采购流程图.doc

采购管理架构图

非仓储管理物
品订购作业
P16

存货控
制及管理

非仓储管理
物品验收作业
P16

合约采购
订约作业
P03

询、比、议
价作业
P02
订购变更
作 业
P06

采购计划
P01

请购作业
P01
到货追踪
作 业
P08

验收作业
P09
应付帐款
作 业
P13
是
合 格 ?

订购作业
P04、P05
否

验收不符作业
P10、P11

非仓储管
理物品请
购作业P14

进口作业
P07

索 赔 ?
否

是

索赔作业
P12

询比议价作业
流程图P01
采购单位
财务单位
供货商资料卡
新厂商?
依请购品名、规
格找供货商寻价
是
否
否
是
合约采购 ?
下合约采购订约作业

依核决权限送呈签
核并选定订购厂商
依核决权限送呈签
核并选定订购厂商
请购单 2

询比议价 1
呈核表
询比议价 2
呈核表
送会计
存档备查
询比议价 1
呈核表
2

否
是
超过询价
有效期限 ?
否
是
首次采购 ?
否
是
超过额度 ?
依请购品名、规
格找供货商寻价
下订购作业
下订购作业
寻找三家以上供
应商询、比议价
填询比议
价呈核表
1
请 购 单
上承存货控制及
管理 - 请购作业

P02 - 2
合约采购订约作业
流程图P02
采购单位
测试单位
自 存
送品管单位作为
进料验收之依据
承认书 3
样品
承认书 2
依财务管理用印申
请作业办理用印
单位主管签核
将测试结果填入
是
否
A
合 格 ?
质量测试

合约书

送交供货商
询比议价 1
呈核表
合约书
(复印件)
存档据以登入
供货商档案及
办理采购事宜

送行政单位存盘

合约书
承认书 1
询比议价 1
呈核表
合约书
(复印件)
存档据以登入
供货商档案及
办理采购事宜

合约书
会同行政单位法
务人员订定合约
财务主管签注意见
依核决权限送呈签
核并选定订购厂商
2

询比议价 1
呈核表
承认书 1
样品
单位主管签核
3
2
1
承认书
承认书与规格书
样品测试 ?
是
否
询比议价
A
大宗采购或
专案性订购
下订购作业

P03 - 3
订购作业
流程图P03
采购单位
供货商
会计单位
请购单 1
询比议价 1
呈核表
存档备查
输入计算机
核 对
存档备查
请购单 2
1
订购单
请购单 2
取自档案
确 认
自 存
2
订购单
下接到货
追踪作业
送仓除单位依编
号顺序存盘备查
3
订购单
4
订购单
下接国外
订购作业
根据核定之供应
商发出订购单
国外采购 ?
否
上承询比议价作业
依核决权限送呈签核
4
3
2
1
订购单
请购单 1
询比议价 1
呈核表
是

P04- 2

国外订购作业
流程图P04
采购单位
会计单位
采购单位
国外厂商
下 单
2
订 购 单
存档备查
取自档案
存档备查
请购单 2
1
订购单
P05 - 2
核 对
拟制发票
拟制发票
下接进出口作业
2
订 购 单
取自档案
下接到货
追踪作业
送请购单
位存档
3
订购单
4
订购单
2
请购单
发出订购单
4
3
2
1
订购单
上承订购作业

订购变更作业
流程图P06
采购单位
会计单位
请购单位
供货商
取自档案
P06 - 2
异动事项通
知单(复印件)
存档备查
输入计算机
核 对
1
请购单
订购单 1
异动事项通
知单(复印件)
置于原订购
单下存档
登入供货商记录表
下接到货追踪作业
订购单 4
异动事项
通知单
自 存
异动事项通
知单(复印件)
异动事项通
知单(复印件)
依核决权限送呈签核
异动事项
通知单
依询比议价作
业办理比议价
价格变更?
是
否
根据变更项目填
异动事项通知单
4
订购单
上承到货
追踪作业
接获供应
商通知

