DB3701∕T 25—2021 党政机关会议服务规范(济南市).pdf

ICS 03.080 CCS A 16 3701 济南市地方标准 DB 3701/T 252021 党政机关会议服务规范 Specification of meeting services of party and government organizations 2021 - 12 - 06 发布 2022 - 01 - 01 实施 济南市市场监督管理局 发 布 DB 3701/T 252021 I 目次 前 言 . III 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 总体要求 . 1 5 机构和人员 . 1 5.1 服务机构 . 2 5.2 人员管理 . 2 6 会议场所 . 2 6.1 设施设备 . 2 6.2 辅助系统 . 2 6.3 服务用品 . 3 7 服务流程 . 3 7.1 会前准备 . 3 7.2 会中服务 . 4 7.3 会后整理 . 5 8 服务管理 . 5 8.1 保密管理 . 5 8.2 安全与应急管理 . 6 8.3 信息与档案管理 . 6 9 服务评价与改进 . 6 9.1 服务评价 . 7 9.2 投诉处理 . 7 9.3 服务改进 . 7 附录A （资料性） 会议服务人员行为规范 . 8 附录B （资料性） 会议服务需求登记表 . 14 附录C （规范性） 会场清洁卫生要求 . 15 附录D （规范性） 会场布置要求 . 16 附录E （规范性） 设施设备布置与调试要求 . 22 附录F （资料性） 斟茶服务规范 . 25 附录G （资料性） 续水服务规范 . 27 附录H （资料性） 毛巾更换服务规范 . 29 附录I （资料性） 矿泉水更换服务规范 . 31 DB 3701/T 252021 II 附录J （资料性） 签约服务规范 . 33 附录K （资料性） 颁奖服务规范 . 34 附录L （资料性） 员工保密协议书 . 36 附录M （资料性） 会议服务满意度调查表 . 39 DB 3701/T 252021 III 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由济南市机关事务服务中心提出、归口并组织实施。 本文件起草单位：济南市机关事务服务中心、山东省标准化研究院。 本文件主要起草人：费克迎、李艺、张晓燕、杨全勇、原静、国长龙、张冬。 DB 3701/T 2520211党政机关会议服务规范1范围本文件规定了党政机关会议服务的总体要求、机构和人员、会议场所、服务流程、服务管理、服务评价与改进。本文件适用于济南市各级党政机关会议服务工作，国有及国有控股企业可参照执行。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB 2893 安全色GB 2894 安全标志及其使用导则GB/T 10001.1 公共信息图形符号 第1部分：通用符号GB 13495.1 消防安全标志 第1部分：标志GB/T 15566.1 公共信息导向系统 设置原则与要求 第1部分：总则GB 25201 建筑消防设施的维护管理SB/T 10851 会议中心运营服务规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1党政机关会议 meetings of party and government organizations党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关；各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等人民团体以及参照公务员法管理事业单位主办的会议。3.2会议服务 conference service根据会议主办方的需求，为保证会议顺利有序进行提供的综合性服务。4总体要求4.1机关会议服务应遵循专业、高效、节约的原则。4.2建立完善的机关会议服务管理制度，开展机关会议服务工作。4.3应推进会议服务的信息化和智能化，提高会议服务质量及效率。5机构和人员DB 3701/T 252021 2 5.1 服务机构 5.1.1 根据需要，采用政府购买服务形式，选择会议服务机构承担全部或部分会议相关服务。会议服务机构的资质、场所、运营管理等应符合 SB/T 10851 的相关要求。 