管理处程序文件(ISO精)61页.docx

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管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-O 版本：A 改次：0 目录页码第 1 页共 1 页文件编号版次文件名称页码备注 JYHT- QP -0 A0 目录 1 JYHT- QP -00 A0 修订页 2 JYHT- QP -01 A0 文件控制程序 3 JYHT- QP -02 A0 操作记录控制程序 7 JYHT- QP -03 A0 人力资源管理程序 11 JYHT- QP -04 A0 设施设备管理程序 12 JYHT- QP -05 A0 物业接管验收程序 16 JYHT- QP -06 A0 业户入伙管理程序 18 JYHT- QP -07 A0 保洁工作管理程序 21 JYHT- QP -08 A0 绿化工作管理程序 22 JYHT- QP -09 A0 治安消防管理程序 24 JYHT- QP -10 A0 住户维修及房屋整体修缮管理程序 26 JYHT- QP -11 A0 二次装修管理程序 29 JYHT- QP -12 A0 社区文化管理程序 32 JYHT- QP -13 A0 费用、基金收取管理程序 33 JYHT- QP -14 A0 物品管理控制程序 34 JYHT- QP -15 A0 内部沟通（信息交流）程序 36 JYHT- QP -16 A0 投诉处理程序 38 JYHT- QP -17 A0 培训工作管理程序 40 JYHT- QP -18 A0 日常与客户沟通管理程序 42 JYHT- QP -19 A0 客户请修服务管理程序 44 JYHT- QP -20 A0 钥匙管理控制程序 47 JYHT- QP -21 A0 事故处理与报告管理程序 48 JYHT- QP -22 A0 “亲情服务”实施管理程序 49 JYHT- QP -23 A0 首问责任制管理程序 60 管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-O0 版本：A 改次：0 修订页页码第 1 页共 1 页修订时间文件编号本文修订状态修订人批准人 2007-8- JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP -O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP -O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止 JYHT- QP-O □新增 □修订 □废止管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01 版本：A 改次：0 文件控制程序页码第 1 页共 4 页 1.0程序目的通过对与管理处质量有关的文件（包括外来文件，如适用的国家、行业、地方标准、业主提供文件和上级发文等）的管理控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定，使管理处的各项工作依据正确的指示进行。 2.0适用范围适用于管理处所有与管理工作有关的文件的管理与控制。 3.0主要职责和权限 3.1管理处客服中心文员负责公司管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。 3.2各部门负责人负责本部门文件的管理和控制。 4.0程序内容 4.1文件的编制、审核、批准文件的编制、审核和批准按下述规定执行：文件类别编制审核批准程序文件（包括质量记录空白表格样式）责任部门主管管理处主任/ 管理处经理公司领导部门工手册责任部门管理处主任/ 管理处经理公司领导外来文件发文部门机构管理处主任/ 管理处经理公司领导管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01 版本：A 改次：0 文件控制程序页码第 2 页共 4 页 4.2文件的归属、分类、编号 4.2.1 管量处所有的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类，由管理处统一编号。 4.2.2 管理处所有已审批的外来文件，根据类别交管理处客服中心文员和各部门负责人进行归档、分类。