会计继续教育会计电算化 第二章 会计软件的操作要求课件.doc

第二章会计软件的操作要求 电算化会计核算基本流程通用账务处理模块基本操作通用会计报表模块的基本操作工资、固定资产核算模块的基本操作应收、应付模块基本操作第一节电算化会计核算基本流程 一、手工会计核算流程缺点：数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大二、电算化会计账务处理流程（一）系统初始化系统初始化主要包括建立账套、设置操作员及权限、设置会计科目等内容。（二）日常账务处理流程日常账务处理主要是根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。1.编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式。（1）手工编制完成记账凭证后录入计算机。（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。（3）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。2.凭证审核在电算化环境下，凭证审核是由负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。会计核算软件可根据审核情况进行自动控制，已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员直接进行修改。未通过审核的凭证，不能进行记账。3.记账在电算化环境下，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，有计算机按照记账程序自动进行的。电算化会计核算流程中的记账有以下特点：（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；（2）同时登记总账、明细账和日记账；（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。4.结账手工会计核算流程中，结账工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系，因此结账工作可以作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。在会计期末，对指定月份进行结账。如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账。上一个月未结账，下一个月不能记账。结账后，不能再输入当月的记账凭证。三、电算化会计报表处理流程会计报表第一次使用时，也存在报表初始化的问题。所谓报表初始化，就是新建报表、定义报表格式、设置报表参数、定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。完成报表初始化后，报表的日常使用主要有报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印等。电算化会计报表处理流程的内容包括：（1）报表格式定义；报表格式定义主要包括涉及报表表格、定义单元属性等，通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。其设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、定义组合单元、定义单元属性等。（2）报表公式定义；由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。主要有取数公式、审核公式和舍位平衡公式定义。（3）报表数据生成。四、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别一句话：只要凭证正确，在软件的帮助下，会计人员轻松的就可以完成记账等一系列工作。第二节通用账务处理程序模块基本操作账务处理模块是会计信息系统的核心和基础（大脑）。一、系统初始化系统初始化是会计电算化非常重要的一项工作，它是整个会计电算化工作的基础。系统初始化主要包括以下内容：（一）建立账套新建账套是在建账向导的指引下进行的，通常确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。会计软件具有多账套管理功能，但是账套号必须唯一；账套名称是用于识别账套所属的会计主体，在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用，所以一般使用单位名称；账套路径是指账套文件在计算机存储器中的存储位置；科目级次和编码按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”的原则进行设置，一般应按行业预置会计科目；会计软件一般提供多种会计期间界定方式，我国规定会计年度实行公历年度，会计期间一般采用自然月份，账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间，由单位根据实际情况设置。