5.1.2 根据会议分类和场地建立规章制度并形成管理文件，包括场地管理、人员配备、岗位职责、工作规程等。 5.2 人员管理 5.2.1 应配备会议负责人，负责工作对接、会议监管和设备管理等。 5.2.2 应根据会议服务岗位的需要配置相应的专职人员，服务人员身体健康状况、年龄、文化水平、工作经验、外在形象、沟通应变能力等应符合岗位需求。 5.2.3 会议服务人员上岗前需接受系统培训，培训内容应包括但不限于以下方面： 服务理念和组织文化； 会议服务和管理的理论知识及实操训练； 会议服务的保密管理制度； 会议服务人员的行为礼仪； 常见会议突发事件的应对； 会议室及相关设施设备情况。 5.2.4 会议服务人员着装规范、标识鲜明，熟悉会议礼仪，会议服务人员行为规范见附录 A。应对会议服务人员每季度开展评价考核，持续改进服务质量，考核内容包括但不限于：服务品质、工作创新、服务形象、工作纪律、学习能力等。 6 会议场所 6.1 设施设备 根据会议主办方的需求，配置与会议规模、规格等相适的会议室。配置的设施应包括与会议规模和形式相适宜的会议家具，以及下列设施，包括但不限于： 满足会议使用要求的桌椅、音视频设备、网络设备等； 配置符合要求的节能灯具进行照明并实行分区控制，色温应满足摄影摄像要求； 符合国家能效限定值及能效等级的温控系统； 满足会议使用要求的插座、网络接口、视频接口、音频接口等； 在会议区域适当位置设置贴有分类标志的垃圾箱； 在会议相关区域醒目位置处设置禁烟标志。 6.2 辅助系统 6.2.1 根据会议规模，宜设置满足参会人员基本需求的停车场及配套设施，并设置引导标识。 6.2.2 会议场所设置的公共信息导向系统，在会场主入口处设置楼层分布平面示意图、导向标志、会场分布平面示意图、 会议室位置指示标志等， 导向系统设置应符合 GB/T 15566.1， 导向标志应符合 GB/T 10001.1 的规定，宜在每个会议室门口设置电子导视屏。 6.2.3 在疏散通道、安全出口、消防通道、应急照明等应急设施宜设置醒目的安全指示标志，安全标志应符合 GB 2894、GB 2893 和 GB 13495.1 的规定，导向标志指示连续、清晰，安全通道不应堵塞。 DB 3701/T 252021 3 6.2.4 在会议场所所有出入口、主要通道等位置应安装监控系统，宜设置提示标志，并实行 24 h 监控管理，监控录像资料建议保存期不少于 90 d。 6.3 服务用品 按需提供服务用品，包括但不限于：记录用纸张、铅笔、签字笔、茶具、毛巾或纸巾、消毒洗手液等。 7 服务流程 7.1 会前准备 7.1.1 预订确认 7.1.1.1 提供多种会议预订渠道，如电话预订、网络预订和现场预订等。 7.1.1.2 按照会议的重要程度不同可划分为重要会议、一般会议和日常会议。 注： 会议重要程度的划分依据由各单位自行定义。 7.1.1.3 会议服务人员接到定会通知后，根据会议重要程度，应做好会议登记并填写会议服务需求登记表（见附录 B），明确会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、候会室人数、参会人数、会议密级等需求，并由会议主办方相关负责人签字确认。 7.1.2 制定方案 制定会议服务保障工作方案，明确各相关部门及岗位工作职责、服务人员数量、时间安排等事项，做到分工明确、 职责清晰、 落实到人， 同时下发会议筹备通知， 明确会议时间、 地点及保障要求等内容。 7.1.3 沟通协调 7.1.3.1 做好沟通协调工作，对会议服务任务进行分解，明确任务要求及完成时限。必要时，可召开会议服务保障协调会。协调事项包括但不限于：车辆停放、环境卫生、秩序维护。 7.1.3.2 如会议主办方有需求变更的，应及时将变更信息通报相关单位并作妥善处理。 7.1.4 布置会场 7.1.4.1 根据会议主办方的需求布置会场，其中重要会议宜提前 0.5 d 至 1 d 布置完毕；一般会议宜提前 2 h 至 0.5 d 布置完毕，日常会议宜提前 1 h 布置完毕。 7.1.4.2 布置会场前应对会场区域进行清洁，清洁卫生要求应符合附录 C 的相关规定。 7.1.4.3 服务人员应对会场的布局、主席台、桌椅、桌布、物品、会标、席签等进行布置，并符合附录 D 的相关规定。 7.1.4.4 技术人员应对会议使用的线路、话筒、音响、视频等设备进行布置，布置要求应符合附录 E.1的相关要求。