武汉市东湖旅行社会计软件应用报告.doc

武汉市东湖旅行社会计软件应用报告

1 公司设定
1.1 武汉市东湖旅行社的经营范围和所属行业简介
武汉东湖旅行社位于武汉市武昌区东湖路173号，是一家以国内旅游者为主要市场、以中近程旅游和散客、团体旅游为主要业务的国内旅行社。
武汉东湖旅行社，经武汉市旅游局批准，工商局注册登记，具有独立法人资格的专业化旅游公司，是拥有全国服务网络，全国统一服务电话的旅游服务企业。该旅行社承办武汉市各地酒店订房,订票租车等业务,同时还可以根据需要开展休闲旅游,商务考察,夏令营及户外探险等活动项目。经多年发展，该旅行社拥有大批优秀的专业人才，行成了以航空售票，酒店、车队、旅游接待为一体，为旅客提供“吃、住、行、游、购、娱”的全线完善的旅游配套服务。近些年来，经过自身不懈努力以及在各协作单位的大力支持下，以优质的服务，良好的信誉，赢得了广大游客和同行的信赖，现已成为湖北省旅游业一支专业特色的旅游生力军。
1.2 武汉市东湖旅行社的规模和组织架构
武汉东湖旅行社成立于2005年，注册资本50万，年营业收入500万左右。目前有员工35人，其中具有助师资格的会计人员1人、具有会计上岗证书的出纳员1人。因为武汉市东湖旅行社属于小型企业，在总经理，副总经理下设办公室，人力资源部，财务部，导游部，接待部，计调部和外联部等部门，总经理负责本旅行社的质量管理工作，确保旅行社各项工作安全、高效、运转正常。要严格管理旅行社财务，保证财务运转正常，对财务报表的真实性负全责。副总经理对总经理负责，做好具体分管工作，协助总经理处理公司内外事务，在总经理出差期间代行总经理之职。公司的组织架构如图1-1所示。2008年，该旅行社使用自行研制开发的电脑系统销售东湖旅游产品，做到“散客天天发，一个人也能游天下”便利的散客即时预订服务，为众多散客及背包客提供了便捷的服务，也使该旅行社的盈利大幅提高。同时，近些年来，东湖旅行社与武汉各高校签订协议，推销其“快乐游”，“自由人”等特色旅游产品，也得到了广大高校学生们的青睐。

图1-1 组织架构
对其中几个重要的部分进行具体工作内容和活动范围进行分析和解释，详细了解武汉市东湖旅行社在接受订单业务环节中所涉及到的相关部门。
外联部：负责市场开发、组织客源和产品销售；规定计划期间内的经营目标，把握所需耗费的资金，确定具体销售策略，为旅行社的接待安排提供可靠的依据。
计调部：负责与旅行社、酒店的联系沟通工作；负责本社旅游团队住房、用餐、用车、导游服务等接待工作；同时，做好团队有关单据的收发和登记工作以及团队档案整理工作。
接待部：安排导游接待；组织导游培训；协助处理因导游原因而产生的质量问题。
导游部：接待来武汉观光旅游的各旅游团体、零星散客，组织本地区各旅游团体、零星散客外出观光旅游；为来往旅游团体或个人提供旅游线路咨询，代购机、车、船票。
1.3 武汉市东湖旅行社的业务特点和业务流程
旅游业具有综合性。旅游业是集行、游、住、吃、购、娱等服务为一体的综合性大产业，其综合性是由旅游活动的综合性决定的。这种综合性的特点，同一个旅游目的地对旅游业必须实行全行业管理。发展旅游业的根本目的是为了取得经济效益，旅游业本身就是由旅行社业、以饭店为代表的住宿业和交通客运业等众多的以盈利为目的并进行独立核算的经济组织构成的。因此，经济性是旅游业最根本的属性，是旅游业的核心和实质。武汉市东湖旅行社的业务流程可以大概分为六个部分，如图1-2所示。

