第二组作业.doc

浙江金融职业学院关于接待文秘教指委领导的方案
为了使文秘教指委的各位领导能够更全面地了解学校近期工作及学校发展现状，及时反映同学们在学习、生活、就业等方面的情况。具体接待方案如下：
一、 接待时间
2012年11月15日——17日
二、 接待地点
接送地点：杭州城站火车站
下榻酒店：汇丰大厦
三、 接待对象
文秘教指委主任XX、副主任XX及随从人员一行4人
四、 总负责接待人员
总负责：人文艺术系接待办
接待小组：文秘教研室
五、 参观地点
1. 浙江金融职业学院
2. 浙江金融职业学院汇丰大厦
3. 浙江金融职业学院文秘专业实训基地
六、 接待前期的准备工作
（一） 收到传真，协调时间，予以回复
（二） 食宿安排，至少提前半个月预订
（三） 迎接车辆安排，迎接宾客的是学院最高级别的车辆
（四） 迎宾（相关人员需提前5-10分钟到达做好迎宾工作，准备鲜花）
七、会场接待
1. 欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎文秘教指委各位领导来访”）
2. 确定接待场所并预约（根据来访人数，级别确定在汇丰大厦会议室）
3. 会场整理及布置
（1） 提前清洁并布置会场，保持空气清新，会场整齐有序
（2） 摆放会场物品
（3） 调试设备，放映相关资料
4. 联系陪同人员及讲解员
根据文秘教指委领导来访目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通。会谈开始前一小时，再次提醒相关人员。
5.会后整理
八、 浙江金融职业学院院校参观
1. 确定参观时间，固定参观路线
2. 通知相关人员做好准备，统一解说词，陪同讲解
3. 替领导及各位代表拍照纪念
4. 送领导及各位代表回到汇丰大厦休息
九、 后期工作
1. 物资整理（及时整理会场，1小时内完毕如无特殊情况），物资到位。
2. 满意度调查：通过来访者反馈，了解对本次来访满意度及改进建议。
3. 总结提升：接待完毕，组织总结会，以改善不足，提炼经验。
4. 宣传报道：重要领导来访需在24小时内进行宣传报道。
十、日程安排表
日期
具体时间
行程安排
地点
人员
备注

11月15日上午
9:00—10：00
到达城站火车站迎接
杭州城站火车站
文秘专业领导、代表
标语，以及接待礼仪
10:00—11:00
接送领导及代表到汇丰大厦休息
浙江金融职业学院汇丰大厦
文秘专业领导、代表
注意时间，安全，附送日程安排表
11:30—12:30
午餐
浙江金融职业学院汇丰大厦
文秘专业领导、代表
注意就餐礼仪

11月15日
下午
14:30—17:00
休息
汇丰大厦房间

17:30—19:30
晚餐
浙江金融职业学院汇丰大厦
文秘专业领导代表及礼仪小姐
注意就餐礼仪

11月16日上午
8:00—9:00
早餐
浙江金融职业学院汇丰大厦
文秘专业领导代表及礼仪小姐
注意就餐礼仪
9:30—11;00
参观学院
浙江金融职业学院
文秘专业领导、代表及相关人员
注意引导礼仪，讲解准确

11月16日下午
12:00—13:00
午餐
汇丰大厦接待厅
文秘专业领导代表、餐饮负责人
加置餐具，注意就餐礼仪
14:00—16:00
参观文秘实训基地
文秘实训基地
文秘专业领导及讲解人员
交流文化，促进友谊
19:30—20:00
晚餐
浙江金融职业学院汇丰大厦
文秘专业领导代表及礼仪小姐
注意就餐礼仪

11月17日上午
8:00—9:00
早餐
浙江金融职业学院汇丰大厦
文秘专业领导代表及礼仪小姐
注意就餐礼仪
9:30—11;00
召开文秘专业会议
汇丰大厦会议厅
文秘专业各位教职工
注意时间

11月17日下午
12:00—13:00
午餐
汇丰大厦接待厅
文秘专业领导、餐饮负责人
加置餐具，注意就餐礼仪
14:00—16:00
休息
汇丰大厦房间

19:30—22:00
欢送酒会
汇丰大厦宴会厅
全体接待人员及来访者
安排欢送晚会，纪念品，拍照
11月18日上午
9:00
杭州国际机场
候机楼
文秘专业领导领导、来访者及礼仪小姐
做好相关礼仪
十一.经费预算

项目
单价
数量
金额
餐费
100元/人
7/次
700
资料费用
15元/人/份
20份
300
欢送酒会
300元/人
20人
6000
接送车
150元/辆
2辆
300
标准间
200元/人
3天/4间
800
合计
8100
十二.培训事项
1、礼仪小组（要面带微笑，能准确有效地答复来访者提出的问题，训练欢迎语，负责迎宾以及做好前台工作）
2、服务员（注意言行举止，训练奉茶，陪车等有关服务工作）
3、保安（负责保安工作的培训，做好车辆及人身安全的保护工作）
4、接待时的礼仪规范及事项。
（1） 迎接来宾时要面带笑容，热情大方，讲究仪表和仪容整洁。接待来宾时，要有专门人员负责帮来宾提重的行李。
（2） 握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。应以规范姿态礼貌握手。说话时神情矜持和蔼，略带微笑。
（3） 介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须 遵守“尊者优先了解情况”的原则。介绍他 人时，先确定双方地位尊卑，在介绍尊者。
（4） 宴请时，要注重来宾的饮食习惯及爱好，尊 重来宾风俗，切忌铺张浪费，给来宾留下不 好的影响。