建账过程中设置的基础参数对整个账套至关重要，某些参数一旦没置，在完成新建账套后将无法修改。因此必须结合实际情况，认真仔细做好新建账套工作，保证建账过程正确无误。（二）设置操作员及其权限岗位及其权限设置一般在系统初始化时进行，平时根据人员变动可以进行相应调整。操作员的设置及其权限管理，应按照内部控制制度对岗位分工的要求，严格贯彻不相容职务分离的原则，授予不同用户相应的操作权限。操作员设置是为了解决“谁”可以合法的进入会计电算化系统。会计软件一般都有一个默认操作用户，如“Admin（用友）”、“Manager（金蝶）”等，首次进入通常只能以默认操作用户登录，然后可根据需要进行增加、修改或删除用户组及其用户等操作。为了防止非法登录，保障系统安全，在实际工作中，每一个操作员都应该设置登录密码并定期或不定期更换。权限设置是为了解决操作员可以“干什么”的问题。所有操作员都只能在授权范围内操作，绝不允许越权操作。一般账套主管（电算主管或会计主管）拥有账套的最高操作权限。（三）设置辅助核算项目会计核算软件在一般会计核算的基础上，还提供辅助核算功能。对于需要进行辅助核算的各类项目，应当事先进行设置，将各个项目类别和具体项目的信息录入计算机，才能在其他设置和日常核算中使用项目信息。辅助核算项目一般包括部门设置、项目档案设置、往来单位设置等。（四）设置外币及其汇率对于有外币收支的单位，应按照实际外币收支增设相关外币币种及其汇率，以便于进行外币原币核算和期末的调汇工作，全面反映会计主体的经济业务。（五）设置会计科目主要有如下内容：1.会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）一级会计科目名称必须要符合国家会计制度规定的标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广；（2）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接，在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据；（3）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求，凡是报表中所用数据，需要从账务处理模块中取数的，必须设定相应的科目；（4）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整，不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料；（5）设置会计科目要注意保持相对的稳定。2.会计科目设置内容（1）会计科目编码。手工方式下，会计科目通常采用文字的形式来表示，这种用文字表示的形式对计算机处理来说存在着诸多不便，用科目编码的形式便于反映会计科目的性质，也便于电算化的账务处理。如表所示。电算化表示手工账表示科目编码科目名称名称注释2221应交税费应交税费一级账户（总账账户）222101应交增值税应交税费-应交增值税二级账户（明细账户）22210101进项税额应交税费-应交增值税（进项税额）三级账户（明细账户）22210105销项税额应交税费-应交增值税（销项税额）三级账户（明细账户）22210106已交税金应交税费-应交增值税（已交税金）三级账户（明细账户）设置会计科目编码的时候要注意以下问题：必须按照科目级次的先后次序建立。首先应该从一级科目开始，逐级向下设置明细科目；科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致；科目编码通常用数字（或英文字母）等来表示，不得使用一些无意义、无秩序性的字符，如&、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索；科目编码必须与科目名称一一对应。（2）会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。在设置科目名称时应注意：科目名称不能为空；科目应避免重名，以免影响科目运用的准确性；科目名称的设置必须严格按照会计制度（会计准则）的规定，做到规范化、标准化。（3）科目类型。科目类型是指该科目属于资产、负债、共同、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。在财政部颁发的会计制度（会计准则）中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1、2、3、4、5、6，分别代表资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类科目。