编号方法如下：（1）JYHT—QP — □□（程序文个）该程序文件序号质量程序文件金逸豪廷拼音简写（2）JYHT—□□— □□（工作手册）该部门工作制度/规程序号部门拼音简写金逸豪廷拼音简写（3）QR—□□—□□（操作表格）该部门工作记录表格格式序号该部门拼音简写代表操作记录表格格式 4.3 管理文件的有效性控制 4.3.1 为确保管理处管理体系的有效性能够得到控制，对所有文件及表格采用版次来控制最新有效版次。版本采用英文字母如：A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本；改次采用两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、第二次修改。 4.4管理体系文件发放 4.4.1 程序文件的发放由管理处客服中心文员将程序文件复印，让部门责任人在《文件发放\回收记录表》上签字后发放。管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01 版本：A 改次：00 文件控制程序页码第 3 页共 4 页 4.4.2 部门工作手册的发放，由管理处客服中心文员复印后，让部门责任人在《文件发放\回收记录表》上签字后发放。 4.4.3 操作记录空白表格作为规范填写方式的文件，其发放由各部门责任人制定《操作记录表格一览表》，进行统一管理和控制。 4.5管量体系文件的保管和借阅 4.5.1 管理体系文件由各部门责任人负责统一归档保管，严禁复印。 4.5.2 如管理处内部员工需要暂借阅某种管理体系文件和资料，应到相关部门办理借阅和归还手续，并填写在《管理体系文件借阅登记表》。 4.6管理体系文件的更改 4.6.1 在管理处管理体系运作过程中，各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改，其原因、内容由申请更改的相关部门提出，并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。 4.6.2管理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批，如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时，该部门/人需获得审批所需依据的背景资料，以保证修改之适宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与管理处。 4.6.3 管理处客服中心文员接到已审批《质量体系文件更改申请表》和更改文件后，应更新文件原版，复印更改的管理体系文件后，按《文件发放\回收记录表》发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。 4.7 管理体系文件的作废 4.7.1 对于已作废的管量体系文件，由管理处客服中心文员或相关部门文件管理员统一保管，其上应注明“作废”字样，并在《管理处保留作废管理体系文件登记表》上登记。管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01 版本：A 改次：0 文件控制程序页码第 4 页共 4 页 4.8 外来文件的管理本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等。 4.8.1 编号由收文部门对外来文件进行编号，编号方法为： 1）发文单位有统一的原编号时，保持原编号。 2）单位无统一编号时，由收文单位按收文时间先后编号。 4.8.2 外来文件的有效性控制 1）外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等，由文件归口部门填写《外来文件登记表》。对国家、行业、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件，并经审批后生效。 2）文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本，填写在《外来文件登记表》中，及时获取、更新和发放最新版本外来文件，确保公司使用的外来文件为最新有效版本。 4.8.3 外来文件的发放 1）与物业服务质量有关的、有强制性要求的外来文件，由归口部门发放，同时，让接收人在《文件发放\回收记录表》上签收。 2）理性文件由行政人事部按公司领导批示传阅，不需编制文件控制清单。 