常用办公软件应用技巧.ppt

Microsoft Office软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。Word是我们每天都要使用的工具，主要是以文字处理为主。Excel是以数据处理为主，包括有强大的公式、函数、高级筛选、分类汇总、图表、数据分析等功能。Power point主要应用于商务演示。建立一个引人注目、不同凡响的演示 WPS文字处理软件介绍（http:/ 开关大小写开关自动生成目录文档的修订表格、文本的相互转换1、对文本进行排版处理2、对标题进行级别的定义3、调整段落、字体，直到满意4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。WORDWORD 20032003WORDWORD 20072007插入索引和目录引用目录操作步骤操作步骤WORDWORD 20032003WORDWORD 20072007视图修订审阅修订WORDWORD 20032003表格转换为文本表格转换为文本文本转换为表格文本转换为表格WORDWORD 20072007表格转换表格转换为文本表格工具布局表格转换为文本注意注意选择文字分格符表格转换文本转换为表格插入表格文本转换为表格确定表格的列数、文字分隔符一次保存/关闭多个打开的文件 SHIFT快速访问常用的文档 “工具自定义”“命令”“内置菜单”“工作”删除：“Ctrl+Alt+-（破折号键）”快速在多个文档间进行切换 “工具自定义命令”“所有命令”“NextWindow”、“PrevWindow”WORD的操作技巧快速查找文件 “文件打开”“工具”“查找”快速进行大小写数字转换 “插入数字”输入中文年份中的 “插入日期和时间”WORD的操作技巧快速复制文本 选中文本按住Ctrl键按住鼠标左键拖放快速选中全部文档中重复的单词 “编辑查找”输入要查找的字或词组“突出显示所有在该范围找到的项目”“查找全部”利用F8键快速选定文本 按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状）WORD的操作技巧快速返回上次编辑的位置 Shift+F5 用通配符替换文字 “*”表示多个字符，“?”表示一个字符 “编辑替换”“查找内容”中输入通配符“替换为”中用鼠标点一下“高级”设置好格式全部替换。使用自动图文集自动完成重复性键入工作 选择文字“自动图文集”“新建”WORD的操作技巧快速建立上、下标 下标:“Ctrl+=（等号）”;上标:“Ctrl+Shift+（加号）”使你的列标题可见 “表格标题行重复”在表格顶端加空行 “Ctrl+Shift+Enter”WORD的操作技巧让字数统计结果随时显示在屏幕上 “工具字数统计”“显示工具栏”调整工具按钮布局 按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮 给工具栏添加一个超链接按钮 “工具自定义”右击工具栏上“插入超链接”“分配超链接打开”“查找范围”选择需要添加的链接（可以是应用程序、文件夹、具体文件）WORD的操作技巧数据分列数据有效性快速填充单元格打印电子表格常用函数单元格的数据分列：是指将一个单元格中的内容分隔成为多个单元格的列分列的功能位置：数据分列操作步骤：1、确定需要分隔的单元格 2、确定分列的分隔符 3、确保分列后内容不会覆盖其它数据项示例演示数据有效性：数据有效性：是为了防止在单元格中输入无效的数据。操作步骤：操作步骤：1、确定要求输入的数据项的数据类型，例如：时间、整数或特定的字符 2、对单元格的数据有效性进行设置，必要时可进行输出错误的警示Microsoft Office Excel.数据分类汇总数据有效性：数据有效性：分类统计操作步骤：操作步骤：1、对需要统计的列进行排序 2、分类统计设置1 1、向下填充、向下填充2 2、输入方式填充、输入方式填充 方法一：选中单元格，将鼠标放至单元格的右下角使光标变为加号，可向下拖动进行填充 方法二：所填充的列旁边一列的有数据，可选中向下填充的首个单元格，将鼠标放至单元格的右下角变为加号时，双击即可完成填充 如果希望向个别单元格输入相同的内容，并且所希望填充的单元格不一定是向下的，可采用先选中准备填充的单元格，再输入希望填充的内容，按Ctrl回车即完成填充，或直接CtrlV粘贴准备好的内容。示例演示示例演示1 1、为电子表格标上页码、为电子表格标上页码2 2、让打印的每一页电子表格都有标题行和列、让打印的每一页电子表格都有标题行和列添加页脚，在页脚处插入页码。起始页码可在页面设置中的页面自行设置。打开“页面设置”，选中“工作表”页面，设置打印的标题行。技巧技巧:1.Excel大量数据同时输入的技巧大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。同时填入该数据了。2.快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式设置单元格格式”，从弹出，从弹出的的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“数字数字”选项；然后从选项；然后从“特殊特殊”列表框中选择列表框中选择“中文大写数字中文大写数字”选项。最后单击选项。