销售与应收系统PPT课件.ppt

第四章第四章 销售与应收系统销售与应收系统 目目 录录n教学要求n重点n难点n一 销售与应收系统概述n二 销售与应收系统目标n三 销售与应收模块业务流程分析n四 销售与应收模块功能结构分析n五 销售与应收模块数据流程n六 销售与应收系统表设计n小结 n思考题教学要求教学要求n了解销售与应收系统概述n了解销售与应收系统目标n掌握销售与应收系统业务流程 n掌握销售与应收系统功能结构 n掌握销售与应收系统数据流程 重重 点点n销售与应收系统业务流程 n销售与应收系统功能结构 n销售与应收系统数据流程难难 点点n销售与应收系统业务流程 n销售与应收系统功能结构 n销售与应收系统数据流程第一节第一节 销售与应收系统概述销售与应收系统概述n销售是企业生产经营成果的实现过程，一方面，企业向客户提供产品，物料流出企业，另一方面，资金流入企业，形成企业的现金流量或应收账款，用于补偿为生产产品而消耗的生产资料、人工成本、税金及其他费用。n企业销售过程的实现属于业务过程，而应收款的管理属于财务系统的一个子系统，二者既相互独立，各自完成本身的职能，又相互联系，相互结合，从而全面反映企业的业务与财务的集成信息，完成对物流和资金流的管理与核算，通过对销售与应收款的信息化管理，实现业务与财务的一体化，提高企业效率，提升企业价值。第二节第二节 销售与应收系统目标销售与应收系统目标n销售与应收系统的主要任务是完成企业销售及相关经济活动的管理与核算，系统目标可概括为 1、销售定单管理 销售订单是企业与客户之间签订的一种销售合同，通过对订单的管理，可以反映和监督订单的执行情况，从而能更好地完成销售计划，并为进行市场预测和编制销售计划提供依据。2、日常业务管理 销售与应收模块的日常业务包括销售报价、订货、销售开票、销售出库销售结算等。3、应收款的管理与核算 包括应收与预收款的日常管理与核算，及时反映客户的欠款状态及回款状况，从而指导企业制订更加合理的信用政策。4、相关信息管理 包括客户关系管理、价格管理、订单管理、信用管理折扣管理等。5、接口管理 提供与其他系统的数据接口，及时传递数据，相互协同处理。第三节第三节 销售与应收模块业务流程分析销售与应收模块业务流程分析n（一）销售业务流程 1、销售业务流程图2、销售业务流程分析 （1）销售业务流程的起点，可以从销售报价单开始，也可以从销售订单开始，本章采用以销售报价单为销售业务流程的起点。（2）销售报价单是记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息的文件，企业可根据客户信用资料、库存信息、应收账款信息针对不同客户、不同存货、不同批量提出不同报价、折扣率。（3）企业向客户提出的报价单，经客户确认后，提交销售部门，由销售部门根据报价单填写销售订单。销售订单是由购销双方确认的具有法律效力的文件，相当于购销合同，销售订单可以直接填制，也可以复制报价单数据填制。销售订单需经主管审核确认，然后提交开票人员进行销售开票。（4）销售开票是由开票人员开具销售发票，销售发票是原始的销售单据，包括增值税专用发票、普通发票等。对于企业的销售流程，有的企业是先发货，再开票，有的企业是开票与发货同时进行，有的企业是先开票后发货，本章采用先开票后发货的处理方法。销售发票经审核人员审核后一联给客户，作为提货的凭据；另一联交仓库由库管员进行出库处理，第三联交出纳付款。（5）库管员收到由销售部门开出的销售发票后，即填写销售出库单，经仓库主管审核后即可进行出库处理。出库单一联交财务部分进行核算，另一联用来登记库存台账，第三联交运输部门作为填写发运单的依据。1、应收业务流程图（二）应收业务流程2、应收业务流程分析 （1）收款 对于销售收款分几种情况处理，一种是预收款处理，出纳人员根据销售订单进行预收款，填写收款单，收款单是用为记录企业所收到的客户款项。第二种情况是客户归还欠款，第三种情况是对于现付的销售类型，出纳直接根据销售发票直接对客户收款。（2）销售结算 销售结算是对销售发票进行管理并根据销售发票确认销售成本的过程。财务部门根据销售部门录入的发票、销售订单仓库填制的出库单等单据进行核对，确认订单、入库单、采购发票的数量与单价，确认销售成本。当销售发票录入或出库单确认后，系统根据采购订单号自动从销售系统调入销售订单文件与相关的数据进行核对，如果核对无误，则对销售成本进行确认和分摊，并产生结算单，作为凭证处理的依据。（三）销售退货业务流程（三）销售退货业务流程1、销售退货业务流程图2、销售退货业务流程分析n在销售业务过程中，有时不可避免发生销售退货事件。