5.8.4 外来文件的保管外来文件由归口部门分类造册，归档保管，借阅文件时应填写《管理体系文件借阅登记表》 5.0支持性文件《操作记录控制程序》 6.0质量记录 6.1《外来文件登记表》 6.2《管理体系文件借阅登记表》 6.3《管理体系文件更改申请表》 6.4《管理处保留作废质量体系文件登记表》 6.5《文件发放\回收记录表》编写：审核：批准：日期：管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-02 版本：A 改次：0 操作记录控制程序页码第 1 页共 3 页 1.0程序目的通过对管理处所有与管理有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制，确保记录完整、准确、清晰，以证明物业管理服务质量满足规定要求，管理处的管理体系在有效地运行，并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施提供依据。 2.0适用范围适用于管理处所有与管理有关记录的管理和控制。 3.0主要职责和权限 3.1管理处负责监督《操作记录控制程序》执行和管理处所有操作记录表格的管理。 3.2各部门负责与本部门工作相关的质量记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。 4.0工作程序 4.1.1质量记录表格的名称、编号及版次由管理处负责编制，确保每种表格均有唯一的名称和编号。具体编号方法参照《文件控制程序》执行。 4.1.2对规定有“记录编号” 的操作记录由操作记录填写人按时间日期顺序进行编号填写，确保每份记录均有唯一的记录编号。编号方式如下： □□ - □□-□□-□□ 分序号（必要时加，如01、02）日期（如‘09’表示9日）月份（如‘08’表示8月）年份（如‘07’表示2007年）管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-02 版本：A 改次：0 操作记录控制程序页码第 2 页共 3 页 4.1.3 外购的操作记录空白表格采用原表格编号或不做表格编号和记录编号要求。 4.1.4 管理处所有操作记录空白表格由管理处客服部文员统一管理，并编制《操作记录表格一览表》，随操作记录空白表格一起发给各部门责任人。各部门必须按规定使用操作记录表格。 4.2质量记录的收集、归档、检索、贮存及防护 4.2.1 填写的操作记录由各部门定期收集并按类别分别装订成册，并基本保证编号的顺序，以便检索。 4.2.2 各部门责任人在接收操作记录表格时，应注意检查操作记录项目填写是否齐全，确保所收集的操作记录有效。 4.2.3 各部门责任人应将操作记录表格保存在适宜的环境中，防止操作记录被更改、丢失或破坏，必要时应采取防潮、防鼠措施，确保操作记录的完好。 4.3操作记录的查阅、保存期限及过期的处理 4.3.1 管理处负责编制《操作记录表格一览表》，在表中规定操作记录的保存期限和其它需注意事项，当管理体系文件发生更改变动时，管理处应相应修订《操作记录表格一览表》，具体执行参考《文件控制程序》。 4.3.2 当业主（住户）或管理处人员需要查阅记录时，须经管理处主任及经理同意，由部门责任人协助查阅，防止操作记录被损坏或更改。 4.3.3 当操作记录超过规定保存期限时，由部门责任人填写《过期操作记录处理登记表》，连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员，由管理处决定处理方式统一处理，并记录在《过期操作记录处理登记表》中。对需要长期保存的操作记录，各部门按公司相关档案管理制度执行。 4.4操作记录空白表格的增加、更改 4.4.1 各部门可根据实际工作的需要，增加或更改现有的操作记录空白表格，具体由使用部门提出申请，填写《管理体系文件更改申请表》，按照《文件控制程序》执行。 4.4.2 管理处客服中心文员在收到经过审批的《管理体系文件更改申请表》后，应及时撤回作废旧有的操作记录空白表格，同时发放新的空白表格。 4.4.3 对新增或取消操作记录空白表格的情况，管理处客服中心文员还应更改《操作记录表格一览表》，具体按照《文件控制程序》执行。管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-02 版本：A 改次：0 操作记录控制程序页码第 3 页共 3 页 4.5其他要求使用操作记录空白表格的人员应清楚地填写表格中的各项内容，需要签名时应严格按要求执行，确保操作记录完整、准确、清晰，如实反映实际情况。 