资源描述
深圳市金地物业管理有限公司 版本：0
GPP42-01 质量体系程序 第7页，共10页
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质量体系文件控制程序
1.0 目的
确保程序文件和作业指导书（工作手册）及时颁发，失效文件不被误用。
2.0 适用范围
适用于公司程序文件和作业指导书（工作手册）。
3.0 参考文件
无
4.0 定义
4.1 程序文件是支持质量手册及详细描述公司运作的文件。
4.2 作业指导书（工作手册）是指为了有效地完成各项工作或作业所编写的如何完成该项工作或作业的细则，主要指：操作手册；工作指令；技术资料、图纸等。
5.0 职责
5.1 公司总经理负责签发（审批）程序文件；
5.2 管理者代表负责评审程序文件及签发作业指导书；
5.3 档案管理员负责确定程序文件和作业指导书的文件编号及版本号。
5.4 档案管理员负责程序文件和作业指导书的分发、存档、失效文件的回收。
6.0 资历格或培训
执行本程序无需特别的资格或培训。
7.0 程序
7.1 文件的审核和签发
文 件 类 别
审核
签发
程 序 文 件
管理者代表
公司总经理
作 业 指 导 书
部门负责人
管理者代表
7.2 文件发放
7.2.1签发后的程序文件和作业指导书由档案管理员分配文件编号和版本号。
7.2.2程序文件和作业指导书的《文件发放范围》经管理者代表确定后交档案管理员。
7.2.3 档案管理员根据《文件发放范围》印制文件，并于文件发放前，在每本文件封面页或在文件的适当的位置加盖红色“丰泽湖物业管理公司文件控制专用章”，之后按《文件发放范围》发放文件。
7.2.4 文件持有部门/人在接收文件后，应在《文件分发及回收清单》上签收确认。
7.3 文件的修改
7.3.1 程序文件的修改
7.3.1.1 已颁布的程序文件实施过程中需要修改时，由各部门负责人初审本部门员工提出的文件修改建议，并签署《文件修改建议书》提交管理者代表审阅，管理者代表可视文件修改内容涉及范围的大小，组织相关部门人员对其进行评审，并决定是否采纳修改意见。
7.3.1.2 同意修改的程序文件按7.1签发,并由档案管理员按《文件修改建议书》在文件封面页填写修订情况及生效日期。
7.3.1.3 修改文件的发放同7.2.
7.3.1.4 程序文件修订累积满5次或因需要更改版本号时，由档案管理员更换版本号。
7.3.2 作业指导书的修改
7.3.2.1 使用作业指导书的任何员工皆可对在用的作业指导书提出修改建议，修改建议由提出人填写在《文件修改建议书》上，交部门负责人审阅，部门负责人可视文件修改内容涉及范围的大小，组织相关部门人员对其进行评审。
7.3.2.2 经评审同意修改的作业指导书按7.1签发，,并由档案管理员按《文件修改建议书》在文件封面页填写修订情况及生效日期。
7.3.2.3 修改的作业指导书按7.2分发。
7.3.2.4 作业指导书修订累积满5次的或因需要更改版本号时，由档案管理员更换版本号。
7.3.2.5 管理者代表应考虑文件的修改对质量体系的影响。
7.4 失效文件的收回
7.4.1 在发放新文件时，档案管理员应将失效文件收回，并在《文件发放及回收清单》上签名确认。
7.4.2 所有收回的失效文件，由档案管理员视情况统一销毁或加盖红色“失效”印章后当稿纸利用，失效文件之原件由档案管理员加盖红色“失效”印章后保存20年。
7.5 档案管理员负责拟制、更新和保存程序文件和作业指书之《 文件目录及状况清单》。
7.6 公司管理层每年至少应对质量体系文件的适应性进行一次评审，并识别是否有修改或改进的需要。
7.7 文件及表格编号规则
7.7.1 程序文件及其表格编号规则
7.7.1.1 程序文件编号规则
´´´ ´´-´´
顺序号（阿拉伯数字）
对应质量体系标准条款号（阿拉伯数字）
代表GPP、GPO
其中GPP代表公司级程序文件
GPO代表部门级程序文件
7.7.1.2程序文件表格编号规则
´´´´´-´´
. .. ´-F´
附件号
表格版本号
同程序文件编号
7.7.2 作业指导书及其表格编号规则