图1-2 业务流程图
1.3.1 无计划收客
业务解释：收客后直接交给其他旅行社接待，即不用自己安排接待计划的订单；外联部收客，计调部安排其他旅行社接收订单；财务核算该订单利润，审核收入支出。
软件中的操作流程：组团中心―→组团散客―→无计划收客―→新增订单（可在新增页面直接安排接收订单的同行社，并分别录入跟游客和同行社的结算价）―→确定后递交财务―→订单进入财务管理的组团收入／组团支出，并核算利润
1.3.2 同行散客
业务解释：同行社收的散客。由旅行社总部做好发团计划，将团队信息交给同行社，由同行社帮助收客，收到订单后交给旅行社总部进行计调安排，出团。回团后导游报账，财务审核应收，审批应付，核算团队利润。
软件中的操作流程：同业中心―→同行散客―→新增同行散客团队计划（分长线、短线）―→同行社登陆系统查看出团计划，收客后录入订单―→总部在同业中心汇总查看订单，在计调中心进行具体安排，各项支出进入财务管理的组团支出栏目―→订单同时进入销售收款栏目，进行应收款的登记―→财务管理中核算团队利润
1.3.3 组团散客
业务解释：组团社收的散客订单。由计调做好收客计划，门市收客，然后计调对订单进行具体安排，出团。回团后导游报账，财务审核应收，审批应付，核算团队利润。
软件中的操作流程：组团中心―→组团散客―→新增散客团队计划（分常规散客和特殊散客：常规散客意为有固定发团周期的散客团）组团中心的散客计划会同时进入门市收客栏目―→收客后在组团中心或门市收客栏目录入订单，并可汇总查看订单数―→在计调中心进行具体安排，各项支出进入财务管理的组团支出栏目―→订单同时进入销售收款栏目，进行应收款的登记―→财务管理中核算团队利润
1.3.4 地接散客
业务解释：地接社收的散客订单。由计调做好收客计划，然后收客，收到订单后计调进行具体安排，出团。回团后导游报账，财务审核应收，审批应付，核算团队利润。
软件中的操作流程：地接中心―→散客订单―→新增散客计划（分常规散客和特殊散客：常规散客意为有固定发团周期的散客团）―→收客后在此录入订单，并可汇总查看订单数―→在计调中心的“地接拼团”对多个订单进行拼团―→计调中心的“地接团”对拼成后的新团进行具体安排，各项支出进入财务管理的地接支出栏目―→订单同时进入销售收款栏目，进行应收款的登记―→回团后导游报账完毕后，在计调中心中点击“递交财务”，即可在财务管理中核算该团队利润
1.3.5 组团团队
业务解释：组团社收的团队订单。由业务员对客户报价，成交后收录订单，计调对订单进行具体安排，出团。回团后导游报账，财务审核应收，审批应付，核算团队利润。
软件中的操作流程：报价中心―→组团报价，新增报价单―→成交后的报价单自动进入组团中心的组团团队―→确认订单―→在计调中心可对该团队订单进行具体安排，各项支出进入财务管理的组团支出栏目―→订单同时进入销售收款栏目，进行应收款的登记―→财务管理中核算团队利润
1.3.6 地接团队
业务解释：地接社收的团队订单。由业务员对客户报价，成交后收录订单，计调对订单进行具体安排，出团。回团后导游报账，财务审核应收，审批应付，核算团队利润。
软件中的操作流程：报价中心―→地接报价，新增报价单―→成交后的报价单自动进入地接中心的独立团队―→把该订单加上团号―→在计调中心的地接团可对该团队订单进行具体安排，各项支出进入财务管理的地接支出栏目―→订单同时进入销售收款栏目，进行应收款的登记―→财务管理中核算团队利润
1.4 武汉市东湖旅行社的财务特点和记账流程
武汉市东湖旅行社很早就已经认识了信息技术在旅游业中的重要性。它率先在国内建立了较有影响的电脑实时预订系统，通过该系统的使用，成功地降低了营运成本，提高了工作效率，在内部运作中很快显示出了准确、迅速、方便的规模化统一操作优势。记账即是当前会计期间所有已审核的原始凭证和记账凭证登记总分类账、明细分类账、日记账和备查薄等账簿的过程，如图1-3所示。