布置完成后应对灯光、空调、音控设备、音频设备、视频设备、备份设备等进行调试，调试要求应符合附录 E.2 的规定。 7.1.4.5 电视电话会议应协调通信运营商及相关部门，做好电视电话会议的保障工作；由技术人员在会议开始前对设施设备等系统进行调试， 设施设备布置与调试要求应符合附录 E.3 的相关要求。 设施设备调试完毕后应由专人看管，并应在明显处张贴标识，防止误撞、误扯，影响设施设备安全。 7.1.5 检查验收 DB 3701/T 252021 4 7.1.5.1 建立会场检查验收工作制度，对会场清洁卫生、会场布置、设施设备布置和调试情况、人员上岗情况等进行检查验收。 7.1.5.2 重要会议应从准备阶段起进行跟踪检查， 会前 2 h 对会场进行会前巡查； 一般会议应提前 1.5 h 进行会前巡查；日常会议应提前 1 h 进行会前巡查。 7.1.5.3 检查验收过程中发现的问题应及时指出，并由相关责任部门立即整改。 7.1.5.4 疫情期间，应按照防疫部门的要求做好防疫及检查工作。 7.2 会中服务 7.2.1 引领服务 7.2.1.1 服务人员应着统一工作服，提前 30min 在会场门口迎候，指引参会人员做好签到并引领至候会室，有保密要求的，应提前摆放指示牌提醒参会人员将随身通信、录音、录像等设备统一存放于指定位置。 7.2.1.2 会议即将开始可提供打铃提醒服务，宜临会前 5min 提醒一次，临会前 3min 再次提醒并引领候会室领导到主席台就坐。 7.2.2 茶水服务 7.2.2.1 斟茶 宜在临会前 30min 提供洗茶服务，做好冲泡前“醒茶”准备，会前 5min10min 斟倒茶水，斟 7分满，茶水服务人员应一起从主席台中间位置往两侧依次倒水，动作及手势应保持一致。斟茶服务规范见附录 F。 7.2.2.2 续茶 7.2.2.2.1 会议开始后，宜根据与会人员饮水情况每隔 15min20min 续 1 次茶水。每次续茶时，茶水服务人员同步续茶，并做到续茶步调和动作协调统一。 7.2.2.2.2 续茶时，瓶口不应正对参会人员，不应使茶具发出响声，确保茶水不溅出水杯，沏茶续水以 7 分满为宜。续茶后，盖好杯盖，将杯把转向宾客右侧放好，并将杯盖留一条小缝。续水服务规范见附录 G。 7.2.2.2.3 续茶服务结束后，茶水服务人员应整齐有序退出会场，并关好会场大门。 7.2.3 设备保障 临会前应启动备用设备，并确保会议期间有技术人员现场值守，根据会议情况及时调节音频、视频等设备，并负责会议进行过程中的应急处理，故障排查和检修工作。 7.2.4 会场巡查 7.2.4.1 会场内外应分别安排服务人员值守，保密会议的值守应安排在会场外。 7.2.4.2 会场外秩序应配备专人维护，保持通道、洗手间等公共场所清洁，并对会场周边进行安全巡查，如遇突发事件立即启动应急预案，同时协助相关单位及时有效处置。 7.2.4.3 会议中途如更换服务人员，应做好交接班工作。 7.2.5 休会期间会场整理服务 DB 3701/T 252021 5 7.2.5.1 休会后，服务人员应及时检查会场内是否存在安全隐患。 7.2.5.2 将使用过的茶具、毛巾、水壶撤掉，茶具内茶根倒掉，与使用过的毛巾一并送往消毒间，更换毛巾及矿泉水服务规范见附录 H 和附录 I。 7.2.5.3 擦拭桌面、杯碟，及时处理地面的垃圾，按需调整桌椅并摆放整齐。 7.2.5.4 摆放新的茶具、毛巾、水壶，将桌面上的文件、用具摆放整齐，不应乱动参会人员的文件、物品等。 7.2.6 其他服务 根据会议主办方要求，可提供签约服务、颁奖服务。具体服务内容见附录 J 和附录 K。 7.3 会后整理 7.3.1 会议结束后应及时有序引导参会人员离开，并组织服务人员仔细检查会场。检查内容包括但不限于： 有无参会人员遗留的物品，如有遗失，应立即送还，未能及时送还的，应做好登记并妥善保管，并及时联系会议主办方处理； 有无损坏的设施设备及物品，如有损坏的，应记录设施设备及物品的名称、数目及损坏情况，并报会议负责人及时安排维修； 7.3.2 会议结束后应及时整理会场。整理内容包括但不限于： 回收茶具、毛巾碟等可重复使用的物品，清点茶具数量并清洗消毒； 收拾桌面，清扫会场，归位桌椅，撤除会标； 关闭设施设备，切断电源，关闭会场。 8 服务管理 8.1 保密管理 8.1.1 会议服务的所有人员应做到以下保密要求： 上岗前，自觉接受监督、管理和审查，经保密教育培训，熟悉相关保密事项范围后签订保密协议书（见附录 L）； 在岗期间，履行本岗位保密职责，定期进行自查并及时整改存在的问题； 不记录、传播会议内容，不对外泄露会议信息； 捡拾到涉密文件、资料或其他涉密载体应及时报告并上缴； 发现泄密事件或泄密隐患应及时报告。 