7.7.2.1 作业指导书编号规则
´´´-´ ´´-部门代号（若部门中有次级部门则为次级部门的代号）。
作业指导书序号
作业指导书类型（Q：清洁；L：绿化；S：设备；W：维修；B：保安；X：消防；若无类型之分则用O表示。）
GPI（表示作业指导书）
7.7.2.2 作业指导书表格编号规则
´´´-´´´-部门代号
码 .´-F´
附件号
表格版本号
同作业指导书编号
7.8 文件的传阅
文件持有人有责任将收到的文件交本部门有关员工传阅，并由传阅人在《文件传签单》上签字确认，以示传阅。
8.0 记录
8.1 《文件发放范围》、《文件分发及回收清单》、《文件修改建议书》由档案员保存至文件作废。
8.2 《文件传签单》由部门资料员保存一个月。
8.3 最新的程序文件和作业指导书之《 文件目录及状况清单》由档案管理员保存三年。
9.0 附录
9.1《文件修改建议书》
9.2《文件发放范围》
9.3《文件分发及回收清单》
9.4《 文件目录及状况清单》
9.5《文件传签单》
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C:\My documents\ISO9001\gpa\Gpa1.0.doc
GPP42-01.1-F2
文件发放范围
第 页，共 页
文件编号 / 生效日期
分发数量
部门
签发
备注
注：不需发放文件的部门，则“分发数量”栏不需填写。
GPP42-01.1-F3
文件分发及回收清单
第 页，共 页
¨程序文件 ¨作业指导书
序号
文件名称或编号
生效日期
页码
数量
接收部门
接收人
回收数量
回收人
备注
GPP42-01.1-F4
文件目录及状况清单
第 页，共 页
序号
文件编号
文件名称
版本状态/日期
版本状态/日期
版本状态/日期
版本状态/日期
版本状态/日期
版本状态/日期
版本状态/日期
版本状态/日期
备注
GPP42-01.1-F1
文件修改建议书
¨程序文件 ¨作业指导书
文件 编号
文件名称
版本
修改理由
原 内 容
修改建议
因文件修改而涉及的相关连文件：
修改建议人/日期：
部门负责人/日期：
审核人意见
签名： 日期：
签发人
签发日期
生效日期
说明：1.修改的程序文件由管理者代表负责审核，总经理负责签发。
2.修改的作业指导书由部门负责人负责审核，管理者代表负责签发。
GPP42-01.0-F5
文 件 传 签 单
文件编号
文件名称
版本
修改条目
页数
传
阅
人
签
名
说明:
1.如属文件的修改版但未换版本号，则由部门兼职资料员在“修改条目”栏填写本次修改的条目序号。
2.如属初版文件或换版文件的，修改条目填写“初版”或“换版”。
3.传阅人签名时应同时注明时间。
4.部门兼职资料员最后签名并保管此单。
深圳市金地物业管理有限公司 版本：0
GPP42-02 外来文件程序 第1页,共10页
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作业指导书编号规则
xx-GPI- ´ ´´
作业指导书序号
作业指导书类型（英文字母，若无类型之分可用O作代号）
（表示作业指导书）
部门代号（若为次级部门之作业指导书则为次级部门的代号）。
例如：PO-GPI-O 01
第一份作业指导书
无类型
作业指导书
供电服务中心代号
外来文件控制程序
1.0 目的
保证公司对外来文件的正确选定和有效使用。
2.0 适用范围
本程序适用于对外来文件的管理。
3.0 参考文件
3.1 《档案管理控制程序》。
4.0 定义
外来文件是指党政机关、金地集团公司或由其它途径得到的法律法规、标准及其它文件(如顾客提供的图纸等)。
5.0 职责
5.1 管理者代表负责外来文件使用的审批。
5.2 部门负责人负责外来文件的识别、获得和审核。
5.3 公司档案管理员负责外来文件的发放、回收、归档、保管和销毁。
6.0 资格和培训
执行本程序不需特别的资格或培训。
7.0 程序
7.1 外来文件的识别和确定。
7.1.1公司各有关部门负责人可根据所提供服务的项目、档次、工作需要、国家或行业的有关规定等来识别和确定本部门使用的外来文件。