对于销售退货，流程是先由客户填写退货通知单，交销售部门审核，如果符合退货条件，则填写退货发票，经审核人员确认后交仓库填写红字出库单进行入库处理。红字入库单流程跟销售出库单相同，只是数据方向相反。n对于退货业务，财务部门要做的工作就是退款，如果款项已经付讫，则填写红字收款单进行付款，如果是应收款，则做冲销应收款处理。n（一）销售与应收系统功能结构图第四节第四节 销售与应收模块功能结构分析销售与应收模块功能结构分析（二）销售与应收系统功能结构分析（二）销售与应收系统功能结构分析 1、初始设置n客户分类设置 客户分类是为了更有效地对客户进行管理，可根据企业客户的实际情况按客户的行业、地区、性质进行分类。n客户档案设置 客户档案设置是用于记录往来客户的基本信息，方便对客户资料进行管理，包括客户的基本信息、联系信息、信用信息等。充分利用客户档案信息，可更加有效地进行信用控制。n销售类型设置 销售类型包括现销、赊销、分期收款、委托收款等。在销售订单和销售发票时利用销售类型信息，可以做为应收款模块进行账务处理的依据。n期初余额设置 本设置是第一次启用该系统时对应付往来台账的期初数据进行录入，设置完成后往来台账的期初数应与往来明细账的期初数相同，同时也要将期初暂估入库期初在途等数据记入采购账中，期初记账后，期初数据不能输入。n其他设置 业务控制 该设置是对出库单编号及发票默认税率的设置。编号有手动编号和系统自动编号两种，税率可根据有关规定设置。公共参数 是对存货是否分类、客户是否分类、是否启用外币、辅助计量单位、启用会计月分等的设置，可根据需要设置。结算选项 该项是对费用是否分摊到销售成本进行设置，如果是商业企业则不设置该项。应收参数 包括应收款核销方式（单据、产品），预收款核销方式（余额，单据），汇兑损益方式（月末处理），应付确认日期依据（业务日期，单据日期），现金折扣是否显示等。2 2、业务处理、业务处理n价格管理 价格管理是对存货的价格进行单独管理，价格对一个企业来说非常敏感，甚至可以说是机密，只有核心销售人员和企业经理才能掌握存货的价格信息，价格管理针对不同客户、不同存货、不同批量提出不同报价、折扣率。n报价单处理 销售报价单是记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息的文件，企业可根据客户信用资料、库存信息、应收账款信息针对不同客户、不同存货、不同批量提出不同报价、折扣率。n销售订单处理 销售订单是由购销双方确认的具有法律效力的文件，相当于购销合同，销售订单需经主管审核确认，然后提交开票人员进行销售开票n销售开票 销售开票是由开票人员开具销售发票，销售发票是原始的销售单据，包括增值税专用发票、普通发票等。33、应收款处理、应收款处理n应收款处理是对收款、销售结算和转账处理，在业务流程中对这部门已经详细描述过，这里不在赘述。44、账表处理、账表处理 账表处理模块主要是相关报表的生成与查询，包括销售业务报表与应收核算报表两大类。n销售业务报表 此类报表包括各种单据列表、销售明细表与销售统计表等n应付核算报表 此类报表包括账龄分析表，客户商往来账明细表等。第五节第五节 销售与应收模块数据流程销售与应收模块数据流程（一）、销售与应收系统数据流程 1、销售数据流程图 2、应收数据流程图n3、销售退货数据流程图（二）主要数据字典（二）主要数据字典1、外部实体描述 外部实体编号外部实体名称简述输入的数据流输出的数据流E3销售部门主管产品的销售的部门,包括业务员、开票员和部门主管,业务员负责业务,主管负责审批，开票员负责销售开票申请单、采购订、发运单订单、收货通知单n2、数据存储描述数据存储编号数据存储名称简述数据存储组成相关联的处理S1销售报价单存储确认的销售报价单日期+报价单号+销售类型编码+客户编码+付款条件编码+制单人员+审核人员+审核标志+审核时间+备注存货编码+计量单位+销售数量+销售单价+销售金额+税率+折扣率P1，P2S3确认的销售订单存储已审核的销售订单日期+订单号+销售类型编码+客户编码+付款条件编码+部门编码+结算方式编码+交货期+发运方式+送货地址+已收数量+付款状态+制单人员+审核人员+审核标志+审核时间 +存货编码+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率+折扣率P3，P4S5确认的销售发票存储确认的销售发票日期+发票号+订单号+原发票号+销售类型编码+付款条件+开户银行+银行账号+税号+供应商编码+部门编码+制单人+审核人+审核标志+审核时间+转账标志+备注+存货编码+规格型号+计量单位+销售数量+销售单价+销售金额+税率+折扣率+运费+运费税金+应计费用+价税合计P5，P6续表：续表：数据存储编号数据存储名称简述数据存储组成相关联的处理S8合格出库单存储合格出库单日期+出库单号+原出库单号+销售发票号+仓库编码+制单人+审核人+审核标志+审核时间+出库标志+备注+存货编码+规格型号+计量单位+出库数量+出库单价+出库金额P7，P11S9收款单存储收款单日期+收款单号+原收款单号+销售发票号+客户编码+结算方式+入账单号+收款金额+输入人员+审核人员+审核标志+审核时间+转账标志+备注P8，P9S11结算单存储销售结算单日期+发票号+销售订单号+出库单号+收款单号+客户编码+存货编码+订货数量+销售数量+出库数量+销售单价+销售单价 P10，P11n3、数据流描述数据流编号数据流名称简述数据流来源数据流去向数据流组成数据流量高峰流量D1销售报价单由 销 售部 门 填制 的 销售 报 价单据P1P2日期+报价单号+销售类型编码+客户编码+付款条件编码+制单人员+审核人员+审核标志+审核时间+备注存货编码+计量单位+销售数量+销售单价+销售金额+税率+折扣率10张/月15张/月D5合格的销售发票由开票人员开具的的经审核人员审核的销售发票P5P8，P10日期+发票号+订单号+原发票号+销售类型编码+付款条件+开户银行+银行账号+税号+供应商编码+部门编码+制单人+审核人+审核标志+审核时间+转账标志+备注+存货编码+规格型号+计量单位+销售数量+销售单价+销售金额+税率+折扣率+运费+运费税金+应计费用+价税合计10张/月15张/月n续表数据流编号数据流名称简述数据流来源数据流去向数据流组成数据流量高峰流量D6确认的销售订单销售部门填制的经客户和主管确认的销售订单P3P8日期+订单号+销售类型编码+客户编码+付款条件编码+部门编码+结算方式编码+交货期+发运方式+送货地址+已收数量+付款状态+制单人员+审核人员+审核标志+审核时间 +存货编码+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率+折扣率10张/月15张/月D7确认的销售出库单由 库 管员 收 到收 货 通知 后 填制 的 未经 仓 库主 管 确认 的 入库单据P7P10日期+出库单号+原出库单号+销售发票号+仓库编码+制单人+审核人+审核标志+审核时间+出库标志+备注+存货编码+规格型号+计量单位+出库数量+出库单价+出库金额10张/月15张/月n4、处理描述 处理逻辑编号处理逻辑名称输入的数据流处理逻辑的描述输出的数据流处理频率P1录入销售报价单由企业销售部门根据户信用资料、库存信息、应收账款信息针向客户开出，记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式、折扣等信息，针对不不同客户、不同存货、不同批量提出不同报价、折扣率。销售报价单10次/月P2填写销售订单D1采购订单可直接根据客户信息、库存结存信息等填写，也可以复制报价单来填写未审核的销售订单10次月P3确认采购订单未审核的销售订单销售主管根据客户和价格信息对订单的数量和单价对行确认，并签字。D2，合格的销售订单10次月P4填写销售发票D6销售开票人员根据销售订单向客户开具的销售发票未审核的发票10次月续表续表处理逻辑编号处理逻辑名称输入的数据流处理逻辑的描述输出的数据流处理频率P5审核销售发票未审核的发票由于订单日期和销售日期有时相距时间较长，因此，要由审核人员对销售发票的数据和单价对行审核控制D3，合格的销售发票10次月P6填写销售出库单合格的销售发票库管员根据销售发票开具出库凭据未审核的出库单10次月P7审核销售出库单未审核的出库单仓库主管对出库单的数据进行审核，合格的出库单签字后用来进行出库和财务处理D4，批准的销售出库单10次月P8填写收款单D5，D6出纳人员填写收款单有三种情况，一是根据销售订单预收，二是根据销售发票现收，三是收欠款收款单10次月P10采购结算D5，D7财务部门根据发票、出库单确认采购成本,填写采购结算单采购结算单10次月P11凭证处理销售结算单、销售发票、收款单出纳根据销售发票、销售订单填制收款凭证；往来会计和材料会计根据销售结算单填制转账凭证具体分录见业务流程描述记账凭证10次月第六节第六节销售与应收系统表设计销售与应收系统表设计账务处理系统使用的基本流程账务处理系统使用的基本流程思考题思考题n简述销售与应收帐款的目标n绘制销售与应收的业务流程，并分析销售与应收模块业务流程n绘制销售与应收的数据流程，并分析销售与应收模块数据流程n绘制销售与应收的功能结构图，并分析销售与应收的功能模块图