（4）科目属性。科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。包括设置会计科目的余额方向，设置外币核算科目，设置数量核算科目，以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。3.会计科目设置注意事项增加科目时的注意事项新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科目没有上级科目；如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额产生时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。修改科目时的注意事项科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目已使用；如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误；若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。删除科目时的注意事项科目已经使用，就不能被删除；科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误；若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。（六）录入科目期初余额。为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的手工账目的期初余额录入到会计电算化系统中。在录入科目期初余额时要注意如下问题：1.若企业是年初建账，则期初余额等于年初数；2.若企业是年中建账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方发生额与累计发生额计算清楚，也就是说，此时录入科目期初余额时，需录入年初余额或建账月份的月初余额，以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额；3.若科目有辅助核算，应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入；开展了辅助核算的会计科目的期初余额不能直接录入，应该录入辅助项目的期初金额，然后由系统自动计算生成该会计科目的期初余额；4.录入科目期初余额时，应注意调整有关科目的余额方向，如果借贷方向不能改变，可在数据前加“-”表示与默认的方向相反。5.录入科目期初余额时一般只针对最末级科目，上级科目的期初余额通常由系统汇总所属下级科目的数据自动计算出来；6.科目期初余额录入完毕后，必须使用软件提供的功能，进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。（七）其他初始设置账务处理模块需要设置的基础信息内容很多，除上述设置以外，还包括凭证类别、结算方式、常用凭证、常用摘要等内容。二、日常业务处理系统初始化完成以后，即可以进行日常业务处理。也就是根据相关的会计业务资料，利用会计软件完成凭证的编制、审核、修改、查询、记账和相关证账的查询打印输出工作。（一）填制凭证记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文即凭证体部分。1.凭证头部分（1）凭证类别与凭证编号。录入凭证时，首先应按在初始化时设置好的凭证类别代码或名称进行选择。在确定凭证类别后，一般账务处理模块会按凭证类别的不同按月对凭证进行自动连续编号。录入凭证类别及编号时要注意：凭证编号由凭证类别编号（或凭证类别名）和凭证顺序号共同组成，例如转字0002等；不同类别的凭证每个月分别从1号开始连续编号；凭证号作为记账凭证的标识，按会计制度要求，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号断号。（2）凭证日期。也就是录入记账凭证的日期，包括年月日。输入记账凭证时，必须输入凭证日期。由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以输入凭证日期时要注意：凭证日期应随着凭证号的递增而递增，不能小于前张凭证的日期；凭证日期不能超过（晚于）系统日期。（3）附单据张数。指所编制记账凭证所附原始凭证的张数。附单据张数应根据录入记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。但并不是所有的记账凭证都有附件，如更正错账的凭证、期末结转损益的凭证就没有附件。2.凭证体部分（1）摘要指对发生的经济业务内容的简述。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。