7.1.2公司各部门负责人应及时与技术监督局、其它政府有关部门等联系获取外来文件并及时跟踪外来文件的更新情况。
7.2 外来文件使用的审批
7.2.外来文件使用前需交管理者代表审查其适用性并审批，管理者代表亦需要审批《外来文件使用及下发清单》，以控制外来文件的分发。
7.3 外来文件的发放
7.3.1公司档案员根据《外来文件使用及下发清单》填写《外来文件使用通知单》随外来文件一起发放。
7.3.2 外来文件发放前，公司档案管理员应在每份文件加盖红色“选用”印章。
7.3.3 文件持有部门在接到文件后，应在《外来文件使用及下发清单》上确认。
7.3.4 各部门负责人应保证外来文件在本部门的贯彻执行和妥善保管。
7.3.5 原则上由公司档案管理员负责保存外来文件原件，对于特殊的外来文件（如技术性法规）须经公司档案管理员登记备案后，使用部门方可办理借阅，以便跟踪。
7.4 外来文件更新处理
7.4.1有关部门负责人应及时跟踪有关外来文件的更新情况，当外来文件更新时按7.1-7.3.2规定办理。
7.4.2 新版外来文件发放前，档案管理员须收回所有旧版文件。
7.4.3 收回的旧版文件由公司档案管理员统一销毁，外来文件原件由公司档案管理员加盖“作废标识后保存10年。
8.0 记录
8.1 最新的《外来文件使用及下发清单》由公司档案管理员保存。
8.2 《外来文件使用通知单》由部门兼职资料员保存至文件作废之时。
9.0 附件
9.1 《外来文件使用及下发清单》
9.2 《外来文件使用通知单》
外来文件使用及下发清单
序号
来文号
来文名称
审批人
使用时间
使用部门
下发数量
接收人
回收时间
交还人
档案管理员
备注
GPP42-02.1-F2
外来文件使用通知单
:
公司决定自 年 月 日采用 (来文单位)
(来文文号) (来文名称)。具体采用内容:
请遵照执行。
特此通知。
深圳市金地物业管理有限公司办公室
年 月 日
深圳市金地物业管理有限公司 版本：0
GPP42-03 计算机及数据程序 第17页,共10页
GPP55-02 外来文件控制程序 版本： 0
版本号
修订情况
生效日期
起草： 职务： 日期：
审核： 职务： 日期：
签发： 职务： 日期：
深圳市金地物业管理有限公司
计算机及数据控制程序
1.0 目的
控制计算机软硬件的安装、使用及日常维护，保证公司内部电子数据资料的完整性和正确性。
2.0 适用范围
本程序适用于公司内部计算机软硬件及其数据的管理控制。
3.0 参考文件
无。
4.0 定义
最新过期软件——指过期的，不再使用的软件中最新版本的软件。
5.0 责任
5.1 主管副总经理负责指定软件开发人员，审批软件调试结果。
5.2 部门负责人负责审核部门员工使用电脑资料的权限。
5.3 系统工程师负责用户注册申请的审批、用户管理、系统软硬件的维护。
5.4 系统操作员负责系统数据的录入和报表的打印及数据备份。
5.5 数据采集员负责采集准确、有效的原始数据。
6.0 资格或培训
系统操作员及用户必须接受相关系统操作的培训。
7.0 程序
7.1 电脑软件开发、引进
7.1.1 主管副总经理指定专人负责电脑软件的开发、引进。
7.1.2 系统工程师负责对已开发或引进的电脑软件进行安装和调试。
7.1.3 系统工程师调试后拟定软件引用及调试报告，报主管副总经理审批。
7.1.4 经审批通过的电脑软件，由系统工程师负责正式安装。
7.1.5 软件安装盘由系统工程师保管。系统工程师应将所有现用软件的所有版本记录在《主软件清单》中。
7.2 电脑软件的更新
7.2.1 系统工程师根据实际需要提出软件更新的计划，报主管副总经理审批。
7.2.2 获批准的更新计划按7.1.2～7.1.5程序执行。
7.2.3 启用新版本软件后，旧版本软件即告废除，并在《主软件清单》备注栏内注明废除时间。
7.3 用户管理
7.3.1 用户使用电脑系统，由用户编号及口令控制。
7.3.2 公司员工申请使用电脑应用软件或变更使用权限应填写《用户注册申请表》，经所在部门负责人审核及系统工程师审批，以确定其使用权限及使用起止日期。