最后单击“确定确定”按钮即按钮即可可.Excel制作的技巧-输入3.Excel单元格文字随时换行单元格文字随时换行 在在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格单元格”下下“对齐对齐”的的“自动换行自动换行”复选项，单击复选项，单击“确定确定”即可，这种方法使用即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下键的同时按下回车键回车键就可以了。就可以了。4.Excel中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。单击右键，选择插入即可。Excel制作的技巧-插入5.Excel中消除中消除0值值 当单元格计算结果为当单元格计算结果为0时，默认会显示时，默认会显示0，这看起来显然，这看起来显然有点碍眼。如果在出现有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空白，可如此操时，单元格显示为空白，可如此操作。打开作。打开“工具工具选项选项视图视图”，取消，取消“0值值”复选项前的复选项前的，确定后，当前工作表中的值为，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空的单元格将全部显示成空白。白。6.快速隐藏快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号可是用菜单命令或调整行号(列标列标)分界线的方法比较麻烦分界线的方法比较麻烦,有有一个简单方法：在一个简单方法：在英文英文状态下，按状态下，按“Ctrl+9”或或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。Excel制作的技巧7.快速选定快速选定“空白空白”和和“数据数据”单元格单元格 在在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑编辑定位定位”，在，在“定定位位”窗口中，按下窗口中，按下“定位条件定位条件”按钮；选择按钮；选择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”，再按，再按“确定确定”，空白单元格即被全部选定。如果要，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件定位条件”窗口中，窗口中，选择选择“常量常量”，再点，再点“确定确定”，含有数据的单元格全部选定。，含有数据的单元格全部选定。Excel制作的技巧8.快速得到合适列宽和行高快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时拖动拖动至合适的宽至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时鼠标指针变成双向箭头时双击双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为设置为“最适合的列宽最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据。格数据。用这个方法也可以得到用这个方法也可以得到“最适合的行高最适合的行高”。只是要双击行标题。只是要双击行标题的下边框的下边框。Excel制作的技巧9.快速移动活动单元格快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框下边框，当，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行最后一行。双击单元。双击单元格的格的上边框上边框可以到达可以到达最上一行最上一行，而双击左边框和右边框则可，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。以分别迅速到达最左端和最右端。Excel制作的技巧10.数据分列技巧数据分列技巧 用用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取快速分列方法。具体操作如下快速分列方法。具体操作如下:u 在选中单元格中输入数据或文字在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割的数据区然后选定所要分割的数据区域域;u 单击菜单栏【数据】单击菜单栏【数据】-【分列】【分列】;u 在弹出的对话框中选择【固定宽度】在弹出的对话框中选择【固定宽度】,点击点击“下一步下一步”;u 在在【数据预览数据预览】中中,按住分列线按住分列线,移动至指定位置移动至指定位置,点击点击“下一下一步步”;u 选择选择【列数据格式列数据格式】,点击点击“完成完成”.Excel制作的技巧11.批量转换日期格式批量转换日期格式 以前在以前在Excel中输入职工出生时间时，为了简单都输入成中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数据数据】【分列分列】，出现，出现【文本分列向导文本分列向导】对话框。勾选对话框。