摘要的输入可以在录入凭证时根据经济业务内容用键盘输入，也可以在系统初始化时对常用的摘要内容定义好，当输入凭证摘要时，根据经济业务选择相应的摘要。（2）科目输入会计科目时，该会计科目必须在系统初始化会计科目设置中已经设置，且必须是最末级明细科目，不能有非法对应科目。如果所输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的各项内容。（3）辅助信息对于要进行辅助核算的科目，系统会自动弹出辅助信息资料输入界面提示操作用户输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算、数量单价以及银行结算信息等。（4）金额即该笔分录的借方或贷方发生额。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的基本原则。因此，保存每张凭证之前，系统将自动进行借贷平衡检查，以保证数据的正确。如果不平衡，将给予提示并要求修改，直到平衡为止。录入凭证的金额要注意，由于金额分为借方金额和贷方金额两栏，所以每条分录的金额要么在借方，要么在贷方，不能在借贷双方同时存在。另外，每条分录的金额均不能为零。会计软件通常都提供了自动完成最后一条分录金额的功能。“ = ”（二）凭证审核为确保登记到账簿的每一笔经济业务的真实、正确和可靠，记账凭证必须要经过审核。无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，都经过了人工的操作处理，都需要经过审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对凭证录入员填制的记账凭证进行合法性和正确性检查，主要包括审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确、内容是否完整等，其目的是为了防止舞弊的产生。在账务处理模块中，所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账。在这个过程中要注意如下问题：审核凭证与填制凭证不允许是同一个人，只有具有审核权限的人员才允许进行凭证审核工作；审核人员发现错误或有异议的凭证，不得直接进行修改，必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核；凭证审核签章后，不能直接对其进行修改和删除，必须取消审核后才能修改和删除；要取消原审核签章，即将该凭证变为未经审核的状态，则必须由审核人员自己进行。记账凭证的审核可根据情形选择单张审核或是成批审核。单张审核是由审核人员逐张检查记账凭证并逐张签审核章；而成批审核是由审核人员执行成批审核功能，由会计软件在后台自动审核所选全部未审核记账凭证，并成批签审核章。（三）凭证的修改如记账凭证发现有错误，应根据凭证的不同状态运用不同的更正方法予以修改。在进行修改时，一般应在记账凭证的来源处由制单人员本人进行更正，即手工键盘录入的凭证应由制单人员本人在凭证模块进行修改，采用自动转账功能机制生成的凭证应由执行自动转账功能的操作员重新生成正确凭证，由其他子模块编制传来的凭证应返回由该模块的凭证生成编制人员重新修改编制。1.凭证填制保存后未经审核等任何签章在此种状态下，凭证上只有制单人员一人的签章，可由制单本人找到需要修改的凭证，将光标移到需要修改处进行修改并重新保存。2.凭证保存后已有审核等签章但未记账凭证保存后经过审核等操作员处理签章，此时凭证上有除制单人员外多个签章责任人，不能对错误凭证进行直接修改，应利用取消功能消除审核等操作员的签章后方可进行更正并重新保存。3.凭证已记账记账后发现凭证错误，不能修改凭证。虽然会计软件一般都提供了取消审核记账等逆向操作功能，但对于此类差错不推荐采用这种方法进行更正。为了给审计留下线索，提供审计轨迹，应采用冲销凭证或补充凭证的方法进行。（四）查询凭证在编制记账凭证过程中，可以通过查询功能，对凭证进行查看，以便随时了解经济业务的发生情况，保证凭证的正确性。所有的记账凭证都将集中到凭证处理模块，所以在凭证模块不仅可以查询到凭证模块填制的凭证，也可以查询到模块生成的凭证。（五）记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附的原始凭证逐笔汇总登记有关的总账和明细账。在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作人员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。为了保障记账顺利，减少差错，在记账过程中需要注意以下的问题：（1）在记账过程中，不得中断退出；（2）上月未结账，本月不能记账；（3）证记账后，发现错误，只能用冲销凭证法或补充凭证的方法进行修改。记账后，如果确有特殊需要，可以利用系统提供的反记账功能恢复到记账前状态。这一功能只有账套主管（电算主管）才有权执行。