图1-3 记账流程图
我们都知道，经济业务发生后，首先要填制会计凭证，会计凭证可以反映经济业务，然而会计凭证数量多，又很分散，每一张会计凭证只能反映一个业务，不能集中反映某一时期经济活动的全貌，不能连续、系统、全面地反映和监督一个单位经济活动引起的资产和权益的增减变动情况。这样就不能很好地发挥会计的职能，这是会计凭证反映经济业务的不足之处，也是记账的原因，这就要求会计核算要通过记账把分散在会计凭证上的数据进行分类、整理和汇总，登记到账薄中去，为经济管理提供系统、完整和综合的会计核算数据，以加强经济管理。
2 通用财务软件在武汉市东湖旅行社的应用和比较
因为武汉市东湖旅行社为小型企业，业务量相对来说也比较简单，所以从众多会计软件中选了金蝶KIS专业版和用友进行各项业务操作，同时熟悉会计软件在旅游业的财务核算具体操作，加强会计核算的操作能力，提高对会计软件的了解，分辨出各个软件的优缺点，找出适合企业的会计软件。
2.1 金蝶财务软件在武汉市东湖旅行社中的应用
2.1.1 操作过程
第一步，新建帐套。在开始一个月的业务时，需要根据武汉市东湖旅行社的财务特点和状况来新建帐套。在建立帐套的时候要输入该公司的名字，如图2-1-1所示。

图2-1-1
第二步，系统初始化。根据武汉市东湖旅行社期初的相关数据来对帐套初始化，当新建一个账套以后，要进行系统初始化才可以启用账套。系统初始化首先要进行参数设置，科目设置和录入初始余额，如图2-1-2所示。

图2-1-2
完成系统参数设置后，接下来进行会计科目、币别、凭证字、计量单位等基础资料的设置。在引入会计科目时，要注意若旅行社从业人员在100人以下，年营业收入在1000万元以下的，在中华人民共和国境内不对外筹集资金的，其属于《小企业会计制度》的适用范围，因而武汉市东湖旅行社因按照《小企业会计制度》进行核算。如图2-1-3所示。

图2-1-3
根据武汉市东湖旅行社的实际需要设置会计科目，因为金蝶科目设置模板和本旅行社有些区别没有明细科目，如：银行存款的各个银行的明细核算等，所以我们需要将没有的会计科目加入进去，即新增会计科目，如图2-1-4所示。同时还应根据企业核算特点修改会计科目，例如，应收账款科目的设置应该勾选往来业务核算。

图2-1-4
第三步，初始化完成后，开始设置权限。如前面资料所述，因为本公司会计凭证录入者为尤伟嘉01，审核员为尤伟嘉02，记账员为尤伟嘉03，所以我们要据此来设置相应的权限，如图2-1-5所示。

图2-1-5
第四步，录入记账凭证。账套启用以后，要开始进行账务处理，账务处理的第一步就是根据实际发生的经济业务录入凭证。公司的权限设置完成后，更换操作员为尤伟嘉01，并开始进行相应的业务处理和凭证录入。其中，因为张某2013年1月5号在武汉市东湖旅行社购买了当天从南昌到上海的机票，向旅行社支付了购买价款共490元。所以就做了如下的记账凭证，如图2-1-6所示。
由于本企业是小型企业，每月凭证应及时汇总、审核并过账，这样才可能在各种明细账内查询到其相关信息。金蝶软件再输入科目的时候，需要根据已有的科目选择，并没有更加快捷的输入方式，因而在填制会计凭证时要注意会计科目末级科目的输入。
第五步，记账凭证审核。在审核凭证的时候要注意，审核人和制单人要是不同的操作员，这样才能减少舞弊的可能性。因此要要换身份审核，更改操作员为审核员尤伟嘉02。因为需要谨慎，所以凭证最好一张一张审核，在审核时为了提高效率也可以进行批量审核，审核结果如图2-1-6所示。

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图2-1-6
第六步，凭证过账。凭证审核完成，没有错误后可以进行凭证过账。过账就需要进行过账和和凭证检查了，更改操作员为尤伟嘉03，开始过账并对需要的凭证检查，如图2-1-7所示。

