合理安排工作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,合理安排工作,出于恰当的原因,工作说明,对你的工作和期望你是否有清楚的认识？如果没有，那么，你,是如何知晓应该在什么事情上花费时间？,工作说明能帮助你提高时间的利用率，其方式为：,集中精力于目标和优先考虑的事情之上,避免重复“投资”精力,工作说明：,在下列方面工作人员应与经理达成共识：,什么是个人的工作,希望他们达到什么,在哪里或如何涉及其他工作,反映个人和他们工作变化的持续过程，从可以确定的目标出发,不要沉缅于那些关于什么一定要做，但对达到目标毫无帮助的所谓工作经验。,注,1,合理安排工作,出于恰当的原因,工作意图,问问你自己我的工作目的是什么？,还有：我该如何达到目的？,范例：,最终目的,通过在某个有利可图的领域内发展现存的和新的业务来盈利。,尽量用一个简短的句子来概括它。,2,合理安排工作,出于恰当的原因,确定关键部分,关键部分就是主要部分，在这里我们可以集中时间和精力以达到所有,的目的。问问你自己我可以把自己的工作分成哪几个部分？,如：人员管理、财政、项目、计划、调查研究、训练、消费者等等。,关键部分,确定,新客户,巩固,新客户,设置并,达到目标,招募培训,（新人）,目标是使八个关键部分最大化。,注,3,各项工作,与每一个关键部分都有关,是从每一个关键部分中形成的合理/行之有效的部分，如：,关键部分,各项工作,合理安排工作,出于恰当的原因,确定合理性,确定,新客户,巩固,新客户,设置并,达到目标,招募培训,（新人）,调查研究,客户联系,客户访问,客户访问,监控商务业绩,客户反馈,销售目标,财务目标,监控销售业绩,内部招标,外部招标,介绍,4,合理安排工作,出于恰当的原因,工作说明总结,最终目的,关键部分,各项工作,通过在某个有利可图的领域内发展现存的和新的业务来盈利,确定,新客户,巩固,新客户,设置并,达到目标,招募培训,（新人）,调查研究,客户联系,客户访问,客户访问,监控商务业绩,客户反馈,销售目标,财务目标,监控销售业绩,内部招标,外部招标,介绍,小技巧：利用工作说明来设置目标和安排优先顺序。,5,合理安排工作,在恰当的时刻,确定优先顺序,需要做出的决策,处理工作的顺序,每项工作所分配的时间,常见的错误,没有分清迫在眉睫的任务和重要任务的区别,一直做你想做的事忙于“救火”却忘了“防火”,迫在眉睫的工作,并不是总有最高的回报率,得到的优先顺序通常高于重要的工作,通常是没有计划的,重要的工作,可以帮助你达到最终目标（见工作说明）,6,合理安排工作,在恰当的时刻,帕累托（80/20定律）,这就是说：,你所做的20%的事情产生80%的成效,你所花费时间的80%只有20%的效果,在合理安排工作中运用帕累托定律。,小技巧：精力集中在高回报的工作上。,20%的有效时间,80%的有效时间,20%的成果,80%的成果,7,合理安排工作,在恰当的时刻,处理突发事件,突发事件每时每刻都有可能发生，它将会影响你已计划去做的事情,每当你有事要做的时候，问一问：,它符合下面矩阵中的哪一块？,对你计划要做的事有什么影响？,别做,请别人做,以后再做,马上做，而且自己做,重要性,紧迫性,低,高,低,高,8,合理安排工作,以恰当的方式,如何确定优先顺序,利用工作说明来协调优先顺序和各种目标,从截止日期算起，开始倒计时工作，确定达到成功的关键步骤,在它们限定的时间范围内，把它们转变成行动,计划应确定什么该做，由谁来做以及何时去做,发生变化时，不要完全推翻计划,制定计划是一项在我们人生旅途中常常要经历的智力过程；然而，不要忽视那些许多制定计划的方法手段，从简单的列目录到写日记和电脑系统,不要忘记计划通常是可以改变的；然而,如果疏于计划,计划就会失败,9,合理安排工作,以恰当的方式,如何去自我组织,给自己制定一个一周工作安排,给主要工作预留充足的时间,一份涵盖全面的图表，使你可以根据需要改变工作安排（以消除那,些无所事事的日子）,把它们制成一份日常“必做”列表把任务分成“紧急的”和“重要的”，并给它们确定俦顺序,必须是现实的一天中你只能做这么多,一天中时时对照列表,问“为什么是我，别人也可以这么做吗？”