（六）账簿查询在会计核算软件中，会计账簿可随时根据需要生成以提供查询或者输出。查询账簿，需要设定查询条件，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。账簿查询主要包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助核算账簿的查询输出。其中，总账的查询可以由科目余额表代替。需要注意的是，在电算化环境下，部分会计账簿的查询可以选择是否将未记账凭证数据计算在内。利用此功能，会计人员可以在记账前得到会计账簿的预期数。但是，现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。三、结账每月月底都要进行结账操作。结账操作实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化方式下，结账操作与手工方式相比简单地多，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，均由计算机自动完成。在结账前要进行下列检查：（1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。（2）月末结转必须全部生成并以记账，否则本月不能结账。（3）检查上月是否结账，如果上月未结账，则本月不能结账。（4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否已经一致，如果不一致，则不能结账。（5）如果与其他子系统联合使用，则检查其他子系统是否已经结账，如果没有，则本月不能结账。结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额，并将余额结转至下月月初。结账的时候要注意：各科目的摊、提、结转工作必须在结转前完成。结账只能由有结账权限的人进行。结账必须按月连续进行，如果上月未结账，则本月不能结账。第三节通用会计报表模块的基本操作一、会计报表模块概述（一）会计报表的结构不同会计报表的格式和内容不相同，不同会计软件的报表模板也各有特点，但是就会计报表的框架结构来讲，一般由表头、表体和表尾几个部分组成。1.表头表头通常描述报表的名称、报表编号、编制单位、编制日期、货币计量单位等内容。2.表体表体是报表的主要部分，是由表样单元（项目及项目名称）和数据单元（报表数据）组成。在报表编制过程中，表样单元输入的内容一般为文字，数据单元输入的内容为数字（数值），而且数字是通过预先定义好的取数公式自动计算生成。3.表尾表尾主要是指报表格式下方的说明及附注等，既包括文字说明，也包括部分数据。如报表附注等补充资料及制表人、会计主管、单位负责人的签章等。（二）会计报表数据来源一般来说，报表各项目的数据主要来源于总分类账和明细账，有的也来源于其他已经编制生成的报表，还有的是根据本表表内项目汇总计算得来的，甚至有的来源于诸如工资、固定资产等其他会计核算子模块。因此会计报表模块能与账务处理（总账）、工资、固定资产等子模块联用，通过报表取数公式从相应模块中提取所需数据并计算生成各种报表。（三）报表模块的基本操作流程不同的会计软件的报表处理模块的具体操作会有所不同，但是通常的报表处理流程包括启动并登陆报表模块、建立（或打开）报表、格式设计、处理数据、输出报表、保存报表并退出报表模块等基本过程。二、报表的编制操作（一）调用报表模板生成报表调用模板编制并生成会计报表主要有以下几个操作步骤：（1）启动并登录报表模块；（2）新建空白报表进行报表；（3）从菜单命令中调出报表模板操作界面；（4）选择本单位所属行业、会计制度；（5）选择将要编制生成的会计报表名称；（6）所有选择设置完成后单击“确认”按钮；（7）在弹出的提示对话框中回答“是”或“确定”，则当前空白表的格式就被模板自动覆盖。如有需要，可做适当修改；（8）计算生成所需会计报表；（9）保存报表。（二）自定义报表的编制自定义报表编制的步骤是：1.建立新的空白报表2.新表格式化格式化设置主要包括表头、表体、单元属性设置。3.报表公式设置报表公式的定义，主要包括取数公式、审核公式和舍位平衡公式定义。（1）取数公式定义报表取数公式定义是根据报表与账簿、报表内各项目、报表与报表、报表与其他系统之间的关系，将报表编制方法通过取数公式加以描述，是实现会计电算化自动处理报表数据的关键步骤。取数公式主要解决会计报表的数据来源，自动计算生成会计报表各项目的数据。即从什么地方取数、取哪些数、数据要经过哪些处理等等，经过运算这些公式就可以完成报表的编制工作。尽管不同的报表软件在公式的具体形式有所不同，但其基本思想是一致的。公式都是由操作符和操作数组成的表达式，操作符可以是+（加号）、-（减号）、*（乘号）、（除号）、（乘方）、（）（括号）等，操作数可以是常数、报表单元和系统定义的各种函数。表2-5常见的公式定义方式利用账务函数从账上取数一般有期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额等取金额数据的函数，也有相应取数量数据的账务函数。