5.0支持性文件 5.1《操作记录表格一览表》 6.0质量记录 6.1《过期操作记录处理登记表》编写：审核：批准：日期：管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-03 版本：A 改次：0 人力资源管理程序页码第 1 页共 2 页 1.0程序目的通过对人力资源的管理控制，确保承担管理体系规定职责的人员有能力满足服务质量要求。 2.0适用范围适用于管理处范围内员工的管理。 3.0主要工作职责和权限 3.1 公司行政人事部负责公司员工的招录、定岗、辞退工作；管理处亦可通过张贴招聘广告，对应聘人员面试，初审通过后再由公司行政部复审，其它事项按公司行政管理制度执行。 3.2 管理处各部门负责就专业范围内培训工作计划的制定、组织和落实工作。 3.3 管理处各部门负责配合公司行政人事部开展人力资源管理工作。 4.0程序内容 4.1岗位能力要求公司行政人事部负责按照岗位职责要求实施人员招录、定岗、辞退工作。 4.2培训需求的识别 4.2.1各部门负责人应根据《岗位职责》中的要求，对本部门员工的工作能力、职业技能进行评价，结合管理需要、服务质量考核、业主（住户）投诉和其他活动所确定的情况，确认培训需求。对本部门自己无力组织实施的培训项目，应以书面报告的形式反馈至公司。 4.2.2各部门负责对特殊岗位员工的资格要求进行识别，根据该岗位人员的实际情况确定培训需求，拟定培训计划。 4.2.3行政人事部结合公司实际情况、及培训需求，定期或不定地开展员工培训工作。 4.3培训计划的实施 4.3.1公司组织的内部培训，由行政人事部根据具体组织落实时间、场地、授课教师、教案等，并及时通知相关部门人员。受训人员应按时出席，并在《培训记录表》中签到。 4.3.２每项培训结束后，培训实施部门应组织相应的考试或实操，并对培训的有效性做出评价，评价标准如下： 1）参加培训人员60%的成绩在85分以上为效果优秀； 2）参加培训人员60%的成绩在70分以上为效果良好；管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-03 版本：A 改次：0 人力资源管理程序页码第 2 页共 2 页 3）参加培训人员60%的成绩在60分以上为效果一般； 4）参加培训人员的成绩及格率低于60%为无效。上述1）、2）、3）项评价结果均视为有效，如评价为无效，组织培训部门需重新组织实施培训。 4.3.3外派培训人员培训结束后应将资格证书复印件、成绩单等交行政人事部归档。 4.4培训类别及要求 4.4.1新员工上岗培训 1）新员工入职培训由行政人事部组织按前述第4.3节实施。新员工经培训，如培训考试不合格，由行政人事部安排补考或辞退。 2）对晋升或转岗的员工，由所在部门的负责人识别其培训需求，具体执行前述4.2、4.3节。 4.4.2转正培训 1）员工在试用期内应接受岗位培训，由所在部门负责实施。 2）试用期满后，行政人事部要组织转正培训并安排考试/考核，考试合格作为员工转正的条件之一。 4.4.3岗位培训 1）各部门应经常组织对员工进行岗位专业知识和操作技能培训以及服务礼仪、品质意识的培训。具体执行前述4.2、4.3节。 2）各部门应每年对本部门员工进行岗位能力评定，对不称职的员工要安排再培训，培训考核合格方能上岗。同时，按市场需求和公司发展的要求对各岗位员工进行再提高培训，具体实施按前述4.2、4.3节执行。 4.4.4特殊岗位人员资格要求及培训特殊岗位人员的资格要求在其入职和后续工作中由各部门识别并经行政人事部确认，如需由公司安排培训时，由各部门申请、报行政人事部统一安排报审执行。在培训结束后，行政人事部负责确认其资格。确认合格的人员方可上岗工作。 4.5质量记录的归档保存所有本程序的质量记录，由相关部门依照《质量记录控制程序》进行归档保存。 5.0质量记录表格 5.1《培训记录表》 5.2《培训需求申报表》 5.3《年度培训计划》编写：审核：批准：日期：管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-04 版本：A 改次：0 设施设备管理程序页码第 1 页共 4 页 1.0目的通过对设施设备（以下统称设备）的管理控制，保证管理过程有能力满足服务的要求。 2.0适用范围本程序适用于管理处所有设备的管理控制 3.0主要职责和权限 3.1工程维修部负责管理区域内设备设施的运行管理、维修及保养工作。 