DB35∕T 795-2007 文件材料与档案鉴定工作规范(福建省).pdf

DB35福建省地方标准DB35/T 795-2007文件材料与档案鉴定工作规范2007-12-24 发布2008-01-15 实施福建省质量技术监督局发布DB35/T 795-2007目 次前言.II1 范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14文件归档鉴定.25档案进馆鉴定.36到期档案鉴定.47重要档案鉴定.48档案开放鉴定.5附录A（规范性附录）福建省国家档案馆重要档案划分指南.7附录B（资料性附录）文件归档鉴定工作单.8附录C（资料性附录）档案进馆鉴定工作单.9附录D（资料性附录）档案进馆鉴定意见书.10附录E（资料性附录）档案销毁清单.11附录F（资料性附录）重要档案鉴定意见书.12IDB35 795-2007*、i刖 R为规范我省各级国家档案馆、机关、团体、企（事）业单位及其他组织文件材料和档案鉴定工作，明确 鉴定工作的要求、程序和方法,提高鉴定工作质量，加强国家档案资源建设，提高档案信息开放水平，制 定本标准。本标准是根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国政府信息公开条例、中华人民共和国 档案法实施办法、福建省档案条例及国家有关档案工作的规范、标准，结合我省实际而编制的。本标准在编写格式上采用GBfT 1.1-2000标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写规则。本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E、附录F均是资料性附录。本标准由福建省档案局提出。本标准由福建省质量技术监督局批准。本标准由福建省档案局负责起草。本标准主要起草人:丁志隆、林真、叶仲霖、马俊凡、林忠长、赵公辅、张凤仙、时东风、甘明。nDB35/T 795-2007文件材料与档案鉴定工作规范1 范围本标准规定了文件材料和档案鉴定工作的文件归档鉴定、档案进馆鉴定、到期档案鉴定、重要档案 鉴定和档案开放鉴定。本标准适用于福建省各级国家档案馆(以下简称档案馆)以及机关、团体、企(事)业单位和其他组织(以下统称单位)的文件材料与档案鉴定工作。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的 修改单(不包括勘误的内容)或修改版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是 否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范GBC 11821-2002照片档案管理规范DA/T 28-2002国家重大建设项目文件材料归档及档案整理规范DA/T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T 2-1992科学技术研究课题档案管理规范DB35/T 507-2003档案馆工作规范国家档案局令第8号(2006)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局令第6号(2003)电子公文归档管理暂行办法国家档案局国档发(1983)14号档案馆工作通则国家档案局国家保密局国档发(1991)28号各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范 围的暂行规定中共中央组织部组通字(1991)13号干部档案工作条例国家档案局国档发(1992)3号全国档案馆设置原则和布局方案劳动部 国家档案局劳力字(1992)33号企业职工档案管理工作规定财政部 国家档案局财会字11998)32号会计档案管理办法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1 档案鉴定工作对文件材料和档案的价值、使用状况进行鉴别与判定的工作，它包括文件归档鉴定、档案进馆鉴定、到期档案鉴定、重要档案鉴定和档案开放鉴定。3.2 文件归档鉴定1DB35/T 795-2007各单位按照国家有关规定，对其在职能活动中形成、积累的各种门类和载体的文件材料进行价值和 使用状况评估与鉴别，以确定文件材料是否归档，并判定归档文件材料保管期限、公开或控制使用的工 作。3.3 档案进馆鉴定档案馆对属于档案馆收藏范围的档案（包括接收、征集、捐赠档案），在进馆前进行的价值鉴别和质 量认定，以确定其收藏价值的工作。