工程建设会议管理制度.doc

会 议 管 理 制 度一、总 则1、目的：加强公司会议管理，缩短会议时间，提高会议成效，解决实际问题。2、适用范围：工程项目建设部所涉及的各种类型会议。3、会议召开原则：精简、高效。二、 会议的分类和组织（一）、工作例会：1、总经理办公例会1.1总经理办公例会由总经理负责召集和主持，如总经理因特殊原因不能履行本职时，由总经理授权他人召集和主持。1.2总经理办公例会于每周一8：30召开，如有变动，由综合部提前通知。1.3例会会议地点为总经理办公室。1.4与会人员：领导班子成员。列席人员根据会议议题确定。1.5会议议程为：主持人宣布开会，与会人员按土建、设备、电气、办公室顺序汇报工作，提出工作中的具体问题，主持人解答问题作出总结，做具体工作的安排，形成决议。主持人根据会议议题组织进行讨论研究，形成决议。宣布散会。1.6会议记录由综合部主任负责，24小时内整理出会议纪要由主持人签发，并及时将纪要发送到与会人员，参照执行。2、工程建设工作例会：2.1副总负责召集和主持，如副总因特殊原因不能履行本职时，由副总授权他人召集和主持。2.2每周二、四、六8：00召开8：30结束，如有变动，由副总提前通知。2.3例会地点：会议室。2.4与会人员：各部门负责人及技术主管人员。2.5会议议程：主持人宣布开会，传达总经理办公例会精神及其他上级指示，各部门负责人依次汇报前日建设工作情况和本周工作计划，提出工作中的具体问题，主持人解答问题，做具体工作的安排，宣布散会。2.6会议记录与考勤由副总指定人员（固定）进行，会后四小时内整理出会议纪要由主持人签发，发送到与会人员参照执行。2.7会议主持人亲自也可指定专人负责对会议纪要进行督办。4安全例会4.1安全例会由综合部负责召集和主持。4.2每周四11：00召开，每月最后一个星期四为月度安全例会。4.3地点：公司会议室。4.4与会人员：分管领导、综合部负责人、安全主管、各单位安全员。4.5会议议程为主持人宣布开会，传达公司精神及其他上级指示，通报上一周安全、环保、治安、消防、文明施工情况，分析解决安全管理工作中存在的问题，部署下周安全管理工作重点，宣布散会。4.6会议记录与考勤由综合部指定人员（固定）进行，会后二十四小时内整理出会议纪要发送到与会人员。4.7综合部指定专人负责对会议纪要进行督办。5物资采购计划会5.1由综合部负责召集和主持。5.2每月19日14：30（冬季调整为13：30）召开。5.3例会地点：公司会议室。5.4与会人员：公司分管领导及综合部负责人、专业工程师、物资采购主管、建设单位技术主管、仓库保管员及相关人员。5.5会议议程为：主持人宣布开会，通报物资仓储情况，根据下月物资需求计划，确定采购计划，宣布散会。5.6会议记录与考勤由综合部指定人员（固定）进行。6月度总结会6.1由综合部负责召集，分管领导主持。6.2每月24日9：00召开10：00结束。6.3例会地点：会议室。6.4与会人员：公司领导、施工各单位领导，施工现场班组长以上人员。6.5会议议程：主持人宣布开会，有关领导通报上月生产经营情况及下达下月生产经营指标，解决生产经营中存在的问题，公司领导部署重要工作。宣布散会。6.6会议记录与考勤由综合部指定人员（固定）进行。7、专题会议7.1工程建设分析会由主管部门负责及专业工程师负责召集、主持并督办落实。根据专项问题轻重、缓急届时组织召开。7.2地点为三楼会议室，7.3参加人员为：主管领导、或部门领导、技术主管及相关专业技术人员。8、事故分析会按照有关制度执行。9、公司员工大会每半年召开一次，通报公司发展战略、经营状况、总结表彰先进等。由综合部组织。10、公司经营管理年度会议每年召开一次，研究、贯彻、部署公司年度工作方针和政策和计划。由综合部组织，总经理主持。（二）、会议的规定与准备1、会议召开前应事先对会议的内容、时间、地点、主持人、与会人员进行安排。2、会议召开根据工作实际需要确定，要能够解决工作中存在的实际问题。无多大作用的或可开可不开的会议，不予召开。3、会议的内容和议题要预先确定，避免开盲目性的会议。4、会议的时间、地点由会议组织部门确定。5、会议的主持人和与会人员的安排应根据会议内容和议题确定，与会议无关的或不了解情况的人员不予参加。6、应尽量避免部门会议与公司会议发生重叠；如发生重叠，部门会议须服从公司会议。7、会议一旦决定召开，应将会议内容、议题或议程、时间、地点及时通知相关与会部门或人员（工作例会原则上按例行的内容、时间、地点、主持人、与会人员组织召开，除特殊情况改期或延期，不再另行通知）。8、公司会议、部门间会议由综合部负责下发通知；部门内会议由会议部门负责下发通知。会议通知应尽可能通知到与会单位、部门负责人或与会人员本人，并做好会议通知记录。会议通知的方式：书面通知（以文件或表单形式）；电话通知。8、会议时间、地点如有变动，由会议组织部门负责通知，应提前1小时以电话方式告知与会人员，并做好电话通知记录。9、会议通知时，应同时通知会议主持人和与会人员就会议内容、议题方面做好资料的准备工作，并通知会议主持人会议议程安排和时间分配方案。10、会议如需下发文件、资料的，应在会前及时做好相关准备工作。11、会议组织部门应提前做好会场布置、座次安排工作，会议所需仪器设备亦应提前到位并调试正常。（三）、会议的召开1、会议的召开应严格按会议通知时间进行，不得无故推迟。 2、会议开始时，主持人应向与会人员宣布会议议程，与会人员应严格遵守。3、会议主持人应紧紧围绕议题按照议程安排主持会议，把握会议节奏。4、会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。5、与会人员应保持良好的会风，注意言谈举止，围绕议题按议程安排踊跃发言，发言应力求简短、切题。（四）、会议记录和纪要1、会议开始后，记录员应对会议议题、内容进行记录，对结论性发言作重点记录。2、会议记录员应在会议结束后按规定时间内整理好原始记录，形成会议纪要，并交由会议主持人签发，由记录员送达抄送人员。3、会议纪要应以年度为界限编写期号，并保证编号的连续性。公司会议纪要期号由综合部统一编定；部门会议纪要期号由相应部门编定，以月为单位报综合部备案。4、会议组织部门安排对会议议定的事项及时检查、催办，对办理情况进行检查和记录。（五）、会议考勤与纪律（一）会议考勤。1、会议考勤由会议记录员负责，所有与会人员均须按规定在签到表上签到。2、与会人员应提前五分钟到会，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可事先向会议主持人口头请假，事后须补办书面请假手续。3、会议召开后，与会人员不得随意中途退席，如特殊原因经主持人同意后方可离席。（二）会场纪律1、与会人员到会后，严禁大声喧哗或来回走动。2、迟到、中途离席者应轻声入席、出席，尽量不干扰会议进行。3、会议期间与会人员应关闭通讯工具或调为振动，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。4、与会人员应保持会场整洁，不得随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。5、与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言人求全责备。（六）、保密事项1、会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先做好保密防范措施。2、与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密义务。3、涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应在指定场所整理，并严格按照主持人签发的抄送人员进行发送。4、违反本规定保密事项按保密制度有关规定执行。（七）、附 则1、本制度施行后，凡既有的类似规定自行终止，与本制度相抵触的一律以本规定为准。2、本制度自颁布之日起施行。- 7 -