7.3.3 系统工程师应填制并保存《用户编号清单》，以记录用户编号、姓名、职务、使用权限、起始日期与终止日期。
7.3.4 如有员工调离公司，办公室人事管理员应及时书面通知系统工程师终止相应用户的使用权。
7.3.5 系统工程师按书面通知终止用户的使用权。
7.4数据管理
7.4.1 系统操作员定期进行数据备份，两次备份时间间隔不得超过6个月。
7.4.2 数据备份软磁盘由系统操作员至少保存三年。
7.4.3 原始数据凭据由系统操作员保存，半年以后交公司档案室存档备查。
7.4.4 系统操作员负责拟制、更新和保管《备份数据清单》。
7.4.5 系统工程师对《备份数据清单》进行检查、核对。
7.5电脑维修管理
7.5.1 系统工程师于每月5日前对电脑系统进行例行保养、维护，保养维护内容包括但不限于：
a)杀病毒。
b)磁盘保养(包括磁盘扫描、整理内容)。
7.5.2 系统工程师应监督电脑软硬件的运行并解决安装、运行中出现的所有问题。
7.5.3 电脑系统出现故障，系统工程师应采取措施排除故障或联系供应商进行维修。
7.5.4 电脑数据出现混乱，系统工程师应设法恢复并重组数据，尽量减少损失。
7.5.5 系统工程师对电脑系统所采取的保养或维修措施都应作《电脑维修保养记录》。
7.5.6 系统工程师应对所有电脑系统及配件进行统一编号，并填写《电脑硬件清单》
8.0 记录
8.1 软件引用及调试报告由系统工程师保存至软件废除之日后1年。
8.2 最新的用户编号清单、主软件清单由系统工程师保管。
8.3 电脑维修保养记录由系统操作员保管至少两年。
8.4 用户编号清单在用户终止使用后应保留一年。
8.5 软件的主磁盘（或光盘）由系统工程师保管，最新过期软件至少保存半年。
8.6 数据磁盘由系统操作员保管，过期磁盘应格式化后重新使用。
8.7最新电脑硬件清单由系统工程师保存，复印件交档案室存档。
9.0 附件
9.1 《主软件清单》
9.2《用户注册申请表》
9.3《用户编号清单》
9.4《电脑维修保养记录》
9.5《数据备份清单》
9.6《电脑硬件清单》
C:\My Documents\ISO 9001\gpa\Gpa1.0.doc
GPP42-03.1-F2
用户注册申请表
姓名
部 门
职务
使用范围
申
请
原
因
部 门
负责人
意 见
系 统
工程师
审 批
GPP42-03.1-F1
主软件清单
软件名称
版权所属
开 发 者
版本号
启用日期
备 注
GPP42-03.1-F3
用 户 编 号 清 单
姓 名
编号
部 门
职 务
权 限
起始日期
终止日期
备 注
GPP42-03.1-F4
电脑维修保养记录
电脑所在部门
使用人
故障现象
处理结果
日期
维修人
验收人
备注
注：如属例行保养则在故障现象栏内填写“保养”。
GPP42-03.1-F5
备份数据清单
备份数据名称
备份周期
备份部门
备份人
备份时间
备注
系统工程师： 日期：
深圳市金地物业管理有限公司 版本号：0
GPP42-04 质量记录控制程序 第26页 共4页
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GPP42-03.1-F6
电脑硬件清单
序号
设备名称
编号
配件
保管人
备注
质量记录控制程序
1.0 目的
控制公司质量记录的产生、收集、编目、查询、贮存,防止质量记录变质或损坏。
2.0 适用范围
本程序适用于公司质量体系运行产生的管理服务质量记录。质量记录的形式可分为多种，如书面记录、磁带、磁碟、光碟、照片或微缩胶片等，还包括由供方提供的适当的质量记录。
3.0 参考文件
3.1《档案管理控制程序》
4.0 定义
无。
5.0 职责
5.1 各部门工作人员负责按程序文件和作业指导书规定填写、审签、制作质量记录。
5.2 各部门兼职资料员负责本部门有关的质量记录的收集、贮存和移交。
5.3 公司档案管理员负责质量记录的接收、登记、存档、保管等项工作。
6.0 资格或培训
执行本程序无需特别的资格或培训。
7.0 程序
7.1 质量记录的产生
质量记录由各部门有关责任人根据程序文件、作业指导书规定填写、审签、制作而产生。