3.4 到期档案鉴定档案馆和单位对其所保存的已满保管期限的档案进行价值鉴别，以确定其存留或销毁的工作。3.5 重要档案鉴定档案馆根据国家有关规定，对馆藏永久保存档案的价值进行鉴别，以确定馆藏重要、珍贵档案的工 作。3.6 档案开放鉴定档案馆和有关单位根据国家有关规定,分析档案内容，判定其是否向社会开放，并对涉密档案进行 解密和划控的工作。4 文件归档鉴定4.1 鉴定原则以单位职能活动为依据,从维护单位的历史真实面貌和现实利用需求出发，通过分析文件材料的内 容和文件材料之间的有机联系，鉴别、判定文件材料的价值和使用状况。4.2 鉴定对象单位在工作活动过程中形成的各种门类和载体的文件材料。4.3 鉴定要求4.3.1 正确界定文件材料的归档范围，凡是直接记录和反映本单位主要职能活动的，具有查考利用价 值的文件材料均属于归档范围。4.3.2 根据归档文件材料内容的重要性,结构的完整性，记录事物现实状况的准确性及其原始凭证性,判断归档文件材料的价值,正确划分保管期限。档案的保管期限依照国家有关规定划分。4.3.3 对于同一活动所形成的文件材料，在价值判定时应充分考虑其全部文件材料之间的有机联系。4.3.4 归档鉴定工作由单位的文书部门、业务部门和档案部门共同完成。4.4 鉴定程序和方法4.4.1 根据国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求，制定本单位文件材 料归档范围和档案保管期限表,并报同级档案行政管理部门核准后执行;专业类型文件材料的归档范围 和档案保管期限表根据有关要求执行：会计档案根据会计档案管理办法的有关规定执行；人事档案根据干部档案工作条例和企业职工档案管理工作规定的有关规定执行;建设项目档案根据国家重大建设项目文件材料归档及档案整理规范的有关规定执行；科学技术研究课题档案根据科学技术研究课题档案管理规范的有关规定执行；2DB35/T 795-2007其他专业类型档案根据相关专业主管部门和档案行政管理部门制定的有关规定执行。4.4.2 文书部门和业务部门根据本单位文件材料归档范围，鉴别、确定应归档的文件材料。4.4.3 文书部门和业务部门按照本单位档案保管期限表，逐份审查归档文件材料的内容，评价其现实 使用价值和潜在社会利用价值，确定其保管期限。4.4.4 文书部门和业务部门按照中华人民共和国保守国家秘密法和中华人民共和国政府信息公开 条例的有关规定，对需要公开和保密的文件材料做出标识，并说明控制使用的范围及解密的期限等。4.4.5 文书部门和业务部门应根据鉴定结论编制文件归档鉴定工作单见附录B（资料性附录）。4.4.6 档案部门对文书部门和业务部门的归档鉴定结果进行复查，并在归档鉴定工作单签署意见。4.4.7 归档文件材料所对应的电子文本，以及照片档案、磁性载体档案的归档鉴定的要求、程序和方 法依照本标准，其具体技术要求按照国家有关规定执行：电子文本档案根据电子文件归档与管理规范和电子公文归档管理暂行办法的有关规定执 行；照片档案根据照片档案管理规范的有关规定执行；磁性载体档案根据磁性载体档案管理与保护规范的有关规定执行。5 档案进馆鉴定5.1 鉴定原则以积累和保存国家档案资源为目的，从保存历史面貌和社会长远利用需求出发,根据档案价值、馆 藏结构并参考同类档案数量，对属于档案馆收臧范围的档案（包括接收、征集、捐赠档案）进行价值鉴别 和质量认定。5.2 鉴定对象5.2.1 属于档案馆接收范围的各单位的档案。5.2.2 征集进馆的档案。5.2.3 个人或单位向档案馆捐赠的档案。5.3 鉴定要求5.3.1 在体现单位基本职能活动和历史连续性，以及保持档案之间有机联系的基础上,全面审查接收 进馆档案的完整状况、整理情况、载体质量等，分析、评估进馆档案的完整性和系统性，及其现实价值和 潜在价值。5.3.2 接收进馆档案的完整性、系统性和整理质量应符合档案馆工作规范的有关要求。5.3.3 在反映社会发展、人文历史的基础上，结合馆臧结构、数量，以及档案自身的真实性、完整性、系 统性等质量状况，鉴别和判定征集、捐赠档案的价值。5.4 鉴定程序与方法5.4.1 根据档案馆工作通则和全国档案馆设置原则和布局方案的有关规定，以及社会利用需求，编制档案馆收藏范围、接收名册，制定接收、征集工作计划，明确档案接收质量和价值要求。5.4.2 档案移交单位逐件（卷）对准备移交进馆的档案进行鉴定，并向档案馆提供进馆档案情况说明，其内容包括移交档案的数量、内容、质量、价值的说明，档案开放、控制使用意见,涉密档案的解密意见 等。5.4.3 档案馆按照接收计划并依据各单位文件材料归档范围和档案保管期限表,对移交进馆的档案进 3DB35/T 795-2007行抽样鉴定,并填制档案进馆鉴定工作单见附录C（资料性附录）。