勾选“固定宽度固定宽度”，连续两次点击，连续两次点击【下一步下一步】按钮，在步骤三对话框的按钮，在步骤三对话框的【列列数据格式数据格式】中，选择中，选择“日期日期”，并选定，并选定“YMD”形式，按下形式，按下【完成完成】按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。Excel制作的技巧12.不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在在Excel中，如果要选定已选定单元格周围的单元格，中，如果要选定已选定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，速度更高，按下按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格;同时按下同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧单元格组合键，可以选定左侧单元格;按下按下“Enter”键，可以选定下方单元格键，可以选定下方单元格;同时按下组合键同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上方单元，可以选定上方单元格格.Excel制作的技巧13.简单方法移动复制工具栏按钮简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮也就是移动工具栏按钮.可以在按下可以在按下“ALT”键的同时拖动工键的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。具栏按钮，把它移动到其它位置。而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下方，可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它组合键的同时拖动按钮到其它地方。地方。如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需按下如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需按下“ALT+SHIFT”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。以外的区域即可。Excel制作的技巧14.让让Excel中人名显示更美观的技巧中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行选中姓名所在的列，执行“编辑编辑替换替换”命令，在命令，在“查查找内容找内容”栏中输入一个空格，在栏中输入一个空格，在“替换为替换为”栏中不填任何栏中不填任何内容，单击内容，单击“全部替换全部替换”命令，确定退出后即可命令，确定退出后即可.b 让姓名左右对齐让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技巧左右对齐也有技巧.选中选中已删除空格的姓名单元格，单击已删除空格的姓名单元格，单击“格式格式单元格单元格”,在打开在打开的的“单元格格式单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择对话框中的水平对齐方式中选择“分散分散对齐对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。Excel制作的技巧15.Excel数据校验方法之巧用公式审核数据校验方法之巧用公式审核 打开一张学生成绩表打开一张学生成绩表,选中数据区域选中数据区域(注意注意:这里的数据区域这里的数据区域不包括标题行或列不包括标题行或列)，单击，单击“数据数据有效性有效性”命令，进入命令，进入“数据有效性数据有效性”对话框。在对话框。在“设置设置”选项卡中，将选项卡中，将“允许允许”项项设为设为“小数小数”，“数据数据”项设为项设为“介于介于”，并在，并在“最小值最小值”和和“最大值最大值”中分别输入中分别输入“0”和和“100”，最后单击，最后单击“确定确定”退出。退出。接着，执行接着，执行“视图视图工具栏工具栏公式审核公式审核”命令，打开命令，打开“公公式审核式审核”工具栏。好了，现在直接单击工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据圈释无效数据”按按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。圈给圈识出来。对错误数据进行修正后对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失红圈标记会自动消失.（wps不支持）不支持）Excel制作的技巧16.多个工作表的页眉和页脚同时设置多个工作表的页眉和页脚同时设置 把一个把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等等等)，然后，然后点右键，在弹出的菜单中选择点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表选择全部工作表”的菜单项，的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择【视视图图】【页眉和页脚页眉和页脚】。