学院办公室工作职责及办事程序.doc

学院办公室工作职责1、负责有关学院改革与发展战略研究，并就重大问题进行政策调研，为领导决策提供参考。2、组织起草学院综合性工作报告、总结等重要文件和院领导重要讲话；负责学院大事记的记录和整理；负责编写、发行学院年鉴。3、负责学院规章制度建设有关工作，规范学院规章制度的制定、修改和废止，并定期发布。4、负责落实上级部门通知的有关会议，负责学院每周会议的日程安排和管理工作，具体安排学院各类院级会议。5、负责督办上级布置的重要工作及学院重大决议、决定的落实，检查学院各部门工作计划的执行情况。6、负责对外联络和接待工作；负责群众来信来访的处理和接待工作。7、负责组织、协调学院大型活动和由多个部门共同完成的综合性工作。8、负责学院动态信息的收集、发布及上报工作；负责学院的信息公开和统计报表工作；负责学院节假日放假安排和值班工作。9、负责学院行政文书的处理及保密工作；负责学院印章管理工作；负责学院行政用房和公务车的管理工作。10、负责协调安排院领导日常活动。11、负责学院外教的管理及外事工作。12、完成领导安排的其它工作。办事程序用印流程经办人申请部门负责人审核分管院领导审批学院办公室盖章登记（视情况）院领导接访流程来宾与相关部门联系学院办公室负责协调并反馈安排会客地点及其他会客事宜通知相关院领导接访公文办理流程1.院外来文学院办公室登记并加文件处理单院领导批示承办部门执行文件归档2.院内请示、报告部门呈报学院办公室登记、编号、填写处理单分管院长批示学院党政联席会议讨论（视情况)学院办公室办理批复承办部门执行文件归档3.公文制发相关职能部门起草分管领导批示学院办公室核稿院领导签发或办公会议讨论学院办公室编号文件打印拟稿人一校学院办公室二校文件印制盖章发文文件归档上级接待工作流程1.向院领导汇报上级来院情况，确定参加接待部门及人员，制定活动方案；2.召开接待活动部门协调会，明确任务分工；3.指定来访人员名单、接待人员名单、日程、议程等报院领导审批；4.安排接待地点、用餐、用车、参观、接送人员、住宿、返程票、新闻宣传、安全保卫、环境秩序、院内标语、会场布置、桌签及会议材料等会务工作；5.协调、协助、落实各工作环节；6.安排院领导会见；7.作好会议记录、整理领导讲话、会议材料整理、归档。上级来电工作流程1.接上级电话，首先记录来电时间、来电单位；2.认真记录电话内容，记录完毕后复述一遍，确定记录内容是否详尽、正确；3.呈报分管院领导批示；4.根据领导批示落实并反馈信息。教职工申请护照流程1.在学院办公室网页“资料下载”一栏下载出国（境）证件申请表，填写好后交所在单位盖章后送学院办公室审核盖章，并由学院办公室统一办理在职证明。2.携身份证及户口（原件和复印件）、出国（境）证件申请表、在职证明到国际交流合作处领取中国公民因私出国（境）申请审批表。3.携身份证及户口（原件和复印件）、在职证明、中国公民因私出国（境）申请审批表到户籍所在地公安局办理。