进口作业(一 )
流程图P06
国外厂商
进出口单位
财务单位
信用状
申请书
信用状
申请书
注：如为T/T则无信用状申请书
注
存 檔
有关单
据文件
数日后取回有
关单据文件
向开状银行
开立信用状
支票
依一般费用报支作业取得支票或取款条
支付凭单
支付凭单
FOB TERMS ?
CIF TERMS ?
是
是
否
否
海(空)
运安排
填写支付凭单
投保
备妥信用状
申请书
与财务单位
协商开状银行
是
否
T / T ?
拟制发票
单位主管签核
上承国外订购作业

P07 - 2

进口作业(二)
流程图P06-1
国外厂商
进出口单位
财务单位
报关行
请报关行代缴
缴费通知
报关文件
报关文件
送验收单位
作为验收核
对之依据
向海关
提货
下接验
收作业
进口货物到货通知
进口文件
进口文件
至开状银行赎
单取回文件
准备文件交
报关行办理
报关提货
依财务管理一般费
用报支作业向财务
单位申请关税款
赎单文件
备具赎单
所需文件
信用状
否
是
相 符?
依财务管理一般费用报支作业向财务单位申请赎单用款
装船文件

装船文件
(副本)
取自档案
要求国外厂商补运
装船通知
装船通知
通知保险公司
核 对
报 关
支票

P07- 3
到货追踪作业
流程图P07
采购单位
否
下接验收作业
是
如期交货 ?
下接订购
变更作业
填写异动事
项通知单
查核及督促
交货进度
进货日报表
存 檔
4
订购单
异动事项
通知单
上承订
购作业
上承订购
变更作业
上承国外
订购作业

P08- 2

验收作业
流程图P08
门禁人员
仓储单位
品管单位
采购单位
P09- 2
送会计单位归档
下接应付
帐款作业
合格?
据以转销定购
单及连络客户
存档备查
否
是
下接索赔作业
扣款/退货?
验收单 2
验收单 2
验收单 1
验收单 4
抽验样品?
验收单 1
异动事项
通知单

送货单
来自厂商
发票 3
4
材料
商品
送货单
下接品质验
收不符作业
下接数量验
收不符作业
填验退通知单
送会计单位据
以核对入帐
存放适当储位
登入材料卡并按编号顺序存盘
是
是
订购单
相符?
发票 2
2
上承到货
追踪作业
上承进
口作业
是
数量核对
否
否
否
单位主管签核
入厂登记并通知
收料单位
3

3
检验后签注检验状况并填入进料检验日报表
材料/商品
4
取自档案
P10-2

数量验收不符作业
流程图P09
仓储单位
通知采购联络厂
商补货或扣款
依实收数填验收单
办理质量检验
办理退货
是
短交
超交
下接验收作业

下接验收作业
否
拒 收 ?
超交数办理退货
数量不符
上承验收作业
超(短)交 ?
否
超交数拒收 ?
是

P10 – 2

质量验收不符作业
流程图P10
品管单位
生管单位
仓储单位
采购单位

办理退货
送生管单位据以规划制程

存档备查

存档备查
下接验收作业
下接存货管理作业—进料退出折让作业
退货
换货
验收单 4
验退通知单 2
3
2

填验退通知单

单位主管签核
上承到货
验收作业
验退通知单 1
验退通知单 3
转销订购单及通
知厂商处理
验退通知单 1

P11 - 2

质量验收不符作业─特采
流程图P10-1
使用单位
仓储单位
品管单位
采购单位
P11 - 3
填特采认证单
生产计划
需求用料

验收作业
上承品质验
收不符作业

验收作业
特采认证单
相关单位签注意见

存档备查

下接索赔作业

登入材料卡并存档

转销订购单及联络客户
特采条件 ?
否
是
特采认证单
特采认证单

登记特采及标示

特采品
验收单 3
特采认证单
验收单 2
特采认证单

索赔作业
流程图P11
采购单位
送会计单位填折
让单或索赔款收
入入帐事宜
下接应付
帐款作业
送交厂商
存档备查
1
索赔通知单
3
索赔通知单
特采认证单 2
验退通知单 2
验收单 2