5.4.4 有关单位应根据档案进馆鉴定中所提出的意见,对移交进馆档案存在的问题进行整改后，向档 案馆移交。5.4.5 参照国家有关规定，档案馆应对征集和捐赠的档案进行价值评估与判定，编制征集、捐赠档案目 录，并标明保管期限。5.4.6 根据档案进馆鉴定的结果,档案馆接收部门填写档案进馆鉴定意见书见附录D（资料性附录）。6 到期档案鉴定6.1 鉴定原则以优化档案馆（室）藏为目的,从现实和潜在档案利用需求出发，兼顾档案馆（室）藏的数量、结构,档 案内容、形成时间等因素，鉴别已满保管期限档案的保存价值。6.2 鉴定对象档案馆（室）保存的已满保管期限的档案。6.3 鉴定要求6.3.1 全面分析需要鉴定的立档单位历史和档案现状。6.3.2 根据档案利用需求、档案来源、内容、形成时间和数量等特征,结合效益原则，准确鉴别到期档案 中确无继续保存价值的档案。6.4 鉴定程序与方法6.4.1 制定档案馆（室）到期档案鉴定工作计划，内容包括到期档案的数量、种类、鉴定的标准、工作分 工、进度等。6.4.2 各单位应成立档案鉴定工作小组，负责到期档案的鉴定工作，鉴定工作小组由档案部门、文书部 门和业务部门的相关专业人员组成。6.4.3 档案馆应成立档案鉴定工作委员会和档案鉴定工作小组，负责馆藏到期档案的鉴定工作，档案 鉴定工作委员会可由档案、史志、社会、经济、文化等方面的专家组成。6.4.4 档案鉴定工作小组对已满保管期限的档案逐件进行鉴别，判定其是否仍具有保存价值。6.4.5 单位档案鉴定工作小组在鉴定工作结束后，编制到期档案鉴定工作报告，由本单位负责人审批 后报同级档案行政管理部门备案。6.4.6 档案馆档案鉴定工作小组在鉴定工作结束后,编制到期档案鉴定工作报告，由档案馆鉴定工作 委员会负责审查，必要时征求档案形成单位的意见，报同级档案行政管理部门批准。6.4.7 编制经批准同意销毁的档案清册见附录E（资料性附录），并依程序销毁无保存价值的档案，对 确定留存的档案进行规范整理。7 重要档案鉴定7.1 鉴定原则 以保护历史文化遗产为目的，从馆藏档案的社会、文化、历史价值出发，根据重要性、稀有性和尊重高龄档案等原则，鉴别馆藏永久保存档案中的重要和珍贵档案。7.2 鉴定对象4DB35/T 795-2007属于档案馆馆藏永久保存的档案。7.3 鉴定要求7.3.1 全面分析、评估馆藏永久保存档案的现状。，7.3.2 根据档案的来源、主题、人物、影响力、形成时间、数量、载体形式等的重要性、久远性和稀有性,分析、鉴别档案的社会、文化、历史价值，确定档案的重要、珍贵程度。.7.4 鉴定程序与方法7.4.1 根据福建省国家档案馆重要档案划分指南见附录A（规范性附录），制定本档案馆重要档案的 划分标准和范围。7.4.2 档案馆档案鉴定工作小组，根据本馆重要档案的划分标准和范围，对馆藏永久档案进行鉴别,确 定馆藏重要档案,并填写重要档案鉴定意见书见附录F（资料性附录）。7.4.3 档案馆档案鉴定工作委员会对重要档案鉴定意见进行复审、认定。7.4.4 编制馆藏重要档案清册,编写馆藏重要档案情况简介，内容包括档案的形成时间、来源、主要内 容、载体形式等特征,及其形成的社会、文化、历史等相关背景信息。7.4.5 档案馆可根据馆藏重要档案的数量、质量和影响力等状况，对档案进行分级鉴定。7.4.6 散存于社会的重要、珍贵档案的鉴定工作可参照本标准。8 档案开放鉴定8.1 鉴定原则以满足社会对档案的需求,保障公民、法人和其它组织档案利用权益，保护国家秘密、商业秘密、个人隐私为目的,分析档案内容，判断其是否向社会开放。8.2 鉴定对象8.2.1 档案馆拟向社会提供利用的档案。8.2.2 行政机关，法律、法规授权具有公共事务管理职能的组织、公共企（事）业单位档案室中拟向社会 提供利用的档案。8.3 鉴定要求8.3.1 在充分保障公民、法人和其它组织档案利用权益的基础上，直接审查档案内容，鉴别、判定向社 会开放档案的内容、范围。8.3.2 在保护国家秘密、商业秘密、个人隐私的基础上，直接审查档案内容，判定控制使用档案的内容、范围。8.3.3 在直接审查档案内容的基础上，对已满保密期限的档案进行鉴别，判定其解密或者控制使用。8.4 鉴定程序与方法8.4.1 根据中华人民共和国保守国家秘密法和各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围 的暂行规定的有关规定，制定档案馆（室）藏档案控制使用范围。8.4.2 有关单位应根据中华人民共和国政府信息公开条例的规定，确定应向社会开放的档案范围。