8.1.2 应加强对会议服务人员手机使用的管理： 不在手机通信中涉及国家秘密； 不使用手机存储、处理、传输国家秘密或敏感信息（工作秘密）； 不使用微信、微博、QQ 等社交工具和互联网发布或转发国家秘密和敏感信息（工作秘密）； 不连接涉密信息系统、涉密信息设备或涉密载体； 不在手机中存储涉密人员的工作单位、职务等敏感信息； 根据会议保密要求，配备手机信号屏蔽器、手机存放柜等设备； 涉及国家秘密事项的会议和活动不携带手机。 DB 3701/T 252021 6 8.2 安全与应急管理 8.2.1 安全管理 8.2.1.1 应建立健全安全管理制度，加强安全巡查。 8.2.1.2 应配备完善的消防设施和器材，定期开展巡查。消防设施的维护管理应符合 GB 25201 的要求。 8.2.1.3 定期开展安全隐患排查，及时整改；定期组织工作人员进行安全知识、应急救援知识教育和实战演练。 8.2.1.4 召开重大会议前，应协调安全保卫、设备维护、物业服务部门做好安全隐患排查工作。 8.2.2 应急管理 8.2.2.1 应急预案制定 8.2.2.2 应建立健全应急管理制度，做好安全事故和自然灾害的防控措施。 8.2.2.3 成立应急处置小组，明确责任部门，制定消防疏散应急预案、设备保障应急预案、非参会人员闯入会议现场应急处置、医疗救护应急预案等突发事件应急预案。 8.2.2.4 消防疏散应急处置 立即启动应急预案，会议服务人员和安全保障人员组织参会人员从安全通道有序撤离，及时拨打 119 火警电话，并使用灭火器材进行扑救。 8.2.2.5 设备保障应急处置 及时与维修人员联系,进入会场进行维修,携带并连接调试备用音视频及话筒等设备,同时做好参会人员解释说明和情绪疏导工作。 8.2.2.6 非参会人员闯入会议现场应急处置 会议服务人员对闯入者进行劝阻,及时上报会议主办方并通知安全保障人员,协助维持好会场秩序；如遇到闯入者不听劝阻、寻衅滋事、情绪偏激时，可拔打 110报警电话。 8.2.2.7 医疗救护应急处置 可根据会议需要配备医护人员和医疗急救设备， 参会人员突发身体不适时， 应立即拨打急救电话并上报主办方，同时做好现场秩序维护工作。 8.3 信息与档案管理 8.3.1 建立信息收集渠道，对获取的信息进行汇总、分析，并及时给予相关方反馈。 8.3.2 建立健全档案管理制度， 将服务管理过程中形成的文件、 记录、 合同等及时汇总、 分类和归档。 8.3.3 分类归档的相关文件及数据的保存、 查阅、 复制和销毁由专人负责管理， 建立严格的登记手续。 8.3.4 采用计算机技术存取、处理、传递的文件及数据应当采用身份鉴别、访问控制、加密存储和传输等安全保密措施。 9 服务评价与改进 DB 3701/T 252021 7 9.1 服务评价 9.1.1 应建立全面有效的服务评价管理制度。 9.1.2 评价内容包括但不限于： 服务对象满意度（会议服务满意度调查表见附录 M）； 服务时间准确率； 服务项目完成率； 有效投诉办结率。 9.1.3 评价途径包括但不限于： 征求会议主办方的意见和建议； 征求参会人员的意见和建议； 设立投诉箱、意见簿； 互联网反馈。 9.2 投诉处理 按以下要求处理投诉： 受理投诉并予以记录； 在规定的时间内进行调查了解，并做出处理意见； 及时反馈处理意见； 记录投诉处理结果。 9.3 服务改进 对投诉、建议和满意度调查等信息的分析，制定整改措施，对不合格的服务进行纠正，并跟踪整改措施的落实情况，持续改进服务质量。 DB 3701/T 252021 8 附录A （资料性） 会议服务人员行为规范 A.1 语言要求 A.1.1 讲普通话，语言文明、礼貌、简洁、清晰，语气、语调适中。 A.1.2 有问必答，耐心解释，不推诿应付，宾客未听清时，应重复讲述。 A.1.3 接听电话时使用规范用语：（您好、请、谢谢、对不起、再见）。 A.2 仪表仪态要求 A.2.1 规范着装，佩戴工号牌上岗服务(牌上应有工作部门、姓名、职务和编号)。 A.2.2 服装、鞋面干净整洁无破损，不佩戴饰品。 A.2.3 精神饱满、表情自然、亲切，微笑服务。 A.2.4 面部化淡妆，清新、自然、淡雅为宜。 A.2.5 保持头发、口腔、手部、身体干净清洁无异味，头发梳理整齐，不应染彩发。 