2
索赔通知单
单位主管签核
1
索赔通知单
2

3

填单通知会计单位索赔内容及项目
补足数量或
以折让扣款
将公证报告影印寄
给厂商及保险公司

公证报告
找公证行公
证并出报告
是
进 口 ?
否
通知厂商
2
验收单
验退通知单 2
特采认证单 2
取得数量及品
质不符验收单
上承验
收作业
上承品质验
收不符作业

P12- 2

非仓储管理物品请购作业
流程图P12
请购单位
采购单位
会计单位
下接询比
议价作业
2
请 购 单
存档备查
1
请 购 单
存档备查
3
请 购 单
依核决权限
送呈签核
3

2

1
请 购 单
开 始
依实际需求
填写请购单

P12 - 2

非仓储管理物品之订购作业
流程图P14
采购单位
会计单位
请购单位
下接国外
订购作业
是
国外采购 ?
否
存档备查
请购单 2
1
订购单
作为验收核
对之依据
3
订购单
核 对
2
请购单
取自档案
依编号顺序存盘，并跟催供
应商如期交货
，下接验收作业
送供货商
确 认
依核决权限送呈签核
4
订购单
3
订购单
2
订购单
1
订购单
根据核定之供应
商发出订购单
请购单 1

询比议价 1
呈核表
上承询比议价作业

2
订购单
4
订购单

P15- 2

非仓储管理物品之验收作业
流程图P15
门禁人员
验收单位
请购单位
送会计单位据
以核对入帐
送总务单位
存档备查
请购单位
存档备查
物品
存放适当位置
送还总务单
位办理退货
相 符 ?
是
否
质量验收
物品
3
订购单
2
订购单
1
验收单
1
验收单
1
验收单
1
验收单
送货单
3

发 票 2

送货单
3

依核决权限送呈签核
2
发 票
请购单 1

4
订 购 单

取自档案
3
订购单
2
订购单
1
验收单
填写验收单
否
是
相 符 ?
下接数量验
收不符作业
核对数量
物品
3

入厂登记并通
知验收单位
发 票 2

送 货 单
上承订购作业

P17 – 2
应 付 帐 款 作 业
流程图P12
采 购 单 位
会 计 单 位
取自档案
输入计算机打印传票(总帐系统)
下接财务管理-
出纳支出作业

应付帐款明细表
定期打印应付帐款明细表
付款日前打印该项应付帐款明细表
据以入帐后依编号顺序存盘
有关凭证

传 票
单位主管签核
有关单据
验收单 1
进货明细表
核 对
传 票
核 对
进货明细表
特殊付款?
定期打印进货明细表及应付帐款明细表
输入计算机
(应付帐款系统)
核 对
1
验 收 单
送 货 单
发 票 2
3
验退通知单
特采认证单
索赔通知单
上承验收作业
上承索赔作业
上承验收
不符作业

P13-2

附表P09
索赔通知单
第一联 会计单位 第二联 供应厂商 第三联 采购单位

填表日期:
填表人:
编号:
情 况:
( )生产线 ( )停 线 ( )厂商自行 ( )厂商到厂内 SORTING
REWORK SORTING DELAY: HR
品名及不良原因说明:
异常日期
厂商名称
订单号码
验收单号码
数 量

异 常 时 间
异常费用(A)
基本费用(B)
总计( A+B)
停线时间( 人 Hr.)

NT$300.-

备
注
1. 单位人工小时成本为NT$300.-
2. 正本由采购保存.

核 准
财务单位
采购单位
品管单位
生产单位
供货商

P12-2