4.0程序内容 4.1设备的分类、编号管理处将设备分为六大类：强电、弱电、消防、给排水、电梯、公司设备，按对物业服务的影响程度，将设备分成三个级别： Ⅰ级设备——对服务有直接影响； Ⅱ级设备——Ⅰ级设备的附属设备； Ⅲ级设备——对服务无直接影响。各类设备编号原则如下：设备级别（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ）设备流水号（000~999）各系统代号（00~99）专业代号表示金逸豪廷 JYHT——□□ □□ □□□ □ 注①：专业代号： QD—强电 DT—电梯 RD—弱电 XF—消防 GP—给排水 GS—公司设备 ②各专业分系统代号分配： QD： 00~09 RD：10-19 GP：20~29 DT： 30~39 XF：40~49 GS：50~59 QD： 00—供配电 02—普通照明 03—动力箱 RD： 10—有线电视CATV 11—无线对讲 12—通信系统 13—闭路监控 14—车辆管理系统 15—楼宇自控系统管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-04 版本：A 改次：0 设施设备管理程序页码第 2 页共 4 页 GP： 20—生活给排水系统 21—排水及排污系统 22—喷泉系统 DT： 30—电梯 XF： 40—火灾报警系统 41—硬线联动系统 42—干粉灭火系统 43—防火卷帘门 44—疏散指示与事故照明 45—消防水系统 46—防排烟系统 47—泡沫灭火系统 GS：50—公司办公自动化系统 51—工具设备 4.2设备的配置、验收、建档 4.2.1配置工程维修部须对所有设备状况足够了解，同时根据物业服务需求和实际工作情况提出设备申购计划。 4.2.2验收工程维修部负责对设备的验收，经验收合格的设备方可接管投入使用。 4.2.3建档 2万元以下的设备应登记在《设备明细表》中，作为设备管理台帐；对2万元以上的设备除登记在《设备明细表》中外，还应填制《设备卡》2份，一份悬挂于设备上，另一份保留在维修部存档（维修部存档的设备卡应包括大修记录，悬挂于设备上，不包括检修内容）。 4.3设备的使用管理 4.3.1《维修部工作手册》的编制维修部负责编制Ⅰ、Ⅱ级设备的管理工作规程，其中应包括设备的操作、安全操作规程等要求。Ⅲ级设备由使用人参照其设备的使用说明书操作，或由维修部对操作人员进行必要的培训，Ⅲ级设备的操作人员负责每日对设备进行的清洁、润滑、更换易损易耗件。 4.4设备运行和检查 4.4.1设备运行维修部人员根据《维修部工作手册》进行设备操作，并根据运行情况填写操作表格； 4.4.2设备巡查维修部根据《维修部工作手册》对供配电、弱电、给排水系统等进行巡查，并填写下列表格： 1）《供配电设备巡查记录》 2）《弱电系统巡查记录表》 3）《电梯运行巡查记录表》 4）《给排水设备设施巡查记录表》对于委外维护保养的设备应在《分包合同》中注明维护保养的内容，工作检查标准、频次等要求，由维修部编制相关工作规程，并据此对供方的工作进行检查、监督，并填写下列表格： 1）《电梯维护保养记录》 2）《消防系统维护保养检查记录》管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-04 版本：A 改次：0 设施设备管理程序页码第 3 页共 4 页 4.5设备的维护保养 4.5.1设备维护保养工作规程的编制维修部负责编制Ⅰ、Ⅱ级设备的维护保养工作规程，其中应包括保养项目、保养频次、保养时间、保养内容等。 4.5.2日常维护维修部操作人员负责按照《维修部工作手册》的要求，对设备进行日常维护保养，并填写《设备设施保养记录》。 4.5.3定期维护保养 1）定期维护保养计划的制定维修部负责在每年12月编制下年度《设备年度维护保养计划》。在每月的下旬编制下月的《设备月度维护保养计划》，以据此安排维护保养工作。 2) 定期维护保养的实施维修部根据《设备月度维护保养计划》和《维修部工作手册书》实施设备的定期维护保养工作，保养人员根据维护保养情况填写。 A、《设备设施保养记录》 B、《供配电设备（设施）保养记录表》 4.6设备的维修 4.6.1设备自行维修当设备不能正常运行、操作人员无力维修时，维修部应组织专业人员进行检查维修，并根据维修情况填写《设备设施维修记录》。设备大修还应填写在工程维修部保存的设备卡中。 4.6.2设备委外维修当设备故障超出维修部现有维修能力时，维修部填写《设备外委维修申请单》报管理处审核、公司批准后，选择合格供方实施委外维修。 