,把相关工作结合在一起以集中精力,每天做关键的工作以回报率而不是以紧迫性为准,小技巧：在你停止工作之前（你已在心理上做好准备），为了以后的日子，养成列”必做“表的习惯。,10,合理安排工作,以恰当的方式,工作日记制度,大多数成功的人士都有一套管理时间的系统方法,一旦写工作日记成为一种时尚趋势，就不应应弃。它们确实有实际的益,处，诸如：,一种记录,你计划要做的事,你已完成的事,一个信息和参考的来源,一条把握生命和行动的途径,一个对健忘者的提示,11,合理安排工作,以恰当的方式,工作日记制度,许多行之有效的工作日记制度，一般都包括以下部分：,把袖珍日记去芜存精，主要包括约定记录,形成的一套时间管理系统，通常包括一系列管理方案的技巧,掌上电子记事本,分析和计划时间的软件包,注意,不管你怎么用，记住它的目标是管理时间不要让它限制你的生,活！记住，你仍然需要这本书以外的技能。,12,合理安排工作,以恰当的方式,估计时间,这也许是最难做好的。,为什么？,我们常常要到干这件工作时，才知道它要费多少时间,因为有这样那样的事而使工作中断（见第136-139页，处理它们的方法）,那些我们信赖的人，会使我们中断工作,时间被其他人控制，如：顾客、老板等,所以，试一试下列方法：,你的估计要有现实性（以往的经验告诉了你什么？）,充分考虑到别处会发生的事,定计划时按部就班，然后问自己哪里可能出错,小技巧：千万不要低估做事花费的时间。,13,合理安排工作,以恰当的方式,时间记录,你如何知道工作所需的时间，或者你,的时间在何处流逝？试试作时间记录的方,法，它是一条你在给定的时间内完成工作,的记录。,在一定的时间段，譬如15分钟或一整,天，记录下所有你在做的工作不管完,成与否。用它来分析谁或什么会打扰你，,一天中你可以控制多少时间，你所做的有,多少与计划不相符。,时间记录,起始时间,活动,期限,14,合理安排工作,以恰当的方式,时间记录,时间记录可以帮助确定：,你估计时间的现实性如何,你是否允许别人占用你的时间,令你分心的事从何而来,一天中哪些时间你在工作，何时你是在浪费时间,完成工作需花费多长时间,此外，你经常做的记录会使你有更好的时间意识。,利用时间记录来确定你需要在哪里更改计划以及如何更改,不要尽力去隐瞒那些无所事事的时间，如：休息,小技巧：养成使用它们的习惯；它们非常有启迪作用。,15,合理安排工作,以恰当的方式,把握控制权,时间管理需要你更多地把握你一天的时间（甚至是你的一生）。,然而，在你的工作时间里，许多事情你无法控制，例如：,客户需求,他人要求的会见,度假,事故,紧急事件,故障,疾病,天气,交通,天意,你还剩多少时间去做本职工作，时间充足吗？,16,合理安排工作,以恰当的方式,把握控制权,你所能控制的时间通常取决于：,你的工作,如何你的工作是给客户提供服务，那么你的日子里将会充满各种琐事,你,如果你想与每一个人做朋友，那么你不得不为此耗尽时间（见第4447页的猴子）,如果你确实想把握人生：,完成时间记录的训练,学会说“不”,开始处理各种琐事,学会疏减压力,17,合理安排工作,以恰当的方式,小心猴子,一个人不管多忙，被他人奉承而为他人做事还是很容易的。