图2-1-7
第七步，损益结转。公司的所有损益类科目都已经输入完毕了，因为月末需要结账，所以更改操作员为主权限人员尤伟嘉01，并进行期末结账。损益结转完成后，会自动生成损益结转有关的转账凭证，还要进行再次对凭证进行审核和过账。
第八步，报表与分析。结转完成后，所有的凭证过账完成后就完成了账务处理部分，资产负债表和利润表根据末班自动生成了。但是本企业还应根据应经生成的模板进行调整，是格式和编报的数据符合本企业的要求。例如在一些长期项目为零，企业不发生的业务的项目应从报表格式中去除，来精简报表的格式。生成报表后，完成了一个会计循环的核算。
2.1.2 应用体会
在使用金蝶KIS专业版核算本企业的业务时，我感受颇多。金蝶KIS专业版的模块化程度高，在一个模块中聚合了多种功能，我们只需要记忆少量的功能模块的使用方法就能完成全部工作。但在使用该软件时，我也遇到了一些困难。例如在实际操作中，金蝶的科目设置界面无法完整显示各个科目的从属关系，在凭证录入时很麻烦，不能显示科目代码也不可以直接输入科目名称，在输入数字后不能按回车键，这些给工作带来一些不便。

图2-1-8
而金蝶KIS专业版的也存在许多优点，其画面设计标准，美观大方，如图2-1-8所示。业务流程设计清晰，账簿报表一目了然。同时，借助核算项目，可以实现对往来账的管理，为企业的长期、快速发展提供良好的经营环境。使用金蝶KIS的往来管理，可以及时的了解公司的往来信息，做出正确的财务判断，提高经济效益。实现对企业财务活动的事中控制。金蝶KIS专业版不仅帮助财务核算人员极大的简化了日常工作，而且要为财务管理人员提供管理决策的平台。金蝶KIS的财务分析功能，可结合自定义财务分析报表，以账务核算数据为基础，采用专业的财务分析方法，对企业当前财务状况、经营成果进行评析，并且以图表等方式直观的展现出来。通过对企业财务活动的事后分析，对企业未来财务状况、经营成果进行预测，从而为企业财务决策提供正确的依据。
2.2 用友财务软件在武汉市东湖旅行社中的应用
2.2.1 操作过程
第一步，新建账套。首先要在系统管理中增加用户，增加帐套主管尤伟嘉01，总账会计尤伟嘉02，出纳尤伟嘉03，如图2-2-1所示。然后和金蝶KIS一样要以管理员身份新建账套。打开用友的“系统管理”，建立新的账套。由于旅行社可接待国外游客，涉及外币核算在建立账套时应勾选外币核算。在编码设置方面，考虑到应收和应付等科目需要明细账所以科目设置为4-2-2的方案，客户分类编码设置为1-2-3的方案。并同时启用相应的模块，在本例中，由于旅游业主要是财务核算、应收应付核算和固定资产核算，所以启用这三个模块。

图2-2-1
和金蝶KIS一样，对于用友软件内的操作员，还要进行权限的设置。要赋予尤伟嘉02为120号账套的“总账会计”权限，赋予尤伟嘉03 “出纳”权限（包含出纳签字权限）。如图2-2-2所示。

图2-2-2
第二步，系统初始化。首先根据企业实际情况录入部门，人员及客户档案。要打开企业应用平台，以帐套主管尤伟嘉01的身份登录120号账套。在录入部门档案信息时，可以根据武汉市东湖旅行社的实际情况和组织架构来分类。还要注意的是，在分类的设置上要注意之前的编码设置，进行合理的分类会有利于日后业务发生的处理。如图2-2-3和图2-2-4所示。

图2-2-3 图2-2-4
同时，要设置外币核算，凭证类别及收付结算方式。在本例中，我们把凭证分为三类，收款凭证，付款凭证和转账凭证，注意限制科目和限制类别的设置，其中转账凭证的限制类型为凭证必无，如图2-2-5所示。外币核算增加美元和港元，其结算方式包括现金结算、现金支票结算、转账支票结算等。

图2-2-5
另外，还要指定会计科目，将会计科目1001指定为现金科目、会计科目1002指定为银行科目。因为只有指定了会计科目才能进行出纳签字，才能进行相应的银行日记账、现金日记账的查询。还要对总账核算进项相关设置，由于该本企业属于小型企业，会计部门人数不多，所以不禁止成批审批，可以加速账务处理审核的速度。
新建账套完成后要进行系统初始化。在初始余额录入完成后，进行试算平衡，试算平衡后完成系统初始化。在录入过程中，因为此软件的科目设置和本公司有些区别，所以同金蝶KIS一样，需要增加和修改相关会计科目，如图2-2-6所示。