4.7应急处理维修部负责对各系统建立《机电设备系统应急处理方案》，以满足在设备出现故障或紧急情况下，能尽快排除故障，减少损失，使广大业户满意。管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-04 版本：A 改次：0 设施设备管理程序页码第 4 页共 4 页 4.8设备（系统）的更新改造、报废当设备系统不能满足服务运作需要时，维修部应根据《维修部工作手册》要求实施技改。设备选型、费用估算、实施计划安排等方面的内容，报管理处审核、公司审批后执行。当设备无法维修或维修成本太高、不经济时，由维修部填写《报废单》报管理处审核、公司审批后作报废处理。 4.9质量记录的保存工程部负责按照《文件控制程序》、《操作记录控制程序》的要求保存与设备管理有关的记录。 5.0支持文件 5.1《维修部工作手册》 5.2《设备年度维护保养计划》 5.3《机电设备系统应急处理方案》 5.4《设备月度维护保养计划》 5.5《分包合同》（供方提供） 6.0质量记录 6.1《设备明细表》 6.2《设备卡》 6.3《设备（设施）维修记录》 6.4《设备（设施）保养记录》 6.5《供配电设备巡查表》 6.6《供配电设备（设施）保养记录表》 6.7《弱电系统巡查记录表》 6.8《中控室系统运行维修记录表》 6.9《消防系统维护保养检查记录》 6.10《给排水设备（设施）巡查记录》 6.11《设备对外委托维修申请单》 6.12《电梯保养检查评定记录表》 6.13《电梯运行巡查记录表》 6.14《供方服务质量检查表》 6.15《报废单》编写：审核：批准：日期：管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-05 版本：A 改次：0 物业接管验收程序页码第 1 页共 2 页 1.0程序目的通过对接管物业进行验收，验证物业的质量、安全性、各项功能指标与设计（规定要求）的符合性，并明确与施工单位的责任范围，以便更好地开展日后的管理工作，为广大业主（住户）提供满意服务。 2.0适用范围适用于管理处所有接管物业的交接验收管理工作。 3.0主要职责和权限 3.1管理处经理负责组织成立接管验收小组； 3.2管理处经理负责接管验收的组织协调工作； 3.3接管验收小组负责验收工作的实施； 3.4管理处经理负责物业接管后涉及施工单位的工程事宜处理。 4.0程序内容 4.1接管验收的准备工作 4.1.1管理处在接到接管验收通知后，管理处经理负责组织从管理处各部选定人员，成立接管验收小组，指定小组组长，按专业分设土建组、机电设备组、资料组。 4.1.2在进行现场检查验收前，资料组应联系查验竣工资料，如竣工资料不齐全，则应通知建设单位补齐资料，否则不能进行现场验收。 4.1.3土建组在正式现场验收前，应到楼盘现场查验竣工情况，只有楼盘已经综合验收合格、土建配套工程均已结束才能进行接管验收，否则应与开发建设单位明确完工交验日期。 4.2现场接管验收工作 4.2.1在准备工作就绪后，由接管验收小组通知开发建设单位，约定具体验收时间。 4.2.2各专业验收组按专业分工，对楼盘进行检查验收，核实相关竣工资料，并将检查结果记录在《物业接管验收表》中。 1）土建组负责主体结构、设计功能、配套设施等土建及装饰部分的验收； 2）机电设备组负责机电设备、给排水、电气、消防等各系统的验收； 3）资料组负责一切工程资料的清点、交接工作。检查主要依据设计资料、竣工资料、国标标准规范和法律法规。管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-05 版本：A 改次：0 物业接管验收程序页码第 2 页共 2 页 4.3验收问题的处理 4.3.1验收结束，接管验收小组要与建设单位召开现场总结会，对《物业接管验收表》中存在的问题进行汇总，与建设单位协商落实整改期限，并要开发建设单位在《物业接管验收表》中签字确认。 4.3.2如验收中发现的问题不影响接管，可与建设单位商定尾项接管，之后按约定对尾项进行验收；如不具备接管条件，则另行安排验收，具体参照前述条款执行。 4.3.3验收小组组长负责将验收情况向管理处汇报。 4.4物业接管后遗留尾项工程处理管理处负责与开发建设单位接口，处理物业遗留工程、尾项工程。管理处在工作中涉及到需与开发建设单位协商解决的事项，亦由管理处经理来协调处理。 4.5操作记录的保存所有接管验收的操作记录，由接管验收小组资料组负责整理、分类，归档管理，具体参照《操作记录控制程序》执行。 