通常这些,事与你的工作毫无瓜葛。（也许你对这些事感兴趣，或是你满足于被人呼,来唤去！）,每当我们对这些请求说“是”的时候，我们就收集了另一只“猴子”，也就,是，一个由别人引起的问题。（谁为谁工作？）,此外，“猴子们”会吃光我们的空余时间；在做完本职工作后所剩余的,时间。,18,合理安排工作,以恰当的方式,处理猴子,“接受猴子”一般意味着你面临一个问题。同时，你也在防止别人采取,主动，而是你自己在处理问题。,可以如下方式处理猴子：,1、当它们发生时就处理它们。（如果你能帮忙就说“是”，或者如果你,不能就说“不”）,2、别让它们超出你所能处理的范围。,3、以面对面或通过电话的方式帮忙（应避免避免备忘录或电子邮件的方式）。,4、仅用指定的方式帮忙：“来，看我这么做”,5、约定下次：“试一试，不行再回来问我。”,小技巧：永远别说：“我来，你别管了。”,19,合理安排工作,以恰当的方式,学会委托,在那些不得不以更少的资源达到更多的目标的日子里，人们常常容易,忽视委托的技巧。,为何要委托？,给你更多的时间去做重要的工作,栽培和激励员工,因为别人也许比你更能胜任,什么会阻止你这样做：,不能或不愿放手,不想；喜欢造成一种过度操劳的印象,害怕；别人会犯错或脱颖而出,喜欢做这工作；喜欢使双手“沾满污垢”,消耗时间；自己做通常更简单,20,合理安排工作,以恰当的方式,你会委托吗？,回答,1、你工作所花费的时间比周围的人更多吗？是 否,2、你是否会花费工作时间来帮别人干他们自己可以干的事？是 否,3、到工作截止期限，你是否有一堆未完成或是困难的工作？是 否,4、你是否在细节上比在制订计划和监管上花费更多的时间？是 否,5、当别人可以做得跟你一样出色时，你是否因为兴趣而埋头苦干呢？是 否,6、你是否因为对他人的能力缺乏信心，而不愿让他们承担更多的责任？是 否,如果你对每一项的回答都是“是”，那么注意下面的忠告。,21,合理安排工作,以恰当的方式,什么样的情况下可以委托,是：,日常事务以及次要的决定,为了达到一连串的成就而完成工作,别人可以完成得更好或成本更低的工作,否：,工作中的主要责任,没有指导或前例的任务,确实是该你做的、却是令人厌恶的任务,委托意味着给别人以自由和权力，用他们的方式完成工作，而且确信成功。,记住,22,合理安排工作,以恰当的方式,怎样进行委托,把可以委托的事做成一个列表,选择有能力的、愿意做的、对它们感兴趣的人,解释进行委托的原因和希望达到的目标,放开权力，保留责任,让员工自由安排；你确定最后期限,把工作负责到底,需要时帮忙，而不是像间谍那样监视他人,尽早投入时间进行解释/教练；这到最后是有用的,需要已完成的工作；不要接受问题，但要接受解决问题的建议,总是相信他们可以完成得很好,记住聪明人从失识中吸取教训,23,合理安排工作,以恰当的方式,你是否耽搁了？,你是否有把工作推后的习惯？这将会导致：,烦人的事或日常工作使你感到不再有挑战性,需要打的电话和需要做的决定变得越来越难,你将对新的工作或计划感到无处下手,硬着头皮面对使你生活变得困难的人或事,你知道这些工作必须做，同时任由自己不时地推迟一些工作，惊人的,时间、精力和创造力在这种过程中被消耗掉了。,小技巧：问你自己，在这种时候你应当避免做些什么。,24,合理安排工作,以恰当的方式,延误产生应做些什么,做些事（任何事）开个头，你将从中获得快感,如果是一项巨大的工程或计划，那就每天做一点,如果工作包含创造性，那就当你处于最佳状态时再做,如果是令人讨厌的工作（如：归档），当你状态最差时做,（工作）完成时犒劳一下自己,改掉拖延的习惯，问题初露苗头时更易解决,小技巧：看看“必做”列表，挑最难的事先作之后你会觉得前景一片光明。,25,