8.4.3 档案馆应根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国政府信息公开条例的规定，确定馆 藏档案向社会开放的范围。8.4.4 档案馆在开放鉴定中，根据需要认为有必要提前开放的涉密档案,应向档案形成单位提出提前 解密的要求。5DB35/T 795-20078.4.5 档案馆（室）鉴定工作人员应逐件分析档案内容,判定档案的解密、开放或控制使用，并由档案鉴 定工作小组提出档案开放初步鉴定意见。8.4.6 档案馆（室）根据开放鉴定的具体情况,提出档案开放鉴定工作报告，必要时征求档案形成单位（部门）的意见，馆藏捐赠档案的开放必须征得捐赠者的同意。8.4.7 档案馆的档案开放鉴定工作报告经档案馆档案鉴定工作委员会审定后，报请同级档案行政管理 部门审批，并向社会公布开放档案目录。8.4.8 有关单位需要向社会开放的档案鉴定工作报告经单位负责人批准后，向社会公布开放档案目 录，并同时报送同级档案行政管理部门备案。8.4.9 档案馆对经鉴定需延期开放的档案，应按照国家规定提出延期开放的意见，并报上一级档案行 政管理部门批准。6DB35/T 795-2007附录A（规范性附录）福建省国家档案馆重要档案划分指南A1重要档案是指在不同历史时期形成的，反映某一区域政治、经济、社会、文化、历史等方面内容，对 国家、社会或某一区域具有典型意义和较高研究、利用价值的各种门类和载体的档案。A2 重要档案划分标准A2.1档案内容反映了某一时期、某一区域政治、经济、军事、文化、外交、科技、教育、艺术及社会生活 等方面的重大变化、重大事件、重要活动、重要人物的主要信息，或者具有鲜明地方特色。A2.2档案形成年代较久远或形成于某一重要历史阶段并具有典型意义。A2.3 书写技术和载体具有独特风格和典型意义。A3 重要档案划分范围A3.1反映清代及清代以前的档案。A3.2 反映民国时期中央政府重要活动的档案。A3.3 反映民国时期本区域内行政区域设立、划分,具有重要影响的政权机构、工商企业、文教机构、社 会团体等机构的创立、变更、结束，以及其他有影响活动的档案。A3.4 反映新民主主义革命时期中国共产党领导的革命斗争及其在福建活动的具有重要历史意义的 档案。A3.5 反映建国后福建省或本区域内行政区域设立、划分，具有重要影响的政权机构、工商企业、文教 机构、社会团体等机构的创立、变更、结束，以及其他具有首创意义或者具有重要影响活动的档案。A3.6 反映福建省或本区域具有全国或全省性影响的重大历史事件的档案。A3.7 反映党和国家领导人,以及不同历史时期著名人物在福建活动的档案。A3.8反映福建籍知名人物生平活动轨迹的档案。A3.9 反映闽台两地在政治、经济、文化、教育、社会、军事等方面往来活动的，具有典型意义的档案。A3.1O 反映福建籍华侨或华侨团体创业及爱国爱乡、支援国家建设等具有代表性的档案。A3.11 反映福建省不同区域、不同民族具有代表性的传统文化艺术、人文景观、民风民俗等档案。A3.12 福建省纳入世界、中国历史文化遗产和非物质文化遗产项目的档案。A3.13 具有重要文物价值的纸质和非纸质档案。7DB35 795-2007附录B（资料性附录）文件归档鉴定工作单部门名称：鉴定人:序号文号文 件 题 名价值鉴定 结论使用状况 鉴定结论密级及 期限档案部门审查意见审核人：注：1、该表为文书部门和业务部门填制,部门名称填写文书部门或业务部门名称;2、价值鉴定结论填写永久、定期的保管期限或不归档；3、使用状况鉴定结论填写主动公开、依申请公开或免于公开。8DB35/T 795-2007附录C（资料性附录）档案进馆鉴定工作单单位名称进馆档案年限年至 年准备移交 进馆档案 存在的主要 问 题 及 整改意见鉴定人员：年 月 日整改情况反馈单位（盖章）年 月 日备注9DB35/T 795-2007附录D（资料性附录）档案进馆鉴定意见书单位名称进馆档案年限年至 年接收进馆 档案基本 情 况（包括档案 数 量、质 量、系统性、完整性等）鉴定人员；年 月 日档案接收部门意见档案接收部门负责人：年 月 日备注10DB35/T 795-2007附录E（资料性附录）档案销毁清单全宗号 目录号 分类号序号案卷号文件题名档案 形成年度保管 期限页数备注注:全宗号、目录号由档案馆填写，分类号由档案室填写。批准人：销毁人：监销人:销毁时间：年 月 日11DB35/T 795-2007附录F（资料性附录）重要档案鉴定意见书档案名称档 案存 放位 置库房号 箱（架）号全宗号 目录号 案卷号 件（页）号其他存放地：档案情况简介鉴定工作小组意见鉴定人员：年 月 日鉴 定委员会意 见单位（盖章）年 月 日备注12