5.0支持性文件 5.1《物业保修协议书》（外来文件） 6.0质量记录 6.1《物业接管验收表》编写：审核：批准：日期：管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-06 版本：A 改次：0 业户入伙管理程序页码第 1 页共 3 页 1.0程序目的通过对业主入伙时各项工作进行明确分工，确保业主入伙时各项手续能顺利办理，使业主满意。 2.0适用范围适用于管理处所管物业内业主入伙工作的管理。 3.0主要职责和权限 3.1管理处经理全面负责业主入伙的各项组织工作。 3.2客服中心负责接待、引导业主办理入伙手续，落实各项工作。 4.0程序内容 4.1业主入伙前的准备工作 4.1.1客服中心应准备好业主入伙所需的各种资料文件，包括：《管理公约》、《住户手册》《治安、消防责任书》等及相关表格。 4.1.2维修部应查看入伙单元情况，完善未完工程。如属开发建设单位遗留问题的，应知会客服中心与相关单位落实解决。 4.1.3保洁部应做好入伙楼层及单元的清洁卫生工作。 4.2业主入伙手续的办理 4.2.1客服中心负责审核业主入伙条件和留存有关资料，主要审核以下内容： 1）入伙通知书（留存原件）； 2）房地产买卖合同（附所购物业平面图）并留存复印件； 3）如属个人业主，应提供业主身份证或护照，并将以上资料复印件留存； 4）如属企业法人，应提供营业执照（留存复印件上加盖企业公章），如法人代表亲临办理，应提供法人代表身份证或护照。 5）属业主或企业法人的代理人，应验证其身份证或护照（留存复印件）及授权委托书（留存原件）。 4.2.2客服中心应指定人员负责接待、指导业主办理如下入伙手续： 1）协助业主在财务室缴纳各项费用；如业主未缴或未全缴纳入伙费用，则不予办理入伙手续。 2）填写《业主档案登记表》； 3）签署《管理公约》及《治安、消防责任书》； 4）发放《住户手册》、《装修规则》； 5）带领业主验收物业，并请业主在《收楼验收表》中签字； 6）如业主同意接收，则签署《收楼书》并发放钥匙；管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-06 版本：A 改次：0 业户入伙管理程序页码第 2 页共 3 页 4.2.3如业主转租，除办理上述手续外，租户需填写《住户基本情况表》，同时要求业主提交租赁合同（留存复印件），不愿提交租赁合同的业主，需由业主签署委托租户全权租用及交纳一切相关费用的授权书。 4.3租户（公司直接租赁）入伙手续的办理 4.3.1客服中心应指定人员负责审核租户入伙资料，内容包括： 1）租赁入伙通知书； 2）房屋租赁合同（附物业平面图）并留存复印件； 3）如属个人租户，应提供业主身份证或护照，并留存复印件； 4）如属企业法人，应提供营业执照（留存复印件上加盖企业公章），如法人代表亲临办理，应提供法人代表身份证或护照（留存复印件）； 5）如属非个人或企业法人的代理人，应验证其身份证或护照（留存复印件）及授权委托书（留存原件）。 4.3.2客服中心应指定人员负责接待、指导租户办理如下入伙手续： 1）协助租户在财务部缴纳各项费用；如租户未缴或未全缴纳入伙费用，则不予办理入伙手续。 2）填写《租户基本情况表》； 3）签署《管理公约》及《治安、消防责任书》； 4）发放《住户手册》、《装修规则》； 5）带领租户验收物业，并请租户在《收楼验收表》中签字； 6）如租户同意接收，则签署《收楼书》并发放钥匙； 4.4业主/租户特约代办服务如业主/租户需要管理处提供已开设的特约、代办服务项目，则客服中心应为其填写《特约代办服务单》，并安排提供服务。客服中心收费文员负责按表中相关项目，参照《费用收取标准》收取相应费用。 4.5业主/租户档案管理管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-06 版本：A 改次：0 业户入伙管理程序页码第 3 页共 3 页客服中心负责为每个入伙的业主/租户建立档案并妥善保管，档案内容应包括：《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》、《房地产买卖合同》（复印件）或《房屋租赁合同》、《平面图》、身份证复印件、《收楼验收表》、《收楼书》、《治安消防责任书》、《业主档案登记表》、《管理公约》。若业主

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