A.2.6 女性长发用头花盘起，刘海不遮额，侧发不遮耳；男性不留胡须、鬓角。 A.2.7 指甲修剪整齐洁净，不宜过长，不涂指甲油，不擦拭香水。 A.3 举止姿态要求 A.3.1 举止文明，姿态端庄，服务主动，符合岗位规范。 A.3.2 站姿：呈丁字步站立，双膝、脚跟靠紧，双手自然交叉轻放在小腹部。 A.3.3 走姿：呈直线行进，两眼平视前方，手指自然弯曲，双臂前后自然摆动，步伐轻稳优美、从容自信，具有韵律感。 A.3.4 坐姿：分正坐式、侧坐式等。坐于椅子1/3至2/3处，挺胸立腰收腹，肩平头正，双手交叉叠放在双腿上，显现优雅气质。 A.3.5 蹲姿：分高低式、交叉式。高低式左脚在前、右脚在后，左小腿垂直于地面，右膝靠于左小腿内侧，前脚掌着地，屈膝蹲下，形成左膝高右膝低的姿态，上身挺直，侧身捡物，不应低头弓背。交叉式右腿交叉于左腿下面。 A.3.6 指引手势：分横摆式、双臂横摆式。五指并拢，朝指示的方向呈45角伸出，目光兼顾来宾和所指方向，手臂高不过耳，低不过腰，掌心对来宾呈45角指明上、下、左、右、前、后、我、你、他9个方位。 A.3.7 鞠躬招呼礼：上身倾斜角度约为15度左右，点头致意；鞠躬迎客礼，眼睛平视看对方，身体略向下倾；鞠躬感谢礼：上身向下倾斜角度约为45左右，目视对方脚面；鞠躬道歉礼：上身倾斜角度约为90度左右，目视脚面。 A.3.8 引领服务：服务人员站在宾客的左侧前方1.5m的距离为其引路，并伴指引手势，行走中回头示意。 DB 3701/T 252021 9 A.3.9 递送礼：递物时，双手递送，尖锐物品需将尖端朝向自己握在手中，不应指向宾客，宾客接稳后方可松手。 A.3.10 会议服务人员仪容仪表及站姿、走姿、坐姿、蹲姿、指引、鞠躬、递送等图解示例见图A.1、A.2、A.3、A.4、A.5、A.6、A.7。 图A.1 会议服务人员仪容仪表及站姿示意图 注： 站姿要求：上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可以前后略分开，呈丁字型站立，前脚脚跟靠于后脚2/3处。 DB 3701/T 252021 10 图A.2 会议服务人员走姿示意图 注： 走姿要求：身体重心应稍向前倾，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摆动自然，步幅适中均匀。 图A.3 会议服务人员坐姿示意图 DB 3701/T 252021 11 注： 坐姿要求：背对座椅，抚裙，轻轻坐于椅子1/3至2/3处，两腿紧靠不留缝隙，双手交叠，轻压双腿中缝处。 图A.4 会议服务人员蹲姿示意图 注： 蹲姿要求：背部直立，双手交叠，轻压裙边，两脚一脚前一脚后。 图A.5 会议服务人员指引示意图 注： 指引要求：为宾客引路时，应走在宾客左前方，距离保持2-3步；遇拐弯或台阶处，要回头向宾客示意说“请当心或小心台阶”；引领客人时，应用“这边请”、 “里边请”等礼貌用语；为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。 DB 3701/T 252021 12 图A.6 会议服务人员鞠躬示意图 注： 鞠躬要求：以臀部为轴心，上身挺直，向前倾斜，目光随身体自然下垂到脚尖处。鞠躬结束后，恢复标准站姿，目光注视对方脸部。 DB 3701/T 252021 13 图A.7 会议服务人员递送示意图 注： 递送要求：以臀部为轴心，上身挺直，向前倾斜，双手递送，目光注视对方脸部，双手递送。DB 3701/T 252021 14 附录B （资料性） 会议服务需求登记表 会议服务需求登记表见表B.1 表B.1 会议服务需求登记表 会议预定时间 会议时间 会议室名称 贵宾厅名称 主席台人数 参加会议人数 预定单位 预定联系人 联系电话 座机： 手机： 会议主题 参会主要领导 会 议 设 备 话筒： 个 固定 个移动 个 投影 电视 网络 屏蔽 录音 公告显示 自带电脑 同声传译 备注： 1.录音保存期为 7d； 2.会场如需安装 LED 大屏或展板需签订安全责任书。 会 议 物 品 玻璃杯： 杯； 香 巾: 个 茶 具：主席台 杯 观众席 杯 矿泉水： 瓶 茶 叶：无 绿茶 红茶 纸 笔 签字笔 席 签 会 议 设 施 主席台桌椅： 桌子 张，椅子 把 签到： 桌子 张 椅子 把 签约： 桌子 张 椅子 把 立式发言席 会 议 要 求 礼仪： 位 铃声：会前 min 颁奖音乐：喜洋洋步步高 欢迎曲 欢送曲 国际歌 国歌 备注:1、电视电话会议主办方宜提前一天告知； 2、电视会议主办方自行联系联通公司信号上传、下传工作。 