定义这些函数时通常需要指明相应的科目编码、会计期间、金额方向、账套等参数等。利用统计或数学函数取数如计数函数、求和函数、求平均值函数、求最大值函数、求最小值函数等。直接列式计算取数这类主要是针对一些小计、合计等一般加减项目的数据计算，直接使用单元和运算符号相结合的运算式子，如利润表中本期金额栏内的“利润总额=营业利润+营业外收入-营业外支出”，其取数公式就可定义为“B19=B15+B16-B17” 。为了方便用户进行报表取数公式定义，报表模块提供了公式向导功能。进入公式向导界面，依据各项目单元数据填列要求和数据源，按照系统提示，逐项回答从何处取数、哪一个会计期间、哪一个会计科目、哪一类型数据等取数条件，系统即可自动生成所需要的取数公式。利用公式向导定义取数公式的操作步骤一般为：首先选中要定义取数公式的单元；执行公式向导功能，进入公式向导界面；按照公式向导的指引，逐项设置该项目的数据源及取数条件；按向导指引设置完毕，单击确定按钮，返回报表操作界面；自动按所设条件生成取数公式并列示在公式编辑栏内；单击确认按钮，公式编辑栏内的公式即可被定义到所选单元中，取数公式定义成功。（2）审核公式定义报表审核公式定义也称为“报表勾稽关系定义”。审核公式是根据表内及表间数据之间的勾稽关系定义的，用来检查验证所编报表数据的正确性。在审核公式定义中，一个完整的审核公式由两部分构成，即公式表达式和条件不满足时的提示信息。公式表达式除了使用定义取数公式时允许使用的运算符号外，通常还会使用到=（等于）、（大于）、=（大于等于）、（小于）、=（小于等于）、（不等于）等逻辑运算符号。条件不满足时的提示信息是指使用审核公式对报表进行检查验证时，检查验证结果不满足审核公式逻辑表达式的要求而自动弹出的错误提示信息，它可以帮助用户查找并修改报表差错。如表2-4所示的利润表编制时，为了检查审核其本期金额栏内净利润计算是否正确无误，可以这样定义其审核公式：执行审核公式定义功能，进入审核公式定义界面；输入审核公式表达式“B19-B20=B21”；输入错误提示信息“净利润计算有误!”；单击确定按钮返回报表界面，审核公式定义完毕。（3）舍位平衡公式定义。当所编报表从低倍计量单位转变为高倍计量单位时（如报表计量单位由元转变为万元），即报表数据的进位，原来满足的数据勾稽、平衡关系就完全可能被破坏。因此，为了保证报表计量单位进位转变后不影响报表的数据勾稽关系和平衡关系，就需要对之进行调整。报表经舍位操作以后，重新调整勾稽与平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。其中，进行进位操作叫做舍位，舍位后调整勾稽平衡关系的操作叫做舍位平衡公式。4.报表数据生成第四节工资核算模块的基本操作企业工资核算模块是以职工个人的各项工资数据为基础，完成单位的工资计算、工资分配、工资发放等基本会计工作。一、操作流程工资核算模块操作主要包括初始设置、日常业务处理和期末处理，其操作流程如图所示。通用工资核算模块操作流程图工资初始设置操作流程工资日常业务处理操作流程二、基本操作1.部门设置2.定义职工名册3.定义工资计算项目定义职工工资计算项目就是定义工资模块核算项目的名称、类型及数据长度等。一般企业职工工资构成的基础项目包括基本工资、岗位津贴、补贴、奖金、应发工资、代扣款项和实发工资等。除了定义工资表和工资条上的工资项目外，还可以定义一些辅助项目，如请假天数等。这些项目是为工资计算和工资分配服务的，一般不在工资条上打印。4.定义工资计算公式用于定义工资项目的计算公式和工资项目之间的运算。要定义计算公式，先调出需要定义公式的工资项目，然后在屏幕提供的公式定义处输入计算公式。5.工资原始数据录入第一次使用工资核算模块前必须将所有职工的基本工资数据录入计算机，作为工资计算的基础数据。一般工资计算的基础数据可以分成三种情况：一是固定数据，如基本工资、岗位津贴等；第二种是变动数字，如请假天数、考勤记录、生产统计等；第三种是计算数字，如病事假工资、应发工资、实发工资等，这部分数据可以由系统自动计算产生。工资固定数据又可以分为两种情况，一是对所有职工都一样的固定数据，一种是每名职工各自的固定数据。前者如计件工资中的单位工资、日工资等，后者如职工的基本工资等。6.工资变动数据输入工资变动数据是指每个月份都要更新的数据，这些变动数据在每次进行工资计算之前都要输入计算机，用来执行工资计算。由于职工工资与考勤、水电费等因素有关，因此，每个月都需要进行职工工资数据的调整。7.工资计算、工资汇总（1）工资计算工资计算工作是计算机自动完成，核算软件根据初始设置工作中定义的计算公式、输入的工资原始数据和工资变动数据进行运算，计算出各个派生工资项目的数值。（2）工资汇总工资汇总是按部门自动进行的，每一级核算部门都可以产生各个工资项目的合计值，软件从最低级部门向上级部门逐级进行汇总，直至产生该单位总的汇总表。8.