Excel制作的技巧PPTPPT制作的要点PPT的操作技巧PPT制作的要点目标逻辑布局风格版面图形文字色彩设计设计制作制作明确PPT的目标、对象和展示方式通过对每一幅页面布局的设计，使PPT的整体美观，用更好的效果展示其目标使用各种工具以支持其业务逻辑。通过对业务逻辑的分析，选择最佳的输出方式，使PPT的重点突出，层次递进经过积累，形成风格用严谨的逻辑论证中心思想目标目标 在什么场合 面对什么人 想达到什么样的效果PPT制作的要点应用的范围目标对象展示方式工作进度汇报记录过程，总结经验和问题，列出下步计划管理层1人或少数几人个人审阅小组汇报方案演示根据现有问题，提出解决建议、实施方案，争得上层、客户认同管理层1人或少数几人个人审阅小组汇报培训让培训对象理解培训内容专业人士非专业人士几十人几百人项目计划项目进度日程、工作任务清单、费用预算、管理层1人或少数几人个人审阅小组汇报针对针对PPT的目标、接收对象和场的目标、接收对象和场所，选择不同的逻辑、布局和版所，选择不同的逻辑、布局和版面，以达到最佳的效果面，以达到最佳的效果PPT制作的要点目标PPTPPT要有清晰、简明的逻辑，所以，最好要有清晰、简明的逻辑，所以，最好就用就用“并列并列”或或“递进递进”两类逻辑关系。两类逻辑关系。一定要通过不同层次一定要通过不同层次“标题标题”的分层，的分层，标明整个标明整个PPTPPT逻辑关系逻辑关系运用金字塔原理进行逻辑梳理运用金字塔原理进行逻辑梳理PPT制作的要点逻辑PPT制作的要点逻辑金字塔原理单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感。PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片；结构化它们，体现你的逻辑性每个章节之间，插入一个空白幻灯片或标题幻灯片，使得章节之间能体现层次感通过归类、分层来结构化内容PPT制作的要点布局图表：图表：1、能用图表就用图表，图表能表达难以描述的问题，能引发联想增 强文字描述的效果 2、图片不能太多、太鲜艳，求花哨容易分散观看者的注意力 PPT制作的要点版面3.加工处理加工处理PPT制作的要点版面文字文字 1、推荐使用宋体与黑体字，其他字体的显示效果不佳 2、标题、正文应选择不同的大小，否则应用颜色区分色彩色彩 1、整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色。2、前景与背景要用对比色PPT制作的要点版面学习借鉴优秀PPT的风格、布局和颜色。搜集素材，建立工具箱通过布局、版面的设计，形成自己独特的风格PPT制作的要点风格PPTPPT制作的要点PPT的操作技巧PPT的操作技巧善用模板善用模板 根据内容提示向导新建 根据现有演示文稿保存技巧保存技巧 WEB页面-提取图片 POT-模板 PPS-自动放映 JPG-图片 把演示文稿变小巧的技巧将幻灯片转化为将幻灯片转化为wordword文档文档 发送功能计算字数和段落计算字数和段落“文件”属性”“统计”增加增加PPTPPT的的“后悔药后悔药”“工具”“选项”“编辑”“最多可取消操作数”PPT的操作技巧母版的使用母版的使用个性化母版 插入页眉页脚快速调用其他快速调用其他PPTPPT“插入”“幻灯片（从文件）”巧用巧用PPT制作树状结构图制作树状结构图 “插入”“图片”“组织结构图”PPT的操作技巧PPT的操作技巧快速选择多个对象快速选择多个对象“绘图”工具栏右侧的三角箭头“添加或删除按钮”绘图”“选中多个对象”插入图表插入图表 插入对象插入对象 插入EXCEL 插入PPT自动缩略图效果的制作改变链接文字的默认颜色改变链接文字的默认颜色“格式”幻灯片设计”“编辑配色方案”“自定义”灵活设置背景灵活设置背景“格式”“背景”“忽略母版背景图形”将图片文件用作项目符号将图片文件用作项目符号“格式”“项目符号和编号”“图片”PPT的操作技巧窗口模式下播放窗口模式下播放PPT 按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键PPT编辑放映两不误编辑放映两不误按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”PPT中视图巧切换中视图巧切换Shift键PPT的操作技巧只通过方向键进行切换只通过方向键进行切换 任务窗格“幻灯片切换”取消“单击鼠标时”、“每隔”应用于所有幻灯片 “工具”“选项视图”取消“右键单击快捷菜单”快速定位幻灯片快速定位幻灯片数字键+回车键。从任意位置返回到第1张幻灯片:同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上（wps无效）PPT的操作技巧轻松隐藏部分幻灯片轻松隐藏部分幻灯片点击要隐藏的幻灯片鼠标右键“隐藏幻灯片”利用画笔来做标记利用画笔来做标记单击鼠标右键“指针选项绘图”自动黑自动黑/白屏白屏“B”键黑屏 “W”键白屏利用组合键生成内容简介利用组合键生成内容简介选择多张幻灯片 alt+shift+sPPT的操作技巧 OFFICE是我们办公必不可少的工具，提高办公软件的技巧应用，也是提高办公效率的最佳途径。电脑使用小技巧输入法OA软件使用要求