会标内容 导引牌 会议议程 其它需求 会 议安全 为确保会场的安全，保证会议正常进行，请主办单位制作会场证件对参会人员做好以下安全工作： 1、参会人员持有会场证件或会议通知方可进入； 2、新闻媒体单位需持有会场证件或会议通知进入会场进行拍摄等活动； 3、会议单位需指定本单位会议负责人 1 位，进行相关事宜的接洽。 会议费用： 费用合计： 年 月 日 主办单位签字确认： 年 月 日 会议负责人签字确认： 年 月 日 DB 3701/T 252021 15 附录C （规范性） 会场清洁卫生要求 会场清洁卫生要求见表C.1。 表C.1 会场清洁卫生要求 序号 项目 要求 1 会议室 1.不同材质的地面保持材料的原有色泽，保持干燥清洁，无纸屑、无水迹、无雾化现象；砖面及拼缝、边沿线等处洁净，无积垢、灰尘、纸屑、食品残渣、水迹和胶粘物等。 2.内墙面、天花、顶角、转角及墙踢脚等处无积尘、霉斑和蜘蛛网，大理石墙面清洁光亮。 3.门面、门框、门背等保持本色光泽、花纹清晰、无油迹和灰尘，金属门饰、门锁、门附件等保持金属光亮，无锈斑、污迹和水迹。 4.玻璃窗等表面洁净、明亮，无水迹、指印和张贴物等。 5.窗台及上下四周接缝处等光洁，无灰尘、水迹和霉斑。 6.疫情期间，按照防疫部门的要求做好消杀工作，会前、会后分别使用75%的酒精进行擦拭及喷洒消毒，并做好消毒记录。 2 休息区 1.地面保持整洁，无烟蒂、杂物。 2.座椅保持清洁，无水迹和污迹。 3.疫情期间，按照防疫部门的要求做好消杀工作，使用84消毒液采用1:50的配比每日不少于2次喷洒消毒。 3 楼道 1.楼梯无痰迹、油污、纸屑和废弃垃圾。 2.扶手栏杆洁净，无污迹和灰尘。 3.疫情期间，按照防疫部门的要求做好消杀工作，使用84消毒液采用1:50的配比每日不少于2次喷洒消毒。 4 电梯 1.电梯显示面板应光亮，无指印和污迹。 2.电梯轿厢门内壁面保持光亮洁净，无指印、污迹和胶黏物。 3.电梯轿厢内的地垫保持干净，摆放整齐。 4.疫情期间，按照防疫部门的要求做好消杀工作，使用84消毒液采用1:50的配比每日不少于2次喷洒消毒，并做好消毒记录。 5 洗手间 1.地面无污秽物、水迹和脚印。 2.镜面明净，无水迹、指印和雾水。 3.台盆和台面有光泽，无积垢、锈迹和毛发。 4.面池水龙头保持光亮，无水迹和污垢。 5.便斗内放置卫生球，无黄斑、锈迹和污垢。 6.便池外部无污垢，内部无黄斑。 7.废纸篓无污迹和臭味。 8.疫情期间，按照防疫部门的要求做好消杀工作，使用84消毒液采用1:50的配比每日不少于2次喷洒消毒，并做好消毒记录。 DB 3701/T 252021 16 附录D （规范性） 会场布置要求 会场布置要求见图D.1至图D.13。 D.1 会场布局 根据会议类型、规模等确定会议室布局，包括U型、阶梯式、口字型、剧院式、课桌式等，如下图所示： 图D.1 U 型会议室 图D.2 阶梯式会议室 DB 3701/T 252021 17 图D.3 口字型会议室 图D.4 剧院式会议室 图D.5 课桌式会议室 D.2 主席台摆放 D.2.1 位于会场前方正中央，位置突出。 D.2.2 单主宾主位居中，双主宾则在主席台正中央的中心线两侧各布置一个主位。 DB 3701/T 252021 18 D.2.3 摆放主宾位椅子时，应考虑到主宾的舒适度，避免将椅子放在两张桌子接缝中间。 图D.6 主席台座次安排示意图 D.3 桌椅摆放 桌椅摆放整齐、平稳，桌子前后间距不应低于 90cm。间距的确定应采用拉线的方式进行排列，具备条件的可采用激光测距仪定量定位与拉线辅助相结合。 D.4 物品摆台 D.4.1 基本要求：席签、话筒、矿泉水、玻璃杯、茶具（由左至右依次排列）呈一条直线，间隔均 为1cm。 D.4.2 矿泉水：商标标识正对前方； D.4.3 玻璃杯：杯口朝上放与玻璃杯垫纸上中心位置，杯口放置杯罩，标识正对领导。 D.4.4 茶具：茶杯杯柄与桌面呈45，摆放在杯碟正中间，杯碟应摆放杯垫纸,检查茶叶是否适量（平铺杯底）。 D.4.5 毛巾：会前1h将毛巾放在加热器里加热，会前半h摆放于矿泉水和玻璃杯下方，左侧与矿泉水左侧平齐（夏季不需要加热）。 D.4.6 话筒：摆放于座位的中间，有线话筒头距离桌面24cm左右。 D.4.7 席签：席签放于话筒的左边，不应超过领导座位的左扶手。 