工资分摊工资费用分摊的目的是将工资费用记入有关部门的成本项目，对于企业，每月编制的工资分配凭证基本上是一致的，不同的只是分配入账的数据项。所以可以一次性定义工资分配凭证，每月由计算机自动生成汇总凭证。工资计算、汇总完毕后，就可以进行工资的分配和各种经费的计提，编制记账凭证，传递到总账模块。9.工资报表输出工资数据处理结果最终是要通过工资报表的形式反映。工资报表一般有工资发放表、工资汇总表、工资统计表、工资费用分配表、工资分析表等。在实务中，一般按习惯打印出工资发放表，以便领款人签字之用；打印出工资汇总表和工资分配表，以便工资发放之用；打印出工资条或工资卡，以便领款人存档之用。10.月末结转工资核算是按照月进行的，当月工资计算、汇总、入账完毕后，要进行数据备份，将备份数据妥善保存。同时将当月数据经过处理后结转至下月。实务工作中，目前普遍采用由银行代发工资的形式，所以企业还需要将工资核算结果提供给银行有关部门。一般银行都会提出数据的标准格式，因此，月末企业要根据需要将数据转换成银行要求的标准格式并传送至银行。第五节固定资产模块的基本操作固定资产模块主要完成单位固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反应固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，并输出相应的增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。一、操作流程固定资产核算模块操作主要包括初始设置、日常业务处理和期末处理，其操作流程如图所示。通用固定资产核算模块操作流程二、 基本操作1.固定资产分类设置固定资产分类设置包括固定资产分类编码、固定资产分类名称、固定资产类别的折旧属性、常用折旧方法、预计使用年限、预计净残值率。常见的折旧方法一般分为平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法。商品化会计软件一般都将这些常用的折旧方法预设置在系统中，用户在进行固定资产分类设置时，对应项目只需选择即可。具体的增加操作在后面的软件操作中会涉及到，在此不在阐述。续表固定资产类别编码固定资产类别名称分录对应入账科目01购入借：固定资产贷：银行存款02投资者投入借：固定资产贷：实收资本03接受捐赠借：固定资产贷：营业外收入04盘盈借：固定资产贷：以前年度损益调整05在建工程转入借：固定资产贷：在建工程06融资租入借：固定资产贷：长期应付款07出售借：固定资产清理累计折旧贷：固定资产08盘亏借：待处理财产损溢累计折旧贷：固定资产09投资转出借：固定资产清理累计折旧贷：固定资产10捐赠转出借：固定资产清理累计折旧贷：固定资产11报废借：固定资产清理 累计折旧 贷：固定资产12毁损借：固定资产清理累计折旧贷：固定资产2.固定资产变动方式设置固定资产变动方式设置（本质：账务处理的应用）固定资产核算初始设置固定资产核算日常业务操作流程3.固定资产使用部门设置部门设置包括部门编码、部门名称、对应折旧科目。4.固定资产折旧方法设置固定资产折旧方法是自动计提折旧的基础。影响固定资产折旧的因素主要有四个：固定资产的原值、固定资产净残值、固定资产减值准备和预计使用年限。5.录入固定资产原始卡片原始卡片的录入主要包括以下内容：固定资产编号、名称、资产类别、原值、使用年限、变动方式、使用状况、净值、累计折旧、折旧方法、总工作量、净残值率、净残值等基本信息。6.固定资产变动输入固定资产的变动主要包括增加、减少和变动三类。固定资产增加固定资产增加的处理类似于固定资产原始卡片的录入，也就是增加一张新的固定资产卡片。固定资产的减少资产在使用过程中，由于各种原因（如毁损、出售、盘亏等）退出企业，此时要做资产减少处理，即新增一张固定资产减少单据。固定资产的变动固定资产发生原值的增减、部门的转移、使用状况的变动、折旧方法的调整、累计折旧的调整、工作量的调整、净残值率的调整、类别的调整等情况，均可以通过输入各种变动单进行处理。固定资产的变动需要增加变动单据，输入相关信息后，保存变动单据。7.计提折旧自动计提折旧是固定资产核算模块的主要功能之一。利用系统的“计提折旧”功能，自动生成折旧分配表和记账凭证，并自动完成将凭证传递到总账的工作。8.固定资产账查询固定资产输出信息包括账簿、折旧表、汇总表和分析表，可按需进行多种方式的组合查询，也可根据用户需要自定义动态账簿。9.月末结账固定资产生成凭证传递至总账模块后，即可结束当期业务处理。月末结账每月一次，结账后当期的数据不能修改。第六节应收模块基本操作在不同的财务软件中，应收款的核算与管理采取了不同的设计方案，基本上有3种模式：一是作为独立的系统，与销售管理系统、总账系统集成应用；二是作为销售管理系统的一个功能构成应用；三是作为总账系统的一个辅助功能应用。本节主要是针对第一种模式进行讲解，但是无论哪种形式，其基本操作大体上是相同的。一、操作流程应收账款核算基本操作流程如图所示。二、基本操作1.应收账款账龄区间设置为了对应收账款进行