图2-2-6
第三步，账务处理。完成试算平衡后，开始进行账务处理，首先是根据实际发生的经济业务进行凭证录入。凭证录入时于金蝶KIS专业版会计软件基本相同。由于我们之前已经完成了该公司的权限设置和凭证字号类别设置，要更换操作员为尤伟嘉02，并进行业务处理和凭证填制。因为在本月12日公司有这笔业务：武汉市东湖旅行社组织旅行团15人赴云南七日游，住宿服务费用为每人每天150元人民币，东湖旅行社已通过银行承兑汇票支付全部款项，所以操作员尤伟嘉02需要作出如下的记账凭证，如图2-2-7所示。

图2-2-7
第四步，凭证审核和签字。凭证录入完成后要进行凭证的审核，在审核时要注意，制单人和审核人不能使同一个人，要用尤伟嘉01的身份进行审核和签字。由于该企业为小企业，在审核时可以采取成批审核，可以提高工作效率，本月12日发生的业务，其审核和签字的结果如图2-2-7所示。另外注意，出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，因而所有出纳凭证应由出纳员尤伟嘉03签字。
第五步，凭证记账。凭证审核完毕没有错误以后要把凭证进行记账，这时要更换操作员以总账会计尤伟嘉02的身份登入。为了提高工作效率，应该选择多张记账。
第六步，期末结账。用友软件在期末设置结账，这时的操作员应为尤伟嘉02，,然后操作员按照向导完成即可，如图2-2-8所示。

图2-2-8
第七步，生成报表。凭证记账完成后，可以在UFO报表中生成报表。在本例中，根据武汉市东湖旅行社的特点可以利用会计报表模板生成资产负债表和利润表，根据企业实际业务去掉一些不会发生的项目。还需要对公式进行修改，要把视图设置为“显示公式”状态下，当在录入关键字后则可执行数据的报表重算。最终按标准模板下的利润表格式生成的报表，如图2-2-9所示。

图2-2-9
2.2.2 应用体会
使用用友软件核算本企业的业务时，我感触颇深。用友软件的主要是针对大中型企业，其初始化和设置都相比于金蝶KIS繁琐一些，例如用友软件对科目的管理是以科目编码为依据的，如果科目编码设置错误的话，后患无穷。另外，在凭证填制的界面设计上，相对于金蝶KIS，用友的字体偏小而且不是很美观，这会使长时间工作的财务人员的容易产生视觉疲劳和眼睛不适。其易用性也比不上用友，尤其是快捷键的键位安排上不如金蝶人性化，比如常用的新增保存凭证都再不容易找到的位置，不方便操作。
不过用友软件也存在许多优点，首先，其核算比较全面，虽然操作起来比较繁锁，但是这也体现出用友软件设置的严密性。其次，在输入记账凭证和修改会计科目等方面也很有自己特点，比如支持很多键盘的快捷键。另外，报表子系统功能非常强大，可以完全自定义的各种设置生成符合企业需要的报表。而且取数公式使用起来方便，能够从不同关联报表取数，也方便同一类报表的汇总。
2.3 不同财务软件在武汉市东湖旅行社适用性评价
2.3.1 金蝶KIS专业版软件和用友U8软件的比较
两款软件对比

金蝶KIS财务软件
用友u8财务软件
品牌
金蝶财务软件的品牌效应较好，知名度大。
老牌的财务软件，国内名气最大
适用企业
中小型企业
大中型企业
系统许可模式
按模块购买
套装产品
购买价格
6999/套（1用户），7999/套（3用户），9999/套（5用户）
按模块购买，模块基础价格
总账13000 UFO 5600
业务模块
总账账务处理、工资、固定资产、仓库管理，出纳管理、往来管理、报表与分析等等
总账、往来管理、出纳管理、工资管理、固定资产、UFO报表等等
具
体
操
作
对
比

建立账套
在账套管理下建立，输入基本信息即可。
建帐简单，采用向导式，只需回答几个问题就可以建立一完整帐套。但建立账套时间过长，容易发生死机。
初始化
必须进行结束初始化工作，且结束后不能修改期初数据，如想反初始化则将删除和取消所有日常处理。