D.4.8 材料：摆放于领导的左手边，底部与桌边并齐，材料较多时层叠摆放。 D.4.9 纸笔：便签纸（5张）和铅笔（红蓝铅笔、2B铅笔各1支）摆在材料的右侧，便签纸底部与桌边并齐，铅笔放于便签纸上中间位置，倾斜呈45。红蓝铅笔在上，2B铅笔在下，金色商标朝上。 DB 3701/T 252021 19 图D.7 物品摆台示意图 D.5 会标 会标字体、大小与会场匹配，悬挂在主席台正上方，应用红底白字，字体为方正小标宋。 图D.8 会标示意图 D.6 席签 选择粉色专用席签纸打印；打印字体选择华文新魏字格式调整高度为4cm、宽度为12cm（特殊字体使用华文楷体加粗）；非电视电话会议使用三角席签架，电视电话会议使用立式席签架。 DB 3701/T 252021 20 图D.9 席签示意图 D.7 接待室（候会室） D.7.1 作为接待室时： 席签：正对前方，距离前桌边 2cm，距离两侧桌边 5cm； 茶具：茶具与桌子的边沿成 45角，距离两侧桌边均为 5cm； 毛巾：毛巾碟横向放置于茶具正后方，距茶具 1cm； 矿泉水：矿泉水摆在茶具后 5cm 处，商标标识正对前方，侧面距离桌边 5cm； 抽纸：摆放于桌子中间，距离后桌边 10cm； 板夹：放置于右扶手或左扶手处，距离沙发前沿 5-7cm； 签字笔：签字笔倾斜 45放于 A4 纸中间。 D.7.2 作为候会室时： 茶具：茶具与桌子的边沿成 45，距离两侧桌边均为 5cm； 矿泉水：矿泉水摆在茶具后 5cm 处，商标标识正对前方，距离桌边 5cm； 抽纸盒：摆放于桌子中间，距离后桌边 10cm。 图D.10 接待室物品摆放示意图 图 D.11 候会室物品摆放示意图 DB 3701/T 252021 21 D.8 签到台和指引牌 D.8.1 签到台放置于醒目且不妨碍参会人员通行的位置。 D.8.2 引导性指示牌应放置在醒目位置。 图 D.12 签到台示意图 图 D.13 引导性指示牌示意图 DB 3701/T 252021 22 附录E （规范性） 设施设备布置与调试要求 设施设备布置与调试要求见表E.1、表E.2和表E.3。 表E.1 设施设备布置要求 序号 项目 要求 1 线路 1.做到整齐、安全、美观。 2.经过人行通道的，使用压线板，宜设置警示标识。 2 话筒 话筒数量满足会议需要，有线话筒摆放高度距离桌面24cm左右；无线话筒信号接收器充分考虑信号覆盖范围，确保电池电量充足。 3 音箱 1.会议室前方左右对称摆放音箱，科学合理布局，保证覆盖会议室。 2.面对主席台设置反听音响系统。 4 视频设备 视频设备布置于所有参会人员可见处，与电脑正确连接，画面显示正常。 注1：配有备份的线路及设备。 注2：举办涉外会议时，宜提供同声传译设备。 DB 3701/T 252021 23 表E.2 设施设备调试要求 序号 项目 要求 1 灯光 1.会场照明光照度控制在 350lx500lx，光线柔和不刺眼，照度适宜，还应单独检查在使用投影时的灯光效果。 2.会场外公共区域照度150lx350lx。 2 空调 空调运行状态正常，夏季空调温度设置不低于26；冬季空调温度设置不宜高于 20。 3 音控设备 时序电源、调音台、混音器、音频处理器、功放、扬声器、会议电脑、高清混合矩阵运行参数正常。 4 音频设备 1.音响设备与话筒正确连接，避免出现杂音、电流声、音频干扰等。 2.每个话筒都应试音，以不同位置均可听清，音量适中为准。 3.无线话筒电池电量充足并有备用电池。 4.语言类活动音量应控制在 60dB10dB， 文娱类活动音量控制在 90dB10dB， 会前暖场音乐音量控制在 40dB5dB。 5 视频设备 1.LED 屏启动正常。 2.电视机运行状态正常。 3.信号无缝切换台运行状态正常。 4.网络及信号线路正常。 5.音视频素材正常。 6.会场笔记本电脑运行正常。 6 备份设备 1.UPS 运行状态正常。 2.备用设备启动运行正常。 3.备份设备切换正常。 4.备用无线话筒到位。 5.投影机及配套幕布运行正常。 7 其他设施设备 1.地插、强弱电线路正常。 2.电动幕布运行正常。 DB 3701/T 252021 24 表E.3 电视电话会议设施设备布置与调试要求 序号 项目 要求 1 信号测试时间 会前 1.5h 再次进行信号调试，确保会议正常进行。作为分会场使用时，会前 1h配合主会场进行声音、图像测试；作为主会场使用时，提前 2h 开机，会前 1h 对分会场进行点名测试。 