7.2 质量记录的保存
质量记录由程序文件和作业指导书规定的责任人，按规定的期限保存，对于没
有在程序文件和作业指导书中规定保存期限的质量记录，由部门资料员保存至少一
年。各部门兼职资料员每月将本部门产生的和由本部门人员保存的非本部门产生的质量记录填制《质量记录清单》，并将本部门保存的质量记录每月分类整理加装质量记录封面。
7.3 质量记录收集和移交
质量记录按程序文件、作业指导书规定由部门兼职资料员保存的，则部门资料员保存；规定交公司档案室的，则由部门兼职资料员收集移交公司档案管理员归档保存，每月最后一个周二、周三为移交日。
7.4质量记录的编号
7.4.1根据程序文件产生的质量记录按程序文件附件编号;
7.4.2根据作业指导书产生的质量记录按作业指导书附件编号。
7.4.3无附件号的质量记录由填制人以适宜的方式编号。
7.4质量记录的存档
档案管理员将质量记录按《档案管理控制程序》保管、贮存，并填写《质量记录清单册》。
7.5质量记录的查询
7.5.1外单位人员一般不予查阅质量记录,特殊情况经办公室主任签字同意后按《档案管理控制程序》办理查阅手续。
7.5.2各部门员工需查询质量记录时，按《档案管理控制程序》中档案查询规定办理。
7.6质量记录的销毁
质量记录按程序文件和作业指导书规定期限保存,到期时部门保存的和公司保存的，分别由部门兼职资料员和公司档案管理员按《档案管理控制程序》予以销毁。
8.0 记录
8.1各部门《质量记录清单》由部门兼职资料员永久保存。
8.2《质量记录清单册》由档案管理员永久保存。
9.0 附录
9.1 《质量记录清单》。
9.2 《质量记录清单册》。
GPP42-04.1-F1
质 量 记 录 清 单
序号
记 录 名 称
编 号
份 数
保管人
保管期限
备 注
注：“保管人”栏内填岗位名称。
制表人： 制表时间： 年 月 日
GPP42-04.1-F2
质 量 记 录 清 单 册
序号
记 录 名 称
编 号
移交份数
移交部门
移交人
保管期限
备注
制表人： 制表时间： 年 月 日
深圳市金地物业管理有限公司 版本号：0
GPP55-04 内部沟通控制程序 第32页 共3页
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内部沟通控制程序
1.0 目的
确保信息及时有效传递，实现过程的有效控制和顾客满意。
2.0 适用范围
适用于本公司所有员工。
3.0 参考文件
3.1《管理评审程序》
4.0 定义
无
5.0 职责
5.1 公司管理层、各部门负责人有责任确保公司的各种信息正确、有效地传递到有关部门及员工。
6.0 资格或培训
执行本程序无需特别资格或培训。
7.0 程序
7.1 内部沟通的内容包括但不限于：
a）顾客的要求；
b）服务规范及服务质量；
c）质量方针和质量目标的达成情况；
d）服务过程业绩和服务过程出现的不合格；
e）质量管理体系的运行情况；
f）内、外质量审核结果；
g）顾客投诉、顾客满意度调查结果和顾客访问结果；
h)服务意识的形成。
7.3内部沟通的方式包括但不限于：
a）会议；
b）简报、工作报告；
c）布告栏；
d）内部刊物（报刊）；
e）电话；
f）工作传签单；
g）电子媒体；
h）通知、通告；
I）培训；
J）座谈、面谈、问卷。
7.2.1部门内沟通
7.2.1.1 有关值班人员在日常服务或工作过程发现质量问题、不合格、潜在的质量隐
患或趋势和顾客投诉时，应予以记录并通过诸如电话、工作传签单等适当方式及时知会其上司及有关人员。
7.2.1.2 各部门负责人每月末应制定本部门次月的工作计划，并安排落实有关人员执
行，部门负责人应通过适当方式确保工作计划得以实施。
7.2.1.3 服务要求和服务过程的业绩、顾客满意程度、质量方针和质量目标的达成情况
由部门负责人以会议或通知、布告栏及其它适当方式向员工传达。
7.2.1.4 工作中的请示、申请和遇到的困难皆可通过工作传签单、面谈、电话、会议或
其它适当方式与上级
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