启用的第一个月未结账，随时可以修改期初数据，且不会对日常数据造成任何影响。
凭证录入
凭证录入简单，界面友好，快捷图标安排合理。
支持较丰富的快捷键，界面相比较不太好看。
界面
图形化，简洁明快的色调让人感觉较好。
文字较多，看起来有专业精神。
报表生成
功能简单，但较符合天方食品集团的现状，使用方便。
UFO报表模块，功能非常强大，格式设置较为复杂，需要，适合大型企业。

金算盘9iERP软件在模块分类上比金蝶KIS标准版软件更为详细，主要分为了总账、应收应付账款、和现金银行，这对上海春秋旅行社来说，日常业务的处理更加便捷。上海春秋旅行社是一个典型的旅行社，在日常业务中接受订单，处理订单和执行订单中工作量很大，较为详细的操作流程和管理流程能够使处理的会计信息更加准确，有助于管理者的统一管理和分配，更及时更系统的反应核算信息和核算内容。而金蝶软件只是统一分配在账务处理模块，显得很单一，功能的话就显得明显的不足。
金算盘9iERP软件的财务预算模块是金蝶软件所没有的，我们都知道，财务预算对于一个企业的经营管理、决策管理、事中事后控制有着至关重要的意义。财务预算是反映某一方面财务活动的预算，如反映现金收支活动的现金预算；反财务预算与分析映销售收入的销售预算；反映成本、费用支出的生产费用预算、期间费用预算；反映资本支出活动的资本预算等。综合预算是反映财务活动总体情况的预算，如反映财务状况的预计资产负债表、预计财务状况变动表，反映财务成果的预计损益表。金算盘所提供的这项功能，为上海春秋旅行社在决策管理控制方面提供了很大的便利和帮助。
金蝶KIS标准版软件只是提供简单的财务报表信息，不能够进行较为详细的分析，而金算盘软件具有财务分析模块的功能，能够对上海春秋旅行社在会计期间的会计信息、财务报表进行数据分析，得出一个更好的结论，有助于旅行社在后期的会计期间进行业务工作、管理控制上进行调整。
2.3.2 两种软件对武汉东湖旅行社业务符合性评价
金算盘9iERP软件在功能模块上更符合上海春秋旅行社的业务管理和业务执行，能够更好的进行财务预算、财务分析，更为强调旅行社财务核算的管理理念。满足事前预算、事中控制和事后分析的财务管理需要。在系统的管理方面，提供了严密的数据安全保护和访问权限控制。在业务流程方面，提供业务流程重组以适应企业的业务流程变更。强大的报表取数公式向导所提供的丰富的取数公式定制各种特殊的财务、业务报表，不仅提高了期末报表的效率。
上海春秋旅行社在日常经营中业务量相对来说比较繁琐，金算盘9iERP软件能够更好的进行管理，使得日常经营更为井井有条，金蝶软件的单一核算功能，不能更好地实现会计信息化和会计管理信息化。所以在财务核算过程中，金算盘软件的优势比金蝶软件的优势更为明显。
3 武汉市东湖旅行社业务订单数据流图设计
在设计并实施旅行社信息系统之前，首先必须进行系统的分析，以便充分了解和掌握企业业务和数据的流程，合理地设计和调整数据业务过程和实现信息管理功能之间的联系。在业务上，旅行社的各部门是由计划数据流和财务数据流串接起来的，从发生的时间顺序上来看，计划数据流（即订单产生）在前，财务数据流在后，如图3-1、图3-2所示。

图3-1 旅行社接受业务订单流程

图3-2 核算业务订单数据流图
信息系统的功能结构图是依据系统分析的信息流程图的所需过程处理转化和归并优化而形成其对应的功能模块，反映系统具有的主要功能。在各功能模块结构下，通过相应的相对独立的软件模块实现所需的功能：价格管理子系统、报价组团子系统、计划调度子系统、财务核算子系统、地面接待子系统 、票务管理模块，如图3-3至3-6所示。

图3-3 报价组团

图3-4 地面接待子系统流图

图3-5 财务核算子系统流图

图3-6 计调部业务数据流图