必须唯一，结算方式编码可以数字0 9或字符A Z表示。“结算方式名称”必须录入，并标志“启用”。

按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改结算方式
用户可先在浏览窗口中用光标选择要修改的结算方式，然后点击功能键中的〖修改〗按钮，便可弹出窗口，用户对结算方式的内容进行修改（只能修改名称和启用状态）。
3、删除结算方式
用户可先在浏览窗口中用光标选择要删除的结算方式，然后点击功能键中的〖删除〗按钮，便可对所选定的结算方式内容进行删除。结算方式一旦被引用，便不能进行删除的操作。

三、凭证类别定义
用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类，开始录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：记帐凭证，转账凭证，预算凭证等。
在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【凭证类型定义】，进入以下窗口：

1、 增加凭证类别
单击〖增加〗按纽，在弹出窗口中系统自动按次序给出“类型编号”，用户继续填写凭证字（可为大写英文字母或一个汉字，比如“记”表示记帐凭证，或用“Z”）、凭证类别名称等栏目即可。“打印格式”选为“记帐凭证（自定义）”。

按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改凭证类别
将光标移到要修改的凭证类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点〖确定〗按纽，保存修改结果。注：“类型编号”不可修改。
3、删除凭证类别
在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的凭证类别上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前凭证类别。注意：已经使用的凭证类别不能删除，也不能修改凭证字。
4、如何设置限制类型与限制科目
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，这里，系统有五种限制类型供选择：
借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生
贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生
凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生
凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生
无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。
提示：
（1） 每一种凭证类型都单独排列凭证号，并且不同的会计月都从00001号序排
（2） 在多校区核算的情况下，按校区（或报收点）设置凭证类型。财务要求每一种凭证类都需要单独排号、单独装订的，故每个校区就可进行自己的凭证保管。“凭单类型”是纳入“权限管理”中的：系统员为每个操作员规定“凭证类型“权限，该操作员就只能用此类凭证进行录入（或审核），有效避免了“串户”。按校区划分“凭证类型”还便于今后的查询和统计。
（3） 预算拔款或调整应使用“预算凭证”，而使用的科目仅限于“预算类”科目（即6字头科目）并且不要与“记帐凭证”混用。

四、外币设置

在此可以对本账套所使用的外币进行定义。在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【外币币种定义】，进入以下窗口：

1、增加外币代码
单击〖增加〗按纽，在空格处输入外币编号、外币名称、外币符号等信息。其中：

l 币符及币名：所定义外币的符号及其名称，如美元，其币符可以定义为US$，名称定义为美元。
l 精度：定义外币的汇率小数位数。
l 最大误差：在记账时，如果外币*（或/）汇率-本位币>最大折算误差，则系统给予提示，系统默认最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示，如果用户希望在制单时不提供最大折算误差提示，可以将最大折算误差设为一个比较大的数值，如1000000即可。
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、删除外币代码
将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前外币。注意：已经使用的外币不能删除。

五、外币汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。如果您的学校有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。如果您在填制凭证时，若使用的是月初汇率，则应将其输入到记帐汇率中；使用的是当日汇率，则您应将其输入到调整汇率中。
在【填制凭证】中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率，对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。
在“帐务处理”中，选择系统主菜单【系统设置】下的【外币汇率定义】，进入以下窗口：

1、增加外币汇率
单击〖增加〗按纽，选择外币编号号，输入相应信息。其中：
l 记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇率，如果用户使用固定汇率（月初汇率），则记账汇率必须输入，否则制单时汇率为0。
l 调整汇率：即月末汇率。在期末计算汇兑损益时用，平时可不输，等期末可输入期末时汇率，用于计算汇兑损溢，本汇率不作其它用途。
2、删除外币汇率
将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前外币。

六、资产类别设置
在“科目设置”功能中如果设置了“资产对帐”类科目，就必须设置资产类别，因为在制单时会用到。“资产类别”的设置要考虑如何方便与对帐单位（比如：资产处）对帐或参考对帐单位要求而设置。
在“帐务处理”中， 在【系统设置】菜单下选择【资产类别定义】，进入以下窗口进行设置

1、 增加资产类别
单击〖增加〗按纽，在弹出窗口中填写“资产类型编号”、凭证类别名称等栏目即可。“
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改资产类别
将光标移到要修改的资产类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点〖确定〗按纽，保存修改结果。注：“资产类型编号”不可修改。
3、删除资产类别
在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的资产类别上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前资产类别。注意：已经使用的资产类别不能删除。

七、常用摘要定义
在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率，例如：用“clf”来表示“差旅费”，用“txj”来表示“提现金”等。调用常用摘要可以在输入摘要时直接输摘要代码或按[enter]键用鼠标双击选择。
在“帐务处理”中，在【系统设置】菜单下选择【常用摘要定义】，进入以下窗口进行设置

1、 增加摘要字典
单击〖增加〗按纽，在弹出窗口中填写“摘要编号”、摘要内容栏目即可。常用摘要的编码是调用常用摘要的依据，因此，不能重复输入，也不能为空。
按下〖确定〗按钮便可将本次增加内容保存，并在浏览窗口中显示。
2、修改摘要字典
将光标移到要修改的摘要上，用鼠标双击，即可进入修改状态，修改完毕点〖确定〗按纽，保存修改结果。注：“摘要编号”不可修改。
3、删除摘要字典
在代码浏览窗口中，将光标移到要删除的摘要上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前摘要记录。

八、常用凭证定义
在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。
如何定义常用凭证？在“帐务处理”中，单击系统主菜单中【系统设置】下的【凭证模板军定义】，即进入本功能。

单击〖增加〗，可录入常用凭证的主要信息。其中：“凭证模板编号”是调用常用凭证的依据，不能重复；凭证类别必须输入。用户不能只定义凭证主要信息，却不定义凭证分录内容。选中该记录后，单击“明细信息”窗口可对常用凭证的凭证分录内容进行定义。

按〖增加〗可增加常用凭证的分录。录入分录时，“分录编号”顺次填写，必须输入摘要和会计科目，会计科目可以录入非末级科目。若会计科目有辅助核算，则还需录入“部门编号”和“项目编号”。再选择借方还是贷方，如果借贷方向或辅助信息在定义常用凭证时还不能确定，则可不输，可以留到填制凭证时再输入。如果此凭证带有按比例分配的性质，还可在各分录上定义“分配比例”，这样在调用常用凭证时，用户只需录入总金额，系统会自动按设定