2 收听收看国家或省级会议时 1、会议室灯光适度。 2、会场画面播放主会场图像（只作为分会场时）。 3、取 3 人位画面回传主会场。 4、电视机摆放 23 台，高度与领导目光平齐，同步播放主会场图像，距台下第一排距离为 5m。 5、摆放主备路 2 台摄像机，距台下第一排距离为 6m。 3 作为主会场开会时 1、会议室灯光适度。 2、主席台与台下第一排之间根据主席台领导人数安装 23 台电视，轮循播放分会场画面。 3、全景图像自会前保持至主持人发言后切换特写画面。 4、控制中心要求回传本会场下传信号并在控制中心显示屏播放，确保信号传输正常。 4 注意事项 1、领导发言期间应保持特写镜头。 2、现场有发言任务时应播放发言人特写镜头。 3、会议过程中如遇发言领导饮水、记者拍摄有遮挡等情况应切换至全景图像。 4、根据会议要求，确定分会场标识和其他含标识物品的摆放标准。 DB 3701/T 252021 25 附录F （资料性） 斟茶服务规范 斟茶服务规范见表F.1 表 F.1 斟茶服务规范 流程 示 图 要求 1、示 意 左手提壶，步伐轻盈，主宾位依次倒水，右侧进入。 倒水请用茶手势（五指并拢、手掌、手腕、手臂呈一条直线， 指尖指向杯盖中心， 距离杯盖 10cm） 。 暖瓶：暖瓶底部紧贴腿部，呈三角形状，瓶口朝向外侧。 2、取杯盖 右手大拇指与食指反手轻捏杯盖， 旋转后将杯盖取起轻轻倒置放在桌面上， 轻放于杯碟右下角距离杯碟边缘 2cm，大拇指与食指轻轻将茶杯端起。 3、倒 水 左手握住暖瓶，转身于椅背后方倒水（注意瓶口不要正对领导，瓶口与杯口距离 1cm，暖瓶底勿外翻）。 倒水以 7-8 分满为宜。 4、放 回 续水后仍将杯把转向领导右侧 45角放置于杯碟正中间位置，盖好杯盖。 （续水时如遇领导盖杯未放置于右手边摆台位置， 续水后应放置于杯子拿起的位置）。 服务过程动作要轻、稳。 DB 3701/T 252021 26 表 F.1 斟茶服务规范（续表） 流程 示 图 要求 5、请 倒水完毕需做请用茶的手势。 DB 3701/T 252021 27 附录G （资料性） 续水服务规范 续水服务规范见表G.1 表 G.1 续水服务规范 示 图 要求 说明 当领导喝水时，水杯与下巴呈15。 不需要续水 当领导喝水时，水杯与下巴呈 1530。 可稍缓续水 当领导喝水时，水杯与下巴呈 3060此时杯中水只剩下一半。 需要尽快续水 DB 3701/T 252021 28 表 G.1 续水服务规范（续表） 示 图 要求 说明 当领导喝水时，水杯与下巴呈 6090此时杯中水几乎喝完。 需要马上续水 DB 3701/T 252021 29 附录H （资料性） 毛巾更换服务规范 毛巾更换服务规范见表H.1 表 H.1 毛巾更换服务规范 流程 示 图 要求 1、准备好新的毛巾 领导用过的毛巾要随用随换。 准备好新的毛巾放在托盘上。 2、示 意 示意要换已使用过的毛巾。 3、收毛巾 将已使用过的毛巾连毛巾碟一起端起并放入托盘中。 DB 3701/T 252021 30 表 H.1 毛巾更换服务规范（续表） 流程 示 图 要求 4、换新毛巾 再将托盘中的新毛巾连毛巾碟一起放至桌面上。 5、请 换好后再做请用的手势。 DB 3701/T 252021 31 附录I （资料性） 矿泉水更换服务规范 矿泉水更换服务规范见表I.1 表 I.1 矿泉水更换服务规范 流程 示 图 要求 1、准备好新的矿泉水 瓶内矿泉水所剩不到 20%时，要及时更换。 准备好新的矿泉水放在托盘上。 2、示意 示意要换矿泉水。 3、收回已喝过的矿泉水 收回已喝过的矿泉水。 DB 3701/T 252021 32 表 I.1 矿泉水更换服务规范（续表） 流程 示 图 要求 4、换新矿泉水 换上新的矿泉水。 5、请 换好后再做请用的手势。 DB 3701/T 252021 33 附录J （资料性） 签约服务规范 签约服务规范见表J.1 表 J.1 签约服务规范 示 图 要求 签约桌：根据需要选择两洞或三洞的专用签约桌，配有墨绿色绒布，要求干净整洁，桌面平整完好。 座椅： 选择无扶手带靠背的座椅， 距离签约桌 20cm，摆放整齐呈一条直线。 席签：只摆放一个签约席签时，摆放于桌子中间位置，距桌边的距离 23cm。摆放两个席签时，摆放于领导正前方，到桌边的距离 23cm。 签约本：对应领导的座位，摆放于桌面中间位置，距离桌边底部 2cm。 签约笔：如摆放在签约本上方笔头朝左，如摆放